정책 및 절차 매뉴얼 작성 방법(+무료 템플릿)

좋은 정책과 절차는 직원이 어디서 찾을 수 있는지 모른다면 효과가 없습니다. 그렇기 때문에 팀 구성원이 필요할 때 쉽게 액세스할 수 있는 매뉴얼에 저장하는 것이 중요합니다.

정책 및 절차 매뉴얼은 모든 정책 및 절차가 포함된 구조화된 중앙 문서입니다. 필수 직원 관리 도구인 이 도구는 의사 결정을 안내하는 데 도움이 되는 표준 운영 절차를 설정합니다. 향상된 의사 결정은 조직의 규정 준수 및 생산성 향상으로 이어집니다. 또한 중앙 집중식 매뉴얼을 사용하면 직원들이 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 어디서 찾아야 하는지 항상 알 수 있습니다.

이 문서에서는 정책 및 절차 설명서를 만드는 방법을 안내하고 시작하는 데 도움이 되는 무료 템플릿을 제공합니다.

정책 및 절차 매뉴얼이란 무엇입니까?

정책 및 절차 매뉴얼은 조직의 가장 중요한 정책 및 관련 프로세스에 대해 직원을 안내하는 핵심 비즈니스 문서입니다. 디지털 형식 또는 하드카피로 제공되는 이 매뉴얼은 조직 내에서 사용하기 위한 내부 문서입니다.

정책은 인적 자원(HR) 또는 기술 사용과 같은 주요 비즈니스 활동을 안내하는 더 광범위한 규칙입니다. 직원의 의사 결정 및 행동에 필수적인 지침을 제공합니다.

반면에 절차는 더 구체적입니다. 직원이 휴가 신청 또는 작업장 사고 보고와 같은 작업을 완료하는 데 도움이 되는 단계별 지침을 제공합니다.

정책 및 절차 매뉴얼은 본질적으로 조직을 위한 규정집입니다. 주요 결정을 내릴 때 고용주와 직원 모두에게 지침을 제공하고 모범 사례와 작업 표준을 설정하며 인력에 대한 조직의 기대치를 설명합니다.

정책 및 절차 설명서는 무엇을 다루어야 합니까?

효과적인 절차 매뉴얼은 일반적으로 비즈니스와 관련된 다양한 주제를 다룹니다.

예를 들어, 대부분은 다음을 다루는 휴가 자격에 대한 섹션을 포함합니다.

• 유급 휴가(PTO) 및 병가와 같이 직원이 받을 수 있는 휴가 유형 및 금액
• 직원이 휴가를 적립하는 방법(일일, 월간 또는 연간)
• 휴학을 하기 위한 조건
• 기간을 포함한 휴가 요청 및 승인 프로세스
• 사용하지 않은 휴가 적립은 어떻게 되나요?

포함할 수 있는 다른 섹션은 다음과 같습니다.

• 조직의 보고 구조를 설명하는 조직도
• 조직의 문화에 대한 설명(미션 및 핵심 가치 포함)
• 채용 정책
• 징계 조치와 같은 인사 정책
• 귀하의 다양성, 형평성 및 포함(DEI) 정책
• 괴롭힘 및 차별 정책
• 내부 불만
• 직장 건강 및 안전 규칙
• 비상 절차
• 직원 복지 정책
• 휴가 정책
• 행동 강령
• 지불 절차
• 은행 절차
• 회사 신용 카드 사용에 관한 규칙
• 비용 상환 및 양식
• 드레스 코드
• 기술의 사용
• 소셜 미디어 사용
• 재택 근무 정책
• 재배치 규칙
• 여행 정책 및 양식
• 교육 매뉴얼
• 고객 서비스 정책
• 작업장과 관련된 특정 프로세스(예: 새 프로젝트를 승인하거나 보조금을 신청할 때 필요한 프로세스)

정책 및 절차 설명서가 필수적인 이유

정책 및 절차 매뉴얼을 작성하면 비즈니스와 직원에게 다양한 이점이 제공됩니다.

생산성 향상

잘 작성된 정책 및 절차 매뉴얼은 조직에서 신뢰할 수 있는 단일 소스가 됩니다. 모든 관련 정책 및 절차가 한 곳에 저장되어 있으므로 직원이 필요에 따라 참조할 수 있습니다.

정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 하면 필요한 정보를 찾기 위해 많은 종이 문서를 검색할 필요가 없으므로 직원의 업무 방해를 최소화할 수 있습니다. 디지털 매뉴얼은 쉽게 검색할 수 있으며 직원들은 어디서나 액세스할 수 있습니다. 직원은 몇 분 안에 필요한 정보를 찾고 작업을 계속할 수 있습니다. 매뉴얼은 또한 도움을 요청하기 위해 다른 직원의 작업을 방해할 필요를 없애줍니다.

비즈니스 운영과 관련된 관련 정책 및 절차에 쉽게 액세스할 수 있으므로 오류 또는 사건의 위험을 줄여 조직의 시간을 절약할 수 있습니다. 직원들은 모범 사례를 이해하고 업무에 적용할 수 있습니다. 사고가 발생하면 직원은 그 영향과 혼란을 최소화하기 위해 대응하는 방법을 알고 있습니다.

예를 들어, 직원이 직장에서 부상을 입은 경우 부상을 악화시키지 않도록 먼저 의료 조치를 받아야 한다는 것을 알고 있습니다. 그들은 또한 사건 보고서 양식을 통해 가능한 한 빨리 사건을 보고해야 한다는 것을 알고 있습니다. 이를 통해 조직은 더 광범위한 안전 문제를 해결할 수 있으므로 향후 사고의 위험을 줄일 수 있습니다.

행동과 기대의 기준을 설정합니다.

매뉴얼은 직원들에게 업무와 행동 모두에서 기대되는 바를 명확하게 이해하도록 합니다. 신뢰할 수 있는 단일 문서를 사용하여 공유 목표를 설정하면 모든 사람이 동일한 목표를 향해 노력하는 긍정적인 작업 환경이 조성됩니다.

또한 매뉴얼은 모든 직원이 같은 페이지에 있도록 조직의 사명과 가치를 전달하는 또 다른 방법입니다. 이를 통해 직원들은 업무의 맥락과 그것이 더 큰 그림에 기여하는 방식을 이해하고 팀워크를 형성할 수 있습니다.

정책 및 절차를 설정하면 필요한 징계 조치의 근거도 제공됩니다. 매뉴얼은 정책 위반을 처리하기 위해 취해야 할 단계를 개략적으로 설명할 수 있으므로 관리자는 잠재적으로 어려운 상황을 보다 효과적으로 처리할 수 있습니다.

예를 들어 직원이 계속해서 지각하면 관리자는 즉시 징계 조치를 취하기보다 문제를 먼저 논의해야 한다는 것을 알고 있습니다. 직원과 이야기하면 시간을 지키는 데 어려움을 겪는 이유를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그런 다음 관리자는 직원이 문제를 해결하도록 지원할 수 있습니다.

규정 준수 향상

정책 및 절차 매뉴얼은 귀하의 비즈니스에 적용되는 모든 법률 및 규정을 다루는 가장 좋은 장소입니다. 여기에는 차별 금지법, 기록 보관 요건, 작업장 건강 및 안전 규정이 포함될 수 있습니다.

설명서에서 관련 법률을 준수하는 정책 및 절차를 만들 수 있습니다. 직원이 이러한 정책 및 절차와 그 존재 이유를 이해하면 이를 따를 가능성이 높아집니다. 이는 조직 규정 준수를 개선하는 데 도움이 됩니다.

개선된 규정 준수는 작업장 사고의 위험을 줄여 직원의 안전을 보장합니다. 또한 벌금과 같은 처벌을 초래할 수 있는 규정 위반의 위험을 줄입니다.

온보딩 및 교육이 쉬워집니다.

매뉴얼은 또한 온보딩 및 교육 프로세스를 간소화합니다.

신입 사원은 처음 몇 주 동안 정보 과부하를 경험하는 경우가 많습니다. 매뉴얼은 온보딩 자료에 포함하여 조직을 파악하는 데 도움이 되는 훌륭한 리소스입니다. 신입 직원에게 우선 순위 정책 및 절차를 지시할 수 있으며 나머지는 자신의 속도에 따라 읽을 수 있습니다.

직원에게 매뉴얼을 제공하면 직원 교육 시간도 줄어듭니다. 각 정책과 절차에 대한 반복적인 교육을 제공하는 대신 직원들이 필요할 때마다 매뉴얼을 참조할 수 있습니다.

사용자 친화적인 정책 및 절차 매뉴얼을 만드는 방법

초기 조사 수행

효과적인 절차 매뉴얼을 만드는 것은 탄탄한 연구를 통해서만 가능합니다. 어떤 유형의 정책과 프로세스를 포함해야 하는지 평가하여 프로세스를 시작하십시오. 각 부서에 문의하여 가장 많이 사용하는 부서를 알아보고 작업자가 경험하는 문제를 이해하십시오. 이것은 또한 매뉴얼에서 해결해야 할 지식 격차를 식별하는 데 도움이 됩니다.

모든 사소한 절차가 설명서에 있어야 하는 것은 아닙니다. 부서 또는 팀은 시간이 지남에 따라 자연스럽게 발전한 일상적인 비공식 프로세스를 사용할 수 있습니다(예: 팀 구성원이 휴식 시간을 정함).

매뉴얼은 포괄적이면서 압도적이지 않은 것 사이에서 균형을 잡아야 합니다. 안전한 작업 환경을 만들기 위해 설계된 프로세스와 같이 필수 프로세스인 경우 프로세스를 포함합니다. 서면으로 작성하면 프로세스가 크게 개선될 것이므로 포함하십시오.

예를 들어 복잡하거나 일상적이거나 최근에 업데이트된 절차는 일반적으로 기록해 두는 것이 좋습니다. 규칙 기반이거나 일관성이 필요한 모든 프로세스를 설명서에 넣는 것도 좋은 생각입니다.

팀 구성

매뉴얼 작성은 일반적으로 1인 작업 이상입니다. 매뉴얼의 각 섹션을 만드는 데 도움을 줄 팀을 구성하는 것이 유용합니다. 모든 부서의 대변인을 참여시키고 다양한 경험과 전문성을 대표하도록 합니다.

그런 다음 콘텐츠 조사 및 작성, 매뉴얼 편집, 정기적인 검토 등 다양한 작업을 도와줄 사람들을 지정할 수 있습니다.

콘텐츠 조사

그런 다음 정책의 내용을 조사해야 합니다. 일상 업무에서 각 프로세스를 사용하는 작업자와 대화하십시오. 또한 고도의 기술 또는 법적 정책 및 절차와 관련하여 주제 전문가의 조언을 구해야 합니다.

이 단계의 중요한 부분은 비즈니스에 적용되는 관련 법률 및 규정을 이해하는 것입니다. 준수 의무에 대한 사내 또는 외부 법률 자문을 구하십시오. 이 정보를 통해 준수 정책 및 절차를 개발할 수 있습니다.

콘텐츠 초안 작성

준비가 끝나면 이제 매뉴얼에 대한 정책과 절차를 작성할 수 있습니다. 이 섹션을 작성할 때 다음 사항을 염두에 두십시오.

• 각 정책 또는 프로세스에는 쉽게 참조할 수 있도록 제목이 포함 되어야 합니다. 예: "숙박 여행 정책".

• 정책에 대한 설명을 포함합니다. 무엇을 하도록 설계되었습니까? 예를 들어, "이 정책은 모든 직원이 잠재적 독성 물질을 다룰 때 따라야 하는 안전 절차를 설명합니다."

• 각 정책의 시작 부분에 그 목적을 설명합니다 . 예를 들어 건강 및 안전 정책의 목적은 "모든 직원에게 가능한 가장 안전한 작업 환경을 제공하는 것"일 수 있습니다. 근로자가 정책의 목적을 이해하면 정책을 지지할 가능성이 높아집니다.

• 정책의 범위와 적용 대상을 식별합니다. 모든 직원, 한 부서 또는 특정 직무를 가진 직원 그룹에 적용됩니까? 또한 정책이나 절차에 대한 가능한 면제 또는 제외 사항을 명시해야 합니다.

• 정책을 적용하고 면제를 승인할 책임이 있는 사람을 식별합니다. HR과 같은 부서일 수도 있고 소방관과 같은 특정 인물일 수도 있습니다. 예를 들어, 직장 내 괴롭힘을 다룰 때 매뉴얼은 직원이 누구에게 도움을 요청하거나 공식적인 불만을 제기할 수 있는지 명시해야 합니다.

• 가능한 한 간결하게 절차 단계를 하나씩 작성하십시오 .

• 팀 구성원이 정책 또는 절차를 이해하는 데 도움이 되는 유용한 문서에 대한 링크를 추가합니다 . 여기에는 양식, 템플릿, 법률 또는 관련 정책 및 절차가 포함됩니다. 디지털 매뉴얼 내에 내부 링크를 추가하면 직원이 섹션 간을 쉽게 탐색할 수 있습니다.

• 필요한 경우 정책 종료 시 직원에게 추가 지원을 제공합니다 . 정책이나 절차에 대해 자세히 알아보거나 질문이 있는 경우 어디로 갈 수 있습니까? 이것은 다른 리소스, 사람 또는 부서일 수 있습니다.

콘텐츠 구성

콘텐츠가 있으면 이를 매뉴얼로 조합해야 합니다. 더 넓고 더 큰 그림 섹션으로 이끄는 것이 종종 좋은 접근 방식입니다.

조직 문화, 회사 사명 및 일반적인 HR 정책은 모두 더 광범위한 주제입니다. 이 매뉴얼은 나중에 지불 절차나 드레스 코드와 관련된 것과 같은 보다 구체적인 정책과 절차를 다룰 수 있습니다.

콘텐츠를 구성하면 사용자가 설명서를 쉽게 탐색할 수 있도록 논리적으로 구성된 목차를 만들 수 있습니다.

초안 검토 및 마무리

매뉴얼을 완성하기 전에 피드백을 받는 것이 중요합니다. 매뉴얼을 담당하는 더 광범위한 팀이 초기 통찰력을 제공할 수 있지만 경영진의 의견도 구해야 합니다. 또한 정책 구현 또는 프로세스 감독을 담당하는 사람이나 부서와 상의해야 합니다.

기술 및 법률 섹션이 정확한지 확인하려면 주제 전문가에게 돌아가십시오. 매뉴얼이 얼마나 이해하기 쉬운지 알아보기 위해 몇 명의 직원에게 가독성에 대한 피드백을 구할 수도 있습니다.

설명서에서 마무리하기 전에 일부 절차, 특히 새 절차를 테스트할 수도 있습니다. 해당 팀 또는 부서에서 절차를 수행하고 문제가 있으면 보고하도록 합니다. 이를 통해 전사적으로 매뉴얼을 배포하기 전에 필요한 사항을 변경할 수 있습니다.

콘텐츠를 완성한 후에는 경영진의 승인을 받아 최종 버전을 승인합니다.

직원들에게 배포

그런 다음 매뉴얼에 대한 직원 인식을 구축하는 것이 중요합니다.

모든 팀원이 매뉴얼에 쉽게 접근할 수 있는지 확인하십시오. 인트라넷에 링크를 추가하고 내부 지식 기반을 통해 사용할 수 있도록 하고 온보딩 및 교육 프로그램에 통합하십시오. 직원들이 매뉴얼에 액세스하는 방법을 알 수 있도록 회사 전체에 이메일 또는 알림을 보냅니다.

디지털 매뉴얼을 만들면 정책과 절차를 쉽게 업데이트할 수 있습니다. 작업자가 설명서 변경 사항을 알 수 있도록 알림을 보내 직원이 최신 버전에 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다.

직원들은 일반적으로 예를 들어 회사의 인트라넷이나 지식 기반을 통해 모바일 장치에서 디지털 매뉴얼에 액세스할 수도 있습니다. 직원들이 언제 어디서나 참조할 수 있는 편리한 기능입니다.

매뉴얼 작성을 위한 모범 사례

다음은 매뉴얼을 만들 때 염두에 두어야 할 몇 가지 모범 사례입니다.

간단하고 이해하기 쉬운 언어로 작성

매뉴얼의 가독성이 높을수록 인력이 매뉴얼을 이해하고 따를 가능성이 높아집니다.

다음과 같이 할 수 있습니다.

• 특히 단계별 지침을 제공할 때 능동태를 사용하여 글을 더 매력적으로 만듭니다. 예를 들어, "The form to send to HR"(수동태)보다는 "send the form to HR"(능동태)이라고 적는다.

• 설명서에 사용된 약어 또는 회사별 전문 용어를 명확하게 설명합니다 . 시작 부분에 있는 정의 또는 두문자어 섹션은 이를 수행하는 좋은 방법입니다.

• 문서를 깨끗하고 일관되게 서식 지정합니다. 짧은 단락과 글머리 기호를 사용하고 적절한 경우 다이어그램이나 그래프를 포함합니다.

섹션 우선 순위 지정

매뉴얼은 일반적으로 많은 양의 정보가 포함된 긴 문서입니다. 어디서부터 시작해야 할지 아는 것이 어려울 수 있으므로 먼저 작성할 섹션을 결정하세요.

법률에서 요구하거나 직원이 가장 자주 사용하는 모든 정책 또는 절차에서 시작하는 것이 좋습니다. 또한 초기 단계에서 복잡한 정책 및 프로세스를 처리하는 데 유용합니다. 그런 다음 시간이 지남에 따라 매뉴얼의 나머지 부분을 구성할 수 있습니다.

정기적으로 검토 및 업데이트

매뉴얼은 살아있는 문서여야 합니다. 비즈니스 또는 근로자의 법률이나 요구 사항이 변경되면 업데이트해야 합니다. 이러한 이유로 팀은 매뉴얼을 정기적으로 검토하고 필요에 따라 내용을 업데이트해야 합니다.

직원에게 교육 제공

매뉴얼과 그 내용에 익숙해지도록 관리자와 직원에게 교육 세션을 제공합니다. 팀 구성원이 매뉴얼을 보다 편안하게 탐색하고 이해할수록 매뉴얼을 사용할 가능성이 높아집니다.

교육 세션을 통해 직원은 매뉴얼에 대한 질문을 할 수도 있습니다. 예를 들어 직원이 자신의 속도에 따라 완료할 수 있는 교육 모듈을 통해 이러한 교육 세션을 직접 또는 온라인으로 진행할 수 있습니다.

템플릿 사용

매뉴얼 초안 작성을 안내하는 정책 및 절차 템플릿을 작성하면 각 섹션이 일관성을 유지하고 필요한 모든 정보를 다룰 수 있습니다. 시작점으로 사용할 수 있는 편리한 무료 템플릿을 준비했습니다.

직원을 위한 매뉴얼 만들기

정책 및 절차 매뉴얼은 모든 정책과 절차를 한 곳에 보관하여 직원이 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 합니다. 정책 및 절차 매뉴얼을 작성할 때 팀 구성원을 최우선으로 생각하는 것이 중요합니다. 명확하고 읽기 쉽고 직원 업무와 관련된 모든 필수 정보를 포함해야 합니다.

효과적인 매뉴얼을 만들려면 조사하고 초안을 작성하는 데 시간을 투자해야 합니다. 직원의 생산성 향상에 도움이 되는 중요한 기준점이 되므로 적절한 시간과 노력을 투자해야 합니다. 예상되는 작업 표준을 설정함으로써 매뉴얼은 조직 내에서 규정 준수도 향상시킵니다. 직원들이 최선을 다할 수 있도록 안전하고 지원적인 작업 환경을 조성하는 데 도움이 됩니다.