비상 계획: 정의 및 만드는 방법

사업주로서 귀하는 모퉁이에 무엇이 있는지 전혀 모릅니다. 그것은 완전한 재정적 파멸일 수도 있고(그렇지 않기를 바랍니다), 심지어 세계적인 유행병과 같은 것일 수도 있습니다!

재난이 무엇이든 회사의 재산은 극적으로 이동하여 운영을 완전히 탈선시킬 수 있습니다.

따라서 비상 계획이 필요합니다.

즉, 모든 경우에 대비한 백업 계획입니다.

비상 계획이 무엇인지, 그 이점과 자신만의 계획을 세우기 위해 올바른 도구를 사용하는 방법을 정확히 분석해 봅시다.

비상 계획의 정의

요컨대 비상 계획은 회사의 모든 영역을 포괄하는 면밀한 계획입니다.

본격적인 재해로 확대되기 전에 상대적으로 작은 오류를 수정하도록 설계되었습니다.

물론, "플랜 B"라는 용어를 이미 들어보셨을 것입니다. 그리고 그것이 바로 그것입니다. "긴급 상황" 계획은 전문 용어입니다.

적절하게 실행될 경우 비상 계획은 회사가 즉시 다시 일어설 수 있도록 도와줍니다. 뿐만 아니라 유사한 문제가 다시 발생하지 않도록 설계되었습니다.

비상 계획이 중요한 이유는 무엇입니까?

기업이 가지고 있는 고전적인 오해는 다음과 같습니다. 실수를 했다면 간단히 고칠 수 있고 그러면 다시는 그런 일이 일어나지 않을 것입니다. 그러나 현실은 이러한 안일함이 문제가 계속해서 반복된다는 것을 의미합니다. 이것이 제대로 처리되지 않으면 이러한 반복되는 문제는 비즈니스 폐쇄를 포함하여 엄청난 결과를 초래할 수 있습니다.

지난 몇 년 동안 입증된 바와 같이 직업 및 개인 생활은 매우 빠르게 변할 수 있지만 회사는 여전히 이러한 변화에 대비하지 못할 수 있습니다. 연구에 따르면 HR 전문가의 39%가 팬데믹 초기에 COVID-19에 대처하기 위한 비상 계획이 없었습니다. 이것은 다른 여러 이유와 함께 빠르게 생각하고 비상 계획을 세우는 것이 얼마나 중요한지를 보여줍니다.

• 비즈니스 피해를 줄이는 데 도움이 됩니다 . 비상 계획은 기업이 잠재적인 피해를 최소화하여 유리한 출발을 할 수 있도록 합니다. 예를 들어 소매점에서 일하고 제품을 리콜해야 하는 경우 비상 계획을 통해 모든 매장 관리자가 제품을 처리할 필요는 없습니다. 세 명의 고객이 동일한 항목에 대해 불만을 제기한다고 가정해 보겠습니다. 매장 관리자는 해당 품목을 제거하고 고객에게 제거 사실을 알리기만 하면 됩니다. 이 비상 계획은 궁극적으로 매장의 평판을 보호할 것입니다.
• 회사는 더 빨리 회복합니다 . 팬데믹으로 인해 우리 모두가 허를 찔렸다는 사실을 부인할 수 없습니다. 기업들은 팬데믹 이후 시대에 다양한 워크플로를 겪고 복구하고 재설계했기 때문에 이러한 규모의 이벤트가 다시 발생할 경우를 대비한 비상 계획을 마련했습니다. 그리고 이것은 거의 모든 시나리오에 적용됩니다. 일단 절차를 마련하면 다음에 시행하는 것이 더 빠를 것입니다.
• 직원의 자신감이 커집니다 . 비상 계획을 통해 신입 직원도 잠재적인 문제에 대비할 수 있습니다. 직원들은 다양한 가능성을 처리하는 방법을 이미 알고 있으므로 걱정할 필요 없이 출근하기만 하면 됩니다. 예를 들어, 건설 현장에서 일하고 안전 위험에 대한 비상 계획이 있는 경우 팀은 미래에 다른 사람이 위험에 노출되지 않도록 처리하는 방법을 이미 알고 있습니다.

비상 계획을 세우는 5단계

사실 비상 계획을 세우는 것은 쉽지 않습니다. 시간이 걸리고 상세한 조사와 브레인스토밍의 결과입니다. 비상 계획을 세울 때 모든 관리자가 따라야 하는 몇 가지 필수 단계는 다음과 같습니다.

첫째, 팀으로 앉아서 회사로서 직면할 수 있는 잠재적인 문제가 무엇이라고 생각하는지 결정하는 것이 중요합니다. 관리자로서 당신이 도전이라고 생각하는 것은 직원들이 매일 직면하는 것과 다를 수 있습니다. 브레인스토밍 프로세스에 참여함으로써 모든 팀원이 같은 페이지에 있을 수 있습니다. 모든 팀원이 회의에 참여할 수 없는 경우 언제든지 제안 상자를 열어 모든 사람의 목소리가 어떤 식으로든 들리도록 할 수 있습니다.

비상 계획에 대한 제안을 할 수 있도록 직원에게 권한 부여

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주요 과제/위험을 파악한 후에는 이러한 문제가 발생하는 이유를 이해할 수 있습니다. 그런 다음 문제가 다시 발생하지 않도록 이러한 문제에 대한 솔루션을 브레인스토밍할 수 있습니다. 미래의 사건에 대비하여 직원이 전화해야 하는 비상 연락처를 적어 두십시오. 비상 계획의 절차와 각각에 필요한 리소스를 기록할 수도 있습니다.

비상 계획의 절차를 나열한 후에는 우선 순위에 따라 나열해야 합니다. 산업이 무엇이든 간에 안전은 항상 최우선 순위에 있어야 합니다. 예를 들어 건설 현장에서 작업하는 경우 비계를 배치하는 방법을 결정해야 합니다. 비계가 부적절하게 구축된 경우 비상 계획에 따라 안전 절차가 실행됩니다. 작업자에게 미리 경고하면 위험에 노출되는 것을 방지하여 잠재적으로 그 과정에서 생명을 구할 수 있습니다.

비상 계획이 가능한 한 효과적이려면 관리자가 올바른 절차를 찾는 데 몇 시간이 걸리는 큰 바인더를 제거해야 할 때입니다. Connecteam과 같은 앱에는 직원이 비상 절차에 쉽게 액세스하고 잠재적인 문제가 발생하기 전에 다른 팀원에게 경고할 수 있도록 필요한 모든 것이 있습니다.

• 팀 구성원은 제안 상자를 사용하여 비상 계획에 대한 아이디어를 제출하여 직원 참여도를 높일 수 있습니다.
• Connecteam의 지식 센터를 사용하면 사진, 비디오 등과 함께 모든 절차를 업로드할 수 있습니다. 이렇게 하면 상황이 발생했을 때 팀이 정확히 무엇을 해야 하는지 알 수 있습니다. 직원들은 전화 통화를 통해 관리자와 번갈아 가며 작업할 필요 없이 무엇을 해야 하는지 시각적으로 확인할 수 있습니다. 그렇지 않으면 내부 커뮤니케이션(1:1 또는 그룹 채팅)을 통해 관리자에게 연락할 수 있습니다.

• 작업 관리를 사용하여 팀 구성원이 다음 절차에 따라 비상 계획을 실행할 수 있도록 합니다.
• 필요한 경우 비상 계획을 읽고 따를 준비가 되었음을 전체 팀에 알리기 위해 업데이트를 보냅니다. 직원들은 계속 진행하기 전에 모든 페이지를 읽고 모두가 읽고 이해했는지 확인해야 합니다.
• 교대 일정은 정신적 부담과 인적 오류 가능성을 제거합니다. 예를 들어 이 기능은 직원에게 충돌을 자동으로 알립니다. 관리자는 최악의 시나리오가 발생하는 경우 누가 가능한지/불가능한지 확인하고 필요한 모든 교대조가 채워졌는지 확인할 수 있습니다.
• 양식/체크리스트를 사용하여 모든 것을 사전에 확인하여 인적 오류 가능성을 최소화하십시오. 위험 평가 양식을 직원에게 쉽게 보낼 수 있습니다. 이는 보안 및 의료 종사자에게 특히 유용합니다.

비상 계획을 발표할 준비가 된 경우에도 다시 검토하여 가능한 한 효과적이고 효율적인지 확인하는 것이 중요합니다. 회사가 성장함에 따라 비상 계획도 성장해야 합니다. 시간이 지남에 따라 평가하고 편집해야 하는 진행 중인 작업입니다.

예를 들어, 자연 재해와 전 세계적인 유행병으로 인해 관리자는 건강 및 안전 규약에 따라 절차를 변경해야 할 수 있습니다.

비상 계획에 대한 결론

모든 것이 말되고 완료되면 비상 계획은 직원이 몇 시간의 교육을 필요로 하는 것이 될 필요가 없습니다. 또한 모든 직원을 한 방에 옹기종기 모을 필요도 없습니다. 이는 책상 없는 직원에게 특히 어려울 수 있습니다.

진실은 시트 더미에 비상 계획을 인쇄할 필요가 없다는 것입니다. 대신 올인원 앱을 사용하여 계획을 실행하고 진행하면서 관련 변경을 수행하십시오.

Connecteam을 사용하면 더 이상 비상 계획이 무엇인지 또는 미래의 다양한 문제를 어떻게 해결할 것인지 스스로에게 묻지 않을 것입니다. 스스로에게 다음과 같은 질문을 하게 될 것입니다. "왜 더 일찍 만들지 않았을까?"