규정을 준수하는 시간 추적: 시간 기록계로 올바르게 하기

"시간은 돈이라는 것을 기억하십시오." 벤자민 프랭클린은 1748년에 쓴 에세이에서 이렇게 썼습니다. 비즈니스 세계에서는 특히 그렇습니다.시간을 잃는다는 것은 돈을 잃는 것, 경쟁에서 이기고 먼지 속에 남겨지는 것을 의미합니다. 급여는 대부분의 직원이 시간당 급여를 받기 때문에 대부분의 비즈니스에서 가장 큰 단일 비용입니다.

벤 프랭클린이 자신의 에세이를 쓰는 것보다 빨리 앞으로 나아가면 이제 2021년이고 기술 물결이 절정에 달합니다. 마침내 스마트한 시간 추적 소프트웨어 솔루션을 위해 펜과 종이 작업표를 교환할 때입니다. 실제로 귀사와 마찬가지로 많은 기업이 변화를 일으키고 있습니다. 시간 추적 기술은 부족하지 않습니다. 모바일 앱에서 급여 시스템 통합이 있는 휴대용 생체 인식 시스템에 이르기까지 다양합니다.비즈니스에 적합한 것을 선택하는 것이 어려울 수 있지만 비즈니스 요구 사항을 솔루션과 일치시키는 것만이 아닙니다.

시간 및 출석 관리와 관련하여 회사가 모든 정부 규칙 및 규정을 준수하는지 확인해야 합니다. 또한 우리는 여기 있는 사람들에 대해 이야기하고 있으므로 선택한 솔루션은 사용하기 쉽고 편안해야 하며 기존 시스템과 호환되어야 합니다.

시간 추적 시스템의 많은 응용 프로그램(및 몇 가지 문제)에 대해 논의하기 전에 기업이 대체 솔루션보다 이 솔루션을 채택하도록 유도하는 요인을 이해하는 데 도움이 됩니다.

비즈니스에 시계가 필요한 이유

공정근로기준법(FLSA)은 사업체가 직원의 근무 시간을 정확하게 기록 하도록 요구하지만 소유자가 자신의 시간 기록 방법을 선택할 수 있도록 허용합니다.

“고용주는 자신이 선택한 시간 기록 방법을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 그들은 시간 시계를 사용하거나, 직원의 근무 시간을 추적하도록 시간 기록원을 두거나, 직원들에게 자신의 시간을 기록에 기록하도록 지시할 수 있습니다. 완전하고 정확하다면 모든 시간 기록 계획이 허용됩니다.” – DOL

FLSA 규정 준수 규칙은 근무 시간 추적 문서를 최소 2년 동안 보관할 것을 요구하며 정부 담당자의 검사를 위해 쉽게 사용할 수 있어야 합니다.물론 종이 작업표나 천공 카드를 사용할 수 있지만 관리상의 골칫거리를 많이 유발할 뿐만 아니라 쉽게 위치를 잘못 놓거나 잃어버리거나 오류가 포함될 수 있다는 점을 명심하십시오.

“임금 산정의 근거가 되는 기록, 즉 근무 시간 기록표, 작업 시간표, 임금 요율표, 작업 및 시간표, 임금 가감 기록 등은 2년 동안 보관해야 합니다. 이러한 기록은 고용주에게 확장, 계산 또는 필사를 요청할 수 있는 부서 대표의 검사를 위해 공개되어야 합니다. 기록은 고용 장소 또는 중앙 기록 보관소에 보관할 수 있습니다.” – DOL

또한 정부 계약을 체결하는 경우 DCAA(Defense Contract Audit Agency)는 귀사가 DCAA 요구 사항이라고 하는 필요한 시간 기록 및 회계 규칙을 준수하는지 확인할 의무가 있습니다. 이를 DCAA 규정 준수라고 합니다.

하수도 범람으로 지난 해의 모든 직원 작업 시간 기록을 잃어버렸거나 불만을 품은 직원이 동료의 펀치 카드를 모두 태우는 것을 알고 싶지 않을 것입니다(예, 그런 일도 발생합니다). 데이터 손실로 인한 불편함 외에도 이러한 상황은 정부 요원이 깜짝 감사를 위해 들르기로 결정할 때 많은 문제를 일으킬 수 있습니다.

FLSA에 따르면직원은 주당 40시간 이상 근무한 시간에 대해 정시에 급여를 받아야 합니다 .그들은 정규 시급과 추가로 정규 급여의 절반으로 그 시간에 대한 급여를 받습니다. 초과 근무를 계산하고 지불하지 않으면 정부가 노크하지 않더라도 비즈니스에 큰 피해를 줄 수 있습니다. 당신이 부당하게 급여를 지급했다고 생각하는 불만을 가진 직원 한 명만 있으면 됩니다. 전혀 드문 일이 아닙니다. NERA의 연구에 따르면임금 및 시간제 소송의 42%가 초과 근무와 관련되어 있으므로 소송을 당하지 않도록 하십시오.

FLSA 규정은 승인되지 않은 경우에도 초과 근무 수당을 요구하므로 매우 비쌀 수 있습니다. 승인되지 않은 초과 근무 직원에게 경고하는 시스템은 상당한 비용을 절약할 수 있는 잠재력이 있습니다. 올바른 데이터를 바로 사용할 수 있으므로 이미 고용한 직원에게 초과 근무 수당을 지불하는 것보다 다른 직원을 고용하는 것이 더 비용 효율적이라는 사실을 발견할 수도 있습니다 .

비즈니스에서 시계를 원하는 이유

수동 시간 추적이 여전히 존재하고 세계의 일부 지역에서 사용되고 있지만 기술은 가장 널리 사용되는 시간 기록, 특히 급여 문제 및 오류를 극복하기 위해 많이 발전하고 조정되었습니다.

지역 중소기업이 있고 수표를 작성할 때 작업표 계산 관리에 투자할 리소스가 있는 경우 스프레드시트나 종이를 사용하여 근로자의 급여 시간을 추적하는 것으로 충분할 수 있습니다.

작성하는 데에도 시간이 좀 걸립니다. Score.org에 따르면 소기업의 17%는 매월 6~10시간을 급여에 투입하고 11%는 매달 10시간 이상을 사용합니다.

이제 귀하의 비즈니스가 엄청난 성공을 거두어 인력이 기하급수적으로 증가할 때 수십(또는 수백)의 출석 보고서와 계산기를 무릎에 놓고 앉기 위해 축하 행사를 중단하고 싶지 않다고 상상해 보십시오.

당신은 성공을 목표로 하고 미래를 계획하는 관리자이기 때문에 긴급해지기 전에 간단하지만 확장 가능한 솔루션을 확인하고 싶을 것입니다.

일반적으로 작업 일정을 보고 수학을 수행하여 월말(또는 주)에 직원에게 지불해야 하는 금액을 알 수 있습니다. 그러나 갑작스러운 전염병이 매일 임의의 수의 직원을 데려가 동료가 초과 근무를 하도록 강요하면 어떻게 될까요? 초과 근무 및 병가에 대해 지불해야 하는 금액은 직원이 병가에 따라 시간별로 변경될 수 있습니다 .

스마트 시계 소프트웨어를 사용하면 작업자 임금에 대한 비용을 실시간으로 계산하고 주별 또는 월별 총계를 자동으로 계산할 수 있으므로 그에 따라 예산을 조정하고 지불해야 할 때 원치 않는 놀라움을 피하거나 초과 지불을 피할 수 있습니다. 실수.

클록킹 인앤아웃 그 이상

오늘날의 시간 추적 솔루션은 공장 바닥에 있는 할아버지의 펀치 시계가 아닙니다. 오늘날의 시스템에는 직원이 근무 시간을 보다 쉽게 ​​정확하게 보고하고 출석 및 효율성을 보다 쉽게 ​​모니터링하고 관리할 수 있도록 하는 다양한 기능과 기능이 포함되어 있습니다.

최고의 15가지 최고의 시간 추적 솔루션이 무엇인지 알아 보십시오.

비즈니스에 배포할 솔루션을 선택하기 전에 비즈니스 요구 사항 및 직원과의 관계 특성을 고려하십시오.예를 들어, 헌신적이고 정직한 직원으로 구성된 비교적 작은 팀이 있는 경우생체 인식 시계 시스템을 배포하는 것은 멋지고 미래지향적으로 보이지만 막대한 돈 낭비입니다 .

일부 기능은 규정 준수 또는 특정 비즈니스 요구 사항에 관계없이 대부분의 비즈니스에서 고려할 가치가 있습니다.

시간 기록 앱의 주요 이점 중 하나는 직원이 실시간으로 근무 시간을 정확하게 기록할 가능성이 높다는 것입니다. 그러나 현장에 있는 직원, 책상 없는 직원 또는 원격 직원이 사무실의 펀치 클락에 줄을 설 수 없다면 어떻게 될까요?

오늘날 제공되는 많은 시간 기록 솔루션은 시간 추적 시스템에 대한 보안 교차 채널 액세스를 허용하여직원이 모바일 장치 또는 데스크톱 컴퓨터(있는 경우)에서 시계를 출퇴근할 수 있도록 합니다. 직원이 언제 출근했는지 알 수 있을 뿐만 아니라 지정된 위치에서만 그렇게 할 수 있도록 지오펜싱을 제공하는 직원도 있습니다.

물리적 펀치 클락을 사용하더라도 원격으로 시스템에 액세스할 수 있으면 도움이 됩니다. 직원은 깜빡한 경우 앱을 사용하여 퇴근할 수 있으며 관리자는 현재 출근한 직원을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 또한 대부분의 온라인 시계에는 직원의 GPS 위치도 표시되므로 약 5마일 떨어진 스타벅스에서 커피를 마시는 대신 직원이 출퇴근 시간에 실제로 현장에 있었는지 확인할 수 있습니다.

증가하는 인력을 관리할 때 급여 프로세스를 최대한 자동화하는 것이 우선 순위가 됩니다.시간 기록계와 다른 HR 시스템을 원활하게 연결하면 시간과 비용을 절약할 수 있지만 그 뿐만이 아닙니다.정보 흐름이 원활하고 프로세스가 시스템에 명확하게 정의되어 있는지 확인하면 데이터 손실, 중복 기록 및 직원 조작 가능성을 방지할 수 있습니다.

또한 근무 시간표를 제출하기 위해 직원을 뒤쫓지 않아도 되니 완벽한 꿈이 현실이 된 것 같습니다. 시간 기록 앱을 사용하면 전체 프로세스가 더 빠르고 정확하며 시간 소모가 줄어듭니다.

오늘날 제공되는 많은 시간 추적 솔루션을 통해 직원 및/또는 관리자에게 지정된 조건에서 자동 알림을 보낼 수 있습니다. 예를 들어,직원이 이번 주에 40시간 이상 일했고 현재 초과 근무를 하고 있는 경우 관리자에게 알릴 수 있습니다.사전 할당된 근무 시간 외에 출근한 경우 직원에게 알림을 보낼 수 있습니다 .

이러한 알림은 이메일, 모바일 앱 알림 또는 문자 메시지를 통해 전달될 수 있으며 잠재적으로 근무 시간을 계산할 때 불일치 및 오류를 방지할 수 있습니다.

언급한 바와 같이 현대의 시계는인/아웃 펀치 카드 시스템을 훨씬 능가 합니다.일부 솔루션은 작업 기반 시간 추적을 제공하여 작업에 따라 다른 임금을 지불하고 직원 효율성을 측정하며 인력을 최적화할 수 있습니다.

인적 요소 관리

기술적이든 아니든 시간과 출석 문제의 주요 원인은 사람입니다. 우리 인간은 본질적으로 불완전하고 불안하며 때때로 부정직합니다. 물론, 당신은 최선을 다하고 작업자에게 절대 타협하지 않습니다. 그럼에도 불구하고 스마트 시계 통합으로 가는 길에는 몇 가지 공통적인 장애물이 있습니다.

사람들은 감시받는 것을 싫어합니다. 자신의 근무 시간을 보고하는 데 익숙하거나 단순히 시간당 자신의 가치가 직장에서 정량화되는 것을 싫어하는 직원은 새로 도입된 시간 기록계에 저항을 보일 수 있습니다. 또한, 시간 기록계는 일반적으로 직원보다 고용주에게 더 ​​유익한 것으로 인식되기 때문에 많은 근로자는 시간 기록계를 불필요하다고 생각합니다. 이 문제를 처리하는 방법에는 여러 가지가 있습니다.

먼저 비즈니스에 대한 시계 정책을 만들고 직원이 온보딩 프로세스의 일부로 읽고 서명하도록 합니다. 또한 스마트 시간 추적 시스템이 제공하는 이점을 전달하여 직원의 우려를 완화하도록 노력하십시오.

마지막으로 가장 중요한 것은 대기업이 어떻게 하는지 확인하는 것입니다. 직원이 수천 명인 대기업의 가장 큰 과제 중 하나는 조직 간 변화를 구현하는 것입니다. 수천 명의 직원이 업무 방식의 변화를 받아들이게 하려면 어떻게 해야 할까요?

사실 조직 변화를 촉진하기 위한 모범 사례를 만들기 위해 변화 관리라는 전체 원칙이 개발되었습니다.요컨대, 직원들이 새로운 시간 기록계에 참여하도록 하거나 해당 문제에 대한 변경 사항을 적용하려면 먼저 직원을 참여시키고회사와 목표에투자하고 있다고 느끼게 해야 합니다 . 참여 근로자는 더 생산적이고 행복한 근로자입니다.

그 정도는 상식입니다. 그러나 몰입도가 높은 근로자는 "변화 대사"가 되어 조직 변화를 촉진하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

이것이 페이스북 인기의 논리다. 모든 친구들이 새로운 소셜 미디어에 합류한 후에는 뒤처지고 싶지 않았습니다. 초기직원 그룹을 온보딩 할 수 있다면변경 홍보대사, 새로운 근태 관리 소프트웨어가 나머지 직원에게 뒤처지지 않을 것입니다.

다음은 직원들에게 새로운 시계를 성공적으로 소개하는 방법입니다.

1. 반응이 좋을 것으로 생각되는 직원 샘플에 새 시계를 소개합니다.
2. 짧은 시험 기간 동안 시간 기록계를 테스트하게 하십시오.
3. 평가판 경험에서 배우십시오.
4. 초기 파일럿을 위해 "선택"되지 않은 나머지 직원들과 함께 새로운 시간 기록계에 대한 기대감을 불러일으킵니다.
5. 모든 직원에게 새로운 시계를 시작하십시오.

다음 단계를 따르면 직원들이 새로운 시간 기록 솔루션을 채택할 것임을 보장합니다.

근무 시간이 보고되고 바람을 피우는 직원을 본 적이 없다면 "버디 펀칭"이 "파이트 클럽"의 코드명이라고 생각할 수 있습니다. 그렇지는 않지만 "Fight Club"과 마찬가지로 "버디 펀칭"의 첫 번째 규칙은 직원이버디 펀칭 및 기타 시간 절도 기술 에 대해 이야기하지 않는다는 것입니다.

문자 그대로 당신의 물건을 훔치려는 시도로 동료를 위해 주먹을 날렸다가 하는 행위를 방지하는 방법에는 여러 가지가 있습니다.

1. 타임스탬프의 이름과 사진의 얼굴이 일치하도록 셀카를 요구할 수 있습니다.
2. 시간 추적 루틴의 일부로 지오펜싱 또는 라이브 이동 경로 추적을 고려할 수 있습니다.
3. 생체 인식 펀치 시계를 사용하는 데까지 갈 수 있습니다.
4. 시간 도용 방지를 위한 웨어러블 시계를 도입합니다.

우리의 경험에 따르면최상의 솔루션은 기술적인 것이 아니라 문화적인 것입니다. 직원이 서명한 시간 추적 정책에 버디 펀칭과 같은 금지된 시간 추적 관행에 대한 명확한 정의와모든 종류의 출석 및 시간 절도에 대한 무관용정책이 가장 좋은 방법입니다.

그러나 시간 시계 앱은 직원이 출퇴근할 때 직원의 위치를 ​​태그할 수 있으며 추가로 앱이 1초 또는 1분을 반올림하지 않는다는 점에 유의하십시오. 시간은 직원이 출근한 시간부터 퇴근한 시간까지 계산됩니다.

좋은 직원은 근무 시간 보고의 정확성보다 업무 품질에 더 관심이 있습니다. 따라서 가장 헌신적인 직원들조차 때때로 회사 시간 기록계 정책에 따라 그렇게 해야 한다는 것을 알면서도 펀칭 또는 펀칭을 소홀히 하는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 출퇴근 시간이 매끄럽지 않거나 건너뛰기 쉬울 때, 직원 수가 많을 때, 누군가가 시간 기록을 잊어버릴 가능성이 높을 때 이것은 지저분해질 수 있습니다…

이것은 "시간 누수"라고 불리며 실제로 많은 비즈니스에서 큰 문제입니다. 잠재적인 청구 가능 수익의 38% 이상이 이메일, 회의에 소요된 추적되지 않은 시간 및 작업표 작성 지연으로 인해 손실됩니다. 이 문제를 해결할 수 있는 비즈니스 문제를 해결하고 최대 61%의 수익 증대로 멋진 수익을 올릴 수 있습니다.

대부분의 온라인 시간 추적 솔루션을 사용하면 관리자 및/또는 직원이 시스템에 로그인하여 필요할 때 기록을 업데이트하고 변경할 수 있습니다(물론 권한에 따라). 또한 이러한 시스템은 일반적으로 규정 준수를 위해 이러한 변경에 대한 기록을 보관합니다.

또한 시간 기록계 앱을 사용하면 직원이 출근하기 전에 30분 또는 원하는 시간에 푸시 알림을 보내 직원에게 미리 알림을 보낼 수 있습니다!

Connecteam과 같은 강력하고 강력한 시간 추적 솔루션은 비즈니스 소유자에게 실시간 빵부스러기 지리적 추적을 통해 하루 종일 근무하는 직원을 추적하고 데이터 계획이나 배터리 수명에 미치는 영향을 최소화할 수 있는 기능을 제공합니다. 이것은 이동 중인 직원에게 하루 종일 어떤 일이 발생하는 경우 백업 안전망을 제공하고 관리자와 비즈니스 소유자가 직원의 위치(및 시간)를 완전히 감독할 수 있도록 합니다.

준수 시간 추적에 대한 결론

비즈니스마다 요구 사항이 다르다는 것은 사실이며 매우 명백합니다. 일부는 현장에서 일하고 원격으로 출퇴근하는 직원이 있습니다. 다른 사람들은 근무 시간이 끝날 때 직원들이 퇴근할 차례를 기다리는 펀치 시계에 줄을 서지 않기를 원합니다.

시계를 선택하기 전에 염두에 두어야 할 몇 가지 다른 사항이 있습니다. 특히 정부 계약 하에서 일하는 경우 규정을 준수해야 한다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 또한 강력한 시간 시계는 초과 근무를 기록하고 직원이 초과 근무에 가까워지면 관리자에게 알릴 수도 있습니다. 직원들에게 실시간 푸시 알림을 보내 초과 근무가 시작되기 전에 퇴근하도록 상기시킬 수도 있습니다. 적절한 시계를 선택하면 특히 Connecteam의 QuickBooks Online 및 Gusto 통합을 통해 작업표와 급여를 보다 효율적이고 신속하게 처리할 수 있습니다. 또한 실시간으로 직원 근무 시간을 디지털 방식으로 계산할 수 있기 때문에 놀라지 않을 것입니다. 따라서 수동 펜 및 종이 오류 또는 시간 기록표 손실이 줄어듭니다.

강력한 시간 기록계를 통해 경영진은 직원이 작업에 소비한 시간을 추적할 수 있으므로 직원이 시계에서 시간을 어떻게 보내고 있는지에 대한 귀중한 정보를 경영진에게 제공할 수 있습니다. 올바른 시간 기록계를 사용하면 버디 펀칭과 시간 절도를 완전히 없앨 수 있습니다. 따라서 도둑맞은 시간에 회사의 많은 돈을 절약할 수 있습니다.

직원들이 새로운 시간 추적 시스템에 적응하는 데 어려움을 겪고 있다면 앞서 언급한 단계를 검토하여 직원들이 흥분하고 일어날 새로운 변화를 기대하게 하십시오. 소수의 직원과 함께 새로운 시스템을 시험해보고, 신기술에 대한 과장과 기대를 불러일으킨 다음 모든 직원에게 새로운 시계를 출시하십시오.

"모두에게 맞는 단일 크기"는 없지만 선택한 시간 추적 솔루션에서 종소리와 휘파람 및 추가 기능을 찾고 있지 않더라도 여전히 연방 노동법을 준수해야 합니다. 온라인 시계 솔루션으로 작업이 훨씬 쉬워졌습니다.

지금 바로 Connecteam으로 직원 근무 시간을 정확하게 추적하세요!

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