직원 징계 조치 양식 + 무료 템플릿 작성 방법

징계는 직원을 관리함에 있어서 안타깝지만 꼭 필요한 일입니다. 문제가 되는 행위를 즉시 해결하고 직원에게 자신의 행동을 바로잡을 기회를 제공합니다. 그러나 효과적인 징계 절차는 공정하고 일관되며 문서화되어야 합니다.

직원 징계 조치 양식은 직원의 위법 행위 또는 기타 징계 문제를 기록하고 처리 방법을 자세히 설명하는 데 유용한 도구입니다. 이러한 양식은 동일한 절차가 각 개별 직원에게 적용되므로 징계 절차가 차별적이지 않도록 하는 데 도움이 됩니다.

또한 직원이 향후 법적 조치를 취할 경우 기록을 생성합니다. 예를 들어, 상황에 따라 징계 양식은 직원의 허위 주장에 대해 이의를 제기하는 데 도움이 되는 증거가 될 수 있습니다.

이 기사에서는 따라야 할 모범 사례를 포함하여 징계 양식을 작성하는 방법을 안내합니다. 또한 시작하는 데 사용하기 쉬운 템플릿을 제공합니다.

직원 징계 양식이란 무엇입니까?

직원 징계 양식은 직원의 행위에 대해 직원에게 보내는 서면 경고 입니다. 직장에서 직원의 행동에 대한 우려 사항을 기록하고, 행동을 해결하기 위해 해야 할 일을 요약하고, 그렇게 하지 않을 경우의 결과를 자세히 설명합니다.

이 양식은 직원이 부적절하게 행동하거나 회사 정책 또는 절차를 위반할 때 사용됩니다. 예를 들어, 직원 징계 양식을 발행하여 다음을 처리할 수 있습니다.

• 부적절한 행동 또는 언어.
• 안전 위반.
• 설명할 수 없는 결석, 지각 또는 조기 출발.
• 작업 품질 문제.
• 불순종.
• 복장 규정 위반.
• 회사 정책 또는 절차 위반.

징계 양식은 일반적으로 직원의 직속 상사나 관리자 또는 HR이 준비합니다. 나중에 참조할 수 있도록 직원의 파일에 사본을 보관해야 합니다. 또한 기록을 위해 직원에게 사본을 제공해야 합니다.

징계 유형

조직은 정책 및 절차 매뉴얼에 징계 절차를 명시해야 합니다. 이를 통해 직원은 자신에게 기대되는 바를 이해하고 비준수의 결과를 알 수 있습니다.

징계 절차의 구체적인 단계는 조직 및 관련 노동법에 따라 다릅니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 구두 경고. 첫 번째 비준수 사례 또는 직원의 행동이 방해가 되지만 심각한 위반은 아닌 경우 관리자는 구두 경고를 할 수 있습니다. 이 대화 중에 관리자는 직원에게 관련 정책 또는 절차를 안내하고 그들의 행동을 시정하는 방법을 논의해야 합니다.
• 서면 통지. 동일한 행위 또는 더 심각한 위반과 관련된 이후의 위반에 대해 관리자는 직원에게 서면 경고를 줄 수 있습니다. 일부 조직은 다음 수준의 규율로 이동하기 전에 여러 서면 통지를 발행합니다.
• 공식 검토. 반복적인 위반 또는 심각한 첫 번째 위반의 경우 직원 및 HR 담당자와의 회의에서 직원의 행동을 검토할 수 있습니다.
• 보류. 조직은 심각한 위반에 대해 또는 직원이 반복적인 경고에도 불구하고 행동을 시정하지 않는 경우 직원의 직무를 유급 또는 무급으로 일시적으로 정지시킬 수 있습니다.
• 종료. 매우 심각한 위반에 대응하거나 반복적인 위반에 대한 최후의 수단으로 고용주는 근로자의 고용 계약을 종료할 수 있습니다.

직원 징계 양식을 사용해야 하는 이유는 무엇입니까?

징계 절차의 일부로 이러한 양식을 사용하는 데는 몇 가지 이유가 있습니다.

부정적인 직원 행동 처리

직원이 나쁜 행동이나 성과 저하를 계속하도록 허용하면 개별 직원은 물론 더 넓은 직원에게 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

예를 들어, 직원이 안전 절차를 따르지 않으면 자신과 동료 모두 부상 위험에 처하게 됩니다. 한 직원의 나쁜 행동은 직장 문화와 다른 직원의 사기에도 영향을 미칠 수 있습니다.

징계 양식은 직원에게 자신의 행동이 용납될 수 없음을 경고하고 이를 해결하는 방법을 이해하는 데 도움이 됩니다. 성능 저하 또는 정책 위반과 같은 문제를 해결함으로써 전체 인력을 위한 보다 긍정적이고 안전한 작업 환경을 조성하는 데 도움이 됩니다.

회전율 감소

부적절한 행위를 해결하면 직원 이직률을 줄이는 데도 도움이 됩니다. 직원에게 징계 조치 양식을 발행하면 직원이 자신의 행동을 바로잡을 수 있습니다. 이렇게 하면 추가 조치를 취해야 할 필요성이 줄어듭니다. 그렇지 않으면 직원 계약이 종료될 수 있습니다.

서면 경고를 발행하는 과정에서 직원의 행동 또는 성과 저하에 대한 근본적인 이유를 식별할 수도 있습니다. 이렇게 하면 직원을 지원하고 그들이 떠나기로 결정하기 전에 개입할 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다.

예를 들어 직원이 자신이 위반한 안전 규정을 몰랐다고 말하는 경우 추가 작업장 안전 교육을 제공할 수 있습니다. 이렇게 하면 문제의 근본 원인을 해결하고 직원이 스스로 문제를 파악하도록 내버려 두지 않고 직원을 지원합니다.

징계 조치 문서화

조직의 징계 조치를 문서화하는 것이 중요합니다. 직원 징계 양식은 징계 조치에 대한 즉각적인 기록을 작성하여 징계 조치를 취한 시기와 이유를 설명합니다. 또한 직원이 응답하고 행동을 수정해야 하는 기회와 조직에서 직원을 지원하기 위해 취한 단계를 문서화합니다.

이 기록은 직원 규율과 관련된 불만이나 법적 조치로부터 조직을 보호하는 데 필수적입니다.

이러한 양식은 직원이 예를 들어 차별 또는 부당 해고로 귀하를 고소할 경우 증거로 사용할 수 있습니다. 직원의 주장에 대응하거나 거짓 주장을 반증하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

징계 양식은 징계 절차를 모든 직원에게 일관되고 공정하게 적용했음을 보여줄 수 있으므로 차별 제안에 대응하는 데 도움이 될 수 있습니다.

징계 조치를 일관되고 전문적으로 유지

징계 조치를 문서화하면 모든 직원에게 일관되게 프로세스를 적용할 수 있습니다. 매번 같은 유형의 정보를 기록합니다.

이러한 세부 사항을 서면으로 작성하고 직원에게 사본을 제공하는 것도 투명성을 장려합니다. 직원들에게 징계 절차가 비밀스럽거나 참여 없이 수행되는 것이 아니라 정직하고 개방적임을 보여줍니다.

또한 양식을 사용하면 관리자, 감독자 및 HR에 전문적인 방식으로 직원을 징계할 수 있는 프레임워크가 제공됩니다. 당면한 문제에 대해 직원과의 토론에 집중하는 데 도움이 됩니다.

징계 양식은 또한 직원에 대한 공정성을 보장합니다. 직원은 자신이 징계를 받는 이유를 명확하게 이해할 수 있으며 위반 혐의에 대응할 기회가 주어집니다.

직원 징계 양식에 무엇을 포함해야 합니까?

조직의 필요와 관련 노동법에 맞게 징계 양식을 조정할 수 있습니다.

일반적으로 이러한 양식에는 다음이 포함됩니다.

• 직원의 전체 이름입니다.
• 그들의 역할.
• 직원의 감독자 또는 관리자의 이름입니다.
• 양식을 작성하여 직원에게 제공한 날짜입니다.
• 위반 유형입니다. 예를 들어, 출석, 안전, 작업 품질, 불복종, 괴롭힘 또는 기타.
• 날짜, 시간, 위치 및 목격자의 세부 정보를 포함하여 문제 또는 위반에 대한 자세한 설명 . 이는 구체적이어야 하며 자세한 정보를 제공해야 합니다. 예를 들어, "직원이 작업장 안전 정책을 위반했습니다."라고 말하는 대신 양식은 정책을 어떻게 위반했는지, 언제 어디서 발생했는지, 행동이 다른 직원이나 조직에 미치는 영향을 설명해야 합니다.
• 직원의 행위가 위반한 정책 및/또는 절차 . 이는 직원이 경고의 맥락과 예상되는 행동 기준을 이해하는 데 도움이 됩니다.
• 최근 관련 위반 사항에 대한 세부 정보 . 최근 위반은 일반적으로 지난 5년 이내의 위반입니다.
• 직원이 해당 행위를 해결하기 위해 취해야 하는 단계 (이를 수행하기 위한 기간 포함). 예를 들어, "직원은 앞으로 4주 이내에 6시간의 추가 안전 교육을 받아야 합니다." 이러한 조치는 일반적으로 관련 회사 정책에 따라 직원의 관리자, HR 또는 둘 다에 의해 결정됩니다.
• 제안된 후속 조치. 예를 들어, 2개월 후 체크인 회의가 있습니다.
• 직원이 자신의 행동을 해결하지 못할 경우 발생할 수 있는 결과 . 예를 들어, "직원이 추가 안전 교육에 참석하지 않거나 안전 정책을 추가로 위반하는 경우 HR과의 검토 회의에 참석해야 합니다."
• 예를 들어, 양식에 이미 있는 세부 정보를 확장하거나 직원이 양식 서명을 거부했음을 알리는 관리자의 설명 .
• 직원의 의견 . 직원이 경고에 대해 서면으로 응답하도록 허용하면 프로세스에 직원이 참여하고 직원의 의견이 반영됩니다. 그들의 의견은 행동이나 문제에 대한 맥락을 제공하고 직원을 지원하는 방법을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 직원이 육아 문제로 인해 여러 교대조에 늦었다고 말하는 경우 나중에 교대조를 취하는 것에 대해 직원에게 말할 수 있습니다.
• 양식을 읽고 사본을 받았으며 시정 조치를 취하는 데 동의했음을 인정하는 직원의 서명 .
• 관리자의 서명 . 또는 HR 담당자와 같이 징계 조치를 담당하는 다른 사람의 서명.

직원이 징계 양식에 서명을 거부하는 경우 해야 할 일

예를 들어 직원은 위반이 발생했다는 사실에 대해 이의를 제기하거나 제안된 시정 조치에 동의하지 않는 경우 징계 양식에 서명하는 것을 거부할 수 있습니다.

이러한 상황에서는 직원이 양식에 서명할 수 있도록 직원의 입장을 반영하도록 승인을 수정할 수 있습니다.

예를 들어, 승인은 직원이 양식 사본을 받았지만 경고에 동의하지 않음을 확인할 수 있습니다. 또한 직원이 의견 불일치를 설명하는 서면 답변을 허용 할 수도 있습니다. 그런 다음 그들의 진술을 양식에 첨부할 수 있습니다.

최소한 양식 사본 수령을 확인하는 직원의 서명을 받는 것이 중요합니다.

징계 양식 작성 요령

즉시 행동

위반이 발생하거나 문제가 발생한 직후 서면 경고를 발행하는 것이 중요합니다. 이를 통해 직원은 문제를 악화시키지 않고 바로 문제를 해결하기 위한 조치를 취할 수 있습니다.

즉시 대응하면 직원이 위반과 징계 조치 사이의 연관성을 이해하는 데 도움이 됩니다. 이 링크를 명확하게 만들면 직원이 경고가 보복 또는 괴롭힘이라고 제안할 가능성이 줄어듭니다.

자세하고 구체적으로

양식의 정보가 충분한 세부 정보를 제공하는지 확인하십시오. 이는 문제나 사건을 설명할 때 특히 중요합니다. 명확한 설명은 직원이 해결해야 하는 행동과 그것이 허용되지 않는 이유를 이해하도록 합니다.

예를 들어, 양식은 직원이 "조기 퇴근"이라고 말하는 대신 "직원은 사전 승인이나 관리자에게 알리지 않고 2023년 4월 1일에 2시간 일찍 퇴근했습니다. 이로 인해 하급 직원은 감독을 받지 못했고 안전 사고의 위험이 증가했습니다.”

사고에 대한 설명도 객관적 이어야 합니다. 직원이 회사에 대해 법적 조치를 취해야 하는 경우 나중에 일어난 일에 대한 실시간 계정으로 사용될 수 있습니다.

자세한 내용을 작성하는 것도 중요하지만 문제와 직접 관련된 정보만 양식에 포함해야 합니다. 더 넓은 문제로 들어가지 마십시오. 이것은 직원을 혼란스럽게 할 수 있습니다.

완성된 양식을 안전하게 저장

일반적으로 징계 절차, 특히 징계 양식은 기밀로 유지되어야 합니다. 작성된 양식은 직원 기록에 추가되어야 합니다. 필요한 사람만 액세스할 수 있도록 이러한 기록을 안전하게 저장하는 것이 중요합니다.

기록을 디지털 방식으로 저장하는 것은 징계 양식을 안전하게 보관하고 조직 내 특정 사람만 액세스할 수 있도록 하는 좋은 방법입니다. 또한 디지털 기록 관리를 통해 필요할 때 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다.

또는 잠긴 서류 캐비넷이나 안전한 보관 시설에 직원 파일에 있는 양식의 하드카피를 저장할 수 있습니다.

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템플릿 만들기

인력 규모에 따라 준정기적으로 징계 양식을 사용해야 할 수도 있습니다. 문제나 인시던트가 일관되게 기록되도록 조직 전체에서 사용할 템플릿을 만드는 것이 좋습니다. 템플릿이 관련 노동법을 준수하는지 확인하는 것도 중요합니다. 이렇게 하면 징계 절차가 필요한 법률 및 규정을 유사하게 준수하는지 확인할 수 있습니다.

템플릿을 사용하면 시간도 절약됩니다. 매번 처음부터 양식을 작성하는 대신 필수 필드를 작성하기만 하면 됩니다. 정책 및 절차 매뉴얼 또는 직원 핸드북에 템플릿을 추가하면 관리자와 감독자가 항상 쉽게 액세스할 수 있습니다.

귀하를 돕기 위해 출발점으로 사용할 징계 조치 양식 템플릿을 만들었습니다. 회사의 요구 사항과 법적 요구 사항에 맞게 양식을 조정해야 합니다.

무료 직원 징계 조치 양식 다운로드

구글 문서

징계 조치 양식은 귀하와 귀하의 직원을 보호합니다

징계 양식은 조직의 징계 절차에서 중요한 부분입니다. 그들은 직원의 위법 행위 또는 정책을 따르지 않은 사례를 기록하고 이를 해결하기 위해 취한 조치를 문서화합니다.

이것은 법적 분쟁이나 이의 제기가 있는 경우에 필요할 뿐만 아니라 징계 절차가 공정하고 일관되며 투명하여 직원을 편견과 차별로부터 보호하도록 보장합니다.

직원 징계 양식에는 직원의 세부 정보, 행위에 대한 설명 및 합의된 시정 조치를 포함하여 문제 또는 사건과 관련된 모든 정보가 포함되어야 합니다. 자세한 규율 기록을 유지함으로써 조직 내에서 책임감 있는 문화를 조성하여 보다 안전하고 긍정적인 작업 환경을 조성할 수 있습니다.

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