프로젝트 관리 완료 시간을 예측하는 방법

계획 및 추정은 프로젝트를 완료하는 데 매우 중요합니다. 현실적인 기한을 정하고, 자원을 관리하고, 적절한 예산을 수립하고, 직원과 이해관계자 모두에게 기대치를 설정하려면 프로젝트 소요 시간을 알아야 합니다.

적절한 계획이 없으면 몇 주가 걸렸어야 할 프로젝트가 몇 달 동안 질질 끌게 될 수 있습니다. 이러한 생산성 부족은 예산을 초과하고 초과 인건비로 비즈니스 비용을 지출하며 고객을 불행하게 만들 수 있습니다.

프로젝트 관리자가 효과적으로 계획하고 추정하기 위해 사용하는 인기 있는 기술은 예상 완료 시간(ETC) 예측입니다. 이 가이드에서는 ETC가 정확히 무엇인지, 적절한 시간 추정의 중요성, 타이밍을 적절하게 추정하는 방법 등에 대해 설명합니다.

예상 완료 시간은 무엇입니까?

ETC에는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 총 시간을 추정하는 작업 이 포함됩니다. 단순히 추측하는 것보다 더 정확하고 직원 배치, 예산 설정 및 리소스 할당에 있어 더 많은 확신을 줍니다. 또한 완료해야 하는 작업을 계획하는 데 도움이 되며 모든 사람이 작업해야 하는 시간을 알 수 있습니다.

ETC는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간을 정확하게 예측하기 위해 프로젝트 수명 주기에서 가능한 한 빨리 계산해야 합니다.

적절한 시간 추정의 중요성

첫째, 적절한 예상 시간을 얻으면 팀이 지연을 피하고 완료된 프로젝트를 제 시간에 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다.

고객 또는 고객과 신뢰를 구축하여 그들이 귀하의 서비스를 계속해서 요청할 수 있도록 기한을 일관되게 맞출 수 있어야 합니다. ETC는 팀이 시간을 효율적으로 관리하여 모든 작업이 고객의 기대치를 충족하거나 초과하도록 도울 수 있습니다.

정확한 시간 추정은 각 프로젝트를 진행하는 데 필요한 자금을 확보하고 필요할 때 적절한 직원을 배치하는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 ETC는 프로젝트 관리자가 자세한 일정을 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 일정은 사람이나 팀이 담당하는 일과 귀하의 예상에 따른 프로젝트 마감일을 강조합니다.

작업을 완료하는 데 걸리는 시간과 해당 작업을 담당하는 직원을 알면 팀을 보다 효과적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.

잘못된 시간 추정의 부정적인 결과 도 있습니다. 프로젝트 타임라인을 탈선시키고 기한을 밀고 직원을 과로하게 할 위험이 있습니다. 또한 예상보다 늦게 프로젝트를 완료하면 클라이언트를 실망시키고 평판을 손상시킬 수 있습니다.

적절한 ETC를 추정하지 않으면 프로젝트가 너무 오래 걸리면 예산 부족으로 이어져 귀하와 귀하의 고객에게 비용이 발생할 수 있습니다. 경우에 따라 시간 예측이 잘못되어 프로젝트가 완전히 실패할 수 있습니다.

정확한 시간 추정을 위한 팁

시간을 잘못 추정하면 비용이 많이 들고 위험할 수 있으므로 시간을 올바르게 추정하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁이 있습니다.

프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 것을 알고 있어야 합니다.

작업, 회의 및 프로젝트 완료를 위한 기타 요구 사항의 전체 목록이 없으면 완료 시간을 예측하기가 어려울 것입니다.

프로젝트의 성공에 중요한 모든 것은 기록하고 설명해야 합니다. 누락된 항목으로 인해 예상 시간에 며칠 또는 몇 주가 쉽게 추가되어 타임라인을 벗어날 수 있습니다. 작업 항목 및 프로젝트 요구 사항을 적절한 순서(시간순, 우선 순위 또는 둘 다)로 나열해야 합니다.

작업 분할 구조와 같은 기술을 사용하여 더 큰 프로젝트를 세분화하고 수행해야 하는 모든 작업을 명확하게 파악할 수 있습니다.

또한 완료 시간을 예측할 때 사전 프로젝트 테스트를 수행하고 직원 및 고객과 의사 소통하고 프로젝트를 편집하는 데 걸리는 시간을 고려하는 것을 잊지 마십시오.

과거 프로젝트의 데이터 검토

과거 프로젝트의 기록 데이터를 사용하면 현재 추정치를 미세 조정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 과거 타임라인과 프로젝트 작업을 살펴보고 소요 시간을 파악한 다음 이 정보를 사용하여 ETC 예상을 안내하십시오.

분석하는 정보가 적절하고 도움이 되도록 유사한 프로젝트를 검토하고 있는지 확인하십시오.

경우에 따라 유사한 프로젝트를 완료한 다른 회사의 과거 데이터를 검토할 수 있습니다. 그러나 경우에 따라 액세스가 어렵고 비용이 많이 들 수 있습니다.

특정 작업 및 프로젝트에 소요된 시간을 정확히 확인할 수 있도록 직원이 일하는 시간을 추적해야 합니다. 이렇게 하면 현재 프로젝트를 추적하고 향후 예측을 훨씬 쉽게 수행할 수 있습니다.

견적에 팀을 참여시키십시오.

당신이 만든 견적에 팀원을 참여시키도록 노력하십시오. 다른 사람들과 상의하면 견적이 합리적이고 팀이 프로젝트를 완료하는 데 걸리는 시간을 정확하게 반영하는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 팀을 참여시키면 직원 만족도를 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 의견을 요청하면 직원이 가치 있고 능력이 있다고 느끼며 더 참여하게 됩니다. 또한 그들이 프로젝트를 만드는 데 도움을 주었다면 열심히 일하고 프로젝트 일정을 고수하도록 동기를 부여받을 것입니다.

또한 유사한 프로젝트를 수행한 경험이 있는 전문가 또는 전문가에게 주저하지 말고 연락하십시오. 신선한 눈은 놀라운 일을 할 수 있습니다. 전문적인 경험과 지식이 있는 사람은 프로젝트 소요 시간을 더 잘 파악하고 효과적인 프로젝트 관리에 대한 추가 통찰력을 제공할 수 있습니다.

위험에 주의하세요

정확한 시간 추정 을 생성하려면 위험을 인식해야 합니다. 위험은 프로젝트를 완전히 중단시킬 수 있는 지연 및 예산 문제와 같은 문제로 이어질 수 있습니다.

위험은 프로젝트에 필요한 자금이 없거나 근로자가 예기치 않게 그만두는 등 내부적일 수 있습니다. 악천후로 인해 작업 현장을 벗어나는 것과 같은 외부 위험도 프로젝트를 방해할 수 있습니다.

잠재적인 위험을 고려하고 비상 계획을 마련함으로써 지연을 최소화하고 단일 문제로 인해 프로젝트 실패로 이어지는 것을 방지할 수 있습니다.

어느 정도 유연하게 작업

프로젝트 계획을 세우고 타이밍을 파악할 때 필요할 경우를 대비하여 추가 시간을 예약하는 것이 중요합니다. 예를 들어 노동력 부족, 장비 고장, 정전, 악천후, 특정 리소스 사용 불가와 같은 문제를 해결하기 위해 추가 시간을 고려합니다.

유연성을 허용하지 않는 빡빡한 처리 시간이 있는 계획은 단 하나의 문제가 발생하는 경우 무너질 수 있습니다. 후회하는 것보다 안전한 것이 더 낫고 비상시 시간을 추가하는 것이 생명의 은인이 될 수 있습니다.

또한 프로젝트를 진행하는 동안 다른 일에 소비하는 시간에 주의를 기울이십시오. 항상 100% 효율적인 팀은 없으며 이에 대한 계획을 세워야 합니다. 귀하와 귀하의 팀이 가장 중요한 프로젝트를 진행하고 있을 때에도 서로 수다를 떨고, 질문하고 답하고, 먹거나 마실 것을 사거나, 주의가 산만해질 수 밖에 없습니다.

시간 낭비를 완전히 피하는 것은 단순히 비현실적이므로 총 추정치로 작업하는 것이 좋습니다.

프로젝트 완료 후 항상 일정을 검토하십시오.

프로젝트가 완료되면 일정을 자세히 검토하십시오. 이를 통해 추정치와 비교하여 실제 프로젝트 기간을 명확하게 파악할 수 있습니다. 추정치와 결과 간의 차이를 쉽게 식별하고 다음 프로젝트에서 이를 해결하는 방법을 결정할 수 있습니다.

또한 각 프로젝트의 진행 상황을 추적하기 위해 노력해야 합니다. 문제가 발생하면 즉시 타임라인을 조정할 수 있습니다.

또한 추적을 통해 프로젝트 진행 상황을 항상 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 체크리스트, 이동 중 작업 할당, 직원의 장치로 직접 전송되는 작업 알림과 같은 올바른 작업 관리 도구 (최고의 작업 관리 앱 검토)에 액세스하면 이 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다.

진행 상황을 추적하면 상황이 실제로 진행되는 방식과 앞으로 진행될 예상 방식을 비교하여 보다 정확하게 예측할 수 있습니다. 프로젝트를 분석하고 이해하는 데 더 많은 작업을 할수록 추정치가 더 정확해집니다.

시간을 추정하는 가장 좋은 방법

필요한 정보가 있고 프로젝트에 수반되는 모든 것을 알고 있으면 추정을 시작할 수 있습니다. 프로젝트 시간을 예측하는 방법이 막히나요? 다음은 귀하가 따를 수 있는 가장 좋고 가장 인기 있는 방법입니다.

상향식 추정

상향식 추정 방법은 작업을 개별적으로 분석하고 각 작업에 소요되는 시간을 검토하는 것입니다. 그런 다음 개별 작업의 시간을 합산하면 전체 프로젝트에 대한 총 견적이 남습니다.

이것은 프로젝트의 시간을 추정하는 매우 정확한 방법이 될 수 있습니다. 먼저 각각의 특정 작업을 살펴본 다음 프로젝트 전체를 살펴보아야 하기 때문입니다.

이 방법은 종종 더 많은 시간과 노력이 필요하지만 궁극적으로 대규모 프로젝트를 보다 관리하기 쉬운 개별 작업으로 분할하여 시간을 예측하는 스트레스를 줄이는 데 도움이 됩니다.

하향식 추정

하향식 추정은 상향식 추정의 반대입니다. 여기에는 프로젝트에서 작업해야 하는 시간을 파악한 다음 해당 시간을 작업 간에 분할하는 작업이 포함됩니다.

과거 데이터를 사용하여 전체 프로젝트에 소요되는 시간을 파악하고 거기에서 추정을 수행하는 것을 고려할 수 있습니다. 또는 클라이언트의 사양에 따라 완료 시간을 간단히 예측할 수도 있습니다.

전반적으로 하향식 견적은 각 작업이 아닌 전체 프로젝트에 더 집중하므로 더 빠르고 간단한 접근 방식이 될 수 있습니다.

3점 추정

이름에서 알 수 있듯이 3점 추정 방법은 프로젝트 시간에 대해 최상의 시나리오, 최악의 시나리오 및 가장 가능성이 높은 시나리오의 세 가지 추정을 포함합니다.

최선의 시나리오 추정치는 모든 것이 문제 없이 계획대로 진행되는 경우이고 최악의 경우는 잘못될 수 있는 모든 것이 잘못되는 경우입니다. 가장 가능성이 높은 추정치는 도중에 약간의 딸꾹질만 설명하는 추정치입니다.

3점 추정은 프로젝트가 진행되는 방식에 관계없이 대비할 수 있도록 하므로 시기를 추정하는 가장 안전한 방법인 경우가 많습니다. 즉, 많은 노력이 필요합니다. 많은 프로젝트 관리자는 세 가지 시나리오 모두의 평균을 사용하여 실제 견적에 도달하게 됩니다.

모수 추정

이 방법은 단일 작업에 필요한 시간을 파악한 다음 해당 시간에 프로젝트에 관련된 유사한 작업의 수를 곱하는 것입니다. 프로젝트의 많은 작업은 유사하며 이 방법을 사용하면 각 작업을 분석하지 않고도 정확한 추정을 할 수 있습니다.

파라메트릭 추정은 프로젝트 시간을 추정하기 위해 유사한 작업을 함께 그룹화해야 하므로, 특히 작업이 원래 생각했던 것과 유사하지 않은 경우 약간의 변동이 발생할 수 있습니다. 그래도 이 방법은 작업과 작업에 필요한 것을 알고 있는 한 도움이 될 수 있습니다.

비교 추정

비교 추정(유사 추정이라고도 함)은 과거 프로젝트에 소요된 시간을 조사한 다음 이러한 통찰력을 현재 프로젝트에 적용하는 것입니다. 예를 들어, 당신과 당신의 팀이 과거에 비슷한 프로젝트에 4개월을 보냈다면 현재 프로젝트를 완료하는 데 4개월이 걸릴 것이라고 가정하는 것이 타당합니다.

이 방법을 사용하면 시간을 빠르고 쉽게 예측할 수 있지만 현재 프로젝트와 참조하는 과거 프로젝트의 요구 사항이 다른 경우 정확도가 떨어질 수 있습니다.

결론

프로젝트 시간을 예측하는 방법을 모르면 실패한 프로젝트, 부정확한 예산 및 일정 문제로 끝날 수 있습니다. 직원들은 장시간 근무에 갇힐 수 있고 마감일을 놓칠 수 있습니다. 잘못된 시간 추정은 결국 엄청난 시간과 돈을 낭비하게 하고 고객을 덜 흥분하게 만듭니다.

비즈니스에서 수행하는 프로젝트의 종류에 상관없이 예상 완료 시간(ETC) 예측을 사용하면 마감일을 맞추고, 더 나은 일정을 만들고, 시간을 적절하게 관리하고, 예산 범위 내에서 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 직원들은 무엇을 언제까지 해야 하는지 더 잘 이해하게 될 것이며 프로젝트를 제시간에 일관되게 제공함으로써 강력한 평판을 유지할 수 있습니다.