직원 기록 관리에 대한 완벽한 가이드 + 최고의 도구

작업표, 급여 기록 및 성과 검토 사이에서 직원 기록 관리는 대부분의 HR 부서에서 압도적인 작업이 될 수 있습니다. 그리고 그것을 올바르게 하는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다.

열악한 기록 관리는 불편을 초래하여 필요할 때 문서를 찾기가 어렵습니다. 최악의 경우 심각한 법적 결과를 초래하는 책임이 됩니다. 그렇기 때문에 효과적인 직원 기록 관리 시스템을 사용하는 것이 필수적입니다.

HR 문서 관리 소프트웨어는 이에 이상적입니다. 기록 보관 및 찾기 프로세스를 자동화하여 시간과 노력을 절약합니다. 규정 준수 의무에 따라 저장하면서 어디서나 HR 문서에 액세스할 수 있습니다. 또한 직원 문서를 최신 상태로 정확하게 유지하기가 더 쉽습니다.

이 기사에서는 직원 기록 관리 시스템을 설정하는 방법과 이를 지원하는 최고의 디지털 도구에 대해 설명합니다.

직원 기록 관리란 무엇입니까?

직원 기록 관리는 관련 법규에 따라 직원 기록의 수명 주기를 관리하는 것을 말합니다. 인사 문서 관리라고도 하며 직원 문서의 저장, 액세스, 처리 및 파기를 포함합니다.

직원 기록을 처리하는 가장 좋은 방법은 문서 관리 시스템을 사용하는 것입니다. 일반적으로 소프트웨어 기반의 문서 관리 시스템은 문서를 전자적으로 저장, 구성 및 추적합니다.

직원 기록의 유형

직원 기록에는 다음이 포함됩니다.

• 이름, 주소, 은행 계좌 세부정보, 비상 연락처와 같은 개인 정보 .
• 의료 기록, 의사의 편지, 장애 정보 및 편의 요청을 포함한 의료 정보 .
• 직무 설명, 지원서, 이력서, 면접 노트, 제안서, 참조 확인과 같은 채용 기록 .
• 채용 기록 , 온보딩 정보 및 I-9 양식과 같은 고용 기록.
• 근무 시간표, 출석 기록, 세금 문서, 의료 혜택 계획 및 혜택 등록 양식을 포함한 급여 및 혜택 .
• 경고 또는 기타 징계 조치, 포상 및 퇴사 인터뷰와 같은 이직 문서를 포함한 인사 기록 .
• 성과 검토, 승진 및 이전 문서를 포함한 전문성 개발 기록 .
• 요청 및 승인된 휴가를 포함하여 기록을 남깁니다 .
• 고용 계약, 기밀 유지 계약 및 서명된 직원 핸드북과 같은 계약 및 계약
• 서면 정책과 같은 인사 문서 .
• 안전 교육 자료, 사고 보고서, 근로자 보상 문서를 포함한 안전 및 보안 기록 .
• 교육 자료, 전문 라이선스 및 인증.

효과적인 기록 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?

규정 준수를 위해 필요합니다.

직원 기록 관리 시스템은 종종 법으로 요구됩니다. 일련의 기록 보관법이 기업에 적용됩니다. 이를 위해서는 고용주가 "보존 기간"이라고 하는 특정 시간 동안 정확한 직원 기록을 유지해야 합니다.

미국에는 고용주가 직원 기록을 유지하도록 의무화하는 여러 연방법이 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 연령차별금지법
• 동일임금법
• 공정근로기준법(FLSA)
• 가족 및 의료 휴가법(FMLA)
• 산업안전보건법(OSH법)
• 민권법 제7편

예를 들어, FLSA에 따라 고용주는 근무 시간표 및 일정을 포함하여 급여 계산에 사용되는 모든 기록을 2년 동안 보관해야 합니다.

또한 주 및 지역 차원에서 기록 보관법과 규정이 있습니다. 이들은 서로 다른 보존 기간 및 저장 요구 사항을 설정합니다.

처벌을 피하려면 직원 기록에 대한 법적 의무를 이해하는 것이 중요합니다. 여기에는 복잡한 법적 프레임워크가 포함될 수 있으므로 귀하의 비즈니스에 적용되는 법률에 대한 전문적인 조언을 구해야 합니다.

중요한 정보를 안전하게 저장합니다.

직원 문서 관리에는 직원의 개인 정보 처리가 포함됩니다. 여기에는 은행 계좌 정보, 세금 정보 및 의료 문서가 포함됩니다. 이러한 민감한 문서는 종종 개인 데이터 보호법의 적용을 받습니다. 따라서 이를 안전하게 저장하고 적절한 사람만 액세스할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

좋은 기록 관리 시스템은 기밀 문서를 보호하는 데 이상적입니다. 특히 디지털 문서 관리 시스템은 다양한 보안 기능을 제공합니다. 여기에는 암호 보호, 암호화, 권한 제어 및 액세스 기록이 포함됩니다.

이와 같은 기능을 통해 승인된 사람만 문서에 액세스할 수 있습니다. 또한 문서가 생성된 시기, 액세스한 사람 및 시기를 보여주는 문서 기록의 디지털 맵을 만듭니다.

액세스 제어 및 암호화와 같은 보안 조치는 사이버 공격 또는 데이터 침해의 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다. 버전 제어는 또한 문서 관리 시스템을 해킹하려는 시도를 감지하여 신속하게 대응할 수 있습니다.

효율성을 높이고 비즈니스 규정 준수를 유지합니다.

수동 기록 관리는 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 수백 또는 수천 개의 문서가 들어 있는 파일 캐비넷 또는 저장 장치를 검색하여 원하는 문서를 찾습니다. Wakefield Research 설문 조사에서 응답자의 54%는 이메일이나 메시지에 응답하는 것보다 필요한 문서를 찾는 데 더 많은 시간을 할애한다고 말했습니다.

기록 관리 소프트웨어는 문서 저장 및 검색 프로세스를 디지털화합니다. 디지털 파일을 중앙 위치에 저장하고 정리하면 필요한 문서를 빠르고 쉽게 찾을 수 있습니다. 이렇게 하면 더 중요한 작업에 시간을 할애할 수 있습니다.

문서에 대한 빠른 액세스는 감사 보고서 또는 기타 규제 목적을 위한 문서를 생성하는 데에도 필수적입니다. 불만이나 소송에 대응하는 것과도 관련이 있습니다. 이러한 상황에는 기한이 있는 경우가 많으므로 빠른 문서 검색이 중요합니다.

또한 디지털 기록 관리를 사용하면 기록 관리 프로세스의 일부 단계(예: 문서 분류 및 파일링)를 자동화할 수 있습니다. 이렇게 하면 서류 작업을 수동으로 처리하는 것보다 더 빠르게 작업을 완료할 수 있습니다. 또한 문서가 우발적으로 파기되는 등 인적 오류의 위험도 줄어듭니다.

정보 공유를 향상시킵니다.

잘 구성되고 액세스 가능한 문서를 사용하면 조직의 적절한 사람들과 정보를 더 쉽게 공유할 수 있습니다.

문서가 중앙 위치에 저장되어 있으므로 직원은 업무 수행에 필요한 문서에 항상 액세스할 수 있습니다. 또한 작업 중복을 방지합니다. 직원은 문서를 작성하기 전에 문서가 존재하는지 확인할 수 있습니다.

또한 효과적인 문서 관리 시스템을 통해 작업자가 쉽게 협업할 수 있습니다. 실시간으로 문서를 공유하고 업데이트할 수 있습니다.

또한 팀이 더 나은 비즈니스 결정을 더 빨리 내리는 데 도움이 됩니다. 누구나 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 가장 최신 정보를 손끝에서 얻을 수 있습니다.

디지털 문서 관리 시스템 설정 방법

HR 문서 분류

문서 관리 시스템을 설정할 때 첫 번째 단계는 저장해야 하는 HR 파일 유형을 식별하는 것입니다. 제출을 돕기 위해 범주에 따라 분류하십시오. 예를 들어 인사 기록, 안전 기록, 교육 기록 및 불만 사항이 있습니다.

이와 같이 문서를 정리하면 특히 기록 관리 소프트웨어에 자동 파일링 기능이 있는 경우 파일을 쉽게 정리할 수 있습니다. 또한 문서가 별도로 저장되도록 하여 문서에 대한 액세스 권한을 쉽게 할당할 수 있습니다.

액세스 권한 설정

그런 다음 각 문서 유형에 액세스해야 하는 사람을 결정할 수 있습니다. 일반적으로 민감한 기록일수록 액세스해야 하는 사람이 적습니다.

HR 관리자는 일반적으로 광범위한 직원 기록에 액세스할 수 있습니다. 예를 들어 급여 기록과 직원의 개인 및 의료 정보를 볼 수 있어야 합니다.

반면 교대 근무자는 이 정보에 액세스할 필요가 없습니다. 대신 양식, 안전 보고서 및 HR 정책에 액세스해야 합니다.

권한을 설정하면 누가 어떤 문서에 액세스할 수 있는지 제어할 수 있습니다. 따라서 HR 부서의 모든 사람이 급여 및 직원 기록을 볼 수 있지만 다른 모든 직원이 열지 못하도록 방지할 수 있습니다.

문서 권한에 관한 관련 법규를 확인하는 것이 중요합니다. 일부 법률은 직원 기록에 포함된 특정 문서 또는 정보에 액세스할 수 있는 사람을 지정합니다.

보존 기간 정의 및 이벤트 트리거

다음으로 문서 유형을 보관할 기간과 해당 시간(예: 트리거 이벤트)에 시계가 실행되기 시작하는 시기를 식별합니다. 예를 들어 트리거 이벤트에는 레코드 생성, 성과 검토 날짜 또는 직원 해고가 포함될 수 있습니다.

보존 기간 및 트리거 이벤트는 종종 법률로 정의됩니다. 예를 들어, 연방 수준의 미국에서 고용주는 다음을 유지해야 합니다.

• 입사 지원서 및 이력서는 1년 동안 제공됩니다.
• 생성 후 3년 동안의 급여 기록 .
• OSHA(직업 안전 및 건강 관리국) 기록은 기록과 관련된 연도 이후 5년 동안 기록됩니다.

귀하의 비즈니스에 적용되는 연방 및 주 차원의 법률 및 규정을 확인하십시오.

법적 보존 기간 이후에도 레코드를 보관하도록 선택할 수 있지만 만료된 레코드를 정기적으로 지우는 것이 가장 좋습니다. 불필요하게 기록을 보관하면 문서 관리가 더 어려워질 수 있습니다. 문서 저장 비용이 증가하고 문서, 특히 하드 카피를 검색하는 속도가 느려질 수 있습니다.

또한 보유 기간 종료 시 문서 폐기 방법을 결정해야 합니다. 디지털 기록 관리 솔루션은 일반적으로 이 프로세스를 자동화합니다. 그들은 전자 기록을 재구성할 수 없도록 만료 날짜에 안전하게 파기합니다.

물리적 기록도 가지고 있는 경우 문서를 그냥 버릴 수 있는지 아니면 안전하게 폐기해야 하는지 고려하십시오. 개인 직원 데이터가 포함된 문서와 같은 민감한 문서를 수집, 절단 및 파기하기 위해 엄격한 관리 연속성 절차를 갖춘 문서 파기 회사를 고용해야 할 수도 있습니다.

추가 보안 조치 추가

마지막으로 문서 관리 시스템에 추가 보안을 추가하는 방법을 고려하십시오.

디지털 기록물 관리 시스템으로 문서의 종류에 따라 접근 권한을 설정할 수 있습니다. 그러나 직원 기록이 암호화되어 있는지도 확인해야 합니다. 즉, 직원이 사용, 공유 또는 업로드하는 동안 제3자가 액세스하는 경우 읽거나 편집할 수 없도록 보호됩니다.

추가 보안 계층으로 특정 문서에 액세스하는 사용자에 대해 암호 또는 이중 인증을 추가할 수도 있습니다.

시스템이 다운되는 경우 직원 기록을 정기적으로 백업하는 것도 중요합니다. 암호화된 파일을 사용하여 안전한 온프레미스 또는 클라우드 기반 서버에 디지털 백업을 저장합니다. 하드카피 백업은 잠긴 서류 캐비넷이나 잠긴 보관 장소에 보관해야 합니다.

직원 문서 관리 시스템을 보호하는 또 다른 방법은 예를 들어 온라인 교육 과정을 통해 직원에게 데이터 보안에 대해 교육하는 것입니다. 이를 통해 위험을 이해하고 직원 기록을 손상시킬 수 있는 잠재적인 사이버 위협을 식별하는 방법을 알 수 있습니다.

기억해야 할 기타 모범 사례

직원의 권리 이해

문서 저장 및 보존 기간에 관한 법률 외에도 기록과 관련된 직원의 권리를 이해하는 것이 중요합니다.

개인 데이터 보호법은 직원에게 자신의 개인 정보가 어떻게 수집, 처리 및 공유되는지 알 권리를 부여합니다. HR 부서와 직원 모두 이에 대한 교육을 받도록 하십시오. 예를 들어, 개인 데이터 보호에 관한 일련의 웨비나를 실시하고 직원 핸드북에서 이 주제를 다루도록 하십시오. 이는 조직의 모든 사람이 자신의 개인 데이터 보호 권리 및 의무를 이해하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어 온라인 양식을 통해 직원이 자신의 개인 정보에 대한 액세스 또는 변경을 요청할 수 있는 프로세스를 설정하는 것도 중요합니다. 정책 및 절차 매뉴얼에서 직원이 누구에게 질문해야 하는지 알 수 있도록 이에 대한 책임이 있는 사람 또는 부서를 식별합니다.

명확한 서면 문서 관리 정책 및 프로세스 개발

문서 관리 계획은 서면 정책 및 프로세스로 뒷받침되어야 합니다. 이는 HR 부서에서 직원 기록을 생성, 구성 및 저장하는 방법을 안내합니다.

글을 작성할 때 다양한 유형의 직원 문서, 이러한 문서를 보관하는 방법, 문서에 액세스할 수 있는 사람, 파기 시기 및 방법을 설명해야 합니다.

이러한 정책과 프로세스를 직원과 공유하는 것도 중요합니다. 이를 정책 및 절차 매뉴얼에 포함하고, 온보딩 프로세스에 통합하고, 직원들에게 기록 보관 절차를 상기시키기 위해 정기적으로 회사 전체에 이메일을 보내면 됩니다.

이 지침을 기록하고 팀과 소통하면 조직의 기록 관리 전반에 걸쳐 일관성을 유지할 수 있습니다. 또한 HR 부서가 직원 기록을 처리할 때 올바른 결정을 내릴 수 있도록 쉬운 참조 지점을 제공합니다.

법률 준수에 대한 최신 정보 유지

기록 관리에 관한 법률 및 규정은 자주 변경됩니다. 이것은 디지털 기록 관리와 관련하여 진화하는 기술의 경우 특히 그렇습니다.

이러한 변경 사항을 최신 상태로 유지하고 필요에 따라 정책 및 절차를 조정하십시오. 그렇게 함으로써 벌금이나 법적 조치와 같은 불이익을 초래할 수 있는 비준수 위험을 제한할 수 있습니다.

직원 기록을 정기적으로 검토하십시오.

직원 정보는 이직, 승진 및 개인 상황의 변화로 인해 정기적으로 변경됩니다. 정기적으로 직원 기록을 검토하여 정확한 정보가 포함되어 있는지 확인하는 시스템을 마련하십시오.

디지털 기록 관리 도구에는 종종 이를 지원하는 기능이 있습니다. 예를 들어 팀 구성원에게 개인 및 비상 연락처 세부 정보를 업데이트하도록 반복적인 연간 미리 알림을 설정할 수 있습니다.

3 최고의 직원 문서 관리 도구

다양한 직원 기록 관리 소프트웨어를 사용할 수 있으므로 비즈니스에 가장 적합한 소프트웨어를 결정하기 어려울 수 있습니다. 다음은 세 가지 최고의 문서 관리 도구에 대한 권장 사항입니다.

Connecteam을 사용하면 모든 유형의 직원 문서를 생성에서 폐기까지 간단하게 관리할 수 있습니다. Connecteam의 문서 관리 기능은 중요한 문서를 안전하게 저장하고 작업을 단순화하며 규정 준수를 유지하도록 도와줍니다.

Connecteam의 모든 기능을 갖춘 모바일 앱을 사용하여 귀하와 귀하의 직원은 이동 중에도 문서를 업로드할 수 있습니다. 그런 다음 중앙 집중식 대시보드를 통해 안전한 위치에서 직원 기록에 액세스할 수 있습니다.

또한 Connecteam은 무제한 스토리지를 제공합니다. 필요한 만큼 저장하고 법에서 요구하는 기간 동안 문서를 보관하십시오.

내장된 팀 채팅을 통해 Connecteam을 사용하면 실시간으로 직원들과 문서를 공유하고 토론할 수 있습니다. 문서를 최신 상태로 정확하게 유지하는 데 사용할 수 있는 고급 알림 기능도 있습니다. 예를 들어 Connecteam은 고용 계약이 만료될 때 알려줄 수 있습니다.

액세스 권한 및 종단 간 암호화는 민감한 직원 문서를 더욱 보호하여 데이터 유출을 방지합니다.

Connecteam은 또한 직관적인 인터페이스와 포괄적인 고객 지원을 제공합니다. 팀이 쉽게 시작할 수 있으며 질문이나 우려 사항이 있는 경우 고객 서비스에 쉽게 연락할 수 있습니다.

그러나 Connecteam은 직원 기록 관리 앱 그 이상입니다. 일정 관리, 커뮤니케이션, 직원 인식 및 교육 기능이 포함된 올인원 디지털 직원 관리 솔루션입니다.

또한 매우 저렴한 문서 관리 솔루션입니다. Connecteam의 영구 무료 Small Business Plan은 직원 문서 관리를 포함하여 가장 인기 있는 기능에 대한 액세스를 최대 10명의 사용자에게 제공합니다. 유료 요금제는 최대 30명의 사용자에 대해 월 $29부터 시작하며 추가 사용자당 월 $0.50입니다.

가격

• 처음 30명의 사용자에 대해 월 $29부터 시작합니다.
• 14일 무료 평가판
• 무료 플랜 이용 가능

DynaFile은 직원 파일 관리에 사용할 수 있는 클라우드 문서 관리 소프트웨어입니다. 중앙 집중식 웹 기반 스토리지를 제공하고 기업의 기록 관리 프로세스를 디지털화합니다.

대량 문서의 일괄 스캔을 지원하는 자동 스캔 기능이 포함되어 있습니다. 사용자는 공개 또는 비공개 문서 링크를 통해 파일을 공유할 수도 있습니다.

DynaFile은 나중에 레코드를 찾는 데 사용할 수 있는 스캔 중에 파일에 바코드를 할당합니다. 문서를 자동으로 정리할 수 있는 기능도 제공합니다.

다른 기능으로는 사용자 액세스 권한, 관리자 제어 및 전자 서명이 있습니다. 그러나 DynaFile은 모바일 앱을 제공하지 않습니다.

가격

• 가격은 공급업체에 문의하세요.
• 평가판: 아니요
• 무료 플랜: 아니오

Avokaado는 계약 수명 주기 관리를 위한 디지털 도구입니다. 사용자가 계약 초안 작성, 협상, 서명 및 관리를 돕습니다.

사용자는 조항 기반 자동화 및 템플릿을 기반으로 계약 초안을 작성할 수 있습니다. 또한 마감일 추적을 자동화하고 갱신 날짜와 같은 문서와 관련된 중요한 날짜에 대한 미리 알림을 설정할 수 있습니다.

Avokaado는 프라이빗 클라우드 스토리지를 사용합니다. 이를 통해 고용주는 원본 또는 템플릿 기반 계약을 추적하고 협업할 수 있습니다. 이 플랫폼을 통해 사용자는 파일 액세스를 관리하고 계약서에 전자 서명을 추가할 수도 있습니다.

Avokaado는 독립 실행형 계약 관리 시스템입니다. 그러나 Persona 및 Salesforce를 포함한 사용자의 기존 소프트웨어와의 통합을 제공합니다.

가격

• $312.40/월부터 시작(유로로만 표시된 가격: €290/월)
• 평가판: 예
• 무료 플랜: 예

자세한 내용은 10가지 최고의 HR 문서 관리 소프트웨어에 대한 기사를 확인하십시오.

비즈니스를 위한 디지털 기록 관리 솔루션

직원 기록 관리 소프트웨어는 직원 기록을 저장하고 액세스하는 가장 좋은 방법입니다. 수동 데이터 처리가 따라올 수 없는 수준의 보안으로 빠르고 쉽게 작업을 수행할 수 있습니다.

직원 기록 관리의 가장 중요한 측면 중 하나는 법적 의무를 이해하는 것입니다. 연방 및 주 차원의 법률 및 규정을 확인하여 보관해야 하는 기록, 보관 기간, 액세스 권한이 있는 사람을 찾으십시오.

그러면 관련 법률을 준수할 뿐만 아니라 비즈니스 요구 사항을 충족하는 디지털 문서 관리 시스템을 설정할 수 있습니다.