고려해야 할 5가지 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 사용 사례

ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리) 솔루션에 대한 투자 여부를 고려할 때 고려할 수 있는 5가지 콘텐츠 관리 사용 사례를 정리했습니다.

이 중 4개는 Impact Networking의 기술 파트너 중 하나인 DocuWare에서 제공한 것입니다. 더 많은 DocuWare 사례 연구를 읽으려면 이 링크를 따라가십시오.

왜 엔터프라이즈 컨텐츠 관리인가?

오늘날 조직에서 운영에 ECM 시스템이 필요한 이유는 무엇입니까?

기업 콘텐츠 관리를 통해 기업은 송장, 이력서, 세금 문서, 이메일 등과 같은 정형 및 비정형 정보에 대한 워크플로를 디지털화, 제어 및 자동화할 수 있습니다.

상상하거나 이미 알고 있는 것처럼 중앙 집중식 솔루션을 통해 이 정보를 효과적이고 효율적으로 관리할 수 있다는 것은 디지털 기능 개선에 중점을 둔 현대 조직에서 중요합니다.

오늘날 소규모 비즈니스에도 데이터의 양이 존재함에 따라 데이터를 적절하게 관리해야 할 필요성이 커지고 ECM과 같은 솔루션을 통해 간소화된 워크플로에 대한 필요성이 매년 더 분명해집니다.

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사용 사례 #1: Avance(비영리)

Avance는 샌안토니오에 기반을 두고 있으며 샌안토니오 및 기타 도시에서 약 30개의 아동 교육 센터를 운영하고 있습니다.

이러한 교육 센터는 많은 양의 용품(분유, 기저귀, 가구 등)을 주문해야 하므로 추적해야 하는 주문이 많습니다.

ECM을 구현하기 전에 조직은 승인 및 획득 프로세스를 느리고 비효율적으로 만드는 종이 기반 프로세스에만 전적으로 의존했습니다.

주로 종이 구매 주문 양식과 관련된 이러한 종이 기반 프로세스는 사무실 간 우편이나 FedEx를 통해 보내야 했으며, 둘 다 시간이 많이 소요되는 방식이었습니다.

콘텐츠 관리 시스템으로 이러한 프로세스를 디지털화한 후 자동화 스크립트를 사용하여 모든 미결제 구매를 집계하고 보고함으로써 조직은 보류 중인 주문과 남은 보조금 기금에 대한 정확한 최신 정보를 얻을 수 있었습니다.

또한 새로 중복된 여러 파일 캐비닛을 제거한 후 상당한 양의 물리적 공간을 절약하여 작업장과 이를 사용하는 직원에게 혜택을 주었습니다.

사용 사례 #2: Advantage Credit(금융)

Advantage Credit은 모기지 대출 기관, 중개인 및 은행에 신용 보고 서비스를 제공합니다.

Avance와 같이 디지털화 이전에 회사는 종이 기반 프로세스에 크게 의존했습니다.

이 때문에 조직은 원격 근무와 관련하여 근로자에게 유연성을 제공하지 못하여 직원 유지에 막대한 어려움을 겪었습니다.

그 결과 직원 이직률의 문제가 발생했으며, 이는 업계에서 10년 이상 근무한 후 더 악화되었으며 많은 성숙한 근로자가 유연성을 원했습니다.

이러한 인력 문제를 해결하기 위한 노력의 일환으로 디지털 혁신 전략이 모색되었으며 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템의 도입이 그 중심적인 측면이었습니다.

Advantage는 안전하고 검색, 공유 및 협업을 위해 종이 문서를 디지털화할 수 있는 문서 관리 솔루션이 필요했습니다.

ECM 시스템을 도입한 후 회사는 이 모든 목표를 달성할 수 있었고 그 결과 직원들에게 원격 근무 기회를 제공할 수 있었습니다.

Advantage Credit은 인력의 90%를 원격 근무로 전환하여 사무실 임대료를 65% 절감하고 생산성을 50% 개선했으며 가장 중요한 것은 직원 유지율을 100% 개선할 수 있었습니다.

사용 사례 #3: Ewart-Ohlson(제조)

Ewart-Ohlson Machine Company는 컴퓨터 수치 제어(CNC) 기계와 협력하여 항공 우주, 에너지, 철강 및 자동차 산업용 부품을 생산합니다.

이 회사는 1942년에 설립되었으며 수년 동안 데이터 및 정보에 대한 AS9100 준수 규정을 준수해 왔습니다.

디지털화 이전의 모든 문서는 수동으로 조달되었기 때문에 물리적 위치(일반적으로 현장의 파일 캐비닛)에 보관하고 고정해야 했습니다.

예를 들어 품질 관리 목적이나 고객 요청과 같이 직원이 문서를 참조해야 하는 경우 문서 검색은 노동 집약적이고 느렸습니다.

매주 300페이지나 되는 문서를 제출해야 하는 상황에서 이것이 왜 조만간 처리해야 하는 문제가 되었는지 쉽게 알 수 있습니다.

콘텐츠 관리 시스템을 구현한 후 Ewart-Ohlson은 이제 직원뿐만 아니라 고객에게도 필요한 문서에 훨씬 더 효과적으로 액세스할 수 있게 되었습니다. 요컨대 30분 걸리던 작업이 이제는 1분도 걸리지 않습니다.

이 외에도 ECM은 필요한 규정을 준수할 수 있었기 때문에 규정을 준수하면서 정보를 처리, 액세스 및 공유할 수 있었습니다.

사용 사례 #4: Oakfield 타운(정부)

Oakfield는 뉴욕주에 있는 마을로 Oakfield 타운 사무실에서 관리합니다.

디지털 혁신 계획을 시작하기 전에 Oakfield 시는 사무실에 있는 모든 공식 문서를 수동으로 저장하는 데 의존했습니다.

독점적으로 종이 기록을 유지한다는 것은 사무실에서 이를 보관할 물리적 공간을 지속적으로 추가해야 한다는 것을 의미했으며 이 목적을 위해 기록 보관 공간을 추가하는 데 300,000달러의 가격이 책정되었습니다.

앞으로 더 많은 비용과 확장이 필요한 상황임을 알고 Oakfield 시는 대안으로 디지털화 과정을 결정했습니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션을 도입한 후 마을 지방 정부는 기존 문서 중 40,000개 이상을 클라우드 스토리지에 저장할 수 있었습니다.

매달 약 300개의 새로운 문서가 시스템으로 스캔되며, 이제 Oakfield 타운 관공서는 클라우드 스토리지 시스템 덕분에 민감한 데이터와 그렇지 않은 데이터를 안전하게 보관하고 액세스할 수 있습니다.

사용 사례 #5: 미국의 Watertech

Watertech of America는 위스콘신, 미네소타, 아이오와 및 일리노이 북부에서 수처리 프로그램을 제공합니다.

Watertech는 고객을 위해 지속 가능성과 효율성을 결합하려는 "실용적 환경 보호주의"에 중점을 둡니다.

불행히도 Watertech의 문서 시스템은 지속 가능하지 않았으며 오래지 않아 그들의 작은 사무실에는 종이 문서로 가득 찬 약 40개의 서류 캐비닛이 있었습니다.

이는 회사의 운영 프로세스에 상당한 비효율성을 초래했고, 그래서 그들은 이러한 문제점을 완화할 콘텐츠 관리 시스템을 찾았습니다.

Impact Networking이 발견 감사를 수행하고 Watertech의 문서 관리 전략을 실행하기 위한 적절한 권장 사항을 제시한 후 ECM이 구현되었고 회사의 문서화 프로세스가 디지털화되었습니다.

이를 통해 조직은 종이 기반 프로세스만 사용하는 방식에서 벗어나 보다 효율적이고 안전한 디지털 리포지토리로 전환하여 데이터와 정보를 캡처하고 저장할 수 있었습니다.

의심의 여지 없이, 임팩트와 함께 DocuWare를 구현한 것은 우리가 회사에서 12년 동안 수행한 최고의 일 중 하나라고 생각합니다. – Jon Tiegs, 미국 Watertech 부사장

결론

기업 콘텐츠 관리 도입 전략을 구현하기로 한 회사의 결정을 알릴 수 있는 몇 가지 사용 사례가 있습니다.

가장 중요하고 가장 분명한 용도는 일상적으로 기업에 시간과 비용을 소모하는 시간 소모적인 수동 수동 작업의 감소입니다.

ECM은 디지털화를 통해 운영 프로세스의 효율성을 향상시킬 수 있을 뿐만 아니라 자동화 워크플로를 추가하여 최신 솔루션으로 데이터 규정 준수 표준을 쉽게 달성할 수 있습니다.

또한 데이터 처리 방법의 유연성 증가와 같이 수동 프로세스에 대한 의존도를 줄이는 것 이외의 사용 사례는 ECM 시스템을 구현하는 조직이 능률적이고 효율적인 워크플로 프로세스 구조를 즐길 수 있음을 의미합니다.

이러한 콘텐츠 관리 사용 사례를 통해 기업에서 ECM을 구현하는 이유를 이해하고 더 많은 콘텐츠 관리 사용 사례를 보려면 파트너인 DocuWare를 방문하시기 바랍니다.

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