전체 팀을 위한 효과적인 통화 일정을 만드는 방법

게시 됨: 2023-02-26

팀을 위한 효과적인 대기 일정을 만드는 것은 어렵고 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 직원의 업무량을 공정하게 분배하고 정규 교대 근무와 대기 근무 교대 사이에 충분한 휴식 시간을 갖도록 하는 것은 어려울 수 있습니다. 팀원의 가용성, 기술 및 연공서열 간의 균형을 찾는 것도 어렵습니다.

잘 계획된 일정을 통해 팀은 정규 업무 시간 외에 긴급 상황 및 예기치 않은 문제를 처리할 준비가 됩니다. 효과적인 일정은 또한 사기를 높이고 소진을 방지하며 고객 관계를 개선할 수 있습니다.

이 가이드에서는 대기 중 예약이 작동하는 방식을 살펴보고 조직의 요구 사항을 충족하는 예약을 만들기 위한 11가지 주요 팁을 공유합니다.

대기 예약이란 무엇입니까?

대기 일정에는 업무 시간 외에 긴급 상황을 처리할 수 있는 직원이 명시되어 있습니다.

작업자가 대기 중인 경우 일반적으로 짧은 시간에 작업 요청에 응답해야 합니다. 이것은 잠재적으로 낮이든 밤이든 언제든지 될 수 있습니다.

고객에게 연중무휴 24시간 지원을 제공해야 하거나 비즈니스에서 특정 핵심 장비를 항상 실행해야 하는 경우 대기 일정이 필요할 수 있습니다.

이러한 유형의 일정이 자주 필요한 산업은 다음과 같습니다.

  • 배관
  • 전기기사
  • 주택 보안
  • 의료 또는 응급 서비스
  • 서비스 산업 - 바쁜 기간 동안 추가 직원이 필요할 수 있습니다.

대기 중인 직원은 일반적으로 전화나 메시징 앱을 통해 사용할 수 있어야 합니다. 또한 특정 시간 내에 응답해야 할 수도 있습니다.

고용주는 직원이 대기 중일 때 더 높은 보상률을 지불해야 할 수 있습니다.

올바른 스케줄링 모델 선택

대기 일정을 작성하는 데 사용할 수 있는 다양한 유형의 작업 일정이 있습니다. 통화 일정의 가장 일반적인 유형은 다음과 같습니다.

예정된 직원 순환

온콜 순환 일정으로, 직원들은 비상 사태에 교대 로 대응합니다. 이렇게 하면 동일한 직원이 대기 중 작업을 책임지는 것을 방지할 수 있습니다.

예를 들어, 일주일 동안 대기 중인 직원 그룹이 있을 수 있습니다. 그런 다음 이 근로자들은 다음 주에 정규 교대로 돌아가고 다른 그룹이 대기할 것입니다. 순환 일정은 매일, 매주, 격주 또는 매월 변경될 수 있습니다.

기본/보조 연락처

예약 유형은 긴급 통화에 대한 기본 연락 지점을 설정합니다. 기본 연락처를 사용할 수 없거나 문제를 해결할 수 없는 경우 보조 연락처가 개입합니다 . 이 모델은 비즈니스 내에서 여러 긴급 상황이 동시에 발생하는 경우에 특히 유용합니다.

두 명의 직원을 짝지어 기본 및 보조 연락 창구의 역할을 번갈아 가도록 결정할 수 있습니다. 예를 들어, 한 직원은 한 주에 기본 연락처가 되고 다른 직원은 그 다음 주에 연락하게 됩니다.

주/주말

이 모델에서는 직원을 두 개의 대기 그룹으로 나눕니다 . 한 명은 주중에 대기하고 다른 한 명은 주말에 대기합니다.

태양을 따라

태양을 따르는 모델은 위치에 따라 작업자의 일정을 설정합니다. 직원은 일반적으로 해당 지역의 낮 시간 동안 통화 중입니다. 이 시스템은 직원들이 세계 여러 지역에 기반을 두고 있는 글로벌 비즈니스에 적합할 수 있습니다.

전문가 지원

이러한 유형의 일정을 통해 특히 어려운 상황에서 전문가 지원을 제공할 수 있습니다. 이를 통해 일반 대기 근무자는 문제를 스스로 해결할 수 없을 때 지정된 전문가에게 문제를 에스컬레이션 할 수 있습니다.

당직 전문가는 가장 경험이 풍부한 직원이거나 전문 자격을 갖춘 직원인 경우가 많습니다. 그들은 일반적으로 다른 덜 숙련된 작업자가 해결하기에는 너무 복잡할 수 있는 문제를 처리합니다. 예를 들어 전문 지식이 필요한 기계나 도구로 작업할 수 있습니다. 여기에는 배관공이나 당직 엔지니어와 같은 사람이 포함될 수 있습니다.

대기 일정을 만들기 위한 11가지 팁

귀하의 비즈니스에 가장 적합한 스케줄링 방법은 팀 규모와 귀하가 종사하는 산업에 따라 다릅니다. 그러나 모든 비즈니스가 직원과 고객을 위해 통화 일정을 만드는 데 도움이 될 수 있는 특정 팁이 있습니다.

보장 요구 사항 및 통화 예산 결정

당직 일정을 작성할 때 첫 번째 단계는 보장이 필요할 수 있는 시기와 필요한 정도를 결정하는 것입니다.

요구 사항을 명확하게 파악한 후에는 일정을 작성하고 대기 지원을 위한 예산을 할당할 수 있습니다.

비상 사태를 구성하는 것을 결정하십시오

사업주로서 귀하는 귀하의 회사가 제공할 수 있는 최고의 것을 고객에게 제공하기를 원할 것입니다. 그러나 대기 중인 직원의 복지를 고려하는 것도 중요합니다.

비상 상황의 정의에 동의하면 한밤중과 같이 불편한 시간에 작업자가 자주 방해를 받는 것을 방지할 수 있습니다.

"대기 중"에 대한 명확한 정의 개발

직원들과 협력하여 "대기 중"이라는 것이 정확히 무엇을 의미하는지 파악하면 향후 오해를 피하는 데 도움이 될 수 있습니다.

다음은 정의에서 명확히 해야 하는 기본 규칙 에 대한 몇 가지 예입니다.

  • 직원이 대기해야 하는 빈도입니다.
  • 교대의 시작 및 종료 시간.
  • 그들이 대응해야 할 상황의 유형.
  • 대기 중인 직원이 사용해야 하는 커뮤니케이션 방법(예: 전화 또는 이메일 사용 가능).
  • 예상 응답 시간.
  • 통화 중 요금.

직원들에게 수시로 전화해야 하는 이유를 상기시키는 것도 도움이 될 수 있습니다.

직원 선호도 고려

대기 근무는 직원의 바람과 필요를 고려할 때 성공할 가능성이 더 큽니다.

예를 들어, 자녀가 있는 근로자는 방학 동안 대기하는 것이 어려울 수 있습니다. 다른 직원은 특정한 날에 전화를 걸 수 없다는 것을 의미하는 종교적 신념을 가지고 있을 수 있습니다. 반면에 일부 팀원은 여분의 돈을 벌 수 있기 때문에 가능할 때마다 대기 근무를 할 수 있는 기회를 환영할 수 있습니다.

직원을 존중하는 것도 중요합니다. 대기 일정을 만들 때 휴가 요청 .

이러한 종류의 유연성은 고용주-고용인 관계에 큰 도움이 될 수 있습니다. 그것은 당신이 당신의 노동자를 일 밖의 삶을 가진 사람으로 소중히 여긴다는 것을 보여줍니다. 그 대가로 직원들은 다른 교대 근무 패턴에 대한 귀하의 요청을 수용할 가능성이 더 큽니다.

직원 개인의 강점을 고려하십시오.

인력 관리자로서 귀하는 직원의 강점과 약점을 이해하고 있습니다. 예를 들어, 일부 직원은 최고 수준의 기술을 보유하고 있는 반면 다른 직원은 고객과 좋은 관계를 구축할 수 있습니다.

이 지식을 사용하면 효과적인 대기 스케줄러가 될 것입니다. 직원의 고유한 특성을 고려하면 가장 적합한 직원을 대기 작업에 파견하는 데 도움이 됩니다.

직원들이 일과 삶의 균형을 위해 충분한 휴가를 갖도록 하십시오.

대기 일정을 만들 때 직원의 휴가 요청을 존중하는 것 외에도 일정에서 팀원이 충분한 휴가를 내고 유급 휴가를 가질 수 있도록 해야 합니다.

교대 근무 계획 소프트웨어는 직원의 작업 패턴에 대한 개요를 제공할 수 있습니다. 이 정보를 한 눈에 볼 수 있으면 장시간 근무하거나 힘든 일정으로 일하는 직원을 찾을 수 있습니다.

마찬가지로 정기적인 일대일 대화를 통해 직원의 일과 삶의 균형을 확인하고 필요에 따라 일정을 조정하여 과로와 잠재적인 소진을 방지할 수 있습니다.

어울리지 않는 시간에 일하거나 연속으로 많은 야간 교대 근무로 지친 직원은 다른 곳에서 일자리를 찾을 수 있습니다. 효과적인 대기 전략을 갖는 것은 회사의 유지 전략 에 매우 중요합니다.

팀원을 동등하고 공정하게 대하십시오.

행복하고 생산적인 직장을 유지하려면 모든 대기 중인 팀원의 일정을 잡는 데 동일한 접근 방식을 적용하는 것이 필수적입니다. 정기적으로 동일한 직원이 대기하도록 예약하지 않거나 특정 직원을 대기 근무에 할당하지 않도록 하세요.

시간외 근무를 할당할 때 편애하는 것은 사기를 떨어뜨릴 수 있습니다. 마찬가지로, 동일한 직원에게 정기적으로 전화를 거는 것은 피로를 유발할 수 있으며 직원의 신체적 건강에도 영향을 미칠 수 있습니다.

일정을 만든 방법에 대해 직원들에게 공개하는 것이 도움이 됩니다. 대기 중인 특정 직원을 선택한 이유를 설명하면 팀 전체의 투명성을 높이고 향후 불일치를 방지할 수 있습니다.

일정을 미리 게시

직원들에게 대기 시간에 대한 적절한 통지를 제공하는 것은 업무 만족도 에 매우 중요 할 수 있습니다. 이는 직원들이 육아 또는 의료 약속과 같은 비업무 약속과의 충돌을 피하는 데 도움이 될 것입니다.

팀원들은 일정에 대한 적절한 통지를 받지 못하면 건강한 일과 삶의 균형을 이루기 어려울 수 있습니다. 짧은 시간에 일상적으로 일하는 것은 또한 중요한 축하 행사를 놓치거나 가족과 시간을 보내는 데 어려움을 겪는다는 것을 의미할 수도 있습니다. 이러한 상황은 분노, 사기 저하, 직원 참여 수준 감소로 이어질 수 있습니다.

대기 중인 직원을 위한 긴급 지원 번호 제공

대기 예약 시스템이 아무리 효과적이더라도 예상치 못한 어려움이 발생할 수 있습니다.

예를 들어, 대기 중인 직원이 자신의 비상 사태를 겪고 일을 할 수 없게 될 수 있습니다. 이것은 질병이나 차량 고장을 포함하여 여러 가지 이유로 발생할 수 있습니다. 극단적인 상황에서 직원은 대기 중인 작업 현장에 도착했을 때 위험하거나 위협적인 상황을 발견할 수 있습니다.

당직 직원을 위한 전용 연락 창구를 두는 것이 중요합니다. 이는 전화번호, 그룹 메시징 서비스 또는 직원 통신 소프트웨어 솔루션에 내장된 채팅 앱을 통해 이루어질 수 있습니다.

일정에 대한 접근 방식을 정기적으로 검토하십시오.

대기 일정이 성공하려면 장기적으로 작동할 수 있는지 확인해야 합니다. 직원과 고객으로부터 피드백을 구하는 것이 이를 위한 효과적인 방법이 될 수 있습니다.

직원들에게 통화 중 경험을 어떻게 찾고 있는지 물어보고 일정을 변경해야 하는지 고려하십시오. 예를 들어 대기 시간이 업무 외 생활과 충돌하는 경우 직원의 대체 근무 패턴을 조사 할 수 있습니다.

고객 또는 클라이언트로부터 피드백을 구하는 것도 똑같이 중요합니다. 설문 조사, 설문 조사, 이메일 또는 간단한 전화 통화를 통해 이를 수행할 수 있습니다. 그런 다음 피드백을 검토하고 통화 일정을 적절하게 변경하여 문제를 해결하십시오.

예를 들어 대기 일정에 경험이 많은 직원을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 비상 시 팀이 적절한 지원을 제공할 수 있습니다. 또는 1차/2차 대기 예약 시스템을 도입할 수 있습니다. 이렇게 하면 회사에서 여러 인시던트를 한 번에 처리할 수 있으며 고객은 응답을 너무 오래 기다리지 않습니다.

예약 소프트웨어를 사용하여 최상의 통화 일정을 작성하십시오.

스케줄링 소프트웨어는 스케줄링 프로세스를 단순화하고 근무 교대 근무, 휴가 요청 및 통신과 같은 여러 작업을 자동화할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간과 노력을 절약할 수 있으므로 보다 중요한 비즈니스 운영에 집중할 수 있습니다.

Connecteam은 사용자 친화적인 스케줄링 앱이 포함된 올인원 직원 관리 솔루션입니다. 일정 앱은 통화 일정을 효율적으로 만들고 관리할 수 있도록 설계되었습니다. 회전 일정을 쉽게 만들고 직원 가용성을 관리하고 출석을 추적할 수 있습니다. 또한 Connecteam을 사용하면 팀 구성원이 쉽게 휴가를 요청하고 교대조를 바꿀 수 있으므로 모든 사람이 일정을 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

Connecteam과 같은 일정 관리 소프트웨어를 사용하면 팀의 모든 사람이 일정을 알 수 있고 일정 충돌 가능성이 줄어들며 팀이 항상 대기 중 책임에 대비할 수 있습니다.

Connecteam을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 직원 교대 근무를 한눈에 확인하세요.
  • 초과 근무 및 휴식을 추적합니다.
  • 직원에게 대기 근무에 대한 알림을 제공합니다.
  • 타임오프 요청을 봅니다.
  • 각 교대 근무 동안 직원의 책임에 대한 설명을 제공합니다.
  • 근무조에 체크리스트, 양식, 파일 등을 추가합니다.
  • 직원이 자신을 할당할 수 있는 공개 대기 교대조를 만듭니다.
  • 대기 중 교체 일정을 만듭니다.

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법의 이해

직원이 이러한 방식으로 작업하도록 요구하는 경우 대기 작업과 관련된 법률을 이해하는 것이 중요합니다.

미국에서 고려해야 할 주요 법률 은 공정근로기준법(FLSA )입니다. 여기에는 이 법의 적용을 받는 직원의 급여 및 근무 조건이 포함됩니다. 그들은 비면제 직원으로 알려져 있습니다.

이 법이 적용되는 근로자는 연간 소득이 $35,568 미만인 사람들입니다. 많은 경우에 여기에는 건설 노동자나 서비스업 종사자가 포함됩니다.

FLSA 약관에 따라 직원이 귀사 구내에서 통화하는 시간은 근무 시간 에 포함됩니다. 일반적으로 이 시간 동안 시간을 ​​지불해야 합니다. 그러나 대기 중인 직원이 귀사를 자유롭게 떠날 수 있는 경우에는 급여를 지불하지 않아도 됩니다.

직원이 대기 시간 동안 할 수 있는 작업과 할 수 없는 작업에 제한이 있는 경우 직원에게 비용을 지불해야 할 수도 있습니다.

직원이 집에 있는 동안 회사의 전화에 자주 응답해야 하는 경우 직원의 시간이 제한될 수 있습니다. 또한 회사의 작업 현장이나 사무실 근처에 있어야 하는 것은 근로자의 시간 제한으로 간주될 수 있습니다. 귀하의 사업장 근처에 머물러야 하는 직원은 평소처럼 개인 시간을 사용하지 못할 수 있습니다.

직원이 FLSA의 적용을 받는 경우 초과 근무 문제도 고려해야 합니다. 이 법은 모든 비면제 직원이 표준 40시간 주당 근무 시간을 초과하여 일할 경우 초과 근무 수당을 받아야 한다고 명시하고 있습니다. 이 초과 근무는 평소 보상의 최소 1.5배 비율이어야 합니다.

노동법은 주마다 다르므로 해당 지역의 규칙도 확인해야 합니다.

요약

귀하의 업무 라인에 주야간 비상 사태가 포함될 수 있거나 업무량이 많은 기간 동안 추가 직원이 필요한 경우 대기 직원이 필요할 수 있습니다.

잘 구성된 대기 시스템을 통해 고객 또는 고객에게 고품질 서비스를 제공할 수 있습니다. 또한 직원의 일과 삶의 균형을 개선하고 참여도를 높이며 이직률을 줄입니다.

스케줄링에 대한 모든 접근 방식에 맞는 하나의 크기는 없습니다. 효과적인 대기 일정을 위해 팀원과 열린 대화를 나누면 특정 요구 사항과 가용성을 이해하고 팀원이 기대하는 바를 알 수 있습니다.

일정을 만들 때 호출 순환과 같은 다양한 일정 패턴을 고려하고 직원이 교대 근무 사이에 충분한 휴식 시간을 갖도록 합니다. 교대조를 할당할 때 팀원을 동등하게 대우하고 피드백을 기반으로 일정을 정기적으로 검토하고 조정하세요.

마지막으로 직원 전용 일정 앱을 사용하여 항상 모든 작업에 적합한 직원을 확보하십시오.

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