직장에서의 디지털 커뮤니케이션이란 무엇입니까? (+ 사용하기 가장 좋은 소프트웨어)

디지털 커뮤니케이션 도구는 일상적인 비즈니스 운영에서 필수적인 역할을 합니다. 이를 통해 근무 시간 내내 팀과 연락을 유지할 수 있으므로 질문에 답하고 작업에 대한 업데이트를 받는 등의 작업을 할 수 있습니다. 또한 직원들이 같은 방에 있지 않고도 서로 대화할 수 있도록 하여 커뮤니케이션을 용이하게 합니다.

이 가이드에서는 소프트웨어를 사용하여 직장에서 의사소통할 때의 이점을 설명하고 팀을 지속적으로 유지하기 위해 즐겨 사용하는 도구 3가지를 강조합니다.

디지털 커뮤니케이션이란 무엇입니까?

디지털 통신은 주로 컴퓨터, 스마트폰 또는 태블릿과 같은 기타 모바일 장치에서 디지털 방식으로 발생하는 모든 형태의 통신을 포함합니다. 여기 에는 이메일 및 문자 메시지에서 화상 통화 및 소셜 미디어 상호 작용에 이르는 모든 것이 포함됩니다.

귀하의 비즈니스는 이미 일부 형태의 디지털 커뮤니케이션을 사용하고 있을 것입니다. 예를 들어 오늘날 이메일 없이 운영되는 비즈니스를 찾는 것은 드뭅니다. 그리고 원격 근무 시대에는 화상 회의와 인스턴트 메시징 플랫폼이 점점 보편화되고 있습니다.

디지털 통신의 주요 특징 중 하나는 정보가 순간적으로 전송된다는 것입니다. 메시지를 보내자마자 팀에 전달되어 작업을 계속할 수 있습니다.

생산성 측면에서 이것은 각 직원의 책상에 손으로 쓴 메모를 남기거나 정보를 공유하기 위해 사무실에서 직원을 추적해야 하는 것에서 크게 발전한 것입니다.

디지털 시대 직장에서 커뮤니케이션의 이점은 무엇입니까?

직장에서 디지털 통신의 이점은 너무 많아서 오늘날 거의 모든 비즈니스가 전적으로 아날로그 통신으로 운영되지 않습니다. 디지털 도구가 제공하는 몇 가지 주요 이점에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

즉각적인 정보 공유

디지털 통신 도구의 가장 큰 이점은 정보를 즉시 공유할 수 있다는 것입니다. 직원과 실시간으로 문자 메시지를 주고받을 수 있습니다. 더 복잡한 아이디어를 논의하기 위해 화상 통화에 참여할 수도 있습니다.

이 두 가지 방법 모두 직원의 사무실로 직접 가서 대화를 나누거나 메모를 남기는 것보다 훨씬 빠르게 정보를 얻을 수 있습니다 . 간단히 정보를 교환한 다음 신속하게 업무에 복귀할 수 있습니다.

생산성 향상

디지털 통신 속도는 생산성에 큰 영향을 미칩니다. 직원들은 필요한 정보를 필요한 즉시 얻을 수 있으므로 대면 회의를 기다리느라 더 이상 시간을 낭비할 필요가 없습니다.

정보가 효율적으로 전송되기 때문에 근무 시간 동안 중단 시간이 줄어듭니다. 더 생산적인 직원이 더 빠른 시간에 더 많은 작업을 완료할 수 있으므로 회사에 큰 이점이 있습니다. 이를 통해 더 많은 수익을 올리고 마감일을 준수하며 고객 만족도를 높일 수 있습니다.

유연성 향상

디지털 통신을 사용하면 정보를 효과적으로 공유하기 위해 귀하와 귀하의 직원이 같은 장소에 있을 필요가 없습니다 . 예를 들어 사무실에서 현장 직원과 문자를 주고받을 수 있습니다. 디지털 통신 도구는 또한 원격 또는 집에서 일하는 직원을 지원합니다.

또한 디지털 통신 도구를 사용하면 직원들이 반드시 동시에 작업할 필요가 없습니다 . 비동기 커뮤니케이션 플랫폼을 사용하면 직원에게 메시지, 음성 메모 또는 비디오를 보낼 수 있으며 직원은 나중에 시간이 있을 때 응답할 수 있습니다.

향상된 정보 보존

디지털 커뮤니케이션 도구의 또 다른 이점은 정보를 쉽게 저장할 수 있다는 것입니다. 셔플 과정에서 종이 쪽지를 잃어버릴 수 있는 곳에서 디지털 메시지는 영원히 지속됩니다.

이메일 및 기타 디지털 커뮤니케이션을 폴더로 정리하고 나중에 검색할 수 있습니다. 이렇게 하면 나중에 필요할 수 있는 모든 사람을 위해 비즈니스 내에서 정보를 보존할 수 있습니다. 또한 특정 문서 또는 통신 기록을 저장하도록 요구하는 노동 규정 준수를 간소화합니다.

더 나은 고객 경험

직원을 돕는 것 외에도 디지털 커뮤니케이션은 고객을 돕습니다.

디지털 플랫폼을 통해 고객은 질문을 통해 비즈니스에 보다 쉽게 ​​접근할 수 있습니다. 그들은 챗봇으로부터 즉각적인 응답을 받거나 이메일을 통해 팀에 질문을 보낼 수 있습니다.

메시징 앱과 같은 디지털 커뮤니케이션 플랫폼을 통해 고객과 협업할 수도 있습니다. 예를 들어 팀과 고객 비즈니스 담당자를 포함하는 공유 메시징 채널을 가질 수 있습니다. 이를 통해 비즈니스에서 고객을 위해 수행하는 작업에서 고객에게 더 큰 목소리를 낼 수 있습니다.

간소화된 협업

디지털 커뮤니케이션은 여러 가지 중요한 방식으로 팀 내 협업을 향상시킵니다.

첫째, 직원들이 같은 공간에 있지 않고도 실시간으로 함께 작업 할 수 있습니다. 직원들은 메시지나 그룹 이메일을 통해 프로젝트에 대한 정보를 공유하거나 화상 회의를 통해 문제를 브레인스토밍하거나 해결할 수 있습니다.

또한 디지털 도구를 사용 하면 직원이 비동기식으로 작업할 수 있습니다 . 모든 직원이 회의 시간을 별도로 정하도록 요구하는 대신 일정에 가장 적합할 때마다 협업 프로젝트를 진행할 수 있습니다.

디지털 커뮤니케이션 플랫폼은 다양한 작업과 프로젝트에 대한 커뮤니케이션을 구성하는 방법도 제공합니다. 이를 통해 여러 프로젝트를 함께 작업하는 직원이 중요한 정보를 더 쉽게 추적할 수 있습니다.

대면 커뮤니케이션 vs. 디지털 커뮤니케이션

직장에서 디지털 커뮤니케이션에 많은 이점이 있지만 디지털 교환은 여전히 ​​대면 커뮤니케이션을 완전히 대체할 수 없습니다 . 한 연구에 따르면 대면 의사소통은 가상 대화와 비교하여 뇌의 신경학적 연결에 다르고 더 강력한 영향을 미칩니다. 즉, 대면 커뮤니케이션이 가상 커뮤니케이션보다 브레인스토밍에 더 효과적입니다.

그러나 모든 정보 교환이 직접적으로 이루어져야 하는 것은 아닙니다 . 실제로 어느 정도의 대면 상호 작용을 유지하면서 대부분의 커뮤니케이션을 디지털 방식으로 유지하는 것이 훨씬 더 효율적인 경우가 많습니다. 예를 들어 팀으로서 중요한 결정을 내리기 위해 대면 회의를 예약할 수 있습니다.

기술이 발전함에 따라 디지털과 대면 커뮤니케이션 사이의 경계가 모호해지고 있습니다. 화상 회의는 지난 몇 년 동안 먼 길을 왔습니다. 또한 새로운 가상 현실 기술은 가까운 미래에 원격 회의를 대면 회의처럼 느끼게 할 수 있습니다.

직장 내 디지털 커뮤니케이션 채널의 예

텍스트 채널

텍스트 채널은 대부분의 사람들에게 친숙한 디지털 통신 유형입니다. 여기에는 문자 메시지, 이메일 및 비즈니스 채팅 앱 내에서 보낸 메시지가 포함됩니다.

회사의 인트라넷은 문자 통신을 위한 채널 역할도 할 수 있습니다. 예를 들어 인트라넷에 게시된 디지털화된 직원 핸드북은 디지털 커뮤니케이션의 한 형태입니다.

오디오 노트

오디오 메모는 정보를 신속하게 전달하는 방법으로 점점 더 대중화되고 있습니다. 스마트폰 SMS 앱 및 비즈니스 채팅 앱과 같이 문자 메시지를 지원하는 많은 플랫폼은 이제 오디오 메모도 지원합니다.

화상 회의

화상 회의 도구는 다양한 기능을 제공합니다. 양방향 화상 통화 또는 대규모 회의를 열 수 있습니다. 웨비나를 주최하거나 비디오를 녹화하고 이메일이나 채팅 앱을 통해 공유할 수도 있습니다.

소셜 미디어

개인 생활에서 소셜 미디어에 가장 익숙할 수 있지만 고객과 연결하는 데 매우 유용한 채널이 될 수 있습니다. 비즈니스 내에서 소셜 미디어 스타일의 피드를 사용하여 주요 공지 사항을 공유할 수도 있습니다.

설문조사

설문조사는 직원들로부터 피드백이나 아이디어를 수집하기 위한 효과적인 디지털 도구입니다. Connecteam과 같은 플랫폼을 사용하면 설문조사를 익명으로 할지 또는 직원 이름을 첨부할지 결정할 수 있습니다.

프로젝트 관리 도구

많은 프로젝트 관리 도구에는 팀이 진행 중인 작업에 대해 소통하는 데 도움이 되는 기능이 포함되어 있습니다. 예를 들어 문서와 메모를 작업에 첨부하고 직원에게 할당하면 새 할당이 있다는 알림을 받을 수 있습니다.

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달력

캘린더는 회의, 마감일 및 기타 이벤트에 대해 통신할 수 있는 방법을 제공합니다. 예를 들어 예정된 화상 회의에 대해 직원들에게 일정 초대를 보낼 수 있습니다.

직장 디지털 커뮤니케이션 지침

직장 내에서 디지털 통신을 최대한 활용할 수 있도록 다음 몇 가지 지침을 따라야 합니다.

여러 채널을 사용하여 커뮤니케이션

여러 채널을 사용하여 팀과 소통하면 유연성이 향상되고 정보를 보다 효과적으로 공유할 수 있습니다. 예를 들어, 한 직원과 간단한 주고받기를 위해 문자 메시지를 사용하지만 팀으로서 브레인스토밍이나 의사 결정을 위해 화상 회의를 선택할 수 있습니다.

일반적으로 팀에 가장 적합한 2~4개의 커뮤니케이션 채널을 사용하는 데 집중하세요.

교육에 시간을 할애하십시오

사용하는 디지털 통신 도구에 따라 익숙해지는 데 약간의 시간이 걸릴 수 있습니다. 따라서 직원들에게 적절하게 사용하는 방법을 교육하는 데 시간을 투자하는 것이 중요합니다. 교육에는 소프트웨어 작동 방식뿐만 아니라 팀 구성원이 하루 종일 소프트웨어를 사용하는 방법에 대한 설명도 포함될 수 있습니다.

알림으로 직원에게 과부하를 주지 마세요.

일부 도구는 원활한 의사소통을 가능하게 하여 직원에게 알림으로 과부하가 걸리기 쉽습니다. 이를 피하는 한 가지 방법은 정보가 필요한 특정 직원에게 메시지를 보내는 것입니다. 주고 받는 메시지가 많이 필요한 주제인 경우 빠른 음성 또는 화상 통화를 하는 것이 더 쉬울 수 있습니다.

메시지 정리

많은 비즈니스 채팅 앱을 사용하여 대화를 채널로 구성할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 직원이 작업하는 각 프로젝트 또는 팀에 대해 새 채널을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 나중에 정보를 더 쉽게 찾을 수 있을 뿐만 아니라 메시지가 해당 정보와 관련된 직원에게만 전달됩니다.

전사 커뮤니케이션 정책 개발

모든 기업에는 명확한 커뮤니케이션 정책이 있어야 하며 귀하의 정책은 직원 핸드북에 포함되어야 합니다.

귀하의 커뮤니케이션 정책은 귀하가 사용하는 커뮤니케이션 도구와 사용 시기를 정할 수 있습니다. 또한 허용되는 연설 유형과 비즈니스 커뮤니케이션에서 허용되지 않는 주제에 대한 지침을 설정할 수 있습니다. 이는 직장이 모든 직원에게 포용적이라고 느끼도록 하는 데 중요합니다.

2023년 최고의 디지털 통신 도구 및 소프트웨어

직장에는 디지털 커뮤니케이션을 위한 수십 개의 플랫폼이 있으며 이를 상위 3개로 좁혔습니다.

Connecteam은 팀과 소통하기 위한 수많은 기능이 포함된 올인원 작업 운영 플랫폼 입니다.

먼저 Connecteam은 앱에 내장된 사용하기 쉬운 채팅 기능을 제공합니다. 메시지, 음성 메모, 사진 및 비디오, 첨부 파일 등을 보낼 수 있습니다. 일대일 및 그룹 대화를 모두 지원하며 채팅을 작업 또는 팀 기반 채널로 구성할 수 있습니다.

Connecteam을 다른 채팅 앱과 구분하는 한 가지는 관리자에게 제공되는 제어 수준입니다. 어떤 직원이 어떤 채널에 참여하고 게시할 수 있는지 결정할 수 있으며 대화를 조정하여 주제에 대해 전문성을 유지할 수 있습니다.

부서 또는 회사 차원의 발표를 위해 Connecteam은 다음을 제공합니다. 소셜 미디어 스타일 업데이트 피드 . 댓글과 좋아요를 지원하지만 모든 게시물에 대해 이를 끌 수 있는 옵션도 있습니다. 미리 게시물을 예약하고 업데이트를 본 사람을 추적할 수도 있습니다.

Connecteam은 또한 사용자 정의 가능한 설문 조사 및 여론 조사를 통해 직원들로부터 피드백을 수집하는 프로세스를 간소화합니다. 설문조사는 익명 응답을 지원하며 실시간 설문조사를 개최하여 즉시 피드백을 수집할 수도 있습니다.

Connecteam의 다른 통신 기능에는 직원 디렉토리, 지식 센터 및 이벤트 일정이 포함됩니다. 지식 센터를 사용하면 직원 핸드북, 운영 문서 등과 같은 중요한 문서를 저장할 수 있습니다.

또한 Connecteam에는 직원들이 진행 중인 작업에 대한 메모를 공유할 수 있는 프로젝트 관리 도구가 포함되어 있습니다.

Connecteam은 직원이 최대 10명인 기업에서 완전히 무료로 사용할 수 있습니다 . 대기업의 경우 가격은 최대 30명의 사용자에 대해 월 $29부터 시작합니다.

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Zoom은 원격 팀이 협업할 수 있도록 널리 사용되는 화상 회의 솔루션입니다. 관리자는 일대일 회의를 열거나 한 번에 최대 1,000명의 참석자를 주최할 수 있습니다. 사용자는 회의 중에 실시간 투표를 진행하거나 프레젠테이션용 화면을 공유할 수 있습니다.

Zoom 회의에는 가상 화이트보드가 포함되어 있어 사용자가 함께 아이디어를 공유하고 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 화이트보드는 동시 편집을 지원하며 템플릿으로 사용자 지정하여 아이디어 프로세스를 빠르게 시작할 수 있습니다.

이 소프트웨어를 사용하면 주최자가 회의 중에 참석자를 소회의실로 나눌 수도 있습니다. 이를 통해 직원들은 소규모 팀에서 아이디어를 작업한 다음 전체 그룹에 다시 보고할 수 있습니다.

또한 Zoom에는 이메일 클라이언트, 공유 일정 및 팀 채팅이 포함되어 있습니다.

Zoom은 사용자를 40분 회의로 제한하는 무료 요금제를 제공합니다. 유료 요금제는 사용자당 월 $15.99부터 시작합니다.

Google Workspace는 Google Drive, Gmail, Meet 등의 앱이 포함된 생산성 제품군입니다. Drive는 팀 내 협업을 용이하게 하는 방법 때문에 커뮤니케이션 도구로서 특히 흥미롭습니다.

Google 드라이브를 사용하면 여러 직원이 동일한 문서, 스프레드시트 또는 프리젠테이션을 동시에 수정할 수 있습니다. 또한 문서 내에 주석을 남길 수도 있습니다.

댓글을 달면 직원이 비동기적으로 작업할 수 있으므로 여러 시간대에 분산된 팀에 유용합니다. 직원들이 앞뒤로 대화를 나눌 수 있도록 댓글이 스레드됩니다.

또한 Google 드라이브는 Google Workspace의 일부이므로 직원은 작업에 대해 더 자세히 논의해야 할 때 Meet을 사용하여 화상 통화를 시작할 수 있습니다.

또한 Google 드라이브를 사용하면 파일을 폴더로 구성하고 직원 그룹과 공유할 수 있습니다. 관리자는 파일을 공유할 때 메모를 남길 수 있을 뿐만 아니라 파일 내용을 편집할 권한이 있는 사람을 제어할 수 있습니다.

Google Workspace는 사용자당 월 $6부터 시작합니다.

결론

디지털 커뮤니케이션에는 메시징, 소셜 미디어, 화상 회의 등이 포함됩니다. 직장 내에서 디지털 통신 도구를 사용하면 직원들이 더 쉽게 협업할 수 있을 뿐만 아니라 생산성을 향상하고 정보를 구성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

수많은 옵션이 있지만 우리가 가장 좋아하는 기업용 디지털 커뮤니케이션 도구 세 가지는 Connecteam, Zoom 및 Google Workspace입니다. 3개의 플랫폼을 비교하면 Connecteam이 최고의 올인원 솔루션 으로 눈에 띕니다. 직원이 10명 이하인 기업을 위한 무료 플랜과 모든 규모의 팀을 위한 저렴한 유료 플랜을 제공합니다.

FAQ

디지털 커뮤니케이션의 정의는 무엇입니까?

디지털 통신은 일반적으로 인터넷을 통해 전자적으로 발생하는 모든 유형의 통신입니다. 여기에는 이메일, 인스턴트 메시징, 화상 통화 및 소셜 미디어가 포함됩니다.

직장에서 가장 일반적인 디지털 통신 유형은 무엇입니까?

직장에서 일반적인 디지털 통신 유형에는 이메일, 인스턴트 메시징 및 화상 회의가 포함됩니다. 이메일 없이 사업을 운영할 수 있는 기업은 거의 없으며 정보를 신속하게 공유하기 위해 팀 내 인스턴트 메시징에 의존하는 기업이 점점 더 많아지고 있습니다. 한편 화상 회의를 통해 팀은 가상으로 만날 수 있습니다.

비즈니스에 디지털 커뮤니케이션이 중요한 이유는 무엇입니까?

직장에서 디지털 커뮤니케이션의 많은 이점이 있습니다. 무엇보다도 디지털 통신 도구를 통해 기업은 정보를 빠르게 공유할 수 있습니다. 고객과 소통하고 직원 간의 협업을 촉진하며 생산성을 높이는 데에도 필수적입니다. 오늘날 거의 모든 비즈니스는 디지털 통신에 의존합니다.

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