공식 커뮤니케이션에 대한 전체 가이드

커뮤니케이션이라고 하면 친구나 직장 동료와의 일상적인 대화를 상상할 수 있습니다.

그러나 많은 전문적인 환경에서 효과적이고 조직적인 의사소통을 위해서는 공식적인 의사소통이 필요합니다.

그렇다면 공식적인 의사 소통이란 정확히 무엇입니까?

공식 커뮤니케이션이란 무엇입니까?

공식 커뮤니케이션은 공식 정보, 명령 및 지침에 사용되는 미리 정의된 커뮤니케이션 채널을 말합니다.

정보가 조직화된 방식으로 사전 정의된 통신 채널을 통해 흐를 때입니다. 이러한 채널은 같은 직급 직원 간의 대면 수평 커뮤니케이션이거나 다른 직급 직원 간의 대각선 커뮤니케이션이 될 수 있습니다.

공식 커뮤니케이션의 목표는 메시지가 명확하고 간결하며 적절한 사람에게 적시에 전달되도록 하는 것입니다.

공식적인 커뮤니케이션은 비공식적인 대화에 비해 시간이 많이 걸리는 것처럼 보일 수 있지만 비즈니스에서 질서와 구조를 유지하는 것은 필수적입니다.

사전 정의된 통신 채널은 또한 상위 직원이 하위 직원에게 명령이나 지시를 내릴 수 있도록 명확한 명령 체계를 설정하는 데 도움이 됩니다.

일반적인 형태의 공식 커뮤니케이션에는 이메일, 편지, 보고서, 메모 및 프레젠테이션이 포함됩니다.

공식적인 커뮤니케이션은 정보의 흐름이 체계적이고 효율적이라는 점에서 모든 전문적인 환경에서 필수적인 부분입니다.

비공식 대화보다 구조화될 수 있지만 미리 정의된 채널은 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 명확하게 이해할 수 있도록 조직 내 질서를 확립하는 데 도움이 됩니다.

공식 대 비공식 커뮤니케이션

공식 커뮤니케이션과 비공식 커뮤니케이션의 가장 중요한 차이점은 사용되는 언어입니다. 다가오는 프로젝트에 대해 관리자가 팀에 보내는 이메일에는 공식적이고 정확한 언어가 포함됩니다.

하지만 그 매니저는 팀원의 생일이나 은퇴를 축하할 때 좀 더 편안한 표현을 사용합니다.

공식 커뮤니케이션과 비공식 커뮤니케이션의 다른 차이점은 다음과 같습니다.

• 신뢰성 — 항상 서면 또는 전자 기록 추적이 있기 때문에 공식 커뮤니케이션이 더 신뢰할 수 있는 것으로 보입니다.
• 속도 — 커뮤니케이션을 공개적으로 제공하기 전에 커뮤니케이션을 검토하고 승인하는 데 지정된 계층 구조가 있으므로 공식적인 커뮤니케이션은 더 느리게 이동합니다.
• 시간 소모적 — 공식적인 커뮤니케이션을 만드는 데 더 많은 시간이 걸립니다. 관료주의나 언어 관련 법적 문제를 해결해야 할 수도 있습니다. 비공식 커뮤니케이션은 검토 없이 즉시 전송되는 경우가 많습니다.

공식 커뮤니케이션의 주요 특징

공식 커뮤니케이션의 일반적인 측면에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

• 구조 — 이메일 및 비즈니스 서신의 공식 커뮤니케이션은 일반적으로 설정된 형식을 따릅니다. 일반적으로 머리글, 몇 가지 일반적인 인사말 형식 및 끝에 서명이 있습니다. 많은 사업가들은 공식 정보를 올바르게 전달하기 위해 템플릿을 사용하여 메모 및 기타 공식 문서를 작성합니다.
• 언어 — 전문 커뮤니케이션에 사용되는 언어는 정확하고 상황에 적합해야 합니다. 속어 및 기타 비공식 문구는 절대 사용해서는 안 됩니다. 공식적인 의사소통에는 적절한 문법이 포함되어야 하며 축약이 없어야 합니다. 예를 들어, 작성자는 "don't" 대신 "do not"을 철자해야 합니다.
• 어조 — 전문적인 커뮤니케이션 어조는 진지하고 전문적이어야 합니다. 글에는 개인적인 의견이나 감정이 드러나지 않아야 합니다. 대신 정확한 정보를 정중하고 객관적으로 전달하는 데 중점을 두어야 합니다. 특히 민감한 주제를 다룰 때는 중립적이고 외교적인 단어를 선택하십시오.
• 계층 구조 — 공식적인 커뮤니케이션은 확립된 회사 계층 구조를 통해 이루어져야 합니다. 지정된 채널에는 흐름을 관리하기 위한 절차와 프로토콜이 있어야 합니다. 지정된 회사 관계자의 사전 승인 없이 공식적인 커뮤니케이션을 진행해서는 안 됩니다.
• 문서화 — 모든 공식 커뮤니케이션은 조직 내에서 취한 모든 결정, 정책 또는 조치의 기록을 보장하는 보관 문서화 프로세스를 따라야 합니다. 이것은 책임 있는 환경을 촉진하고 향후 참조할 수 있는 정보를 제공합니다.
• 커뮤니케이션 채널 — 공식 커뮤니케이션은 지정된 이메일 시스템과 같은 공식 채널을 통해 전달되어야 합니다. 예를 들어 보고서, 공식 서한으로 제공하거나 조직된 회의에서 다른 참가자에게 제공할 수 있습니다. 공식적인 커뮤니케이션은 회사에서 인정하고 승인한 채널만 사용해야 합니다.

공식 커뮤니케이션이 중요한 이유는 무엇입니까?

공식적인 커뮤니케이션은 오해나 해석 오류의 여지가 적습니다. 새로운 업무 정책의 세부 사항을 요약한 메모를 보내면 직원들이 질문이 있을 때 참조할 수 있는 내용이 문서화됩니다.

전화를 통한 일상적인 대화와 같이 비공식적인 커뮤니케이션에 의존하면 비용이 많이 들고 위험한 실수로 이어지는 오해로 이어질 수 있습니다.

다양한 유형의 공식적인 커뮤니케이션에 대해 설정된 엄격한 규칙은 적절한 기록 추적을 보장합니다. 회사 감사 또는 법적 문제가 발생하는 경우 발생한 통신 내용과 발생 시기에 대한 문서를 항상 가지고 있는 것이 좋습니다. 직원의 기억에 의존하거나 더 이상 회사에 없는 사람에게 연락해야 하는 것보다 더 나은 정책입니다.

직관에 반하는 것처럼 보일 수도 있지만 공식적인 커뮤니케이션을 설정하면 더 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 작성을 마친 후에는 필요한 만큼 많은 사람에게 신속하게 보낼 수 있습니다. 즉, 같은 수의 사람들에게 메시지를 전달하는 데 필요한 대면 대화가 줄어듭니다.

공식 커뮤니케이션의 이점은 무엇입니까?

공식적인 의사 소통은 비즈니스 프로세스의 중요한 부분이며 특히 근로자가 디지털 도구에 지속적으로 액세스하거나 경영진과 직접적인 대면 상호 작용을 할 수 없는 비 책상 산업에서 그 이점이 중요합니다.

안전 보장: 건설, 제조 또는 물류와 같은 비업무 산업은 종종 잠재적인 위험과 위험을 수반합니다. 공식적인 커뮤니케이션은 안전 프로토콜, 지침 및 중요한 업데이트를 모든 직원이 명확하게 전달하고 이해하며 준수하도록 합니다.

명확한 지침: 근로자가 현장이나 생산 라인에 있는 산업에서는 명확하고 간결한 공식 커뮤니케이션이 오해를 방지하는 데 도움이 됩니다. 작업을 정확하고 효율적으로 수행하여 실수와 재작업을 최소화합니다.

일관성 유지: 공식적인 커뮤니케이션은 특히 직원들이 서로 다른 교대조 또는 위치에서 근무하는 산업에서 메시지 전달의 일관성을 보장합니다. 이것은 모든 사람이 같은 페이지에 있고 품질 표준을 유지하는 데 중요합니다.

규정 준수: 공식적인 커뮤니케이션은 규정 준수에 필요할 수 있는 기록을 유지하는 데 도움이 됩니다. 이는 직원들이 많은 비직업 산업에서 중요한 정책, 절차 및 업데이트에 대해 적절하게 정보를 받았다는 것을 입증하는 데 도움이 됩니다.

정보 격차 감소: 사무직이 아닌 직원은 역할의 특성으로 인해 종종 핵심 비즈니스 운영에서 분리된 느낌을 받을 수 있습니다. 공식적인 의사 소통은 회사 정책, 변경 사항 및 뉴스에 대한 정기적인 업데이트를 제공하여 포용감을 조성함으로써 이러한 격차를 줄일 수 있습니다.

책임성 : 공식적인 의사소통은 책상이 아닌 산업에서 책임성 체계를 만드는 데 도움이 됩니다. 서면 의사소통을 통해 주고받은 지침의 추적 기록이 있으며 분쟁이 발생할 경우 다시 참조할 수 있습니다.

피드백 메커니즘: 공식 커뮤니케이션은 사무직이 아닌 직원이 우려 사항, 아이디어 또는 피드백을 표명할 수 있는 플랫폼을 제공할 수도 있습니다. 이는 비즈니스 프로세스, 안전 및 작업자 만족도를 개선하는 데 매우 중요할 수 있습니다.

전문적인 환경 구축: 공식적인 커뮤니케이션은 전문적인 작업 환경을 촉진하고 회사의 권위와 계층 구조를 강화합니다. 그것은 조직이 인력을 소중히 여기고 정중하고 전문적인 방식으로 그들과 소통한다는 메시지를 보냅니다.

교육 및 개발: 비 사무직이 널리 퍼져 있는 산업에서는 교육 및 개발 목적으로 공식 커뮤니케이션이 자주 사용됩니다. 이를 통해 회사는 교육 자료, 지침 또는 절차 업데이트를 공유하여 근로자가 필요한 지식과 기술을 보유하도록 할 수 있습니다.

공식 커뮤니케이션의 유형

조직은 일반적으로 다섯 가지 방법 중 하나로 공식적인 커뮤니케이션을 배포합니다.

하향 통신

하향식 커뮤니케이션은 고위 경영진으로부터 회사를 통해 중요한 정보를 전달하는 것을 포함합니다.

본질적으로 당신은 일련의 명령을 따르고 있습니다. 예를 들어, 부사장은 PTO 정책의 향후 변경 사항에 대해 이사들에게 알리는 메모를 보낼 수 있습니다. 그런 다음 해당 관리자는 해당 정보를 팀 구성원에게 전달합니다.

기업은 일반적으로 하향 통신을 사용하여 다음과 같은 정보를 보냅니다.

• 새 정책 정의
• 기존 정책에 대한 변경 사항 개요
• 위임 책임 변경에 대한 정보 제공
• 다가오는 인사 변경 설명

비공식 커뮤니케이션에서도 하향식 커뮤니케이션이 발생할 수 있습니다. 이메일을 보내는 대신 관리자는 팀과 직접 대면하여 이야기할 수 있습니다. 그러나 주요 개혁은 메시지 전달을 확인하기 위해 항상 공식 커뮤니케이션 프로세스를 사용해야 합니다.

상향 통신

상향식 커뮤니케이션은 직원이 경영진과 회사 리더에게 피드백을 제공하는 데 사용하는 프로세스입니다. 예를 들어 직원들이 회사의 다양한 측면에 대해 어떻게 느끼는지 묻는 연례 설문 조사에 응답하는 것입니다.

회의에서 상향 통신이 발생하도록 할 수도 있습니다. 일반적으로 직원은 서면 질문을 제출하고 경영진으로부터 공식적인 답변을 받습니다. 또한 많은 회사에는 근로자가 문제를 문서화하거나 개선 사항을 제안할 수 있는 제안 상자 또는 포럼이 있습니다.

상향 커뮤니케이션의 목표는 작업 환경에 대한 직원의 느낌을 문서화하는 것입니다. 그것은 경영진이 그들이 고용한 성격에 대해 더 잘 이해할 수 있는 방법입니다.

직원이 제공하는 피드백을 통해 경영진과 경영진은 직원의 생산성을 높이거나 직원이 자신의 기여에 대해 더 가치 있다고 느끼도록 하는 방식으로 프로세스를 개선할 수 있습니다.

수평적 커뮤니케이션

거의 같은 수준의 작업자 간에 수평적 또는 수평적 의사소통이 발생합니다. 그들은 같은 부서에서 일하거나 비슷한 직책을 가질 수 있습니다.

현장 반장이 다른 반장에게 업무 관련 메시지를 보낸다면 그것이 수평적 소통의 예가 될 것이다.

프로젝트에서 작업하는 팀원 간의 수평적 커뮤니케이션을 자주 볼 수 있습니다. 휴가 중인 팀 구성원은 작업 프로세스를 문서화하고 이를 작성하는 사람에게 전달할 수 있습니다.

수평적 의사소통은 동료 간의 더 나은 협업과 조정을 장려하기 위한 것입니다.

대각선 통신

대각선 의사소통은 서로 다른 수준과 별도의 명령 체계에 있는 작업자 간의 직접적인 참여를 장려합니다. 관리자는 새 프로젝트의 현장 책임자에게 공식 커뮤니케이션을 전달하여 작업의 더 넓은 맥락을 더 잘 이해할 수 있도록 해야 할 수 있습니다.

동일한 현장 책임자가 프로젝트 상태에 대한 업데이트를 상위 직원에게 전달하여 프로젝트 진행 상황을 업데이트할 수 있습니다.

대외 커뮤니케이션

외부 통신은 조직에서 외부 엔터티로 보내는 공식 메시지를 설명합니다. 예를 들어 규제 기관의 문의에 응답하는 법무 부서가 있습니다. 고객 및 주주에게 보내는 이메일도 외부 커뮤니케이션으로 간주됩니다.

조직이 외부와 소통하는 방식은 이미지를 구축하는 데 도움이 됩니다. 형식에는 웹 페이지 콘텐츠에서 회의 프레젠테이션에 이르기까지 모든 것이 포함될 수 있습니다. 모든 외부 커뮤니케이션은 조직에 대한 품질 및 역량에 대한 메시지를 전달해야 합니다.

공식적인 커뮤니케이션의 예

조직에서 공식 커뮤니케이션을 제공하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

회의

대부분의 직원은 회의를 통해 정보를 전달하는 데 익숙합니다. 회의에는 팀과 경영진 간의 상향 및 하향 커뮤니케이션이 모두 포함됩니다. 공식 커뮤니케이션과 관련하여 의제를 구성하면 모든 관련 주제를 다룰 수 있습니다.

공식 회의는 일반적으로 오프닝과 특별 게스트 소개로 시작됩니다. 팀을 한 곳에 모았다면 시간을 현명하게 사용하고 싶을 것입니다. 팀의 일정 수준의 참여와 참여를 유도하면서 의제에 충실하십시오.

프레젠테이션

대부분의 공식 회의 및 회의 커뮤니케이션에는 프레젠테이션이 포함됩니다. 아이디어, 데이터 또는 제안을 전문적이고 구조화된 방식으로 공식적으로 전달하는 데 사용됩니다.

프레젠테이션은 분명한 목적을 가지고 있어야 하며 발표자는 처음부터 청중에게 전달하고자 하는 내용을 분명히 해야 합니다.

프레젠테이션은 곧 출시될 제품을 미리 보거나 새로운 회사 프로젝트의 목적을 설명하는 데 초점을 맞출 수 있습니다. 다른 사람들은 비즈니스 이니셔티브에 대한 업데이트를 전달하거나 이해 관계자에게 새로운 제안에 대한 정보를 제공합니다. 시각 자료는 프레젠테이션의 메시지를 강화하고 청중의 참여를 유지하는 데 도움이 됩니다.

이메일

전자 메일은 조직 전체에 메시지를 전달하는 가장 일반적인 방법 중 하나입니다.

일반적으로 공식 커뮤니케이션에서 다음과 같은 목적으로 사용됩니다.

• 주문 및 지침 보내기
• 요구하다
• 공식 정보 제공
• 공지 사항 전달

공식적인 이메일에는 메시지의 의도를 명확히 하는 정확하고 전문적인 제목이 포함됩니다.

공식적인 인사말을 사용하여 수신자에게 전달되며 전문적으로 닫힙니다. 메시지 본문에는 효과적인 메시지 전달을 위해 설계된 간결한 언어가 포함되어야 합니다. 이상적으로는 전체 메시지를 손상시키는 화려하거나 장황한 언어를 피하고 전체적으로 전문적인 어조를 사용하는 것이 좋습니다.

메모

메모는 조직 내 공지 사항, 새로운 정책 및 지침을 전달합니다. 공식적인 지침은 특정 부서 또는 전체 조직과 관련될 수 있습니다. 사람들은 일반적으로 민감한 정보를 배포해야 할 때 메모를 보냅니다.

회사는 일반적으로 메모를 조직 내부에 보관합니다. 사전 정의된 커뮤니케이션 채널을 통해 전송되어 대상 고객에게 도달할 수 있습니다. 예를 들어 메모는 특정 개인이나 배포 목록에만 보낼 수 있습니다.

일단 전송된 메모는 일반적으로 보관되어 의사 결정이나 정책 변경에 대한 과거 기록이 있는지 확인합니다.

공식 커뮤니케이션 개선을 위한 6가지 팁

조직이 공식적인 커뮤니케이션을 처리하는 방법을 개선할 수 있는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.

1. 적시에 정보 제공

공식 커뮤니케이션 문구를 검토할 필요가 있을 수 있지만 가능한 한 빨리 정보를 얻으려고 노력하십시오. 이는 고객 및 다른 업계 리더가 회사를 보는 방식에 영향을 미칠 수 있는 소문을 근절하려는 경우 특히 중요할 수 있습니다. 다가오는 조직 변화에 대해 직원들이 가질 수 있는 걱정을 피하는 것도 좋습니다.

2. 투명해야 한다

공식 커뮤니케이션의 목적을 명확히 하십시오. 가능한 한 많은 정보를 제공하십시오. 그렇게 하면 작업자가 나중에 귀하가 발표한 내용과 모순되는 것처럼 보이는 뉴스를 들었을 때 맹목적이라고 느끼지 않습니다.

3. 일관성을 최우선으로 하라

공식적인 커뮤니케이션을 설계하는 데 도움이 되는 템플릿을 직원에게 제공합니다. 정보의 흐름에 활용되는 채널에 대한 지침도 제공해야 합니다. 이렇게 하면 정보가 필요한 사람이 메시지를 받지 못하거나 문서가 의도하지 않은 수신자에게 전달되는 문제를 피할 수 있습니다.

4. 맞춤형 메시지 만들기

메시지의 의도를 방해할 수 있는 과도한 표현을 피하십시오. 의사 소통이 너무 격식을 차리지 않게 만드는 약어를 피하는 것도 좋은 생각입니다.

동료 및 비즈니스 파트너에게 공식적인 직함을 사용하여 공식적으로 호칭합니다. 메시지 본문을 비인격적으로 유지하려면 인칭 대명사를 사용하지 마십시오.

5. 메시지 강화

프레젠테이션을 할 때 일화가 잘 작동할 수 있지만 공식 커뮤니케이션의 요점을 강조하는 데 집중하십시오. 그렇게 하면 독자는 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.

6. 피드백 요청

수신자가 커뮤니케이션에 대한 정보를 제공하도록 권장하여 메시지를 효과적으로 전달했는지 여부를 알 수 있습니다.

결론

공식 커뮤니케이션은 모든 조직의 중요한 기둥이며 체계적이고 효율적이며 일관된 정보 보급의 중추 역할을 합니다. 작업자가 기존 커뮤니케이션 도구에 정기적으로 액세스할 수 없는 비 책상 산업에 특히 중요합니다. 공식적인 커뮤니케이션을 준수함으로써 기업은 명확성과 일관성을 보장하고 안전 표준을 유지하며 규정 준수를 충족하고 생산성을 향상할 수 있습니다.

Connecteam과 같은 디지털 커뮤니케이션 도구의 통합은 회사 내 공식 커뮤니케이션의 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 이러한 플랫폼을 통해 직원의 위치에 관계없이 실시간으로 정확한 커뮤니케이션이 이루어집니다. 인스턴트 메시징, 작업 관리, 스케줄링에서 피드백 설문 조사 수행에 이르기까지 이러한 도구는 회사 커뮤니케이션의 모든 중요한 측면을 요약합니다.

결국 올바른 디지털 도구와 결합된 효과적인 공식 커뮤니케이션은 기업이 더 나은 작업 환경을 조성하고 책임을 진작하며 정보가 풍부하고 연결된 인력을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 직원이 책상에 있든 현장에 있든 간소화된 커뮤니케이션은 항상 비즈니스 성공의 중요한 요소입니다.

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