고정 일정에 대한 완전한 관리자 가이드

게시 됨: 2023-03-21

고정 근무 일정은 직원 관리의 필수 요소입니다.

관리자로서 팀의 생산성을 높이고 비즈니스 요구 사항을 충족하며 직원에게 동기를 부여하는 작업 일정을 만드는 것이 중요합니다.

이 안내서는 고정 근무 일정을 효과적으로 만들고 관리하는 데 필요한 지식과 기술을 제공하는 것을 목표로 합니다.

고정 근무 일정 이해

고정 근무 일정은 직원이 매일 정해진 시간에 정해진 시간 동안 일하도록 요구하는 일반적인 일정 유형입니다.

일반적인 "9시부터 5시까지" 일정은 고정 근무 일정의 한 예입니다.

이는 상시 교대 근무 및 정규직 및 아르바이트 모두에 사용할 수 있습니다.

고정 근무 일정이란 무엇입니까?

고정된 일정으로 직원들은 주당 동일한 요일 동안 같은 시간과 같은 장소에서 일합니다.

고정 일정은 일반적으로 5일 동안 8시간 교대 근무로 주당 총 40시간(예: 점심 시간 포함 오전 8시부터 오후 5시까지)입니다.

회사 활동이 24시간 계속되는 경우 일부 겹치는 시간과 함께 주간 교대 및 야간 교대와 같은 여러 고정 교대조에 시차를 둘 수 있습니다.

일반적으로 조직은 일정을 정하고 직원은 언제, 얼마나 일할 것인지에 대한 명확한 기대치를 가지고 있습니다.

기업과 직원을 위한 고정 근무 일정의 이점

고정 근무 일정은 직원과 기업 모두에게 혜택을 제공합니다.

스트레스 감소 및 팀 결속력 향상과 같이 직원들이 선호하는 이유 중 일부는 비즈니스의 생산성과 커뮤니케이션을 향상시킵니다.

예측 가능성은 일과 삶의 균형을 가능하게 합니다

직장에서 일정 기반 예측 가능성을 사용하면 직원이 가족 행사, 엔터테인먼트, 의사 진료와 같은 활동을 더 쉽게 계획할 수 있습니다.

고정된 작업 일정은 또한 근로자가 일관된 수면 패턴을 유지하고 기능에 필요한 고품질 수면을 취하여 생산성을 높이고 건강을 지원하는 데 도움이 됩니다.

공유 시간은 동료 간의 연결을 강화합니다.

같은 교대 근무를 하는 직원은 자연스럽게 더 나은 팀 조정 기술을 개발합니다.

직원 참여는 팀을 관리할 때 중요한 요소입니다.

더 나은 의사 소통은 팀 결속력을 강화하고 작업자는 공유 목표를 향해 함께 일할 때 동료와 더 연결되어 있다고 느낄 수 있습니다.

일정 설정으로 시간 및 인력 관리 개선

관리자는 고정 일정 구축이 설정하고 잊어버릴 수 있는 잠재 고객이라는 점을 높이 평가합니다.

비즈니스에 이상적인 고정 근무 일정을 만든 후에는 편안히 앉아 일정을 반복할 수 있습니다.

필요한 경우 휴가를 관리하거나 과정을 수정하기만 하면 됩니다. 고정된 일정은 또한 직원 생산성을 측정하는 것을 더 간단하게 만듭니다.

보너스로 교대 근무를 좋아하는 직원은 계속 근무하고 싶어할 수 있습니다.

기업과 직원을 위한 고정 근무 일정의 단점

고정 근무 일정에는 많은 이점이 있지만 몇 가지 단점도 있을 수 있습니다.

직원들은 더 많은 유연성이나 더 나은 근무 교대를 원할 수 있으며, 관리자는 인기 없는 교대조에 직원을 배치하거나 숙련된 직원에게 시간을 공평하게 분배하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

유연성 부족으로 직원 마찰 발생

정해진 일정에 따라 근무하는 근로자는 삶의 상황이 변할 때 흔들리는 여지가 적고 단순히 교대조를 바꿀 수 없습니다.

어떤 사람들은 같은 장소에서 같은 시간에 같은 일을 하는 것이 지루해지며 순환식 또는 유연한 일정을 선호합니다. 또한 최근 데이터에 따르면 많은 근로자가 근무 일정의 유연성을 선호합니다.

일정이 정해져 있으면 생산성이 저하될 수 있습니다.

일반적으로 연공서열이 높은 직원은 더 나은 교대조를 선호하며, 이로 인해 의도치 않게 가장 노련한 근로자가 쌓인 특정 교대조로 이어질 수 있습니다.

이로 인해 경험이 더 많은 리더가 필요한 일부 변화가 발생할 수 있습니다.

일부 고효율 작업자는 정해진 교대가 끝나기 전에 정해진 작업을 완료합니다.

관리자가 결과를 면밀히 모니터링하지 않으면 시간을 낭비하고 직원을 지루하게 만들 수 있습니다.

효과적인 고정 근무 일정 개발

이상적인 고정 근무 일정은 비즈니스 요구 사항과 직원의 요구 사항에 맞아야 합니다.

고정 근무 일정의 장점이 단점보다 크다고 생각되면 회사에 맞게 맞춤화할 때이지만 몇 가지 고려 사항을 염두에 두어야 합니다.

비즈니스 요구 사항 평가

고정된 작업 일정은 다른 요소를 충족시키기 전에 비즈니스 요구 사항과 일치해야 합니다.

모든 작업이 원활하게 실행되도록 모든 내부 프로세스를 완료하는 데 필요한 기술 수준과 인력을 고려하십시오.

그러면 누가 일해야 하는지, 언제 일해야 하는지 알 수 있습니다.

직원 가용성 및 선호도 결정

운영상의 마찰을 피하기 위해 직원 가용성을 주의 깊게 검토하십시오.

직원의 가용성과 개인적인 상황에 대해 가정하지 말고 그에 대해 알아가십시오.

사람들은 항상 사람 대접을 받는 것을 높이 평가합니다. 따라서 모든 사람의 개인적 취향에 맞추기 위해 비즈니스 요구 사항을 희생할 수는 없지만 일정 결정에 대한 명확한 커뮤니케이션을 제공해야 합니다.

교대 일정 예약 및 작업 할당

각 교대조의 작업에 필요한 기술과 노동력을 고려하십시오.

효율성을 높이고 기술 격차 또는 인력 부족으로 인한 지연을 방지하기 위해 가장 숙련되고 경험이 풍부한 작업자를 여러 교대조에 분산시키고자 합니다.

일정을 직원에게 전달

롤아웃하기 전에 고정된 일정에 대해 직원들에게 알리면 직원들의 피드백을 고려할 기회가 생기고 직원들이 빠르고 원활하게 조정할 수 있습니다.

또한 귀하가 따르는 모든 정해진 정책을 포함하여 귀하의 일정 뒤에 있는 근거를 설명할 수도 있습니다.

고정 근무 일정 관리

비즈니스에 가장 적합한 고정 근무 일정을 개발할 때 일정 충돌을 미리 계획하고 출석 및 생산성을 모니터링하는 것을 포함하여 이를 지원하는 정책을 수립해야 합니다.

일정 변경에 대한 직원 요청 처리

일정에 대한 직원 요청은 가장 일반적인 직원 일정 문제 중 하나이지만 솔루션이 복잡할 필요는 없습니다.

디지털 스케줄링 소프트웨어를 사용하면 쉽게 계획하고 조정할 수 있습니다.

궁극적으로 요청을 수용할 수 없더라도 직원들이 변경 사항을 요청할 수 있는 명확한 방법을 제공하여 직원들이 자신의 의견을 경청하고 고려한다는 느낌을 갖도록 합니다.

변경이 비즈니스에 적합한지 여부를 결정하려면 변경하려는 교대조와 끄고자 하는 교대조에서 사용 가능한 리소스를 고려하십시오.

직원 가용성과 인력 요구 사항의 균형을 맞춰야 합니다.

다른 교대조가 추가 인력이나 추가 경험을 사용할 수 있다면 그들의 요청을 승인하는 것이 합리적일 수 있습니다.

그러나 인기 있는 교대조인 경우 직원 배치에 문제가 없다면 그들의 선호도를 수용하기 위해 무엇을 변경해야 하는지 신중하게 생각해야 합니다.

직원의 요청에 대한 답변이 '예'인 경우 끌어서 놓기 기능이 있는 디지털 일정 도구를 사용하여 몇 분 안에 교대조를 재정렬할 수 있습니다.

대답이 '아니요'인 경우 이유 및 관련 정책을 간략히 설명하십시오. 그들이 "언젠가는" 그런 변화를 겪을 수 있다는 잘못된 희망을 주지 마십시오.

예를 들어 교대조를 정기적으로 재평가하거나 특정 임기에 도달한 직원이 우선 고려 대상이 되는 경우와 같이 미래에 일정 변경을 승인할 수 있는 기회가 있는 경우 해당 프로세스를 직원에게 명확하게 전달합니다.

일정 충돌 관리

병가와 휴가가 분리되는지 여부를 포함하여 직원이 휴가를 요청할 수 있는 시기와 방법을 정의하는 정책을 수립합니다.

이러한 정책은 직원이 쉽게 참조할 수 있도록 직원 핸드북에 명확하게 설명되어 있는지 확인하십시오.

운영 측면에서 인력 충원 계획을 세우십시오.

한 사람이 자리를 비운 경우에도 비즈니스 활동을 유지할 수 있습니까, 아니면 다른 직원을 불러 엄호할 수 있습니까?

직원들에게 근무 교대 근무를 직접 조정할 수 있는 쉬운 방법을 제공하는 것이 합리적일 수 있습니다.

귀하의 정책이 현지 노동법 및 규정을 준수하는지 확인하고 이를 준수하여 모든 직원을 공정하게 대우하십시오.

직원 성과 및 출석 모니터링 전략

직원들이 나타나서 업무를 완수하고 있는지 확인해야 하지만 그들의 자율성을 타협하고 싶지는 않습니다.

직장 결근은 관리자가 해결해야 하는 실제 문제로, 근무일에 결근하는 근로자의 비율은 3%에 불과합니다.

그럼에도 불구하고 많은 근로자들이 세세한 부분까지 관리되거나 감시당하는 느낌에 분개하므로 작업장 모니터링 정책을 투명하고 명확하게 전달하십시오.

직원이 출퇴근할 수 있고 급여 및 HR 시스템과 원활하게 통합할 수 있는 통합하기 쉬운 출석 관리 시스템을 찾으십시오.

또한 직원이 프로젝트를 예산에 맞춰 신속하게 완료할 수 있도록 도와주는 효과적인 작업 관리 소프트웨어로 성과를 추적할 수 있습니다.

체크리스트를 사용하고 작업을 설정하면 작업을 더 쉽게 관리하고 효율성을 높일 수 있습니다.

고정 근무 일정 관리를 위한 모범 사례

사람들이 필요한 곳에 배치되도록 단순히 일정을 관리하는 것과 일정을 잘 관리하는 것에는 차이가 있습니다.

모범 사례에는 강력한 커뮤니케이션, 규정 준수, 직원 의견 및 일과 삶의 균형이 포함됩니다.

직원들과 소통하세요

사용하는 일정 유형에 관계없이 열린 의사 소통 라인은 사기와 생산성을 유지하는 데 필수적입니다.

워크플로에 투명한 커뮤니케이션 및 참여 기능을 구축하면 신뢰 문화를 조성할 수 있습니다.

변경해야 하는 경우 이유를 명확하게 전달하고 직원에게 가능한 한 많은 통지를 제공하여 수용할 수 있도록 합니다.

노동법 및 규정 준수 보장

일정 정책을 수립할 때 관련 연방, 주 및 지역 노동법 및 규정을 준수하는지 확인하십시오.

다른 고려 사항 중에서도 초과 근무 일정 및 급여, 공휴일, 식사 및 휴식 시간, 근로자에게 일정을 알리는 기간을 준수해야 합니다.

직원 피드백 및 제안 장려

조기에 그리고 자주 직원들로부터 피드백을 구하여 자신의 역할에서 행복하고 번성하는 사람과 점점 좌절하는 사람의 맥박을 정확히 파악하십시오.

문제가 어디에 있는지 알면 문제를 더 쉽게 해결할 수 있습니다.

구식 설문 조사 상자는 무시될 가능성이 높지만 이미 디지털 솔루션을 사용하고 있는 경우 사용자 정의 가능한 설문 조사 및 템플릿, 실시간 투표 및 채팅 기능을 포함하여 커뮤니케이션을 위한 여러 채널을 허용하는 직원 피드백 도구를 쉽게 통합할 수 있습니다. 빠르고 직접적인 입력.

일과 삶의 균형 지원

일과 개인 생활 사이의 적절한 균형을 유지하는 것은 직원들에게 공통된 과제입니다.

McKinsey 연구에 따르면 직원의 거의 절반이 번아웃 증상을 보고합니다.

직장과 가정 생활이 분리되면서 근로자는 직장에서 벗어나 활력을 되찾을 수 있는 건강한 시간을 갖게 됩니다.

관리자는 지정된 작업 공간 및 장치, 업무 관련 메시지를 읽고 응답하기 위한 합리적인 경계, 건강한 습관 및 예측 가능한 일정을 포함하여 이러한 균형을 유지하기 위한 전략에 대해 직원을 지도할 수 있습니다.

고정 근무 일정 관리 도구

인력 스케줄링은 고정 근무 일정의 상대적 안정성에도 불구하고 복잡한 작업입니다.

서로 다른 고정 일정에 따라 많은 직원을 관리한다고 가정합니다.

이 경우 미리 계획하는 데 더 많은 시간을 할애하고 일정이 설정되면 유연한 일정과 같은 다른 일정 유형만큼 많은 모니터링이 필요하지 않습니다.

고정 작업 일정을 관리하는 두 가지 주요 접근 방식에는 수동 교대 일정과 일정 소프트웨어가 포함됩니다.

수동 시프트 스케줄링

관리자 또는 팀의 다른 사람이 수동으로 예정된 교대조의 작업 일정을 결정합니다.

일반적으로 복잡한 스프레드시트를 사용하여 직원의 가용성과 선호도를 비즈니스 요구 사항과 비교하고 중간 지점을 찾으려고 합니다.

어떤 사람들은 선호도를 고려하는 실제적인 접근 방식과 인적 요소를 좋아하지만 인적 요소도 인적 오류의 여지를 남깁니다.

직원이 몇 명 이상인 경우 설정하고 모니터링하는 데 시간이 많이 걸리는 프로세스이며 데이터를 수동으로 분석하는 것 자체가 번거로운 일입니다.

스케줄링 소프트웨어 소개

스케줄링 소프트웨어는 인력 스케줄링의 시간 부담을 덜어줍니다.

Connecteam의 올인원 작업 스케줄러 앱을 사용하면 교대조 관리를 최적화하고 번거로움 없이 최대 생산성을 달성할 수 있습니다. 효율성과 정확성을 높이고 자동 보고 기능도 통합합니다.

Connecteam은 다음을 가능하게 하는 기능을 통해 모든 직원 관리 및 작업 일정 작업을 간소화하여 지속적인 운영 효율성을 가능하게 합니다.

팀 알림 및 상태 업데이트와 같은 일상적인 직원 관리 작업 디지털화
시간 기록 앱을 사용하여 직원 추적
책상이 없는 팀과 즉시 일정 생성 및 공유
온라인으로 보고서, 체크리스트, 양식 및 요청을 작성하여 직원으로부터 정보 수집

FAQ

고정 근무 일정과 유연 근무 일정의 차이점은 무엇인가요?

고정된 작업 일정에서 직원은 일반적으로 동일한 근무 시간과 일수 동안 동일한 주간 교대조로 근무합니다. 그러나 모든 작업에 엄격한 시간 일정이 필요한 것은 아닙니다.

유연한 근무 일정은 덜 엄격하고 직원이 주당 또는 하루에 특정 근무 시간을 기록할 수 있도록 하지만 이러한 교대 근무가 반드시 동일한 정확한 시간은 아닙니다.

고정 근무 일정에 대한 대안은 무엇입니까?

관리자가 고려할 수 있는 작업 일정에는 최소 15가지 유형이 있습니다. 다른 일반적인 근무 일정에는 직원과 고용주가 협력하여 직원의 근무 시간을 결정하는 유연한 일정, 근로자가 주야간 교대를 순환하는 교대 근무 일정, 직원이 하루에 두 시간 슬롯을 연장하여 일하는 분할 교대 근무가 포함됩니다. 직원이 필요에 따라 일하는 대기 교대 근무 사이에 휴식을 취하십시오.

고정 근무 일정이 직원 사기에 미치는 영향은 무엇입니까?

모든 직원은 다르며 일부는 근무 시간과 개인 시간을 구분할 수 있는 고정 일정의 예측 가능성을 높이 평가하는 반면 다른 직원은 일정의 반복적 특성에 지루하거나 싫어하는 교대 근무에 좌절할 수 있습니다.

고정 근무 일정이 모든 직원에게 공정하고 공평하다는 것을 어떻게 보장할 수 있습니까?

모든 일정 정책에 대해 사전에 명확한 의사소통을 보장하고 이러한 정책을 고수하는 것이 직원에게 공정하고 공평한 근무 일정을 보장하는 가장 좋은 방법입니다.

선호하는 일정과 휴가에 대한 요청을 고려할 때 공정하고 임기와 성과를 고려하는 방법에 일관성을 유지하십시오. 편향된 의사 결정의 기회를 최소화하는 일정 소프트웨어 사용을 고려하십시오.