소기업을 위한 직원 핸드북을 만드는 방법: 궁극의 가이드

직원 핸드북은 회사 가치, 정책, 절차 및 법적 의무를 다루는 문서입니다. 하나가 없으면 관리자는 질문에 답하는 데 더 많은 시간을 할애하고 직원은 자신에게 기대하는 바가 무엇인지 명확하지 않습니다. 또한 비즈니스 소유자는 민감한 직원 문제를 처리하기 위한 명확한 프로세스가 없는 경우 법적 문제에 직면할 수 있습니다.

잘 작성된 직원 핸드북은 회사 표준, 절차 및 기대치를 팀에 명확하게 제공합니다. 또한 모든 직원 또는 고용 문제에 대해 신뢰할 수 있고 편리한 가이드를 따라야 합니다.

이 문서에서는 중소기업 직원 핸드북 작성에 대한 단계별 지침과 필요에 따라 다운로드하고 사용자 정의할 수 있는 포괄적인 샘플 직원 핸드북을 제공합니다.

직원 핸드북이 필요한 이유

직원 핸드북을 통해 소기업 소유주와 관리자는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 규정을 준수하세요. 모든 기업은 지역, 주 및 연방 고용법을 준수해야 하므로 직원 핸드북은 법적 요구 사항 및 직원 권리에 부합해야 합니다. 이는 법을 어기지 않도록 하고 직원이 소송을 제기할 경우 비즈니스를 보호하는 데 도움이 되는 좋은 방법입니다.

• 명확한 기대치를 설정하십시오. 소기업 직원 핸드북을 통해 회사 문화, 가치 및 표준을 직원과 공유할 수 있습니다. 당신의 팀은 그들에게 기대되는 것과 규칙을 어겼을 때의 결과에 대해 명확할 것입니다.

• 일관성을 확립하십시오. 소기업을 위한 직원 핸드북은 명확하고 일관된 고용 규칙을 제공합니다. 이는 부서, 위치 또는 연공 서열에 관계없이 회사의 모든 사람에게 적용됩니다. 모든 직원이 동일한 대우를 받도록 하는 좋은 방법입니다.

• 법적 위험을 줄입니다. 직원 핸드북은 차별, 괴롭힘, 직원 해고 및 기타 법적 요구 사항에 대한 투명성을 제공합니다. 이렇게 하면 소송의 위험을 줄일 수 있을 뿐만 아니라 합법적인 절차를 따르는 한 소송을 당하더라도 귀하를 보호할 수 있습니다.

• 쉬운 온보딩을 제공합니다. 신입 직원은 직원 핸드북을 사용하여 비즈니스의 미션, 정책, 직원 복리후생 등을 이해할 수 있습니다. 이를 통해 직원들은 빠르게 자리를 잡고 비즈니스 업무 관행에 대해 가질 수 있는 모든 질문에 대한 답변을 얻을 수 있습니다.

• 시간을 절약. 포괄적인 직원 핸드북을 통해 소기업 관리자는 직원 문제에 직면했을 때 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 그들은 해결책을 찾기 위해 귀중한 시간을 소비하는 대신 지침을 위해 즉시 핸드북을 참조할 수 있습니다.

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소기업을 위한 직원 핸드북을 만드는 방법

1단계: 필수 요소 포함

소기업을 위한 직원 핸드북을 작성하는 첫 번째 단계는 어떤 주제를 다룰지 결정하는 것입니다. 다음은 포함할 것을 권장하는 필수 요소입니다.

회사 가치 및 사명 선언문

직원이 비즈니스에 전념하려면 미션, 목표 및 핵심 원칙과 관련되어야 합니다. 작업자가 이러한 요소가 얼마나 중요한지 알고 쉽게 액세스할 수 있도록 핸드북의 시작 부분에 이러한 요소의 우선 순위를 지정하십시오.

이 첫 번째 섹션은 회사의 사명 선언문으로 시작해야 합니다. 귀하의 사명 선언문이 명확하고 간결하며 비즈니스의 전반적인 목적을 반영하는지 확인하십시오. 직원, 고객 및 기타 이해 관계자에게 영감을 주고 동기를 부여해야 합니다.

다음으로 비즈니스의 핵심 가치와 원칙(예: 우수성, 무결성 및 혁신)을 설명해야 합니다. 이들 각각을 명확하게 정의하고 회사에 중요한 이유를 설명하고 일상 업무에 어떻게 반영되는지 논의하십시오. 이러한 방식으로 직원들은 업무에서 이러한 가치를 어떻게 표시해야 하는지 알 수 있습니다.

일반 고용 정책 및 정보

소기업을 위한 모든 직원 핸드북에는 일반 고용 정책 섹션이 포함되어 있습니다. 여기에서 직원은 다음을 포함하여 회사의 고용 관행에 대한 중요한 정보를 찾을 수 있습니다.

채용 정책

이 하위 섹션을 사용하여 지원 프로세스, 온보딩 요구 사항 및 배경 조사를 포함하여 회사의 고용 프로세스에 대해 직원에게 알립니다.

또한 이 공간을 사용하여 임의 고용과 같이 귀사가 제공하는 고용 유형을 설명하십시오. 이는 귀하 또는 귀하의 근로자가 사전 통지 기간 없이 언제든지 이유 없이 자유롭게 고용 계약을 해지할 수 있는 경우입니다.

마지막으로 신입 사원의 수습 기간에 대해 논의하기에 좋은 곳입니다. 보호 관찰 기간과 보호 관찰 기간 동안 휴가 및 혜택을 받을 자격이 있는지 여부에 대해 논의하십시오.

근무 시간

풀 타임 및 파트 타임 직원의 근무 시간을 명확하게 정의하십시오. 둘 사이의 고용 상태, 혜택 및 휴가 정책의 차이점을 설명하는 것을 잊지 마십시오.

휴식 및 식사

법은 일반적으로 고용주가 근로자에게 근무 시간 동안 식사 시간과 휴식 시간을 제공하도록 요구합니다. 직원 핸드북에는 최소 및 최대 휴식 시간이 나와 있어야 합니다. 또한 이러한 휴식을 제공할 방법과 시기를 지정할 수도 있습니다. 예를 들어 작업자의 교대 중간 또는 시차를 두어 모든 작업자가 동시에 휴식을 취하지 않도록 할 수 있습니다.

또한 직원이 휴식 시간에 급여를 받는지 투명하게 밝히십시오. 또한 휴식을 취하는 동안 특정 지역이나 작업 현장에 머무르는 것과 같은 다른 제한 사항이 있는지 명시하십시오.

휴가 및 휴직

직원은 휴가 수당이 무엇인지 명확히 해야 합니다. 여기에는 휴가, 병가, 사별 휴가, 배심원으로 인한 휴가 또는 개인 휴가와 같은 유급 휴가가 포함됩니다.

직원들은 또한 회사에서 제공하는 더 긴 휴가를 이해해야 합니다. 여기에는 군 휴가, 장기 병가, 안식년 또는 육아 휴가가 포함될 수 있습니다.

휴가 및 부재에 대한 법적 요구 사항을 준수하고 있는지 확인하십시오. 예를 들어 일부 주법에서는 비즈니스가 특정 수의 직원에 도달하면 출산 휴가를 제공하도록 요구합니다.

중요한 것은 장기 휴가의 모든 유형에 대해 허용되는 날짜, 직원이 사용할 수 있는 시기에 대한 제한, 휴가가 유급인지 무급인지를 지정하는 것입니다.

마지막으로 이 섹션에는 결근 요청 방법, 결근 자격 기준 및 업무 복귀 프로세스에 대한 정보도 포함되어야 합니다.

성과관리절차

소기업은 직원 핸드북에 성과 관리 프로세스 및 절차를 포함해야 합니다. 여기에는 실적 기대치, 승진 기준, 실적 검토 및 항소 절차가 포함되어야 합니다.

성능 향상 프로세스도 설명해야 합니다. 실적이 저조한 직원을 정상 궤도에 올려놓기 위해 취하는 조치와 해고로 이어질 수 있는 문제에 대해 논의하십시오.

안전 및 보안 절차

소기업 근로자를 위한 모든 직원 핸드북은 워크스테이션 또는 작업 현장에 대한 안전 및 보안 규칙을 다룹니다. 여기에는 소방 훈련, 대피 절차 및 의료 응급 상황에 대한 안전 정보가 포함됩니다. 핸드북이 산업안전보건청(OSHA) 및 근로자 보상 규정의 관련 규정을 준수하는지 확인하십시오.

또한 보안 절차에는 데이터 보호, 암호 정책 및 보안 영역 액세스와 같은 물리적 보안 조치도 포함될 수 있습니다.

사임 및 해고 절차

직원 핸드북은 사직 및 해고 절차에 대한 명확한 지침을 제공해야 합니다. 직원은 사직 방법과 통지 기간을 알아야 합니다. 인계, 퇴사 인터뷰 및 회사 자산 반환에 대한 정보도 포함할 수 있습니다.

해지의 경우 계약이 해지될 수 있는 이유(예: 위법 행위, 성과 미달 또는 해고)에 대한 세부 정보를 제공하십시오.

또한 기대할 수 있는 퇴직금, 계산 방법 및 지불 조건을 포함하여 회사의 퇴직 정책을 포함하십시오.

마지막으로 이 섹션을 사용하여 고용 추천서를 확인하거나 회사 동문에 합류하는 방법을 직원에게 알릴 수도 있습니다.

비공개 또는 기밀 유지 계약

이것은 모든 직원 핸드북 템플릿에서 찾을 수 있는 주제입니다. 비공개 또는 기밀 유지 계약은 직원이 민감한 비즈니스 정보를 외부 당사자와 공유하거나 개인적인 이익을 위해 사용하는 것을 방지합니다. 여기에는 영업 비밀, 사업 계획, 고객 데이터 또는 기타 개인 정보가 포함될 수 있습니다.

핸드북에는 비공개 계약이 지속되는 기간, 위반의 결과, 법에 의해 공개가 요구되는 경우와 같은 예외 사항이 명시되어야 합니다.

차별 금지 및 괴롭힘 금지법

직원 핸드북의 이 섹션은 연방법에 의해 요구되며 직장에서 차별과 괴롭힘을 방지하는 것을 목표로 합니다. 또한 모든 관련 주법 요건을 충족해야 합니다.

귀하의 비즈니스에서 금지된 행동을 포함하여 차별과 괴롭힘을 어떻게 정의하는지 명확하게 설명하십시오. 여기에는 성희롱, 성차별, 인종차별 또는 기타 형태의 차별과 괴롭힘이 포함될 수 있습니다.

핸드북은 차별 및 괴롭힘을 해결하기 위한 비즈니스 절차를 간략하게 설명해야 합니다. 여기에는 불만 사항을 보고하는 방법, 수행되는 조사 및 위반자에 대한 결과가 포함되어야 합니다. 또한 직장 내 차별 및 괴롭힘에 대한 직원 교육에 대한 비즈니스 접근 방식을 논의하도록 선택할 수 있습니다.

마지막으로, 동등한 기회를 제공하는 고용주라면 이 점을 강조하기에 좋은 곳입니다. 차별 없이 직원을 채용, 승진 및 보상하는 방법에 대해 논의하십시오.

행동 강령

직원 핸드북의 이 부분은 비즈니스 내에서 직원의 행동과 행위에 중점을 둡니다. 직원은 행동 강령에 명시된 규칙을 준수해야 합니다. 또한 코드 위반의 결과를 강조해야 합니다.

포함할 내용은 다음과 같습니다.

• 전문성: 직원이 직장에서 동료, 고객 및 다른 사람을 대하는 방법.

• 복장 규정: 직원이 직장에서 입을 수 있는 것과 입을 수 없는 것. 수술 의사와 간호사가 긴팔 옷이나 매니큐어 착용을 제한하는 것과 같은 특정 제한 사항을 포함하십시오.

• 윤리: 부정직, 사기 및 불법 행위에 대한 회사 정의 및 기준.

• 약물 및 알코올 사용: 업무 안팎에서 약물 및 알코올 사용에 관한 규칙입니다. 규칙 위반의 결과를 강조하십시오.

• 기술 사용: 직원이 회사 휴대폰, 업무용 이메일, 워크스테이션이나 작업 현장의 인터넷 또는 업무 관련 앱을 사용하는 방법과 관련된 규칙입니다.

• 소셜 미디어 정책: 직원이 소셜 미디어에 귀하의 비즈니스 또는 직업에 대해 게시할 수 있는 것과 허용되지 않는 것. 여기에는 소셜 미디어 계정에 증오심 표현이나 부적절한 댓글을 게시하는 직원을 용납하지 않는 것과 같은 기타 제한 사항도 포함될 수 있습니다.

• 이해 상충: 직원의 개인적 또는 재정적 이익이 회사의 최선의 이익을 위해 행동하는 능력을 방해하는 상황에 대한 회사의 정책입니다.

여기에는 고객, 예비 직원 또는 공급업체로부터 선물을 받는 것에 대한 정책이 포함되어야 합니다. 또한 직원, 고객 또는 기타 이해관계자 간의 낭만적인 관계와 친척, 친구, 이전 동료 또는 지인의 고용에 대한 회사의 입장도 포함해야 합니다.

또한 회사에서 재정적 소유권을 가진 직원 또는 비즈니스와 경쟁하는 활동에 참여하는 직원의 주제를 다루어야 합니다.

• 권유: 뇌물 수수, 개인적인 이익을 위해 다른 직원이나 고객에게 서비스를 판매하거나 직원이 이직할 때 동료를 새 회사로 밀렵하는 등 모든 종류의 권유에 관한 비즈니스 정책입니다.

• 비용 및 환급: 업무 관련 비용 청구 절차. 여행이나 교육과 같은 업무 관련 비용으로 간주되는 항목에 대해 구체적으로 설명하십시오.

• 위반 보고: 근로자가 회사 정책 또는 강령 위반을 보고하는 방법과 이를 처리하는 방법.

보상 및 혜택

직원들은 보상 및 복리후생 섹션을 자주 참조합니다. 직원의 급여 및 회사 복리후생에 대한 중요한 정보를 제공합니다.

이 섹션에서는 예를 들어 시간당, 일별, 주별 또는 월별과 같이 직원에게 급여를 지급하는 방법을 다룹니다. 또한 휴일이나 지불이 지연될 수 있는 기타 상황에서 직원이 지불을 기대할 수 있는 시기를 설명해야 합니다. 예를 들어 월급날이 공휴일이나 주말인 경우 근로자는 다음 영업일에 급여를 받습니다.

또한 임금 계산 방법, 예를 들어 시간당 직원이 자신의 시간과 근무 시간에 대한 급여를 기록하는 방법을 다룹니다. 최저 임금, 초과 근무 수당 및 휴식 정책과 같은 법적 요건을 준수해야 합니다.

자동 입금, 수표 또는 지불 카드와 같이 사용 가능한 다양한 지불 방법을 포함할 수도 있습니다.

또한 직원이 급여에서 기대할 수 있는 공제액을 설명합니다. 이는 연방 및 주 세금과 같은 필수 공제 또는 건강 저축 계좌와 같은 혜택에 대한 자발적 공제일 수 있습니다. 또한 귀하의 사업체에서 병가 또는 기타 결근에 대한 급여를 공제하는지 언급하는 것이 중요합니다.

제공하는 모든 혜택의 세부정보를 나열할 필요는 없지만 기본 사항은 다루어야 합니다. 예를 들어, 어떤 건강 보험 플랜이 제공되는지, 부양 가족이 보장되는지, 연간 공개 등록이 이루어지는 시기를 지정하십시오.

마찬가지로 유급 휴가(PTO), 퇴직 계획, 생명 보험, 체육관 할인 등을 포함한 기타 혜택에 대한 기본 정보를 배치합니다. 이것은 직원들에게 자신이 받을 수 있는 자격을 알리고 귀하가 제공하는 직무 특전을 과시할 수 있는 좋은 방법입니다.

징계 및 중대한 위법 행위 정책

고용주는 직원이 회사 규칙을 위반할 때 종종 징계 조치에 의존해야 합니다. 핸드북은 징계 절차가 무엇인지 명확하게 설명해야 합니다. 구두 및 서면 경고 또는 중대한 위법 행위의 경우 종료를 포함하여 조사 과정 및 예상되는 결과를 설명하십시오.

예를 들어, 절도, 약물 사용, 차별 등 중대한 위법 행위로 간주되는 행동의 예를 제시하십시오. 또한 통지 기간, 향후 고용에 대한 참조 및 미지급 보너스와 관련하여 중대한 위법 행위로 인한 해고가 무엇을 의미하는지 명시하십시오.

면책 조항 및 서명

직원 핸드북이 계약이 아니라는 면책 조항을 포함합니다. 이렇게 하면 핸드북 절차가 유지되지 않는 경우 직원이 귀하를 고소하는 것을 방지할 수 있습니다.

소기업 근로자를 위한 샘플 직원 핸드북에서 선택적 서명 섹션을 찾을 수도 있습니다. 여기에서 직원들은 핸드북을 받았고 읽고 이해했음을 인정하는 서명을 할 수 있습니다. 다시 말하지만 이것은 직원이 회사 규칙을 모른다는 구실로 부당한 소송을 제기하는 경우 비즈니스를 보호하는 데 도움이 됩니다.

2단계: 회사 문화를 반영하는지 확인

직원 핸드북은 비즈니스의 의미와 직원이 회사 문화에서 기대할 수 있는 것을 보여줄 수 있는 훌륭한 도구입니다.

따뜻하거나 격식을 갖춘 등 비즈니스의 정체성과 일치하는 어조를 사용하세요. 또한 회사 가치에 부합하도록 정책을 수립하십시오. 예를 들어, 차별에 대해 무관용을 보일 수 있지만 복장 규정은 더 관대할 수 있습니다. 핸드북이 귀하의 비즈니스와 문화를 진정으로 나타내도록 각 섹션을 조정하십시오.

3단계: 노동법을 준수하는지 확인

인사부 또는 사업주가 작성한 직원 핸드북은 법적 검토를 통해 도움을 받을 수 있습니다. 근무지, 직원 수, 근로자 유형 등의 요인에 따라 규정이 다르기 때문입니다. 문서를 검토하는 변호사는 모든 관련 연방, 주 및 지역 법률을 다루고 있는지 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 소송이 발생할 경우 비즈니스를 보호하는 데 도움이 됩니다.

4단계: 읽기 쉽고 찾기 쉽게 만들기

과도한 전문 용어 및 기타 복잡한 용어에 주의하세요. 특히 비즈니스에서 사용하지 않을 단어와 구문이 포함될 수 있는 소기업 소유주를 위한 무료 직원 핸드북 서식 파일을 사용하는 경우 더욱 그렇습니다. 핸드북은 읽기 쉽고 이해하기 쉬워야 합니다.

또한 핸드북을 접근 가능하게 만드십시오. 직원이 쉽게 찾을 수 있는 공유 드라이브에 저장하는 것이 좋습니다.

Connecteam은 중요한 회사 문서를 저장하고 공유하기 위한 훌륭한 앱입니다. 직원 수첩을 안전하게 보관하는 데 사용할 수 있습니다. 또한 작업자는 휴대 전화로 어디서나 액세스할 수 있습니다. 무료 평가판에 등록하여 이 도구와 기타 여러 강력한 운영, HR 및 커뮤니케이션 도구를 테스트할 수 있습니다.

5단계: 게시하고 정기적으로 검토

핸드북을 검토하고 보관할 위치를 결정한 후에는 직원이 읽을 수 있도록 게시할 수 있습니다.

또한 직원 피드백과 변경되는 법률에 따라 핸드북을 정기적으로 검토하고 업데이트할 담당자 또는 팀을 지정하는 것이 좋습니다.

6단계: 지원 사용 - 포괄적인 샘플 핸드북을 다운로드하십시오!

직원 핸드북을 만드는 것은 압도적일 수 있습니다. 다행히 처음부터 작성할 필요는 없습니다. 다른 회사의 핸드북을 참조하거나 유료 전문가에게 작성을 요청할 수 있습니다.

그러나 핸드북을 만드는 가장 효과적인 방법은 소기업을 위한 무료 직원 핸드북 템플릿을 사용하는 것입니다. 아래에서 포괄적인 템플릿을 다운로드하고 비즈니스 규칙 및 절차에 맞게 간단히 사용자 정의하십시오.

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요약

직원 핸드북을 만드는 것은 소규모 비즈니스에서 중요한 단계입니다. 직원에 대한 명확한 기대치를 설정하고 지역, 주 및 연방 규정을 준수하고 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

좋은 직원 핸드북은 고용 정보, 보상 및 혜택, 차별 및 괴롭힘 정책, 직원 행동 등을 다루는 포괄적인 것입니다. 읽고 이해하기 쉬울 뿐만 아니라 어디서나 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다. 변호사를 통해 직원 핸드북을 검토하고 정기적으로 업데이트할 지정된 소유자를 지정하여 항상 법적 요구 사항 및 비즈니스 정책과 일치하도록 하는 것이 좋습니다.

효과적인 직원 핸드북을 만들면 직원을 위한 투명성과 안전 문화를 조성하고 법적 위험으로부터 소기업을 보호할 수 있습니다.