직원 작성 방법 + 무료 직원 작성 양식

관리자로서 팀원들이 그들에게 설정된 기대치를 충족하도록 보장할 책임이 있습니다. 그러나 때로는 직원이 직장에서 적절하게 행동하지 않을 때 징계 조치를 취해야 합니다.

이를 수행하는 한 가지 방법은 직원을 작성하는 것입니다.

직원 기록은 직원의 용납할 수 없는 행동에 대한 공식적인 기록을 제공합니다. 직원을 작성할 때 일관된 문서를 사용하는 것이 중요합니다. 이를 통해 비즈니스 전반에 걸쳐 공정한 구조를 유지하고 시간 경과에 따른 직원 행동에 대한 서면 기록을 생성할 수 있습니다.

제대로 작성하면 직원의 행동을 개선하고 기대와 기준을 충족하는지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이 기사에서는 직원을 작성하는 방법과 작성 회의에서 말해야 할 사항에 대해 설명합니다. 직원 작성 양식을 위한 무료 템플릿 도 제공합니다.

직원 작성이란 무엇입니까?

직원 기록은 근로자의 용납할 수 없는 행위, 행동 또는 성과에 대한 공식적인 서면 기록 입니다. 직원에게 자신의 행동이 기대에 미치지 못한다는 사실을 알리고 변경하거나 개선해야 할 사항에 대한 피드백을 제공합니다. 또한 개선되지 않은 결과에 대해 자세히 설명합니다.

징계 회의가 필요하지는 않지만 여전히 용인될 수 없는 사소한 문제에 대해 직원 글이 사용됩니다. 예를 들어, 잦은 지각, 무례함과 같은 파괴적인 행동 또는 경미한 복장 규정 위반.

직원 기록은 일반적으로 징계 절차의 첫 번째 단계 역할을 합니다. 그러나 이를 직원 규율의 독립 실행형 방법으로 사용할 수도 있습니다.

서면 회의와 징계 회의의 차이점

서면 및 징계 회의는 직원 징계의 두 가지 방법입니다. 관리자와 감독자는 기대치를 충족하지 못하는 직원 행동을 해결하기 위해 이를 사용합니다. 두 방법은 유사하지만 서로 다른 용도로 사용됩니다.

기록은 직원의 용납할 수 없는 행동을 문서화하는 "종이 흔적"의 일부와 같은 역할을 합니다. 공식적인 징계 절차의 첫 번째 단계인 경우가 많습니다.

징계 회의는 직원과 관리자 또는 감독자 간에 열리는 공식 회의입니다. 일반적으로 직원의 행동이 심각하게 부적절할 때 발생합니다. 예를 들어, 차별, 괴롭힘, 절도, 안전 위반 또는 심각한 반항.

징계 회의는 직원의 고발을 받은 후에도 근로자의 품행이 개선되지 않은 경우에도 사용할 수 있습니다. 예를 들어 복장 규정을 위반한 직원을 신고했지만 계속해서 유니폼을 제대로 착용하지 않는다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 징계 회의를 진행할 수 있습니다.

징계 회의와 글 쓰기는 특정 유형의 행동에 대해 선을 긋고, 수정하고, 함께 앞으로 나아갈 수 있는 기회를 제공합니다. 당신이 취하는 어조는 진지하면서도 지지적이어야 합니다.

언제 직원을 작성해야 합니까?

일반적으로 직원은 경미한 징계 문제로 기록됩니다. 다음은 기록을 보증할 수 있는 행동 유형 의 몇 가지 예입니다.

• 지속적인 지각.
• 불복종에 해당하지 않는 파괴적이거나 비전문적인 행동. 예를 들어, 회의 중에 욕을 하거나 동료에게 무례하게 굴기.
• 출석 또는 생산성 문제. 예를 들어, 근무 시간 동안 소셜 미디어를 사용하거나 생산성을 떨어뜨리는 다른 방해 요소에 참여하는 것입니다.
• 적절한 정책 또는 절차를 따르지 않음. 예를 들어, 필요한 서류를 제대로 작성하지 않았습니다.
• 경미한 복장 규정 위반.
• 작은 문제에 대한 피드백을 구현하지 않습니다.

성능 문제나 잦은 결석을 글로 처리할 수 있지만 일반적으로 이러한 문제를 해결하는 데 가장 좋은 도구는 아닙니다. 대신 회사의 기능 정책을 통해 성능 문제를 처리할 수 있습니다. 잦은 결석은 결근 정책을 통해 관리할 수 있습니다.

마찬가지로 일부 문제는 너무 심각해서 직원이 글을 써야 할 수도 있습니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 훔침.
• 동료, 관리자 또는 고객에 대한 신체적 폭력.
• 성희롱.
• 괴롭힘.
• 건강과 안전에 대한 심각한 위반.
• 심각한 불복종.

귀하의 징계 정책에는 어떤 유형의 행동이 징계 문제로 간주되고 어떤 행동이 기록될 수 있는지 명확하게 명시해야 합니다.

직원 작성에 포함할 내용

직원 작성에 포함해야 하는 내용에 대한 법적 요구 사항은 없지만 양식은 비즈니스 구조를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.

다음은 양식에 포함할 내용의 몇 가지 예입니다.

• 회사의 이름과 로고.
• 작성 날짜입니다.
• 직원의 이름과 직함.
• 관리자의 이름과 직책입니다.
• 위법 행위의 세부 사항을 문서화하는 공간. 여기에는 일어난 일, 관련 날짜, 시간 및 증인에 대한 설명이 포함됩니다.
• 직원과 나눈 대화를 메모할 수 있는 공간입니다. 대화를 요약하는 간단한 메모여야 합니다. 대화 내용을 그대로 캡처해야 한다는 압박감을 느끼지 마십시오.
• 개선 계획을 작성하는 공간입니다. 여기에는 개선을 위해 직원이 취해야 할 시정 조치와 행동을 개선하지 않을 경우 어떤 결과가 초래될 수 있는지가 포함되어야 합니다.
• 관리자와 직원이 문서에 서명할 수 있는 공간입니다.

용납할 수 없는 행동을 발견한 직후 직원 기록을 작성해야 합니다.

직원 작성 양식을 작성한 후 해야 할 일

양식을 제시하고 우려 사항을 설명하기 위해 직원과 비공식 회의 일정을 잡습니다 . 이 시점에서 토론에 대한 간략한 메모를 수집하고 향후 조치에 동의한 다음 직원에게 양식에 서명하도록 요청할 수 있습니다.

직원은 작성이 불공평하거나 부정확하다고 생각되면 작성을 거부할 수 있습니다 . 자신의 행동에 대해 설명하는 내용에 동의하는 것이 아니라 문서를 받았다는 것을 인정하기 위해 서명하는 것임을 상기시키십시오.

여전히 양식 서명을 거부하는 경우 서명란에 거부 내용을 기록하십시오. 간단한 "직원이 서명을 거부함"이 이에 해당됩니다. 서면 서명을 거부하는 직원은 문서를 무효화하거나 향후 징계 절차에서 사용하는 것을 막지 않습니다 .

그런 다음 서명되거나 서명되지 않은 기록의 사본을 만들어야 합니다. 한 부는 직원에게 주고 다른 한 부는 인사 파일에 보관하십시오. 직원이 사본 수령을 거부하는 경우 두 사본 모두 직접 보관하십시오. 직원이 사본을 가져가지 않았음을 설명하는 메모를 첨부합니다.

HR 관리 소프트웨어 솔루션을 사용하는 경우 문서의 디지털 사본을 HR 관리 소프트웨어 솔루션에 업로드할 수도 있습니다. 이렇게 하면 원본이 분실되거나 손상된 경우 항상 양식 사본을 보관할 수 있습니다.

직원을 작성할 때 무엇을 해야 합니까?

작성 중에 말해야 하는 내용은 직원의 행동 특성에 따라 다릅니다. 그러나 글의 내용에 관계없이 따라야 할 일반적인 모범 사례가 있습니다.

명확하고 철저하게

직원을 작성하는 것은 어려울 수 있지만 명확하고 철저해야 합니다.

글에서 당신이 발견한 행동이 용납할 수 없으며 그 때문에 글을 받고 있음을 명확하게 설명하십시오. 어떤 행동에 대해 이야기하고 있는지, 언제 발생했는지, 왜 허용되지 않는지 자세히 설명하세요. 행동이 다른 직원에게 영향을 미치거나 귀하의 행동 강령에 위배될 수 있습니다. 다른 실질적인 이유가 있을 수도 있습니다.

직원이 쓰기 회의 중에 질문을 제기하면 양식에 메모하고 마지막에 해결하십시오. 질문에 어떻게 답해야 할지 확신이 서지 않으면 답을 지어내지 마세요. 직원에게 확인하고 다시 연락하겠다고 말하십시오. 확실하지 않은 경우 다른 관리자에게 지원을 요청하는 것을 두려워하지 마십시오.

"I" 진술 사용

"나" 진술은 말하는 사람의 믿음이나 감정 에 초점을 맞춘 커뮤니케이션 도구입니다. 이름에서 알 수 있듯이 이러한 진술은 "you"가 아닌 "I"로 시작합니다.

"나" 진술을 사용하는 것은 직원들이 당신이 그들에게 말하는 것을 더 잘 받아들이게 만들 수 있는 약간의 언어 변화입니다. 이렇게 하면 책임 전가를 방지하고 대화를 객관적으로 유지하는 데 도움이 됩니다. "나" 진술을 사용하는 것도 귀하와 귀하의 직원 간의 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어:

• "이번 주에 당신이 3시에 늦었다는 것을 알았습니다." "이번 주에 많이 늦었어요."
• “팀 회의 중에 당신의 행동이 방해가 되어서 걱정됩니다.” 반대로 "당신은 회의에서 매우 무례합니다."
• “지난 주에 귀하에게 보낸 제 피드백이 실행되지 않은 것에 실망했습니다.” 대신에 "지난 주에 내 말을 듣지 않았어."

이해하라

글은 직원을 처벌하는 것이 아닙니다. 잘못된 행동을 공정하고 일관되게 문서화하고 해결하는 것입니다. 이는 직원들이 자신의 행동이 기대치를 충족하지 못하고 있음을 알도록 돕고 앞으로 성공할 수 있는 방법에 대한 지침을 공유하는 방법입니다.

회의의 어조는 심각해야 하지만 동시에 지지와 이해가 있어야 합니다. 직원들에게 의심의 이점을 제공하고 그들의 행동 변화를 통해 그들을 지원하는 것이 중요합니다.

직원을 작성할 때 이해하는 방법은 다음과 같습니다.

• 판단하지 않는 언어를 사용하십시오. 예를 들어, "지난 팀 회의에서 당신의 행동이 완전히 프로페셔널하지 못했습니다."라고 쓰지 마십시오. 대신 “지난 번 팀 회의에서 동료들에게 말을 걸고 그들의 기여를 방해한 것을 알아차렸습니다. 이 행동은 파괴적이었습니다.”
• 설명에 맥락을 제공하십시오. 예를 들어 직원이 자주 지각하는 경우 정시에 출근하는 것이 중요한 이유를 양식에 설명하십시오. 지각이 생산성, 팀 사기 또는 고객에 대한 비즈니스 평판에 영향을 미친다는 사실을 알 수 있습니다.
• 리소스와 지원을 제공합니다. 예를 들어, 직원이 생산성 기대치를 충족하는 데 어려움을 겪고 있는 경우 추가 교육 또는 직원 핸드북 갱신과 같은 추가 지원을 제공하십시오.

갈등에 대비하라

직원의 글은 직원의 행동과 성과를 개선할 수 있는 기회이지만, 일을 잘하지 못한다는 말을 듣는 것을 좋아하는 사람은 아무도 없습니다.

갈등은 직원 글의 자연스러운 부분입니다. 직원은 벌을 받는 것처럼 감정적으로 느끼거나 결정이 부당하다고 느낄 수 있습니다. 직원의 감정을 적극적으로 경청하고 응답하십시오.

작성 과정에서 직원은 다음을 수행할 수 있습니다.

• 모든 잘못을 부인하십시오. 직원은 귀하가 말하는 내용을 부인하거나 정보가 사실이 아니라고 주장하거나 대화를 중단하려고 할 수 있습니다. 그렇기 때문에 증거를 가지고 회의에 참석하는 것이 중요합니다. 눈앞에 증거가 있으면 글의 내용을 합리적으로 부정할 수 없다.
• 회의를 방해합니다. 직원은 소리를 지르거나 욕을 하거나 울거나 방을 나갈 수 있습니다. 이런 일이 발생하면 침착하고 객관적인 태도를 유지하십시오. 그들에게 물 한 잔을 주거나 방을 나가 직원이 진정될 때까지 기다리십시오.
• 책임을 동료에게 돌립니다. 귀하의 직원은 동료가 자신의 나쁜 행동에 대해 정말로 잘못했다고 주장하려고 할 수 있습니다. 예를 들어, 한 직원이 지속적으로 마감일을 놓치고 있다고 가정해 보겠습니다. 그들은 동료가 주의를 산만하게 하고 일을 끝내기 어렵게 만든다고 주장할 수 있습니다. 직원이 자신의 행동에 집중하도록 격려하십시오. 예를 들어, "당신이 순조롭게 진행되고 목표를 달성하는 데 도움이 될 전략 개발에 집중합시다."라고 말할 수 있습니다.
• 당신이나 회사를 비난하십시오. 직원은 용납할 수 없는 행동의 이유로 귀하나 회사를 공격하기 위해 대화를 주도하려고 할 수 있습니다. 방어적인 태도를 취하거나 논쟁에 휘말리지 마십시오. 침착함을 유지하고 당면한 특정 행동 문제로 대화를 다시 전환하십시오.

직원 작성을 위한 주요 팁

침착하고 객관적인 태도 유지

직원에게 실망하거나 화를 내거나 심지어 화를 내는 것은 직원이 글을 써야 할 때 이해할 수 있습니다. 그러나 화가 나거나 속상한 상태에서 메모를 작성하거나 회의를 열면 안 됩니다. 이러한 감정은 공정하고 객관적이 되기 어렵게 만듭니다.

진정할 시간을 가지십시오. 산책을 가거나 물을 마시십시오. 또는 "넌 항상 늦었어!"와 같은 감정적 표현을 "나"로 바꾸는 연습을 할 수 있습니다. 이렇게 하면 감정을 분산시키고 명료한 머리로 글쓰기 과정을 시작할 수 있도록 준비하는 데 도움이 될 것입니다.

마음이 차분해지면 원하는 속도로 작성 양식을 작성하십시오. 또 힘든 감정이 올라오면 10분간 휴식을 취하세요. 그런 다음 계속 작성하십시오. 사건이 발생한 다음 날 작성 양식을 작성해도 괜찮다는 점을 기억하십시오.

문제를 자세히 문서화하고 기록을 유지하십시오.

글에 가능한 한 많은 세부 사항을 포함하십시오 . 여기에는 기록을 뒷받침하는 날짜, 시간 또는 추가 증거가 포함됩니다. 준비를 하면 회의를 개최하는 데 자신감을 갖게 되고 자신과 직원을 위해 가능한 최상의 결과를 얻을 수 있습니다.

작성 양식을 작성하고 직원과 회의를 가졌다면 나중에 참조할 수 있도록 작성 원본을 보관하십시오 . 이 문서는 직원이 법적 분쟁을 제기하는 경우 유용할 수 있습니다.

기록을 다음과 같이 기록하는 것도 중요합니다.

• 추가 징계 조치를 위한 종이 흔적 만들기
• 판촉 또는 측면 변경에 관한 향후 결정을 지원합니다.
• 직무 수행에 대한 공식적인 기록을 유지하십시오.

회사 정책 참조

회사 정책은 직원을 쓰기로 한 결정을 지원해야 합니다.

귀하가 귀하의 정책 이외의 이유로 직원을 서면으로 작성하는 경우 직원은 부당한 대우를 주장하거나 귀하에 대해 청구를 제기할 수 있습니다.

이 정책은 어떤 행동이 용인되는지, 무엇이 문서 작성을 정당화할 수 있는지, 무엇이 위법 행위 또는 중대한 위법 행위를 구성할 수 있는지를 설명해야 합니다. 목록 또는 표 형식으로 이 작업을 수행할 수 있습니다.

다음은 서식을 지정할 수 있는 다양한 방법의 몇 가지 예입니다.

목록 양식

쓰기

• 지속적인 지각
• 복장 규정 위반
• 무례한 행동
• 계속되는…

비행

• 불순종
• 무단 결석(AWOL)
• 문서 위조
• 계속되는…

중대한 위법 행위

• 훔침
• 건강과 안전에 대한 심각한 위반
• 괴롭힘
• 계속되는…

테이블 형식

또한 회사 정책에는 직원이 정책에서 다루지 않는 용납할 수 없는 행동을 보일 경우 모든 근거를 다루는 조항이 포함되어야 합니다.

예를 들어, 다음과 같은 조항이 있습니다. 이 목록은 안내용이며 완전하지는 않습니다.”

징계 정책에 이 조항을 포함시키는 것에 대해 인사팀과 상의하십시오.

직원과 후속 조치

작성 양식을 작성하고 직원과 대화를 나누고 문서를 보관하도록 제출한 후에는 직원과 후속 조치를 취하는 것이 중요합니다.

이것은 그들이 기록된 이후로 그들이 어떻게 지내고 있는지 확인하거나 그들이 기록된 형식의 목표를 달성했는지 확인하기 위한 일상적인 체크인일 수 있습니다.

후속 회의는 직원에게 자신의 잘못을 상기시킬 기회가 아닙니다. 대신 행동을 개선하는 데 추가 지원이나 지침이 필요한지 물어볼 기회 입니다.

한 번의 점검으로 충분합니다. 그러나 회의에서 추가 사항이 제기되면 직원을 지원하기 위해 추가 회의를 예약해야 할 수 있습니다.

직원 기록의 결론

직원 기록은 직원 행동을 관리하고 수정 피드백을 제공하며 기대치를 전달하는 효과적인 도구입니다. 직원을 처벌할 기회가 아니라 직원이 자신의 행동을 개선할 수 있는 방법을 이해할 수 있는 기회입니다.

기록은 일반적으로 무례한 행동, 지속적인 지각 또는 경미한 복장 규정 위반과 같은 경미한 위법 행위에 사용됩니다. 구두 경고로 징계 절차의 일부를 구성하거나 독립 실행형 도구로 사용할 수 있습니다.

기록은 징계 정책에 명시된 행동에 근거해야 합니다. 작성 양식은 최대한 자세하게 작성하고, 비공식 회의 중에 직원에게 제시하고, 서명하고, 나중에 참조할 수 있도록 안전하게 보관해야 합니다.

무료 직원 작성 템플릿

이 샘플 직원 작성 양식은 조직에서 사용할 준비가 되어 있습니다. 관련 정보와 일치하도록 로고와 텍스트를 사용자 정의하십시오. 참고용으로 서명한 사본을 저장하고 다른 사본은 작성 중인 직원에게 전달하십시오.

무료 직원 쓰기 템플릿 다운로드

예제 작성

템플릿 형식이 어떻게 지정되어야 하는지 잘 모르겠다면 영감을 얻을 수 있는 샘플 작성을 준비했습니다.

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