직원 휴가 요청 양식 작성 방법 + 무료 템플릿

관리자로서 전체 팀의 휴가 요청을 추적하는 것은 정말 골칫거리일 수 있습니다. 적절한 직원 배치를 보장하면서 직원의 개별 요구 사항을 수용해야 합니다. 그렇기 때문에 명확하게 정의된 휴가 요청 프로세스를 마련하는 것이 필수적입니다.

더 큰 휴가 정책의 일부인 직원 휴가 요청 양식은 이 프로세스를 표준화하는 훌륭한 도구입니다. 근로자에게 휴가를 요청할 수 있는 공식적인 방법을 제공하고 귀하 또는 다른 HR(Human Resources) 직원이 요청을 승인하고 거부하는 것을 간단하게 만듭니다.

각 양식에 승인 또는 거부를 기록할 수도 있습니다. 이렇게 하면 휴가가 부여된 사람과 휴가를 한 눈에 볼 수 있습니다.

이 기사에서는 직원 휴가 요청 양식이 무엇인지, 왜 중요한지, 휴가 정책에 어떻게 적용되는지 설명합니다. 또한 무료 템플릿을 제공하고 조직에서 요청 양식을 가장 잘 구현할 수 있는 방법을 설명합니다.

휴가 요청 양식이란 무엇입니까?

직원 휴가 요청 양식은 팀 구성원이 필요할 수 있는 모든 유형의 휴가를 요청할 수 있는 서면 문서입니다. 휴가 유형에는 다음이 포함됩니다.

• 휴가일
• 출산 휴가
• 병가
• 아픈 날
• 군 휴가
• 사별 휴가
• 부상 휴가
• 가족 및 의료 휴가법(FMLA)에 따른 휴가
• 기타 사유로 인한 일반 무급 또는 유급 휴가(PTO)

이러한 양식은 각 요청을 승인하거나 거부하는 관리자, 팀 리더 또는 HR 직원에게 제출됩니다.

그러나 모든 조직이 휴가 요청 문서를 사용하는 것은 아닙니다. 직원들에게 이메일, 구두 요청 또는 디지털 플랫폼을 사용하여 휴가를 요청하는 경우도 있습니다.

전반적으로 이러한 양식은 회사의 더 큰 휴가 정책의 일부이며 휴가 요청 프로세스를 표준화하는 데 도움이 됩니다.

왜 중요 함?

좋은 휴가 정책 및 직원 휴가 요청 양식은 다음과 같은 조직에 도움이 될 수 있습니다.

규정 준수

고용주는 병가 또는 가족 휴가와 같은 특정 유형의 휴가를 제공해야 하는 법적 요구 사항을 따릅니다. 예를 들어 가족 및 의료 휴가법(FMLA)은 고용주가 병가가 필요하거나 만성 질환을 앓고 있는 가족 구성원을 돌봐야 하는 근로자에게 12주의 직업 보호 무급 휴가를 제공하도록 요구합니다.

휴가 요청 양식을 사용하면 비즈니스가 법적 요구 사항을 준수하고 직원의 휴가 요청을 일관되고 안정적으로 문서화할 수 있습니다.

또한 직원 휴가 요청 및 승인 기록을 보유하면 회사의 휴가 정책이 노동 및 기록 보관 규정을 준수하고 있음을 입증하는 데 도움이 될 수 있습니다.

직원 휴가 및 인력 요구 사항 관리

요청 양식을 사용하면 누가 유급 휴가(PTO)를 사용하고 있는지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 인력 부족의 위험을 줄이기 위해 미리 계획할 수 있습니다. 양식을 사용하면 휴가 승인을 받은 사람을 추적하고 휴가 요청을 간과하지 않도록 할 수 있습니다.

직원 지원

미국 근로자는 세계에서 가장 과로한 근로자 중 하나이며 민간 부문 직원의 20% 이상이 PTO에 접근할 수 없습니다. 이로 인해 일과 삶의 균형이 좋지 않아 소진 및 이탈과 같은 문제에 기여할 수 있습니다.

적절한 휴가 정책은 직원들에게 절실히 필요한 다운타임에 대한 액세스를 제공하고 표준화된 양식을 통해 휴가를 훨씬 더 쉽게 요청할 수 있습니다. 결과적으로 직원들은 재충전과 재충전을 위해 업무에서 벗어나 시간을 보낼 수 있는 명확한 경로가 있음을 알고 지원을 받습니다.

이직 및 결근 감소

이와 유사하게, 1,000명의 전문가를 대상으로 한 Deloitte 설문 조사에 따르면 모든 근로자의 42%와 Millennial 근로자의 거의 절반이 번아웃 때문에 직장을 그만둔다고 보고했습니다. Harvard Business Review 에 따르면 직원이 과로하면 회사는 이직률, 결근률, 보험료가 높아집니다.

요청 양식을 사용하면 팀 구성원이 필요할 때 쉽게 휴가를 요청할 수 있습니다. 이렇게 하면 직장을 놓치고 싶은 유혹이나 더 나쁜 경우 그만두려는 유혹을 덜 받을 수 있습니다.

휴가 요청 양식에 포함할 사항

좋은 요청 휴가 양식에 포함될 수 있는 내용은 다음과 같습니다.

양식에 대한 지침

이들은 근로자에게 양식 작성 방법을 설명해야 합니다. 직원이 휴가를 얼마나 미리 요청해야 하는지 표시할 수도 있습니다.

요청 날짜

HR 팀과 관리자는 직원이 휴가를 요청한 시기를 확인하여 적시에 양식을 승인하거나 거부할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

직원 정보

양식에는 직원의 이름과 서명이 포함되어야 합니다. 조직에 따라 회사에서 직원을 식별하는 데 도움이 되는 직원 번호, 역할 및 부서를 포함할 수도 있습니다.

요청 날짜 및 이유

직원이 요청하는 정확한 날짜 또는 시간과 요청하는 총 날짜 또는 시간을 표시할 수 있는 섹션이 양식에 있어야 합니다.

근로자가 휴가를 요청하는 이유를 추적하는 것도 중요합니다. 이것은 HR이 휴가 요청을 승인할지 여부를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

작업자가 자신의 요청에 대한 추가 정보를 제공하려는 경우 이 섹션에는 추가 설명을 위한 공간도 포함될 수 있습니다.

요청이 승인되었는지 추적하는 섹션

HR 직원이 요청 승인 여부를 표시할 수 있는 영역이 있어야 합니다. 이 섹션에는 관리자 또는 HR 직원의 서명을 위한 공간도 있어야 합니다.

무료 직원 휴가 요청 템플릿

Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word 또는 기타 워드 프로세서를 사용하여 휴가 요청 양식을 만들 수 있습니다. 회사 로고와 색상을 추가한 다음 양식을 PDF 형식으로 저장할 수 있습니다. 양식을 PDF로 저장하는 것이 좋습니다. 이 형식으로 디지털 방식으로 작성하는 것이 더 쉽기 때문입니다.

양식을 만들 때 간단하고 간결한 언어를 사용하십시오 . 이렇게 하면 작업자가 양식을 더 빨리 작성하고 혼란을 방지하는 데 도움이 됩니다. 또한 약간 형식적인 어조를 채택하고 싶을 것입니다. 작업 환경이 캐주얼하더라도 공식적이고 사실적인 어조로 문서의 중요성을 전달합니다.

처음부터 양식을 만드는 것은 어려울 수 있으므로 자유 휴가 요청 양식 템플릿을 다운로드하여 시작점으로 사용하십시오. 필요에 따라 사용자 정의할 수 있습니다.

>> 자유 휴가 요청 양식 템플릿 다운로드 <<

직원 휴가 요청 양식을 효과적으로 구현하기 위한 모범 사례

휴가 정책을 시행하십시오.

귀하의 휴가 요청 양식은 요청이 공정하게 처리되도록 더 큰 휴가 정책의 일부가 되어야 합니다. 휴가 정책은 근로자가 쉽게 접근할 수 있어야 합니다. 직원 핸드북에 포함하여 팀원들이 쉽게 참조할 수 있는 곳에 보관하십시오.

정책에서 다음을 설명할 수 있습니다.

• 병가, 가족 휴가, PTO 등과 같은 다양한 유형의 결근
• 직원이 휴가를 낼 수 있는 경우.
• 직원이 휴가를 요청할 수 있는 방법.
• 휴가 요청 양식의 적절한 사용.
• 휴가 요청 양식을 허용하지 않는 급박한 응급 상황이나 질병이 있는 경우 직원이 해야 할 일.
• 동시에 몇 명의 근로자가 결근할 수 있습니까? 이는 팀 또는 부서의 20%와 같이 백분율로 표현할 수 있습니다.
• 요청을 검토, 승인 및 거부하는 사람입니다.
• 휴가 요청에 대한 질문이 있는 경우 직원이 어디로 연락해야 하는지 또는 누구에게 연락해야 하는지.
• 요청이 거부된 경우 근로자가 할 수 있는 조치.

귀하의 휴가 정책은 다음 사항도 자세히 설명해야 합니다.

요청에 대한 통지 기간

근로자는 휴가를 요청해야 하는 기간을 미리 파악해야 합니다. 일부 회사는 휴가를 위해 최소 2주에서 1개월 전에 통지를 원합니다.

귀하가 요청하는 통지 기간은 귀사의 일정이 얼마나 유연한지에 따라 달라질 수 있습니다. 예를 들어, 직원들에게 4주 이상과 같이 장기 휴직에 대해 최소 2개월 전에 알려달라고 요청할 수 있습니다.

실질적인 통지가 있으면 그에 따라 직원 일정을 계획하는 데 도움이 됩니다. 또한 필요한 경우 임시 교체를 고용할 시간을 제공합니다.

귀하의 응답 일정

이상적으로는 3일 이내에 휴가 요청 양식에 응답할 수 있어야 합니다. 일주일 이상 걸리지 않아야 합니다. 직원이 온라인 플랫폼을 통해 디지털 방식으로 요청을 제출하도록 하면 요청에 훨씬 더 빠르게 응답할 수 있습니다.

요청 수정 규칙

직원의 계획이 변경되는 경우 요청 양식 수정에 대한 규칙이 무엇인지 고려하십시오. 팀 구성원이 특정 관리자 또는 HR 팀 구성원에게 이메일을 보내 양식을 수정하도록 할 수 있습니다. 또는 작업자에게 새 요청 양식을 제출하도록 요구할 수 있습니다.

타임오프 요청을 거부하는 절차

휴가 요청을 거부할 때 관리자 또는 HR 직원이 따라야 하는 공식 절차를 만듭니다. 그런 다음 휴가 정책에 이를 설명합니다.

예를 들어 요청을 거부한 사람에게 직원에게 직접 연락하여 결정을 설명하도록 요청할 수 있습니다. 정책에서 관리자나 HR이 절충안으로 직원들에게 다른 요일 또는 시간을 제공한다는 점에 유의할 수 있습니다.

또는 하나가 거부된 후 특정 수의 추가 요청(예: 1 또는 2)을 제출하도록 직원에게 요청할 수 있습니다. 직원에게 후속 요청 양식에 다른 요일 또는 시간을 기재하도록 요구할 수 있습니다.

디지털 휴가 관리 솔루션 사용

Connecteam과 같은 디지털 휴가 관리 소프트웨어를 사용하면 쉽게 휴가 정책을 만들고 휴가 요청을 관리할 수 있습니다.

Connecteam은 인력을 보다 효율적으로 관리할 수 있도록 설계된 다양한 기능을 제공하는 포괄적인 직원 관리 솔루션입니다.

Connecteam의 휴가 관리 기능을 사용하여 직원은 모바일 장치에서 휴가 요청을 제출할 수 있으며 관리자는 몇 번의 클릭만으로 요청을 승인하거나 거부할 수 있습니다. 시스템은 모든 휴가 요청 및 승인을 자동으로 추적하므로 수동으로 요청을 추적하거나 스프레드시트를 사용할 필요가 없습니다.

최고의 직원 pto 추적기에 대한 심층 검토도 읽어야 합니다.

Connecteam을 사용하면 직원이 얼마나 많은 휴가를 가질 수 있는지, 얼마나 많은 통지를 제공해야 하는지, 휴가 요청으로 인해 연중 특정 기간이 금지되는지 여부에 대한 규칙을 설정할 수 있습니다.

무엇보다도 Connecteam의 휴가 관리 기능은 나머지 Connecteam 플랫폼과 원활하게 통합되어 단일 플랫폼에서 인력의 모든 측면을 관리할 수 있습니다. 이를 통해 한 곳에서 쉽게 교대 근무 일정을 잡고 직원과 소통하며 시간과 출석을 추적할 수 있습니다.

지금 무료로 Connecteam을 시작하세요!

병목 현상 및 문제에 대해 미리 계획

큰 행사나 휴일에는 많은 직원이 동시에 휴가를 요청하는 것이 일반적입니다.

휴가를 떠나기 한 달 이상 전에 직원들과 소통하여 일할 의향이 있는 사람을 알아내어 이를 미리 계획할 수 있습니다. 이 기간 동안 인출할 수 있는 직원 은행을 만드세요 . 다음 휴일에 이러한 근로자에게 휴가를 주는 것도 고려할 수 있습니다. 이렇게 하면 같은 직원에게 너무 많은 일 또는 시간을 맡기지 않아도 됩니다.

또한 최소 직원 수준을 설정 해야 합니다. 각 교대 근무에 필요한 직원 비율을 고려하십시오. 또한 이 정도의 작업자가 연중 다른 시기에 고객이 기대하는 서비스 품질을 제공할 수 있는지 확인하십시오.

조직이 휴일 동안 일하거나 모든 사람이 휴가를 원하는 것처럼 더 바쁜 경우 휴일 전에 임시 인력 솔루션을 마련하여 공백을 메울 수 있습니다.

또한 휴가 요청이 인기 있는 휴가 기간 동안 공정하게 처리되도록 할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 연공 서열, 선착순 기준 또는 휴가 시간이 가장 적은 사람을 살펴봄으로써 요청의 우선 순위를 정하는 정책을 만들 수 있습니다. 주요 공휴일에도 일할 의향이 있는 근로자에게 보너스를 제공할 수도 있습니다.

질병 및 응급 상황

직원은 갑자기 아프거나 응급 상황을 경험할 수 있습니다. 이러한 경우 일반적으로 요청 양식을 사용하여 며칠 또는 몇 주 전에 휴가를 요청할 시간이 없습니다. 그렇기 때문에 막바지 휴가에 대한 정책을 마련하는 것이 필수적입니다.

정책에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 질병 또는 응급 상황을 구성하는 요소에 대한 정의.
• 귀하, 다른 사람 또는 HR 구성원 등 이러한 상황에서 귀하의 직원이 누구에게 연락해야 하는지에 대한 설명.
• 직원이 근무일 시작 전에 제공해야 하는 최소 통지 금액입니다. 예를 들어 2시간.
• 직원이 복귀하는 경우 직원에게 병가가 필요한지 여부. 많은 조직에서 3일 결근 후 병가를 요구합니다.
• 막바지 휴가 지급 여부.

또한 막바지 부재를 처리하기 위한 내부 정책을 만들고 싶을 것입니다. 교대 근무 중 갑작스러운 공백을 메울 방법을 알아야 합니다. 마지막 순간에 들어오기 위해 연락할 수 있는 대기 직원 목록이 있을 수 있습니다. 직원에게 그룹 텍스트 또는 이메일 요청을 보내 누군가가 가능한지 확인할 수도 있습니다.

휴가 요청에 즉시 응답하기 위한 접수 프로세스 생성

직원이 휴가를 요청하면 답장을 간절히 기다리고 있을 가능성이 높습니다. 부재로 인해 영향을 받는 일정이나 교대조를 채울 수 있도록 회사는 승인된 요청을 알아야 합니다.

섭취 과정이 도움이 될 수 있습니다. 이것은 단지 요청 양식을 제출하고 처리하는 프로세스를 의미합니다. 휴가 정책과 밀접한 관련이 있습니다.

접수 프로세스를 만들 때 다음을 고려해야 합니다.

• 양식을 제출하는 장소와 방법.
• 누가 그들을 검토할 책임이 있습니다.
• 휴가 결정 방법.
• 완성된 양식을 제출하는 방법.

예를 들어 작업자에게 작성한 양식을 이메일로 제출하거나 귀하, 지정된 팀원 또는 HR 부서에 직접 제출하도록 요청할 수 있습니다. 온라인 작업 관리 플랫폼이나 파일 공유 소프트웨어 솔루션을 통해 양식을 디지털 방식으로 제출하도록 작업자에게 요청할 수도 있습니다.

요청 양식을 처리할 HR 직원과 공유할 단계별 지침 세트를 생성하여 접수 프로세스를 수동으로 생성할 수 있습니다. 그러나 이것은 어렵고 시간이 많이 소요될 수 있습니다.

Connecteam과 같은 디지털 플랫폼을 사용 하면 휴가 요청 프로세스의 대부분을 자동화할 수 있습니다. 작업자는 모든 장치에서 휴가를 요청할 수 있으며 실시간으로 요청을 받을 수 있습니다. 이러한 플랫폼을 사용하면 직원의 휴가 요청을 즉시 검토할 수 있습니다.

또한 요청에 대한 결정이 내려지면 직원에게 알립니다. 또한 휴가를 요청한 사람과 해결해야 할 요청을 한 눈에 확인할 수 있습니다.

일부 디지털 플랫폼은 일정 기능에 직접 연결되므로 교대조 및 일정을 신속하게 업데이트하고, 부재 직원을 처리할 수 있는 팀원에게 요청하고, 교대 근무에 직원이 더 필요한 경우 알림을 받을 수 있습니다.

규정 준수를 위해 휴가 정책 검토

법률을 위반하지 않는지 변호사와 함께 휴가 정책을 검토할 수 있습니다.

예를 들어 고용주는 대부분의 경우 직원 FMLA 휴가를 거부할 수 없습니다. 다만, 사업주가 50인 미만이거나 휴가를 신청한 근로자가 1,250시간 또는 12개월 미만 근무한 경우에는 휴가를 받을 수 없습니다. 이 법의 세부 사항을 이해하는 것이 중요합니다.

회사에서 휴가를 결정하는 사람은 휴가 요청이 승인되어야 하는 시기와 근로자가 휴가 자격이 없는 시기를 이해해야 합니다.

휴가 요청 양식의 효율성 평가

휴가 요청 양식은 직원의 결석 및 부재중, 부재중을 줄여야 합니다. 그렇지 않거나 직원이 정기적으로 양식을 제대로 제출하지 않는 경우 정책을 재평가하십시오 .

직원에게 추가 정보를 요청해야 하는지 여부를 고려하십시오. 또는 직원이 요청 양식을 적절하게 작성하고 제시간에 제출할 수 있도록 양식에 제공할 수 있는 추가 지침이 있는지 확인하십시오.

예를 들어 양식이 너무 복잡하면 작업자가 양식을 작성하는 데 자신이 없을 수 있습니다. 요청 양식을 1~2페이지로 간소화하고 간단한 언어를 사용하면 도움이 될 수 있습니다. 양식에 추가 메모를 위한 공간을 제공하면 직원이 휴가가 필요한 이유를 자신의 말로 설명할 수 있습니다.

막바지 결석이 많다면 타임라인을 자세히 살펴보는 것도 좋습니다. 근로자에게 몇 달 전에 통지하도록 요구합니까? 일부 작업자는 그렇게 미리 계획을 세우지 않을 수 있습니다. 근로자가 몇 주 전에 통지하여 휴가를 요청할 수 있도록 허용하면 더 많은 유연성을 제공할 수 있습니다.

요약

휴가 요청 양식은 직원이 휴가, 병가 또는 기타 유형의 휴가가 필요할 때 소통하는 데 도움이 됩니다. 또한 이러한 요청의 우선 순위를 지정하고 특정 요일을 사용할 수 있는지 여부와 시기를 작업자에게 알릴 수 있습니다.

효과적인 직원 휴가 요청 양식은 직원과 경영진 간의 혼란과 오해를 줄이고 법적 요구 사항을 준수하도록 보장할 수 있습니다.

무료 템플릿과 이 문서에 설명된 모범 사례를 활용하면 휴가 요청 관리의 스트레스를 덜고 비즈니스에 완벽하게 맞는 요청 양식을 만들 수 있습니다.

더 많은 훌륭한 기사를 우편함으로 바로 받고 싶습니까? 여기에서 구독