직원 교육 매뉴얼을 만드는 10단계 방법

효과적인 직원 교육 매뉴얼을 작성하면 일관된 신규 채용 온보딩을 제공하고, 회사의 모든 사람이 비즈니스 목표 및 가치에 부합하도록 하고, 직원이 역할을 성공적으로 수행하는 데 필요한 지식을 갖추도록 할 수 있습니다.

다양한 목적으로 교육 매뉴얼을 사용할 수 있으며 다양한 주제, 워크플로, 모범 사례 등을 다룰 수 있습니다. 그러나 그것들이 중요하고 다재다능하기 때문에 이러한 설명서 중 하나를 만드는 것은 까다로울 수 있습니다.

이 기사에서는 자신만의 직원 교육 매뉴얼을 만들고 구현하는 10단계를 안내합니다. 또한 Connecteam이 프로세스를 간소화하는 방법에 대해서도 설명합니다.

교육 매뉴얼이란 무엇이며 그 목적은 무엇입니까?

교육 매뉴얼은 프로세스, 작업 흐름 또는 주제에 대한 지침과 정보를 제공하는 포괄적인 문서입니다.

이 설명서에는 표준 형식이 없습니다. 일부는 단계별 지침을 제공하고 일부는 순서도와 같은 시각 자료를 제공하며 다른 일부는 긴 형식의 문서입니다.

많은 회사에서 직원에게 교육 매뉴얼을 제공하므로 직원이 신입 사원이든 회사에 수년간 재직한 직원이든 직무 관련 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

교육 매뉴얼을 사용하는 가장 일반적인 경우는 다음과 같습니다.

• 신규 채용 온보딩. 직원이 회사에 합류하면 교육 매뉴얼을 통해 역할 요구 사항, 기대치, 비즈니스에서 사용하는 시스템, 회사 정책 및 절차를 쉽게 익힐 수 있습니다.
• 지속적인 학습. 숙련된 직원도 때때로 재충전이 필요합니다. 작업자가 모범 사례와 프로세스를 참조할 수 있도록 교육 매뉴얼을 제공하는 것이 중요합니다.
• 규정 준수 및 규제 교육. 성희롱, 차별, 내부자 교육, 사이버 보안 및 직장 내 안전과 같은 주제에 대한 교육 매뉴얼은 회사가 법적 요구 사항을 준수하는 데 도움이 됩니다.
• 제품 또는 시스템 교육. 회사에서 새로운 시스템이나 제품을 구현할 때 직원들은 이를 올바르게 사용하는 방법을 알아야 합니다. 최적의 사용을 위한 단계별 지침이 포함된 교육 매뉴얼을 만들어 이 정보를 제공하십시오.

직원 교육 외에도 회사의 제품이나 서비스를 사용하는 방법을 고객에게 알리기 위한 교육 매뉴얼이 필요한 경우가 많습니다.

교육 매뉴얼의 이점

팀에 일관성 제공

좋은 교육 매뉴얼은 모든 직원이 동일한 교육을 경험할 수 있도록 하여 혼란이나 실수의 가능성을 줄입니다.

중요한 프로세스나 절차가 전체 팀에 대해 문서화되면 모든 사람이 동일한 플레이북에서 작업 하고 동일한 지침을 따른다는 것을 신뢰할 수 있습니다. 이것은 또한 팀이 올바른 단계를 따르고 있음을 보장합니다.

온보딩 프로세스 간소화

교육 매뉴얼을 사용하면 신규 채용 온보딩 시간을 절약 할 수 있습니다. 모든 직원이 동일한 표준 정보를 받고 첫 날부터 올바르게 설정되도록 할 수 있습니다. 직원이 자신의 역할에 대한 세부 정보를 빨리 알수록 가치 제공을 더 빨리 시작할 수 있습니다.

정책, 프로세스 및 절차를 이해해야 하거나 회사의 제품 또는 서비스에 대한 심층 교육을 받아야 하는 경우 직원은 효과적인 교육 자료를 통해 보다 빠르고 생산적으로 온보딩할 수 있습니다.

수완, 성과 및 독립성 육성

직원들은 효과적인 교육 매뉴얼이 있고 어디서 찾을 수 있는지 알고 있을 때 문제를 해결하고 새로운 기술을 배울 때 더 많은 수완을 발휘할 것입니다.

그들은 당신이나 다른 관리자에게 도움을 요청하기보다 설명서를 참조할 수 있습니다. 이를 통해 모든 사람이 시간을 절약하고 팀 구성원이 스스로 솔루션을 성공적으로 찾을 때 자신감과 독립성을 키울 수 있습니다.

잘 훈련되고 자신의 업무 지식에 자신감이 있는 직원은 또한 더 잘 수행하고, 더 생산적이며, 몰입도를 유지할 가능성이 높습니다.

규정 준수 및 안전성 향상

팀이 규정을 준수하도록 보장하는 가장 좋은 방법은 올바른 정보와 따라야 할 단계를 갖추도록 하는 것입니다. 교육 매뉴얼을 만드는 것은 규정 준수 문제나 소송을 피하기 위해 이러한 절차와 프로토콜을 설명하는 훌륭한 방법입니다.

서면 매뉴얼과 함께 교육 비디오를 제공하여 직원이 요구 사항을 준수하는 방법을 실시간으로 실제로 보여줄 수도 있습니다.

실수 줄이기

자세한 교육 프로그램은 중요한 정보를 직원의 손에 직접 전달합니다. 직원이 작업을 올바르게 실행하고, 작업을 문서화하고, 프로토콜 및 절차를 따르는 방법을 잊어버릴까 봐 걱정할 필요가 없습니다.

실수를 피하면 작업을 다시 해야 할 필요성이 최소화되고 전반적인 작업 품질이 향상됩니다.

또한 벌금이나 초과 근무 시간에 대한 지불을 피하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 적절한 교육을 받으면 처음부터 작업을 올바르게 수행할 가능성이 높아집니다. 이렇게 하면 늦게까지 남아 수리하기 위해 직원에게 초과 근무 수당을 지불하지 않아도 됩니다. 또한 직원들에게 적절한 절차, 특히 안전 또는 규정 준수에 관한 정보를 제공하여 위반 시 벌금이 부과될 위험을 제한합니다.

교육 비용 절감

교육 매뉴얼은 비즈니스 비용을 절감하는 데 도움이 될 수 있습니다. 첫째, 특정 주제에 대해 모든 사람을 교육할 수 있는 일관된 방법을 제공합니다. 개별화된 교육 세션 또는 교육 비디오를 만들고 제공하기 위해 비용을 지불할 필요가 없습니다. 대신 해당 정보를 모든 직원이 사용할 수 있는 단일 소스로 압축할 수 있습니다.

또한 직원이 항상 교육 매뉴얼을 참조할 수 있으므로 직원이 정보를 잊은 경우 신속하게 파악하기 위해 재교육 과정이나 마이크로 러닝 세션을 만드는 데 비용을 지출할 필요가 없습니다.

직원 교육 매뉴얼을 만드는 10단계 방법

정확한 프로세스는 회사의 필요에 따라 다를 수 있지만 교육 매뉴얼을 만드는 것은 일반적인 10단계를 따르는 것만큼 쉽습니다.

1단계: 교육 및 지식 목표 식별

가장 먼저 해야 할 일은 이 교육을 통해 어떤 지식을 가르치고 싶은지 파악하는 것입니다. 직원들이 달성하기를 바라는 가장 중요한 목표에 대해 생각해 보십시오. 어떤 기술을 배우거나 개발해야 합니까? 어떤 정보를 배워야 합니까?

몇 가지 구체적인 목표를 적어두면 도움이 됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다. "이 설명서를 읽은 후 직원은 직원 혜택에 가입하는 정확한 프로세스를 이해할 것입니다." 또는 "이 교육은 팀원들에게 성과 자체 검토를 작성하기 위한 구체적인 지침을 제공합니다."

2단계: 대상 고객 정의

다음으로 대상 청중에 대해 생각하십시오. 이 지식이 필요한 사람 이나 이 지침을 통해 혜택을 받을 사람을 고려하십시오.

경험 수준, 역할, 배경 등 을 고려하는 것이 좋습니다. 예를 들어 선임 직원은 후배 직원과 지식이 다를 수 있으므로 각 직원이 어떤 종류의 교육을 통해 혜택을 받을 수 있는지 알고 있어야 합니다.

마찬가지로, 직위가 다른 직원은 기술과 이해도가 다릅니다. 예를 들어 엔지니어용 교육 매뉴얼에는 기술 정보를 포함할 수 있지만 HR 전문가용 매뉴얼에는 혼동을 일으킬 수 있습니다.

청중을 정의할 때 설정한 목표에 대해서도 생각 해야 합니다. 예를 들어, 가장 큰 목표는 창고의 안전을 개선하는 것일 수 있습니다. 귀하의 대상 청중은 그곳에서 일하는 데 시간을 보내는 모든 사람이 될 것입니다. 아니면 훌륭한 코치로 가득 찬 관리 팀을 구성하는 것을 목표로 하고 있을 수도 있습니다. 대상 청중은 이미 관리직에 있거나 승진에 관심이 있는 근로자입니다.

3단계: 리소스 및 정보 수집

교육 매뉴얼을 만들 준비가 되기 전에 필요한 모든 정보가 있는지 확인하십시오.

예를 들어 특정 회사 절차에 대한 교육 매뉴얼의 경우 절차 및 관련 프로세스에 대한 모든 기존 문서를 수집합니다. 소프트웨어 또는 시스템 교육을 위해 매뉴얼이나 구현 가이드가 있으면 편리합니다. 안전 교육 매뉴얼을 만들려면 규정이나 코드를 반드시 찾아보십시오.

이것은 또한 내부 또는 외부 주제 전문가와 상담하기 에 좋은 시간입니다. 교육 주제에 밀접하게 관련된 사람들은 귀하가 생각하지 못한 통찰력, 아이디어 및 모범 사례를 제공할 수 있습니다.

4단계: 형식 및 구조 선택

다음으로 매뉴얼의 형식을 지정하고 구성하는 방법을 결정합니다.

최상의 형식 선택

다양한 유형의 교육 자료가 있으므로 다양한 형식 중에서 선택할 수 있습니다.

문서를 작성하거나 슬라이드 데크(예: PowerPoint 또는 Google 스프레드시트 프레젠테이션)를 만들거나 대화형 학습 관리 시스템(LMS)을 사용하여 매뉴얼을 만들 수 있습니다.

궁극적으로 제공하는 교육 유형과 대상 고객에게 가장 적합한 것을 선택하십시오 .

예를 들어 안전 중심 매뉴얼을 위한 워크플로우 및 인포그래픽과 같은 많은 시각적 요소가 포함된 매뉴얼에 슬라이드 데크를 사용할 수 있습니다. HR 직원이 필요에 따라 참조할 수 있는 수동 HR의 경우 문서를 통해 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.

매뉴얼 구조화

정보를 어떻게 제시하든 콘텐츠 자체에 대한 강력한 개요가 필요합니다. 콘텐츠를 소화하기 쉬운 작은 조각 으로 나누는 개요를 만듭니다.

사용자가 학습할 내용을 설명하는 교육 소개, 목차, 지금까지 다룬 내용을 요약한 결론을 포함하여 각 섹션에 대한 제목을 작성하는 것부터 시작하십시오.

매뉴얼을 만들 때 간단하고 접근하기 쉬운 디자인 에 집중하십시오. 너무 많은 색상이나 스타일 사이에서 교육 콘텐츠가 손실되는 것을 원하지 않습니다. 회사의 브랜드 스타일을 고수하거나 몇 가지 다른 색상만 사용하십시오. 이렇게 하면 설명서를 더 쉽게 읽을 수 있습니다.

또한 전체적으로 쉽게 읽을 수 있는 동일한 글꼴을 사용하십시오. Arial과 같은 산세리프 글꼴은 안전한 옵션입니다. 제목, 표제, 부제, 본문 등에 필요한 경우 몇 가지 다른 글꼴 크기만 사용하십시오.

시각 자료 포함

효과적인 교육 자료에는 시각 자료가 포함됩니다. 교육이 대부분 텍스트 기반인 경우에도 몇 가지 시각적 보조 자료를 포함하는 것은 특히 시각적 학습자인 사람들에게 정보를 전달하는 데 유용한 방법입니다.

순서도나 설명 다이어그램과 같은 프로세스를 실행하는 방법을 보여주는 이미지나 일러스트레이션을 추가하여 직원의 참여를 유지하는 것을 고려하십시오 . 표를 사용하면 많은 양의 정보를 이해하기 쉬운 방식으로 표시할 수 있습니다.

이미지는 매뉴얼을 시각적으로 더 흥미롭게 만들 수 있지만 너무 많이 사용하는 것은 피하십시오 . 더 중요한 정보에서 주의를 분산시키고 콘텐츠를 어수선하게 보이게 할 수 있습니다.

5단계: 콘텐츠 초안 작성 및 편집

작성한 개요를 참조하고 빈칸 채우기를 시작하십시오 . 특히 SME와 이야기하거나 문서를 검토할 때 새로운 정보를 발견한 경우 필요에 따라 구체화하십시오.

원하는 최종 결과를 가이드로 사용하십시오. 직원이 완전히 훈련을 받으려면 무엇을 배워야 합니까? 그들에게 무엇을 설명해야 합니까?

정보가 논리적인 방식으로 흐르도록 정보의 순서를 염두에 두십시오. 처음부터 시작하여 교육 전반에 걸쳐 주제를 기반으로 구축하십시오.

예를 들어 안전 절차에 대한 교육 매뉴얼을 작성한다고 가정해 보겠습니다. 아마도 당신은:

• 안전이 중요한 이유와 이러한 절차가 회사의 안전을 어떻게 향상시키는지에 대한 소개로 시작하십시오.
• 직원들이 알아야 할 모든 것을 설명하기 위해 교육의 "핵심"에 뛰어드십시오.
• 요약 및 단계로 마무리합니다. 직원들은 다음에 무엇을 해야 합니까? 교육을 받았으니 이제 어떻게 진행해야 할까요?

또한 콘텐츠의 초안을 작성할 때 청중을 고려 하십시오. 일반 청중을 교육하는 경우 지나치게 구체적이거나 기술적인 전문 용어를 사용하지 마십시오. 또한 청중과 관련된 교육의 모든 내용을 가까이에 두십시오.

예를 들어 회사 전체를 대상으로 하는 교육 매뉴얼에서 역할별 전문 용어를 사용하지 마십시오. 대신 위치에 상관없이 모두가 이해할 수 있는 언어를 사용하세요. 반면에 한 팀에만 적용되는 프로세스에 중점을 둔 교육의 경우 해당 팀의 지식에 보다 구체적으로 매뉴얼을 맞출 수 있습니다.

콘텐츠를 작성한 후 내용을 읽고 필요에 따라 수정합니다 .

6단계: 테스트 설명서 제공 및 필요에 따라 변경

전사적 롤아웃을 수행하기 전에 회사의 작은 하위 집합으로 테스트하십시오 . 특정 부서의 구성원, 리더십 구성원 또는 교차 기능 팀의 1-2명을 선택하여 다재다능한 그룹을 구성할 수 있습니다.

교육 매뉴얼을 읽도록 요청한 다음 피드백을 요청하십시오. 다음과 같은 질문을 하는 설문 조사를 보내십시오 .

• 이 훈련에서 무엇을 얻었습니까?
• 매뉴얼을 읽은 후 주제에 대한 이해도를 어떻게 평가하시겠습니까?
• 이 교육이 귀하의 역할과 얼마나 관련이 있습니까? 업무 개선에 어떻게 도움이 될까요?
• 배우고 싶었지만 하지 못한 것이 있었나요?
• 이 교육에 대한 향후 추가 또는 변경 사항에 대해 어떤 제안이 있습니까?

피드백을 수집한 후에는 응답을 분석하여 개선이 필요한 주제와 영역을 이해하십시오. 이 정보를 사용하여 모든 사람에게 게시하기 전에 설명서를 변경하십시오 .

7단계: 모든 직원에게 롤아웃

축하합니다. 교육 매뉴얼을 출판할 준비가 되었습니다! 이제 직원들과 공유할 차례입니다.

새 리소스를 팀에 알리는 것부터 시작하십시오. 매뉴얼이 존재하는 이유, 매뉴얼이 어떻게 도움이 되는지, 어디에서 액세스할 수 있는지 설명하십시오.

다각적인 커뮤니케이션 전략을 사용하는 것을 고려하십시오. 이메일을 보내고 회사 메시징 앱에서 매뉴얼을 공유하고 내부 기술 자료 또는 위키 페이지에 게시합니다. 이것은 모든 기반을 다루고 아무도 정보를 놓치지 않도록 합니다. 또한 직원들에게 매뉴얼에 액세스할 수 있는 다양한 옵션을 제공합니다.

8단계: 진행 상황 추적

직원이 교육 매뉴얼을 통해 작업할 때 진행 상황과 완료를 추적하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

모든 매뉴얼의 진행 상황을 추적할 필요가 없습니다. 훈련 유형에 따라 다릅니다 . 필요에 따라 참조하기 위한 매뉴얼이나 사용자에게 특정 소프트웨어 사용 방법을 가르치는 매뉴얼에는 일반적으로 진행 상황 추적이 필요하지 않습니다.

그러나 새로운 정보를 제공하는 규제 또는 규정 준수 이유나 매뉴얼에 필요한 교육의 진행 상황을 추적하고 싶을 것입니다.

9단계: 직원의 지식 테스트

교육 매뉴얼에 퀴즈 또는 기타 대화형 요소를 추가하는 것을 고려하십시오. 이는 직원의 지식을 테스트하고 참여를 유지하는 데 도움이 됩니다.

메모한 주요 지식 목표를 참조한 다음 퀴즈를 구성하고 해당 지식을 평가하는 질문을 포함합니다. 설명서 전체 또는 마지막 부분에 퀴즈가 나타나도록 설정할 수 있습니다. 교육 매뉴얼을 공식적으로 완료하기 전에 직원에게 퀴즈를 통과하도록 요구할 수도 있습니다.

10단계: 피드백 수집 및 시간 경과에 따른 업데이트

매뉴얼을 시운전했을 때와 마찬가지로 교육 매뉴얼을 개선하기 위해 직원 피드백을 요청하고 싶을 것입니다.

여기에서도 설문조사가 잘 작동합니다. 직원이 매뉴얼을 읽기 전에 1회, 읽은 후에 1회 설문조사를 실시하는 것도 고려할 수 있습니다.

초기 설문 조사의 예에는 다음과 같은 질문이 포함될 수 있습니다.

• 이 교육 매뉴얼에서 무엇을 배우기를 희망합니까?
• 1-5의 척도에서 주제에 대한 현재 이해도를 어떻게 평가하시겠습니까?

교육 후 설문조사의 경우 테스트 실행 설문조사에서 사용한 것과 유사한 질문을 사용할 수 있습니다. 그들이 얼마나 배웠는지 측정하고 그들이 가질 수 있는 피드백이나 제안을 수집할 수 있습니다.

이러한 답변을 분석하고 필요에 따라 교육 매뉴얼을 업데이트하십시오 .

Connecteam이 교육에 도움이 되는 방법

Connecteam은 매력적인 직원 교육을 제공하는 데 필요한 모든 것을 포함하는 올인원 작업 관리 플랫폼입니다.

맞춤형 직원 교육 자료 및 과정 만들기

Connecteam을 사용하면 전체 교육 과정, 짧은 동영상, 맞춤형 교육 매뉴얼 및 기타 자료를 쉽게 만들 수 있습니다.

템플릿을 사용하거나 처음부터 자료 및 과정을 만드십시오. PDF, 비디오, 양식, 이미지, 인포그래픽 등을 포함하고 과정을 쉽게 이해할 수 있는 모듈로 나눌 수 있습니다.

또한 상황이 바뀌면 필요에 따라 교육 콘텐츠를 쉽게 수정하고 업데이트할 수 있습니다.

직원은 Connecteam 모바일 앱을 사용하여 언제 어디서나 교육 정보에 액세스 할 수 있습니다. 이것은 지속적인 학습을 장려하고 자신감과 독립성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

모든 정보를 한 곳에 저장

Connecteam을 사용하여 교육 자료를 만들면 모든 정보를 중앙 지식 기반 에 안전하게 저장할 수 있습니다.

직원은 필요할 때마다 교육 자료 및 기타 중요한 회사 문서를 참조할 수 있습니다. 이 단일 진실 소스는 아무도 다양한 위치에서 정보를 찾는 데 시간을 소비할 필요가 없음을 의미합니다.

진행 상황 추적 및 지식 테스트

Connecteam을 사용하면 직원의 교육 진행 상황을 쉽게 추적 할 수 있습니다. 중앙 대시보드를 보기만 하면 각 근로자가 얼마나 교육을 받았는지 확인할 수 있습니다. Connecteam을 사용하면 직원에게 자동 알림을 보내 직원이 교육을 완료하도록 독려할 수 있습니다.

또한 대화형 퀴즈를 통해 팀 구성원의 지식을 확인할 수 있으므로 교육에서 필요한 내용을 얻을 수 있습니다.

직원이 교육을 마치고 인앱 퀴즈를 통과하면 인식 배지 또는 디지털 토큰으로 성과를 보상할 수 있습니다.

피드백 요청은 간단합니다.

Connecteam의 설문 조사 및 여론 조사 기능을 사용하면 직원들로부터 빠르고 쉽게 피드백을 수집할 수 있습니다. 앱에서 바로 설문조사를 만들고 공유할 수 있으며 직원들은 어디서나 응답할 수 있습니다.

템플릿을 사용하거나 예/아니요, 등급 척도, 개방형 및 객관식 질문이 포함된 맞춤형 설문조사를 만드세요. 모바일 장치에서 바로 실시간으로 결과를 보고 마감일 전에 설문 조사를 작성하도록 직원들에게 스마트 알림을 보냅니다.

직원 교육에 제한 없음

무제한 교육을 생성하고 무제한 사용자와 공유할 수 있는 기능을 갖춘 Connecteam은 직원이 10명이든, 100명이든, 10,000명이든 회사와 함께 성장합니다. 저장 공간이 부족하거나 더 많은 학습자를 위해 추가 비용을 지불해야 하는 것에 대해 걱정하지 마십시오.

결론

직원 교육 매뉴얼을 만들면 온보딩이 더 쉬워지고 직원 성과가 향상되며 일관성이 향상되고 실수가 줄어듭니다. 이 가이드를 통해 10단계를 따라 자신만의 교육 매뉴얼을 설계하고 구현할 준비가 된 것입니다.

자료 작성에서 피드백 수집에 이르기까지 모든 직원 교육 요구에 Connecteam을 사용할 수 있습니다. 귀하의 직원은 이동 중에 자료에 쉽게 액세스할 수 있다는 점을 높이 평가할 것이며 귀하는 지식이 풍부하고 숙련된 직원이 있다는 이점을 누릴 수 있습니다. 요금제는 최대 30명의 사용자에 대해 월 $29부터 시작하며 직원이 10명 이하인 중소기업은 Connecteam을 평생 100% 무료로 사용할 수 있습니다.

FAQ

교육 자료에는 무엇이 포함되어야 합니까?

직원 교육 자료에는 서면 콘텐츠, 프로세스 및 작업 흐름을 설명하는 시각 보조 자료, 비디오 데모가 포함되어야 합니다. 가장 좋은 방법은 테스트나 퀴즈를 포함하여 직원의 지식을 확인하는 것입니다.

직원 교육에 사용되는 도구는 무엇입니까?

직원 교육에 사용할 수 있는 많은 디지털 도구가 있습니다. 그러나 사용자 지정 옵션, 서면 및 시각적 콘텐츠, 무제한 사용자 및 이동 중 액세스를 제공하는 항목을 선택하는 것이 중요합니다. Connecteam은 올인원 교육 솔루션을 위한 탁월한 선택입니다.

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