정리하기: 직원 가용성 양식 + 무료 템플릿

작업자의 작업 일정을 관리하는 것은 힘든 작업이 될 수 있습니다. 한 번의 실수만으로도 인력 부족, 마감 기한 준수, 고객 관계 손상으로 이어질 수 있습니다. 게다가 마지막 순간에 공백을 채우려는 시도도 번거로울 수 있습니다. 다른 작업자의 일정을 방해하고 생산성을 저하시키며 분노를 유발할 수 있습니다.

그렇기 때문에 사전에 팀 일정을 계획하는 것이 매우 중요합니다. 직원 가용성 양식은 직원의 선호도 및 가용성을 수집하는 데 도움이 됩니다. 이 정보를 미리 가지고 있으면 효율적인 교대 일정을 쉽게 만들 수 있습니다.

이 기사에서는 직원 가용성 양식, 양식이 중요한 이유 및 작성 방법에 대해 자세히 설명합니다. 또한 무료 템플릿을 제공하고 이를 구현하기 위한 모범 사례를 공유합니다.

직원 가용성 양식이란 무엇입니까?

직원 가용성 양식은 고용주가 직원의 가용성에 대한 정보를 수집하는 데 도움이 되는 문서입니다. 제조, 건설, 의료 등과 같은 산업 전반에서 사용됩니다.

작업 가용성 양식은 일반적으로 다음을 다룹니다.

• 유효성. 이 양식은 근로자에게 확실히 일할 수 있는 요일과 시간을 표시하도록 요청합니다.
• 기본 설정. 일부 양식에서는 작업자가 요청 및 기본 설정을 공유할 수 있습니다. 예를 들어 직원이 금요일에 근무할 수 있지만 금요일이 선호하는 휴일일 수도 있습니다.
• 제한. 양식에는 직원이 일정 제한을 입력할 수 있는 공간도 있습니다. 예를 들어, 그 시간에 보육 시설이 부족하여 개인이 아침 교대 근무를 할 수 없을 수 있습니다.

왜 중요 함?

강력한 작업 가능 양식은 다음과 같은 이점을 제공합니다.

비즈니스 목표 달성

적시 적소에 적임자를 배치하는 것은 비즈니스 요구 사항을 충족하고 생산성을 극대화하는 데 중요합니다. 작업 일정에서 직원의 가용성을 추적하면 프로젝트에 충분한 적용 범위가 있는지 확인할 수 있습니다.

또한 특정 직원을 사용할 수 없는 경우 교대조를 미리 조정할 수 있습니다. 이것은 인력 부족을 방지합니다. 또한 낮은 품질의 작업, 불완전한 작업 및 마감 기한을 놓칠 위험을 줄입니다.

유연근무 지원

Harvard Business Review는 미국 근로자의 96%가 직장에서 유연성을 원한다고 보고했습니다. 그러나 비사무직 근로자는 업무를 위해 물리적으로 현장에 있어야 하기 때문에 원격 근무를 제공하는 것은 까다롭습니다. 그러나 작업자 가용성 양식을 사용하면 일선 팀에 유연한 일정을 제공할 수 있습니다.

근로자의 선호도를 미리 파악하면 이를 고려한 일정을 만들 수 있습니다. 귀하 또는 귀하의 팀이 그날 또는 필요한 시간 동안 가능한 다른 사람을 알고 있는 경우 교대 근무 교환도 가능합니다.

직원 소진 방지

팀 가용성을 이해하면 생산성을 저해하지 않으면서 작업자에게 합당한 다운타임을 제공할 수 있습니다. 예를 들어, 계약 시간을 초과하여 근무한 직원을 대신하여 하루 또는 몇 시간의 휴가를 제공할 수 있습니다. 그 격차를 메울 수 있는 다른 사람을 알면 이 작업을 더 쉽게 수행할 수 있습니다. 활기찬 직원은 생산성이 더 높고 병가를 낼 가능성이 적습니다.

결근 줄이기

직원이 자신의 가용성을 표시하면 작업이 개인적인 약속과 충돌하지 않습니다. 이를 통해 결근과 지각을 줄이고 비즈니스 운영 중단을 최소화할 수 있습니다.

예상치 못한 상황의 비용 절감

막바지 일정 변경은 불가피합니다. 그러나 작업자의 가용성을 미리 알면 문제를 훨씬 더 쉽게 해결할 수 있습니다.

예를 들어, 직원이 병가로 전화한 경우 가용성 정보를 사용하여 직원 내에서 적절한 교체를 찾을 수 있습니다. 이것이 없으면 작업을 완료하기 위해 계약자를 고용하거나 기존 근로자에게 초과 근무 수당을 지불해야 할 수 있습니다. 그렇게 하는 데 드는 비용은 매우 높을 수 있습니다.

게다가 예상치 못한 결석은 팀 사기를 위태롭게 할 수 있습니다. 부재 직원을 교체할 수 없는 경우 팀원은 더 적은 리소스로 마감일을 맞추는 부담을 지게 됩니다. 이것은 팀 내에서 분개를 만들 수 있습니다. 또한 마감일을 놓쳤을 때 다른 사람을 비난하는 문화를 조장할 수도 있습니다.

직원 가용성 양식을 사용하면 팀에 대한 충분한 적용 범위와 지원을 보장하여 이를 방지할 수 있습니다.

효과적으로 채용

기술 격차를 메우는 것 외에도 회사는 종종 교대 근무 격차를 메우기 위해 고용합니다. 가용성 양식을 모두 작성하면 자원이 부족할 위험이 있는 근무조를 식별할 수 있습니다. 그런 다음 해당 시간 동안 특별히 일할 수 있는 직원을 고용할 수 있습니다.

조용한 금연 식별

시간이 지남에 따라 직원 가용성을 모니터링하면 조용한 금연자를 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이들은 할당된 임무를 완수하지만 자신의 역할을 넘어서지 않는 근로자입니다.

시간이 지남에 따라 작업자의 가용성이 낮아지는 패턴을 찾습니다. 이들은 정신적으로 체크 아웃했거나 부업에 참여하는 조용한 금연자일 수 있습니다.

그런 다음 그들에게 교육, 성과 개선 계획 또는 기타 형태의 지원을 제공할 수 있습니다. 다른 모든 방법이 실패하면 교대 근무가 가능한 다른 작업자로 교체할 수 있습니다.

직원 가용성 양식에 포함할 항목

좋은 직원 가용성 양식에는 다음이 포함되어야 합니다.

타당성

양식이 유효한 기간(예: 해당 연도의 1분기)을 명시하십시오. 이러한 방식으로 작업자는 특정 시간에 대한 가용성과 기본 설정을 제공할 수 있습니다.

직원 연락처 정보

최소한 근로자의 전체 이름, 이메일 주소 및 전화번호를 위한 공간을 제공하십시오. 귀하는 그들과 의사소통하고 일정 변경을 알리기 위해 이것이 필요합니다.

명확한 지침

양식을 작성하는 방법에 대한 명확한 지침을 제공하십시오. 작업자에게 상자를 표시하거나 표시해야 하는지 알려줍니다. 또는 "사용 가능" 또는 "사용 불가능"과 같은 특정 용어를 사용하여 기본 설정을 표시하도록 지시할 수 있습니다. 또한 오해를 방지하기 위해 선호하는 시간을 표시할 때 오전과 오후를 추가하도록 상기시킵니다.

가용성 일정

양식의 이 부분(효과적인 스케줄링에 중요)은 직원이 작업 가능 여부를 입력할 수 있는 곳입니다. 이 섹션을 색상을 지정하거나 텍스트를 추가할 수 있는 표로 서식을 지정할 수 있습니다. 또는 시간과 요일의 가용성을 확인하는 데 사용할 수 있는 체크리스트를 포함합니다.

어떤 형식을 선택하든 간단하고 직관적으로 유지하세요 . 작업자가 응답이 어떻게 표시되어야 하는지 이해하는 데 도움이 되는 예를 포함할 수 있습니다.

선호하는 교대 근무

직원이 선호하는 교대 시간이나 날짜가 있는지 표시할 수 있는 공간을 제공합니다. 또한 피하고 싶은 요일이나 슬롯에 대한 기본 설정을 추가할 수도 있습니다.

가용성과 선호도의 차이점은 선호도는 작업자의 좋은 것입니다. 모든 요청에 ​​대해 조치를 취하지 못할 수도 있지만 적절한 경우 고려할 수 있습니다.

시간이 끝나다

근로자는 특정 날짜나 시간을 이미 알고 있는 경우 이 섹션을 사용하여 휴가, 의료 약속, 개인 일정 등을 공유할 수 있습니다. 그러나 이것은 선택 사항 이며 근로자가 모든 유급 휴가 요청을 미리 공유할 것을 요구하지 않습니다.

추가 댓글

작업자가 가용성에 대한 기타 정보를 제공할 수 있는 공간을 제공합니다. 예를 들어 누군가는 격주 수요일에만 사용할 수 있습니다. 이 섹션은 가용성 섹션에 맞지 않는 뉘앙스를 캡처합니다.

감사의 말

근로자가 정확한 정보를 제공했음을 확인하는 진술을 포함하십시오. 또한 변경 사항에 대해 업데이트할 책임이 있다고 명시하십시오. 양식에 서명하고 서명 날짜를 추가할 공간을 남겨두십시오.

만드는 방법(자유 형식 템플릿 포함)

Microsoft Word, Google Docs 또는 유사한 도구를 사용하여 작업자 가용성 양식 템플릿을 만들 수 있습니다. 작업자에게 보내기 전에 양식을 변경할 수 없도록 양식을 PDF 형식으로 저장하십시오.

우리는 처음부터 양식을 만드는 것이 시간이 많이 걸릴 수 있다는 것을 알고 있습니다. 따라서 무료 직원 가용성 양식 서식 파일을 사용하여 번거로움을 덜 수 있습니다. 필요에 맞게 조정할 수 있습니다.

무료 직원 가용성 양식 템플릿

샘플 직원 가용성 양식 이 양식은 ________에서 _______까지 유효합니다. 성명: _____________________________이메일 주소: __________________________전화번호: _________________ 지침: 근무할 수 있는 근무조에 체크 표시()를 추가하십시오. 귀하가 일할 수 없는 교대조는 공란으로 두십시오 . 교대 근무/요일 선호 사항: 특정 요일 또는 교대 근무에 대한 선호 사항이 있습니까?__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * 참고: 작업량, 마감일 및 기타 작업자 가용성에 따라 이를 수용하기 위해 최선을 다할 것입니다. 모든 선호 사항이 최종 일정에 반영될 것이라고 보장할 수 없습니다. 휴가 정보: 휴가를 요청할 특정 요일이나 시간이 있습니까?__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ *참고: 이 섹션은 선택 사항입니다. 확실한 정보만 포함하십시오. 추가 의견: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 승인: 나, ________________ (정자체 이름)는 이 양식에 작업 가능 여부에 대한 정확한 정보를 제공했음을 확인합니다. 본인의 가용성에 대한 변경 사항을 회사에 업데이트하는 것은 본인의 책임임을 이해합니다. 또한 본인의 선호 사항이 고려되지만 일정이 항상 반영되는 것은 아님을 확인합니다. 직원 서명 날짜

직원 가용성 양식을 효과적으로 구현하기 위한 모범 사례

변경 제한

작업자가 양식을 변경할 수 있는 빈도를 제한합니다. 한 사람의 가용성을 자주 변경하면 전체 팀의 일정에 연속적인 영향을 미칠 수 있습니다. 이것은 실망스럽고 관리하기 어려울 수 있습니다.

기존 직원 및 신입사원에게 양식 배포

기존 팀의 가용성을 수집하는 것 외에도 모든 신규 참여자에게 양식을 작성하도록 요청하십시오. 이를 통해 전체 팀의 일정을 보다 효율적으로 계획하고 구성할 수 있습니다.

양식을 최신 상태로 유지

직원들에게 정기적으로(예: 분기별 또는 6개월마다) 양식을 검토하고 업데이트하도록 요청하십시오. 기본 설정이 변경되면 귀하를 업데이트하는 것은 그들의 책임입니다.

양식의 중요성 강조

직원 가용성 양식을 작성하고 업데이트하는 것의 중요성을 정기적으로 전달하십시오. 직원 핸드북의 표준 회사 기대치의 일부로 만드십시오. 모든 사람이 양식을 완료할 때까지 근로자에게 후속 조치를 취하십시오. 한 작업자의 양식이 누락되거나 불완전하거나 구식인 경우 전체 업무의 효율성을 저해할 수 있습니다.

공정한 업무 관행 보장

유연성을 제공할 때는 공정하고 공정해야 합니다. 모든 사람의 선호도가 동등하게 고려되도록 합니다. 편애의 징후가 보이면 분노가 생기고 법적으로 차별을 받을 위험에 처할 수도 있습니다.

규정 준수

일부 관할권에서는 고용주가 근무 일정을 변경할 때 근로자에게 통지해야 합니다. 회사에 적용되는 법률을 이해하고 준수해야 합니다.

효과 평가

가용성 양식이 얼마나 잘 작동하는지 분석하십시오. 결근, 근무 교대 근무 및 기타 일정 변경에 대한 데이터를 수집하여 이를 수행하십시오. 양식을 개선할 수 있는 방법에 대해 생각해 보십시오. 예를 들어 더 자주 업데이트해야 합니까? 아니면 현재 양식에서 누락된 정보를 요청해야 합니까?

Connecteam으로 전체 프로세스 자동화

직원 가용성 정보를 수집하고 사용하는 것은 힘든 작업입니다. 그러나 Connecteam과 같은 소프트웨어는 번거로움을 없애줍니다 .

가용성 및 기본 설정을 최신 상태로 유지

작업자는 Connecteam의 모바일 앱을 사용할 수 있습니다. 언제 어디서나 가용성을 업데이트합니다. 이렇게 하면 각 응답을 단일 팀 가용성 문서에 수동으로 수집하지 않아도 됩니다. 또한 정보가 실시간으로 최신 상태로 유지되므로 몇 달마다 프로세스를 검토하고 반복할 필요가 없습니다.

쉽고 유연한 스케줄링 제공

Connecteam의 끌어서 놓기 일정 도구를 사용하여 작업자의 위치, 가용성 등에 따라 교대 근무를 만들고 할당할 수 있습니다.

기본 설정이 더 오래 유효하면 재사용 가능한 교대조 템플릿을 사용하고 매일, 매주 또는 매월 반복되는 일반적인 교대조 또는 일정을 설정할 수 있습니다.

작업자는 공유 일정에서 전체 팀의 가용성을 확인할 수 있으므로 필요할 때 교대조를 쉽게 바꿀 수 있습니다. 이렇게 하면 교대 근무를 기꺼이 바꿀 사람을 찾는 시간을 절약할 수 있습니다.

스마트 알림, 메모, 파일 등 제공

모든 교대 근무 변경 사항을 실시간으로 확인하고 승인할 수 있습니다. 또한 교대 근무가 변경되면 직원에게 스마트 알림이 전송되므로 영향을 받는 모든 직원에게 연락하여 알릴 필요가 없습니다. 이렇게 하면 전체 프로세스가 간소화되고 쉽게 유연성을 제공할 수 있습니다.

자격이 부족한 직원이 교대조에 배정된 경우에도 스마트 알림이 전송됩니다. Connecteam을 사용하면 파일, 메모 및 첨부 파일을 근무조에 첨부할 수도 있습니다. 따라서 자격이 부족한 사람이 마지막 순간에 동료를 대신하여 작성해야 하는 경우 작업을 완료하는 데 필요한 모든 정보를 찾을 수 있습니다.

Connecteam은 일정 관리, 가용성 추적 등을 위한 최고의 원스톱 상점입니다. 시간 추적, 인앱 채팅, 회사 디렉토리 등을 포함한 모든 기능을 확인하려면 무료 평가판에 등록하십시오 .

요약

직원 가용성은 효과적인 작업 일정과 비즈니스 요구 사항을 충족하는 데 매우 중요합니다. 작업자의 가용성을 알면 유연성을 제공하고 예기치 않은 부재를 처리하며 작업을 원활하게 실행할 수 있습니다.

작업자 가용성 양식은 직원의 가용성 및 선호도에 대한 정보를 수집하는 데 도움이 됩니다. 무료 템플릿을 사용하여 회사용 템플릿을 만들 수 있습니다. 이 문서에서는 가용성 양식을 관리하고 업데이트하기 위한 모범 사례에 대한 팁도 공유했습니다.

유용하기는 하지만 가용성 양식을 수집하고 유지 관리하는 방법은 수동적이고 시간이 많이 걸립니다. Connecteam과 같은 소프트웨어는 기술을 사용하여 전체 프로세스를 단순화하고 자동화합니다. 오늘 확인하여 시간을 절약하고 일정 충돌 및 오류를 줄이십시오.