더 나은 직장 커뮤니케이션을 위해 직원 메시징 시스템을 사용하는 방법

책상이 없는 직원들이 흩어져 있는 오늘날의 환경에서 직원들과 효율적으로 의사소통하는 것은 그 어느 때보다 어렵습니다. 많은 직원이 하루 종일 현장에 있거나 다른 시간대에 근무하므로 기존의 커뮤니케이션 방법이 항상 작동하는 것은 아닙니다. 직원 메시징 시스템은 이러한 문제를 극복하는 데 도움이 될 수 있으므로 직원이 근무하는 장소와 시간에 관계없이 연락할 수 있습니다.

직원 메시징 시스템이란 무엇입니까?

직원 메시징 시스템은 중앙 플랫폼을 사용하여 조직의 모든 사람과 통신하기 위한 도구입니다. 직원 메시징 시스템을 사용하면 인스턴트 메시지, 채팅, 음성 통화, 게시판, 소셜 피드 등으로 통신할 수 있습니다. 직원들은 쉽게 정보를 공유하고 협업하며 일상 업무를 관리할 수 있습니다.

효과적인 직원 메시징 시스템의 특징

모든 직원 메시징 시스템이 똑같이 유용한 것은 아닙니다. 제품을 최대한 활용하려면 다음과 같은 기능을 갖춘 솔루션을 찾으십시오.

사용자 친화적 인 인터페이스

메시징 시스템의 UI가 투박하고 구식이라면 직원들이 이를 사용하는 데 어려움을 겪을 것입니다. 우수한 메시징 시스템은 거의 모든 작업 흐름의 필수적인 부분이 될 것이므로 사용하기 쉬운 시스템을 선택하는 것이 최우선 순위가 되어야 합니다.

이상적으로는 시스템이 직관적인 디자인이어야 합니다. 모든 사람이 대시보드 또는 액세스 포인트에서 작동 방식을 파악할 수 있어야 합니다. 직원들에게 시스템에 대한 약간의 교육을 제공해야 할 수도 있지만 너무 복잡해서 가치보다 문제가 더 커져서는 안 됩니다.

모바일 액세스

사람들은 랩톱이나 데스크톱 컴퓨터보다 모바일 장치를 훨씬 더 많이 사용합니다. 특히 책상이 없는 작업자가 그렇습니다. 직원들은 항상 휴대기기를 가지고 있을 가능성이 높으므로 효과적인 시스템을 사용하면 휴대전화나 태블릿에서 통신하고 알림을 받을 수 있습니다.

통합

메시징 시스템은 직원들이 업무 시간 내내 쉽게 사용할 수 있도록 일상 업무에 통합되어야 합니다. 좋은 시스템은 이메일 및 프로젝트 관리 소프트웨어와 같이 이미 사용 중인 도구와 통합됩니다.

커스터마이징

모든 비즈니스는 다르며 직원 메시징 시스템은 플랫폼을 사용자 지정할 수 있도록 허용하여 이러한 차이점을 수용할 수 있어야 합니다. 프로젝트, 주제, 심지어 공통 관심사에 따라 다른 채널이나 그룹을 설정할 수 있으면 시스템이 더 유용해집니다.

검색 기능

오래된 메시지는 새 메시지가 묻혀도 반드시 중요성을 잃지 않으므로 “사라졌다”는 의미는 “잊혀졌다”는 의미가 아닙니다. 이전 대화를 검색하면 과거 프로젝트에 대한 정보가 필요할 때 매우 유용합니다.

파일 공유

직원들이 프로젝트에서 공동 작업할 때 메시징 시스템 내에서 파일을 공유할 수 있으면 진행 속도를 높일 수 있습니다.

보안 및 개인정보 보호

메시징 시스템에서 기밀 비즈니스 정보에 대해 논의할 것이므로 개인 정보를 보호하고 고급 보안 기능을 제공하는 것을 선택해야 합니다.

올바른 직원 메시징 시스템을 선택하는 방법

귀하의 회사는 독특하며 귀하의 커뮤니케이션 요구 사항도 마찬가지입니다. 공급업체 평가를 시작하기 전에 현재 커뮤니케이션 방식과 현재 커뮤니케이션을 개선할 수 있는 방법에 대해 생각해 보십시오. 직원들이 모두 같은 사무실에 있는 경우보다 주로 현장에 있는 경우 다른 기능이 필요합니다.

직원들에게 현재 시스템에 대해 어떻게 생각하고 의사소통 방법을 선호하는지 물어보십시오. 시스템을 선택하는 데 자신의 목소리가 있다고 느낄 때 시스템을 구현하고 사용하는 동안 참여할 가능성이 더 큽니다.

직원이 원하는 것이 무엇인지, 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 되는 기능이 무엇인지 이해하고 나면 공급업체 비교를 시작할 수 있습니다. 가장 중요하다고 식별한 기능을 찾고, 데이터가 보호되는지 확인하고, 필요한 계획의 가격을 비교하십시오. 많은 회사에서 간단한 무료 버전을 제공하지만 최선의 선택이 아닐 수 있습니다.

더 나은 직장 커뮤니케이션을 위해 직원 메시징 시스템을 사용하는 방법

시스템을 마련한 후 이를 사용하여 일상적인 비즈니스 운영을 간소화할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

온보딩 및 오리엔테이션

귀하의 직원은 귀하와 처음 일하기 시작할 때 배워야 할 것이 많습니다. 커피 리필을 어디서 받을 수 있는지부터 새로운 역할을 마스터하는 것까지 성공적인 온보딩에는 일부 HR 양식에 서명하고 몇 가지 교육 비디오를 시청하는 것 이상이 필요합니다. 신입사원이 요령을 배우면서 회사의 문화와 가치를 채택하기를 원합니다. 당신은 또한 누군가가 다음에 무엇을 해야 할지 말해주기를 기다리며 서 있는 것도 원하지 않을 것입니다.

직원 메시징 시스템은 온보딩 프로세스를 단순화하고 신입 직원이 작업 팀에 더 쉽게 동화되도록 할 수 있습니다. 신규 채용에는 다양한 부서가 참여해야 합니다.

메시징 시스템의 온보딩 워크플로를 통해 여러 부서에서 온보딩 및 오리엔테이션 활동을 쉽게 추적할 수 있습니다. 그렇게 하면 직원들은 자신에게 기대되는 것과 다음에 해야 할 일을 정확히 알게 되며 관리자와 HR 부서는 모든 직원을 위해 작업을 복제할 필요가 없습니다.

또한 메시징 시스템을 통해 직원은 새로운 팀원을 더 쉽게 알게 되고 멘토 및 감독자와 체크인할 수 있습니다. 질문이 있는 경우 메시지를 보내는 것이 이메일을 보내거나 물리적으로 상사를 찾는 것보다 빠르고 쉽습니다.

팀 협업

직원들은 메시징 시스템을 사용하여 아이디어, 업데이트 및 파일을 서로 신속하게 공유하여 협업할 수 있습니다. 메시징 시스템은 실시간 커뮤니케이션을 제공하므로 팀이 길고 지루한 이메일 스레드나 대면 회의 없이 즉시 문제를 논의하고 해결할 수 있습니다.

메시징 시스템을 모든 팀원이 액세스할 수 있는 현재 프로젝트와 관련된 문서 및 기타 정보의 중앙 위치로 사용하십시오. 모든 사람이 정보를 공유함으로써 오해와 상충되는 우선순위를 피할 수 있습니다. 강력한 메시징 시스템은 이동 중 프로젝트 관리 도구 역할을 하여 직원이 진행 상황을 최신 상태로 유지하고 다음 단계를 계획할 수 있도록 합니다.

직원 피드백

개방적인 커뮤니케이션은 직원들이 참여하고 존중받는 긍정적인 직장 문화를 만드는 데 필수적입니다. 피드백은 관리자와 근로자, 동료 간에 보다 개방적이고 정직한 의사소통을 촉진하는 한 가지 방법입니다.

내부 커뮤니케이션 채널을 사용하여 여러 수준에서 피드백을 촉진하면 회사의 모든 사람이 역할 수행을 개선하는 데 필요한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 관리자는 직원에게 피드백을 제공하여 잘 수행된 작업을 인식하고 개선이 필요한 영역을 지적할 수 있습니다. 메시징 시스템은 일대일이 불가능할 때 이상적입니다. 또한 보다 공식적인 성과 검토 후 후속 조치를 취하기에 좋습니다.

동료들은 누군가가 그 이상을 달성했을 때 인정하기 위해 서로에게 피드백을 줄 수 있습니다. 그리고 관리자 간 및 동료 간 피드백이 필요하지만 관리자 및 회사 정책에 대한 직원 피드백 요청의 중요성을 간과하지 마십시오.

직원을 교체하는 데 비용이 많이 듭니다. 평균적으로 급여의 절반에서 두 배의 비용이 듭니다. 직원들에게 피드백을 요청하고 이에 따라 행동하면 직원들이 가치 있다고 느끼는 경향이 있으며 회사와 업무에 더 많이 참여하게 됩니다. 여러 가지 방법으로 메시징 시스템에서 이 작업을 수행할 수 있습니다.

1. 회사 피드는 직원이 이벤트 및 커뮤니케이션에 실시간으로 반응할 수 있는 기회를 제공합니다. 그들은 메시지에 댓글과 그림 이모티콘을 남길 수 있으므로 공지 사항에 대한 직원의 감정을 느낄 수 있습니다.
2. 메시징 시스템을 사용하여 설문 조사를 생성하고 보낼 수 있습니다. 간단한 심박수 검사부터 보다 포괄적인 직원 만족도 설문 조사에 이르기까지 모든 것이 가능합니다. 설문조사에서 생성된 데이터를 사용하여 후속 조치를 취하여 직원의 업무 경험을 개선하기 위한 현명한 결정을 내리십시오.

비상 통신

고맙게도 대부분의 비즈니스에서 진정한 비상 사태는 드뭅니다. 그러나 문제가 발생하면 관련된 모든 사람을 보호하기 위해 빠른 조치를 요구합니다. 위기 상황에서 복잡한 비상 통신 시스템을 파악하려고 노력하고 싶지는 않습니다.

대신 비상 통신용 메시징 시스템을 사용할 수 있습니다. 비상 대응 절차와 안전 프로토콜을 미리 설정하면 비상 상황이 발생했을 때 게임에서 앞서 나갈 수 있습니다. 직원들에게 위기나 자연재해 발생 시 취해야 할 조치를 알릴 수 있습니다. 또한 경고를 보내고 화재 경보나 대피 후에 모두가 모이는 곳을 알 수 있도록 할 수 있습니다.

더 작은 비상 사태의 경우에도 통신 시스템은 생명의 은인이 될 수 있습니다. 직원들에게 빙판길에서 운전해서 출근하는 것에 대해 걱정할 필요가 없다고 알리거나 허리케인 시즌 동안 비상 대비를 위한 팁을 보내십시오.

교대 일정 및 미리 알림

변화하는 일정을 파악하는 것은 직원과 관리자 모두에게 어려운 일입니다. 통신 시스템은 중앙 위치에서 교대 근무 및 일정을 제공하여 모든 사람이 추적할 수 있도록 도와줍니다.

관리자는 신속하게 일정을 작성하고 근무가 곧 시작된다는 알림을 직원에게 보낼 수 있습니다. 직원은 관리자를 거치지 않고 교대 근무를 직접 전환할 수 있습니다. 직원들도 메시징 시스템을 통해 직접 휴가를 요청할 수 있어 실수나 오해가 없습니다. 일정을 복제하여 반복적인 작업을 피하고 새 일정이 게시되면 모든 사람에게 알림을 보낼 수 있습니다.

비사무직과의 소통

책상이 없는 직원은 커뮤니케이션을 우선시하지 않으면 나머지 팀과 단절된 것처럼 느낄 수 있습니다. 책상 없는 직원이 새로운 것은 아니지만 기술은 이제 그 어느 때보다 효과적으로 직원과 소통할 수 있는 수단을 제공합니다. 의료, 식당 서비스, 제조 및 건설 분야의 근로자는 사무직 근로자가 가지고 있는 이메일에 항상 쉽게 액세스할 수 있는 것은 아니므로 보다 즉각적인 커뮤니케이션 형식이 필요합니다.

메시징 시스템은 책상이 없는 직원과 직접 연락할 수 있도록 하여 그들이 최신 정보를 유지하고 회사 이벤트에 포함된 느낌을 받을 수 있도록 합니다. 또한 질문이나 우려 사항을 신속하게 확인하고 전화를 걸지 않고도 진행 상황에 대해 상사에게 업데이트할 수 있습니다.

투표 및 정보 공유

직원들에게 다음과 같은 회사 이벤트에 대해 알리십시오.

• 채용
• 새 정책
• 혜택 등록 마감일
• 소셜 이벤트

이벤트를 계획 중이라면 빠른 설문 조사를 보내 모든 사람의 의견을 얻으세요. 예를 들어, 회사 크리스마스 파티를 계획 중이라면 옵션을 제공하세요. 직원들이 포틀럭, 쿠키 교환, 노래방 외출을 원하나요? 빠른 설문조사를 시작하여 알아보세요.

직원 인식 및 사기 진작

또한 회사 피드를 사용하여 직원 표창 및 외침을 할 수 있습니다. 모든 사람은 자신의 업무에 대한 가치를 느끼고 싶어하며 인정 문화를 조성하면 직원 유지율이 향상됩니다.

효과적이기 위해서는 인정이 시의적절하고 회사 가치와 연결되어야 합니다. 좋은 일을 한 지 몇 달 후에 오는 인정은 즉각적인 외침만큼 효과적이지 않을 것입니다. 회사 피드를 사용하여 최고의 성과를 즉시 인정하고 보상하십시오.

직원 보상 프로그램을 설정하여 직원들이 서로 보상하도록 권한을 부여할 수도 있습니다. 관리자와 직원은 상품권으로 교환할 수 있는 보상을 줄 수 있습니다.

공개 보상에는 엄청난 가치가 있지만 개인적인 감사 메시지를 보내는 것도 중요합니다. 책상이 없는 작업 환경은 직원들이 끊임없이 이동한다는 것을 의미하므로 칭찬을 전달하기 위해 직원을 마주칠 가능성이 적습니다. 관계를 구축하는 데 도움이 되는 개인 메시지를 보내도록 관리자를 독려하십시오.

신입사원과의 소통

새 직장에 적응하는 것은 부담스러울 수 있으며 새 직원은 처음 몇 주 동안 특히 취약합니다. 메시징 시스템을 통해 긴밀한 연락을 유지하여 프로세스를 더 쉽게 만드십시오.

신입 사원에게 메시징 시스템 사용 방법을 알려주고 팀이 있는 모든 채널에 추가하여 공동체 의식을 고취하십시오. 관리자는 교육 기간 내내 긴밀한 연락을 유지하여 직원이 질문을 할 수 있고 예상대로 온보딩 활동을 진행하고 있는지 확인해야 합니다.

특정 트리거를 기반으로 신입 사원과 통신하도록 자동화된 메시지를 설정합니다. 예를 들어 오리엔테이션 교육을 마치면 축하 메시지와 함께 보상을 보낼 수 있습니다. 그러나 관리자도 개인화된 메시지를 보내고 자주 확인하도록 하십시오.

직원 문자 메시지 시스템 사용에 대한 모범 사례

직원 메시징 시스템은 강력한 커뮤니케이션 도구입니다. 그러나 다른 도구와 마찬가지로 오용될 수 있습니다. 귀하의 것이 회사와 직원 모두에게 이익이 되도록 사용하려면 모범 사례를 확립해야 합니다.

명확한 지침 설정

직원과 연락할 수 있는 특권을 남용하지 마십시오. 조직에 명확한 근무 시간이 있는 경우 근무 외 시간에 메시징 시스템을 사용하지 마십시오. 비즈니스가 장시간 동안 운영되는 경우 직원들이 근무 외 시간 동안 메시지를 확인하거나 응답하지 않아야 함을 알도록 하십시오.

메시징 시스템의 사용을 반드시 업무 대화에만 제한하고 싶지는 않습니다. 공유 관심사를 위한 채널을 설정하는 것은 커뮤니티와 혁신을 촉진하는 좋은 방법입니다. 하지만 모든 메시지는 정중하고 전문적이어야 합니다. 기대치를 명확하게 하고 모든 사람에게 감독자 앞에서 말하지 않을 경우 메시징 시스템에서 말하지 않아야 함을 알립니다.

개인 정보 보호 및 보안 유지

기밀 회사 정보를 보호해야 할 뿐만 아니라 직원들도 적절한 경우 커뮤니케이션이 비공개로 유지된다는 사실을 알아야 합니다. 직원이 관리자에게 개인적인 문제에 대한 메시지를 보내면 기밀로 처리될 것이라고 믿을 수 있어야 합니다.

산만함을 피하십시오

메시징 시스템은 직원의 생산성을 저하시키는 것이 아니라 개선해야 합니다. 시스템을 과도하게 사용하고 직원이 기본 작업을 수행하는 데 방해가 되지 않도록 하십시오. 인간의 두뇌는 멀티태스킹을 위해 설계되지 않았으므로 직원들이 가치가 높은 작업에 집중할 수 있도록 하십시오.

또한 과도한 문자를 보내면 직원이 당신을 무시하기 시작할 것입니다. 모든 것이 중요할 때 아무것도 중요하지 않습니다. 모든 사소한 문제에 대한 끝없는 알림은 영향력을 잃습니다. 회사 피드에 사소한 업데이트를 유지하고 정말 중요한 메시지와 시간에 민감한 정보로 알림을 제한합니다.

최고의 직원 메시징 시스템 3가지

Connecteam은 고급 채팅 기능을 갖춘 올인원 직원 메시징 시스템이므로 위치에 관계없이 팀과 연락을 유지할 수 있습니다. Connecteam을 사용하면 오디오 메시지, 비디오, 이미지 및 파일을 보낼 수 있습니다. 지리적 위치 기능을 사용하면 직원이 일하는 동안 정확히 어디에 있는지 알 수 있습니다.

웹 앱과 모바일 액세스를 사용하면 연락을 유지하는 데 특별한 장비가 필요하지 않으므로 Connecteam은 책상이 없는 작업자에게 이상적입니다.

포함된 직원 디렉터리의 기준에 따라 사용자 지정 스마트 그룹을 생성할 수 있습니다. 특정 팀의 모든 구성원을 하나의 그룹 채팅에 추가하고 모든 관리자를 다른 채팅에 추가합니다. 한 번에 한 명씩 수동으로 추가할 필요가 없습니다.

진행자를 지정하여 대화를 원활하고 전문적으로 진행하세요. 관리자는 부적절한 콘텐츠를 제거하고 특정 기능에 대한 액세스를 제한하도록 제어를 설정할 수 있습니다.

향상된 보안 기능을 통해 Connecteam은 메시지 및 기타 데이터를 안전하게 유지합니다. 직원이 조직을 떠나면 자동으로 Connecteam에 대한 액세스 권한을 잃습니다. 데이터는 개별 장치에 다운로드되지 않으며 시스템에서 정보를 저장하거나 내보낼 수 없습니다.

Connecteam은 메시징을 넘어 완벽한 직원 관리 시스템을 제공합니다. 경제적인 동일한 플랫폼에서 일정 관리, HR, 프로젝트 관리 및 커뮤니케이션을 모두 처리할 수 있습니다.

Slack은 비즈니스 커뮤니케이션을 위해 설계되었습니다. 워크플로 및 채팅 기능을 통해 실시간으로 협업하고 커뮤니케이션할 수 있습니다. 프로젝트, 위치, 팀 또는 기타 범주를 기반으로 Slack에서 다양한 채널을 설정할 수 있습니다.

Slack을 사용하면 그룹 채팅이 스레드로 구성되어 명확한 구조를 보여줍니다. 메시지를 수정 및 삭제하고 빠른 답장을 보낼 수 있습니다. Slack은 다른 일반적인 비즈니스 도구와 통합되며 무료 구독을 제공합니다.

WhatsApp은 Meta 소유의 무료 메시징 시스템입니다. WhatsApp은 이중 인증, 암호화 및 사라지는 메시지로 인해 보안 통신에 자주 사용됩니다. 그룹 채팅을 만들어 텍스트, 음성 메모, 파일, 사진 및 비디오를 보낼 수 있습니다. WhatsApp은 온라인 상태인 사람과 메시지를 본 사람을 알려줍니다.

무료 요금제 외에도 WhatsApp에는 내부 통신 및 직원의 대량 문자 메시지와 고객과의 직접 문자 메시지를 위한 비즈니스 계획도 있습니다.