디지털 직원 온보딩: 장점, 과제 및 도구

주요 테이크 아웃

• 디지털 직원 온보딩에서는 도구와 기술을 사용하여 신입 직원을 온보딩합니다. 대면 과정, 교육 또는 회의가 필요하지 않습니다.
• 디지털 온보딩의 이점에는 효율성 향상, 비용 절감 및 편의성 향상이 포함됩니다.
• 디지털 온보딩과 관련된 문제에는 신입 직원이 고립감을 느끼고 프로세스가 지루하며 정보 과부하를 경험하는 것이 포함됩니다.
• 다양한 유형의 콘텐츠를 사용하여 디지털 온보딩 프로세스를 최적화하고, 신입 사원이 팀의 일부인 것처럼 느끼게 하고, 전용 온보딩 앱을 사용하세요.

직원을 적절하게 온보딩하면 직원이 자신의 역할 범위를 이해하고, 팀에 익숙해지고, 비즈니스 목표와 회사 문화에 익숙해지는 데 도움이 됩니다. 적절한 온보딩이 없으면 신입 사원은 자신의 자리를 찾는 데 어려움을 겪고 이탈할 수 있습니다. 이는 생산성에 부정적인 영향을 미칠 수 있으며 심지어 생산 라인을 중단하게 만들 수도 있습니다.

전통적인 온보딩에는 많은 서류 작업, 일반 절차 및 지속적인 지원이 거의 필요하지 않습니다. 엄청난 시간과 노력이 필요할 수 있으며 프로세스 전반에 걸쳐 직원의 참여를 유지하기가 어렵습니다. 그러나 디지털 직원 온보딩은 모든 것을 바꿉니다.

이 가이드에서는 디지털 온보딩이 무엇인지, 장점과 문제점에 대해 설명합니다. 또한 디지털 온보딩 프로세스를 최적화하는 데 사용할 수 있는 최상의 도구에 대해서도 논의합니다.

디지털 직원 온보딩이란 무엇입니까?

디지털 직원 온보딩에는 도구와 기술을 사용하여 신입 직원을 온보딩하는 작업이 포함됩니다. 기존의 온보딩은 직접 수행되지만 디지털 온보딩은 완전히 온라인으로 수행할 수 있습니다.

회사는 앱이나 웹 플랫폼과 같은 웹 또는 모바일 기반 온보딩 소프트웨어를 사용하여 완전히 맞춤화된 온보딩 프로그램을 만들 수 있습니다. 이러한 도구를 사용하여 교육 과정을 생성 및 게시하고, 신입 직원을 팀에 소개하고, 정책을 공유하고, 문서를 수집하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

디지털 직원 온보딩의 이점

기존 온보딩에 비해 디지털 온보딩은 많은 이점을 제공합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

향상된 효율성

전통적인 온보딩은 종종 많은 서류 작업과 긴 교육 세션을 포함하는 시간 소모적인 프로세스입니다. 디지털 온보딩은 많은 반복 작업을 자동화 하고 지연 없이 프로세스를 계속 진행합니다.

또한 신입 직원이 언제든지 액세스할 수 있는 데이터베이스에 모든 것을 저장할 수 있습니다. 이를 통해 문서를 쉽고 빠르게 작성하고 제출할 수 있으며 HR 직원이 필요한 모든 정보를 한 곳에서 확인할 수 있습니다.

디지털 온보딩을 통해 대면 회의 없이도 즉시 시작할 수 있습니다. 신입 사원이 첫날을 시작할 때쯤이면 즉시 업무를 시작하는 데 필요한 모든 지식과 리소스를 확보할 수 있습니다.

비용 절감

디지털 온보딩 소프트웨어를 사용하면 온보딩 문서를 인쇄 및 저장하거나 대면 교육 세션을 만들고 제공하는 비용에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

디지털 시스템을 사용하면 단일 위치 내에서 직원 파일을 자동으로 저장하고 관리할 수 있습니다. 또한 포괄적인 온라인 교육 과정을 만들고 게시할 수 있으므로 대면 교육에 시간과 비용을 투자할 필요가 없습니다. 몇 분 만에 과정을 개발하고 신입 직원이 완료할 수 있도록 즉시 게시할 수 있습니다.

디지털 온보딩은 또한 직원 유지를 개선하여 채용 및 고용 비용을 줄일 수 있습니다. 우수한 온보딩 경험은 직원들이 지원을 받고 조직에 합류하기를 잘 선택했다는 생각을 강화하는 데 도움이 됩니다. 이것은 직업 만족도를 높이고 조기 퇴사 가능성을 줄입니다.

더 나은 편의성

디지털 온보딩은 관련된 모든 사람에게 편리합니다. 온보딩 소프트웨어에 연중무휴로 액세스 할 수 있습니다. 신입 직원은 모바일 또는 데스크톱 장치에서 자신의 속도에 맞춰 온보딩 과정을 완료할 수 있습니다.

또한 직원들은 중요한 정보를 찾기 위해 서류 더미를 샅샅이 뒤질 필요가 없습니다. 디지털 시스템 내에서 몇 초 안에 필요한 모든 문서에 액세스할 수 있습니다.

또한 많은 디지털 온보딩 소프트웨어 솔루션에는 신입 사원에게 지속적인 지원을 제공하는 데 사용할 수 있는 채팅 기능이 있습니다. 온보딩이 완료된 후에도 질문에 신속하게 답변할 수 있습니다.

온보딩 리소스를 쉽게 업데이트하여 시간과 노력을 절약하십시오.

디지털 직원 온보딩 소프트웨어를 사용하면 새로운 온보딩 리소스를 쉽게 업로드하고 기존 리소스를 업데이트할 수 있습니다. 장치를 몇 번만 클릭하거나 탭하여 중요한 새 문서 또는 파일을 추가하거나 몇 분 만에 기존 리소스를 업데이트하십시오 .

또한 디지털 온보딩 도구는 유연하며 정보를 표시하는 방법을 사용자 정의 할 수 있습니다. 온보딩 요구 사항이나 목표가 변경되면 프로세스를 쉽게 조정할 수 있습니다. 오디오, 링크, 비디오, 퀴즈 및 기타 다양한 파일을 추가하거나 특정 코스를 서로 그룹화할 수 있습니다.

이를 통해 많은 시간과 노력을 절약하고 온보딩 프로세스를 업데이트하고 관리하는 데 어려움을 겪지 않아도 됩니다.

직원을 지원하고 온보딩 프로세스를 최적화하기 위한 더 나은 통찰력

또한 디지털 온보딩을 통해 회사는 온보딩 전반에 걸쳐 직원의 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 일반적으로 진행 상황은 대시보드에 표시됩니다.

이 대시보드를 통해 코스를 시작한 사람과 진행 중인 사람을 확인할 수 있습니다. 또한 과정 완료를 모니터링합니다. 이를 통해 직원이 잘 발전하고 있는지 확인하고 신입 직원이 적시에 올바른 문서를 제출하도록 할 수 있습니다.

또한 진행 상황을 추적하면 직원이 특정 온보딩 작업이나 교육 과정에서 어려움을 겪고 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 이 통찰력을 사용하여 온보딩 자료를 조정하고 프로세스를 미세 조정할 수 있습니다.

디지털 직원 온보딩의 과제

디지털 직원 온보딩에는 많은 이점이 있지만 알아야 할 몇 가지 문제도 있습니다.

신입 사원은 고립감을 느낄 수 있습니다.

디지털 온보딩 기간 동안 신입 사원은 관리자 또는 팀원과 직접 대면할 수 없습니다. 이것은 그들이 고립감을 느끼거나 팀의 "진정한" 부분이 아닌 것처럼 느끼게 할 수 있습니다.

재미없거나 지루할 수 있습니다

온보딩 프로세스에는 종종 이메일과 몇 가지 문서만 포함되어 신입 사원이 빠르게 적응할 수 있습니다. 직원들이 필요한 정보를 가지고 있기 때문에 그들은 일을 합니다. 그러나 그들은 흥미롭지 않으며 많은 일을 하지 않습니다. 직원 참여 .

정책 검토, 서류 작성 및 문서 읽기만 포함하는 기본적인 온보딩 프로세스는 신입 직원을 흥분시키거나 자신의 역할에 대해 흥분하게 만들지 않습니다. 이로 인해 직원이 이탈할 위험이 있으며, 이는 생산성 감소 및 이직률 증가로 이어질 수 있습니다.

신입 사원은 정보 과부하를 경험할 수 있습니다.

신입 사원이 온보딩을 거치면 그들이 해야 할 일과 배울 것이 많습니다. 검토하고 서명해야 할 문서, 대화할 사람, 이해해야 할 의무가 있습니다. 이는 신입 사원에게 매우 부담이 될 수 있으며 처음 며칠 동안 정보 과부하로 이어질 수 있습니다.

디지털 온보딩 프로세스를 개선하는 방법

다음은 디지털 직원 온보딩 경험을 최적화하고 개선하기 위한 몇 가지 팁입니다.

사전 온보딩을 진지하게 고려하십시오.

성공적인 디지털 직원 온보딩 프로세스는 사전 온보딩에서 시작됩니다. 이것은 신입사원이 공식적으로 첫 근무일을 시작하기 전에 일어나는 모든 활동으로 구성됩니다. 프로세스를 원활하게 실행하려면 사전 온보딩을 진지하게 고려해야 합니다.

사전 온보딩 작업 항목에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 신입 사원의 이메일 계정 및/또는 플랫폼 액세스 설정
• 환영 패키지 만들기
• 회사 조직도 또는 복리후생 정책 등 직원 정보 전송
• 나머지 팀원들에게 새 멤버가 합류했음을 알립니다.

온보딩 및 교육 중에 다양한 유형의 콘텐츠 사용

온보딩은 그다지 흥미롭지 않을 수 있으므로 다양한 유형의 콘텐츠를 사용하여 디지털 온보딩 경험을 개선하십시오.

수십 개의 PDF나 텍스트 문서를 보내는 대신 비디오, 인포그래픽, 심지어 퀴즈를 사용하여 중요한 정보를 전달하는 것을 고려하십시오. 이를 통해 흥미로운 온보딩을 유지하고 신입 사원의 참여를 유지할 수 있습니다.

목표 토론

온보딩 중에 직원과 목표 목록을 공유하는 것은 디지털 온보딩 프로세스를 최적화하는 또 다른 좋은 방법입니다.

예를 들어 다음을 만들 수 있습니다. 신입 사원을 위한 30-60-90일 계획 . 이것은 그들이 새로운 직장에서 처음 3개월 동안 무엇을 하고, 배우고, 성취할 것인지를 간략하게 설명합니다.

그러나 정보로 신입 직원을 압도하거나 비현실적인 목표를 달성하도록 강요하지 마십시오. 직원을 위해 설정한 모든 목표는 SMART 해야 합니다.

커뮤니케이션 향상

신입사원과 함께 일을 순조롭게 시작하고 싶으므로 그들과 잘 소통하도록 노력하십시오. 전화, 이메일 또는 문자‌를 보낼 수 있습니다.

그러나 신입 사원과 계속 연락할 수 있는 매력적인 방법도 시도해야 합니다. 재미있는 퀴즈를 만들고, 설문지를 작성하고, GIF를 공유하거나 대화 흐름을 돕기 위해 아이스 브레이커를 만들 수 있습니다. 신입 사원과 퀴즈 게임을 하거나 재미있는 사실을 교환할 수도 있습니다.

또한 신입 사원을 그룹 채팅에 추가하여 온보딩 프로세스 중에 동료와 대화할 수 있도록 고려할 수 있습니다.

신입사원에게 따뜻한 환영을 해주세요

신입 사원을 그룹 채팅의 메시지나 회사 전체 이메일을 통해 나머지 팀원들에게 소개하여 따뜻하게 환영합니다. 화상 회의는 이를 달성하는 또 다른 좋은 방법입니다.

이를 통해 신입 사원은 즉시 회사 내 소속감을 느낄 수 있습니다 . 이런 식으로 느낄 때 직장에 몰두할 가능성이 훨씬 더 높아집니다. 이것은 사람들이 만족하는 회사를 떠날 가능성이 적기 때문에 이직률을 낮게 유지하는 데 좋습니다.

멘토 또는 온보딩 친구 제공

신입사원에게 멘토나 "온보딩 버디"를 제공하는 것도 고려해야 합니다. 신입 사원을 자신의 직책에 있거나 신입 사원의 역할에 대한 광범위한 지식을 가진 현재 직원과 연결하여 가능한 한 도움이 될 수 있도록 합니다.

도움을 줄 사람이 있으면 신입 사원은 업무에 더 빨리 익숙해지고 부담감을 덜 느끼게 됩니다. 또한 처음부터 동료와 중요한 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.

경험을 개인화하십시오

온보딩 프로세스를 개인화하도록 노력하십시오. 역할에 따라 신입사원을 다르게 온보딩하여 이를 수행할 수 있습니다. 예를 들어 독립 계약자는 파트타임 및 풀타임 직원이 받는 것과 다른 청구 및 혜택에 대한 온보딩 정보가 필요합니다. 한편, 감독자는 직원을 적절하게 감독할 수 있도록 회사 정책 및 프로세스에 중점을 둔 온보딩이 필요합니다.

학습 스타일에 따라 직원의 온보딩 경험을 조정할 수도 있습니다. 예를 들어 청각 및 시각 학습자를 위해 다양한 온보딩 방법을 구현할 수 있습니다. 청각 학습자를 위한 특정 의무 및 정책을 설명하는 비디오 또는 오디오 녹음을 할 수 있습니다. 그리고 시각적 학습자를 위한 인포그래픽과 단계별 시각적 가이드를 가질 수 있습니다.

사전 온보딩 중에 설문지를 보내고 신입 사원에게 선호하는 학습 방법을 물어볼 수 있습니다. 그런 다음 적절한 온보딩 방법을 사용하여 그들의 경험을 긍정적으로 만들 수 있습니다.

온보딩에 앱 사용

전용 앱이나 소프트웨어 솔루션을 사용하면 직원을 디지털 방식으로 온보딩하는 것이 더 쉬워집니다.

디지털 직원 온보딩 소프트웨어를 사용하면 교육 과정을 쉽고 빠르게 만들 수 있으며 신입 직원은 모바일 또는 데스크톱 장치에서 교육 과정을 완료할 수 있습니다. 직원은 또한 문서를 검토 및 서명하고 회사 지식 기반에 액세스할 수 있습니다.

고용주는 추적 도구를 사용하여 신입 사원이 온보딩을 통해 어떻게 진행되고 있는지에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 온보딩 작업의 기한을 설정하고 새 직원에게 즉시 알림을 보내 작업을 완료할 수도 있습니다. 일부 온보딩 앱에는 귀중한 피드백을 얻는 데 도움이 되는 실시간 투표, 설문 조사 및 제안 상자도 있습니다.

무엇보다도 귀하와 귀하의 직원은 언제 어디서나 온보딩 앱을 사용할 수 있습니다.

디지털 직원 온보딩을 위한 최고의 도구

앱 얘기가 나와서 말인데, 디지털 직원 온보딩을 위한 몇 가지 최고의 도구를 살펴보겠습니다.

Connecteam은 수상 경력에 빛나는 올인원 온보딩 솔루션 및 작업 관리 시스템입니다 .

몇 번의 클릭만으로 자신만의 온보딩 프로그램을 설계할 수 있습니다. Connecteam 앱 내에서 바로 전체 온보딩 프로세스를 관리할 수 있습니다. 신입사원도 앱에서 바로 온보딩을 진행할 수 있습니다! 원하는 속도로 작업하고 원하는 곳에서 온보딩을 완료할 수 있습니다.

Connecteam은 코스 생성도 간단하게 만듭니다. 신입 사원이 한 번에 너무 많은 정보에 압도당하지 않도록 코스를 더 작은 섹션으로 나눌 수 있습니다.

코스 콘텐츠와 구조를 완전히 사용자 정의 하고 쉽게 업데이트할 수 있습니다. Connecteam에는 신입 직원이 지식을 유지하도록 하는 데 사용할 수 있는 사용자 지정 가능한 퀴즈, 설문 조사 및 양식이 있습니다. 또한 비디오, PDF, 링크 및 기타 자료를 코스에 쉽게 추가할 수 있습니다. 더 나아가 Connecteam을 사용하면 온보딩 자료를 재사용하고 필요할 때마다 업데이트할 수 있습니다.

또한 Connecteam을 사용하면 신입 직원으로부터 문서를 수집하고 과정 완료를 위한 기한 및 미리 알림을 설정할 수 있습니다. 역할 또는 시작 날짜에 따라 적절한 사람에게 온보딩 과정을 자동으로 보낼 수도 있습니다.

또한 Connecteam은 직원의 온보딩 진행 상황을 실시간으로 간단하게 추적 할 수 있게 해줍니다. 교육 과정을 수료한 사람도 확인할 수 있습니다. 이러한 인사이트는 잠재적인 문제 영역을 파악하는 데 도움이 되므로 온보딩 프로세스를 개선하기 위한 데이터 기반 결정을 내릴 수 있습니다.

Connecteam의 설문 조사 , 투표 및 HR 제안 상자 기능을 통해 직원들로부터 귀중한 피드백을 수집할 수도 있습니다.

또한 Connecteam의 인앱 채팅을 통해 신입 사원이 쉽게 질문하고 답변을 얻고 더 넓은 팀과 소통할 수 있습니다.

Connecteam의 시간 추적 도구는 온보딩과 그 이상을 위한 또 다른 훌륭한 기능입니다. 초 단위까지 정확한 시계가 있어 직원들에게 항상 정확한 급여를 지급합니다.

Connecteam은 30명의 사용자에 대해 월 $29 부터 시작합니다. 최대 10명의 사용자가 있는 소기업을 위한 무료 평가판 및 영구 무료 플랜을 제공합니다.

Zenefits는 채용, 온보딩 및 직원 기록을 관리하기 위한 HR 소프트웨어 솔루션입니다. 이 플랫폼은 HR 프로세스를 자동화하고 셀프 온보딩을 제공하므로 신입 사원이 처음으로 출근하기 전에 온보딩할 수 있습니다.

Zenefits는 또한 온보딩을 사용자 정의하고, 구인 제안을 보내고, 배경 조사를 수행하는 기능을 제공합니다. 또한 계약서와 같은 서명 문서를 간소화합니다. 혜택 및 급여를 처리할 수 있으며 관리자가 온보딩 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

Zenefits는 기본 패키지의 경우 $8/직원/월부터 시작합니다. 무료 데모를 제공하지만 무료 플랜은 없습니다.

Bamboo HR은 온보딩 중 직원 경험을 사용자 정의하기 위한 디지털 솔루션입니다.

이를 통해 비즈니스 소유자와 관리자는 온보딩 템플릿을 구축하고, 직원 데이터베이스를 생성하고, 작업을 할당하고, 진행 상황을 추적할 수 있습니다. Bamboo HR은 또한 직원 서명 수집을 돕고 반복적인 온보딩 작업을 단순화할 수 있습니다. 다른 작업 관리 도구 및 앱과 통합할 수도 있습니다.

Bamboo HR은 가격을 공개하지 않습니다. 대신 기업은 연락하여 가격 견적을 요청해야 합니다.

Bamboo HR은 무료 평가판을 제공하지만 무료 플랜은 없습니다.

결론

부적절한 온보딩은 신입 직원을 좌절시키고 혼란스럽게 하여 회사에서 조기 퇴사로 이어질 수 있습니다. 디지털 온보딩은 관련된 모든 사람에게 프로세스를 보다 효율적이고 비용 효율적이며 편리하게 만듭니다.

디지털 온보딩과 관련된 문제가 있지만 프로세스를 최적화하여 문제를 해결할 수 있습니다. 다양한 유형의 콘텐츠를 사용하고, 온보딩 멘토와 함께 신입 직원을 배정하고, 목표를 논의하는 등의 방법으로 이를 수행할 수 있습니다.

디지털 직원 온보딩 프로그램을 만드는 가장 좋은 방법 중 하나는 Connecteam과 같은 전용 소프트웨어 솔루션을 사용하는 것입니다. 신입 사원이 가능한 한 효율적으로 작업 속도를 높이고 처음부터 몰입감을 느낄 수 있도록 할 수 있습니다.