신입사원을 위한 14가지 가장 필수적인 온보딩 문서

소개

온보딩의 목표는 신입 사원이 환영받고, 정보를 얻고, 시작할 준비가 되었다고 느끼도록 돕는 것입니다. 프로세스를 간단하고 재미있고 유익하게 만들면 새로운 팀 구성원과 길고 성공적인 관계를 위한 무대를 설정할 수 있습니다.

효율적인 직원 온보딩의 큰 부분은 올바른 문서를 제공하는 것입니다.

이 기사에서는 온보딩 프로세스에서 온보딩 문서의 중요성에 대해 논의하고 신입 직원에게 제공해야 하는 14가지 문서를 설명합니다.

좋은 온보딩 프로세스가 중요한 이유는 무엇입니까?

좋은 온보딩 프로세스는 신입 직원이 환영받는 느낌을 주고 새로운 직책으로 쉽게 전환할 수 있도록 도와주기 때문에 비즈니스에 필수적입니다.

신입 사원이 긍정적인 온보딩 경험을 하면 직원 몰입도도 향상됩니다. 직원들은 자신의 업무에 더 헌신적이라고 느낄 가능성이 높으며, 이는 더 나은 성과와 유지율 증가로 이어질 수 있습니다.

실제로 Brandon Hall Group의 2015년 연구에 따르면 강력한 온보딩 프로세스를 갖춘 조직은 직원 유지율이 82% 더 높습니다.

온보딩 문서를 간소화하는 것은 프로세스의 중요한 부분입니다. 역할, 복리후생 및 회사 정책에 대한 명확하고 간결한 정보가 포함된 신입사원 서류를 제공함으로써 직원들이 신속하게 적응하고 새로운 직책에 자신감을 가질 수 있도록 돕습니다.

이는 혼란을 줄이고 시간을 절약하며 보다 원활한 전환과 생산성 향상을 가능하게 합니다. 신입 사원과 조직 전체에 유익합니다!

온보딩 문서란 무엇입니까?

온보딩 문서는 성공을 위해 새로운 팀원을 설정하는 중요한 정보를 제공합니다. 또한 정부 요구 사항을 충족하는 데 도움이 됩니다.

아래에는 4개의 섹션으로 구분된 가장 중요한 온보딩 문서의 개요가 나와 있습니다.

법률 및 세금 양식

이들은 필수이며 주 또는 연방 정부에서 요구합니다. 여기에는 W-4 및 I-9 양식과 같은 문서가 포함되며 벌금이나 처벌을 피하기 위해 직원의 근무 시작일로부터 며칠 이내에 완료해야 합니다.

회사별 문서

여기에는 직위와 관계없이 직원이 알아야 하는 모든 정보가 포함됩니다. 여기에는 직원 핸드북, 조직도 및 사명 선언문이 포함됩니다.

역할별 문서

신입사원에 대한 기대치를 자세히 설명하고 표준 운영 절차(SOP)와 정책 및 절차 매뉴얼을 제공합니다.

급여 및 복리후생 문서

이를 통해 직원들은 급여를 받는 방법과 활용할 수 있는 혜택에 대해 교육을 받을 수 있습니다. 또한 근로자에게 혜택을 활용하는 데 필요한 정보를 제공합니다. 이 범주에는 건강 혜택 패킷, 401k 정보, 타임오프 정책, 스톡 옵션 문서 등이 포함될 수 있습니다.

자세한 내용은 Connecteam의 온보딩 체크리스트 템플릿을 참조하십시오 .

14 필수 온보딩 문서

이제 온보딩 문서가 무엇인지 파악했으므로 신입 사원에게 제공하는 가장 중요한 14가지 문서에 대해 논의해 보겠습니다.

법률 및 세금 온보딩 문서

W-4 양식

신규 직원에게 세금 원천 징수 상태를 조정할 수 있는 W-4 연방 소득세 양식을 제공하는 것이 중요합니다. 각 직원의 가장 최근 W-4 양식을 추적하고 급여에 업데이트된 원천징수 선택 사항이 반영되도록 하는 것은 귀하의 책임입니다.

규정을 준수하려면 고용세 납부 기한 또는 납부일 중 더 늦은 날로부터 최소 4년 동안 각 직원에 대해 이러한 세금 문서를 파일에 보관 해야 합니다.

조직을 유지하고 정확한 기록을 유지함으로써 귀하의 비즈니스가 법률을 준수하고 직원에게 정확한 급여가 지급되도록 할 수 있습니다.

I-9 양식

고용 I-9 양식은 신입 사원이 미국에서 일할 수 있는 자격을 확인하는 데 사용되는 중요한 문서입니다.

고용주로서 신입 직원이 시민권, 비자, 거주자 및 이민 신분에 따라 해당 국가에서 일할 수 있는 법적 권한이 있는지 확인하는 것은 귀하의 책임입니다. I-9 양식은 시민권자와 비시민권자 모두에게 필요합니다.

I-9 절차에는 두 가지 필수 단계가 포함됩니다.

• 신입 사원은 자격을 선언하는 양식과 신분을 확인하는 데 사용할 수 있는 문서를 작성해야 합니다 .
• 신입 사원은 고용주가 검토해야 하는 작업 자격 문서를 제출해야 합니다 . 일반적으로 회사의 인사 부서는 문서가 IRS의 허용 문서 목록을 충족하는지 여부를 확인합니다. 이러한 문서는 예를 들어 여권, 출생 증명서 또는 영주권 카드일 수 있습니다.

신입 사원의 시민권을 확인하면 회사에서 일할 수 있습니다.

고용 I-9 양식이나 증빙 서류를 제출할 필요는 없지만 이민국 직원이 요청할 경우 사용할 수 있도록 준비해야 합니다.

주세 양식

일부 주에는 필수 세금 원천 징수 양식이 있습니다. 이 온보딩 서류를 완료하는 데 직원이 필요한지 알아보려면 지방 정부에 확인해야 합니다.

현 상태로는 31개 주에서 주 세금 원천 징수 증명서를 요구합니다 . 이것들은:

• 알라바마
• 애리조나
• 아칸소
• 캘리포니아
• 코네티컷
• 컬럼비아 특별구
• 그루지야
• 하와이
• 일리노이
• 인디애나
• 아이오와
• 캔자스
• 켄터키
• 루이지애나
• 메인
• 메릴랜드
• 매사추세츠 주
• 미시간
• 미시시피
• 미주리
• 뉴저지
• 뉴욕
• 오하이오
• 오클라호마
• 오레곤
• 펜실베니아
• 로드 아일랜드
• 버몬트
• 여자 이름
• 웨스트 버지니아
• 위스콘신

약물 검사 및 배경 조사

회사에서 약물 검사를 요구하는 경우 온보딩 서류에 약물 검사 정책 사본을 포함해야 합니다.

정부 또는 산업 규정을 준수하기 위해 테스트 결과 및 배경 조사 기록을 보관하는 것도 중요합니다.

내 조언: 맞춤형 양식 및 문서 업로드를 지원하는 디지털 온라인 직원 관리 시스템을 사용하면 회사의 모든 직원 파일을 한 곳에 보관할 수 있습니다.

Connecteam을 사용하면 직원이 어디에서나 W-4, I-9 및 기타 세부 정보를 작성할 수 있습니다. 이를 통해 온보딩 프로세스를 간소화하고 간소화할 수 있습니다. 이러한 기능 등을 테스트하려면 무료 평가판에 등록하십시오.

회사 온보딩 문서

경쟁 금지 계약

비경쟁 계약은 직원이 경쟁업체를 위해 일하는 것을 금지합니다. 또는 퇴사 후 6개월 등 일정 기간 동안 유사한 사업을 시작합니다.

이러한 계약은 성공에 중요한 독점 정보 또는 고객 관계를 개발하는 데 상당한 리소스를 투자하는 회사에 유용할 수 있습니다.

또한 비경쟁 계약은 이전 직원이 자신의 지식과 전문성을 경쟁업체와 공유하는 것을 방지하여 회사가 경쟁 우위를 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그들은 또한 이해 상충을 피하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 계약은 직원이 현재 직무 책임에 집중하고 회사 내에서 자신의 지위를 사용하여 경쟁 비즈니스에 이익을 주지 않도록 하는 데 도움이 됩니다.

비상 연락 양식

직원을 위한 비상 연락 양식을 갖는 것은 모든 회사의 위험 관리 계획에서 필수적인 부분입니다. 이 양식을 사용하면 긴급 상황이나 사고가 발생할 경우 회사에서 직원이 지정한 비상 연락처에 빠르고 쉽게 연락할 수 있습니다.

비상 연락 양식이 있으면 직원 만족도도 높아집니다 . 고용주가 비상 연락처 정보를 보관하고 있으며 비상 시 연락할 수 있다는 사실을 알면 직원이 안심할 수 있고 자신이 존중받고 배려받고 있다는 느낌을 받을 수 있습니다. 이는 긍정적인 회사 문화를 구축하고 직원들 사이에 공동체 의식과 지지를 조성하는 데 큰 도움이 될 수 있는 간단한 단계입니다.

직원 핸드북

직원 핸드북은 회사 정책, 기대치 및 절차에 대한 근로자 지침서 역할을 합니다. 직원에게 기대되는 것과 회사에서 기대할 수 있는 것에 대한 명확하고 간결한 개요를 제공합니다 . 또한 법적으로 회사를 보호하는 데 도움이 됩니다.

직원 핸드북에 포함되어야 하는 몇 가지 핵심 요소는 다음과 같습니다.

• 회사 개요: 회사, 사명 및 문화에 대한 개요를 제공하는 소개로 시작하십시오. 이것은 직원들이 조직과 연결되어 있다고 느끼고 조직의 가치와 목표를 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 고용 정책: 직원 분류, 직무 설명, 작업 일정 및 복리후생 등.

• 행동 강령: 복장 규정, 직장 행동, 차별 및 괴롭힘 금지 정책과 관련된 정책을 포함하여 직원 행동에 대한 회사의 기대치를 설명합니다.

• 안전 및 보안: 비상 절차, 작업장 안전 규칙 및 IT 보안 정책과 같은 안전 및 보안과 관련된 정책을 포함합니다.

• 성과 관리: 성과 평가 방법, 피드백 및 징계 절차를 포함하여 회사의 성과 관리 프로세스를 설명합니다.

• 해고 및 사임: 통지 요건 및 퇴사 인터뷰를 포함하여 해고 및 사직에 대한 회사의 정책 및 절차를 설명합니다.

직원이 서명할 수 있는 확인 양식 도 포함하십시오. 이것은 그들이 핸드북을 받고 읽었으며 그 내용을 이해했음을 나타냅니다.

또한 언어를 간단하고 이해하기 쉽게 유지하고 정책이나 절차의 변경 사항을 반영하기 위해 핸드북을 정기적으로 업데이트해야 합니다.

조직도

신입 사원에게 조직도를 제공하면 직원이 회사의 구조, 계층 및 보고 관계를 이해하는 데 도움이 됩니다 .

또한 신입 사원이 동료와 보다 효과적으로 의사 소통하는 데 도움이 될 수 있습니다. 동료의 역할과 책임을 더 잘 이해할 수 있으므로 더 쉽게 협업하고 공통 목표에 도달할 수 있습니다. 조직도는 또한 직원들이 질문이나 우려 사항을 가지고 접근할 사람과 특정 결정을 내릴 권한이 있는 사람을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

브랜드 가이드라인

브랜드 가이드라인 문서는 직원들이 회사의 브랜드 아이덴티티와 브랜드 아이덴티티를 일관되게 표현하는 방법을 이해하도록 합니다 . 이 문서는 회사의 목소리와 이미지가 전체 인력에 걸쳐 일관되게 유지됨을 보장합니다.

이 문서에는 다음에 대한 지침이 포함되어야 합니다.

• 마케팅 자료의 음성 및 어조
• 로고 사용
• 사용할 글꼴 및 타이포그래피
• 통합할 색 구성표 및 모양
• 사진 및 미술품 사용 지침

역할별 문서

고용 제안서

채용 제안서 에는 신입 직원의 역할 기대치, 급여 및 복리후생이 요약되어 있습니다 . 직원이 제안서를 주의 깊게 검토하고 서명한 후에는 잠재적인 문제가 발생할 경우 나중에 참조할 수 있도록 파일에 보관해야 합니다.

직원 계약

직원 제안서보다 더 자세한 내용이 포함된 별도의 직원 계약이 있을 수 있습니다.

고용 계약에는 다음에 대한 추가 세부 정보가 포함될 수 있습니다.

• 직위 및 직무
• 작업 일정
• 보상
• 해지 정책 및 절차
• 지적 재산권
• 기밀성
• 분쟁 해결 정책 및 절차
• 이익

내 조언: 직원 계약에 보상 및 근무 시간과 같은 역할에 특정한 세부 사항을 포함하십시오. 직원 핸드북에 모든 직원이 준수하고 알아야 하는 일반적인 규칙과 정보를 더 많이 넣습니다. 직원 계약서의 직원 핸드북을 참조할 수 있습니다.

프로세스 및 절차 매뉴얼

실무 온보딩 및 온보딩 친구의 교육과 함께 직원들에게 공식적인 절차 매뉴얼을 제공하는 것이 좋습니다. 여기에는 신입 사원이 담당하게 될 다양한 작업에 대한 자세한 지침이 포함되어야 합니다. 또한 발생할 수 있는 문제를 처리하기 위한 에스컬레이션 절차를 간략하게 설명해야 합니다.

직원은 초기 온보딩 프로세스를 완료한 후 이 매뉴얼을 쉽게 다시 참조 할 수 있습니다.

급여 및 복리후생 문서

직접 입금 양식

많은 직원들이 급여를 은행 계좌로 직접 입금하는 것을 선호합니다. 이 프로세스를 용이하게 하려면 신입 사원에게 은행 계좌 세부 정보와 입금 기본 설정을 입력할 수 있는 자동 입금 양식을 제공해야 합니다.

혜택 개요 문서

직원을 위한 복리후생 개요 문서는 회사에서 제공하는 복리후생 패키지에 대한 포괄적인 요약을 제공해야 합니다.

문서에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 건강 보험: 플랜 유형, 보장 금액 및 보험료와 같이 직원이 사용할 수 있는 옵션을 설명합니다.

• 은퇴 계획: 401(k) 계획 또는 연금 계획과 같이 회사에서 제공하는 은퇴 계획을 자세히 설명합니다. 직원 기여금 요구 사항과 고용주 일치 기부금을 포함하십시오.

• 휴가 정책: 휴가 시간, 병가, 개인 일수 및 공휴일에 대한 회사 정책을 간략하게 설명합니다.

• 기타 보험: 생명 보험, 장애 보험 또는 안과 및 치과 보험과 같은 추가 보험 혜택을 자세히 설명하십시오.

• 웰빙 프로그램: 체육관 멤버십, 건강 검진 또는 스트레스 감소 프로그램과 같이 회사에서 제공하는 웰빙 프로그램을 설명하십시오.

• 직원 지원 프로그램: 상담 서비스, 재정 계획 또는 법률 지원과 같이 회사에서 제공하는 직원 지원 프로그램을 설명하십시오.

• 추가 특전: 직원 할인, 수업료 상환 또는 교통 지원과 같이 회사에서 제공하는 추가 특전을 자세히 설명합니다.

명확하고 포괄적인 복리후생 개요 문서를 제공하면 직원이 복리후생 패키지의 가치를 이해하고 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

요약

효과적인 온보딩은 신입 사원의 성공에 매우 중요합니다. 이는 회사에서의 경험에 대한 분위기를 설정하고 긍정적인 고용 관계를 위한 토대를 마련합니다.

여기에 온보딩 서류 작업이 큰 역할을 합니다. 명확하고 조직적인 방식으로 문서를 제공함으로써 고용주는 신입 사원의 온보딩 프로세스의 스트레스와 혼란을 줄이고 새로운 역할에서 성공할 수 있도록 준비합니다.