팀원과 정보를 공유하는 12가지 효과적인 방법

업계에 관계없이 정보 공유는 조직의 일상적인 운영에서 큰 부분을 차지할 수 있습니다. 작업 주문, 새로운 온라인 플랫폼에 대한 지침, 보다 효과적인 작업을 위한 팁 및 모범 사례 또는 다음 날 휴무일까지 공유할 수 있습니다.

오늘날의 바쁜 세상에서는 커뮤니케이션이 너무 많아 중요한 세부 사항이 간과될 수 있습니다. 그럴 때 근로자는 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 얻지 못할 수 있습니다. 더 나쁜 것은 그들이 루프에서 제외되면 좌절하거나, 간과되거나, 관심이 없다고 느낄 수 있다는 것입니다.

이러한 문제를 방지할 수 있도록 도와드리겠습니다. 아래에서는 팀원들과 정보를 공유하는 방법을 정확히 분석합니다. 또한 투명성을 높이고 의사 소통 오류 및 정보 손실을 방지하는 방법도 알려드립니다. 또한 사용할 수 있는 가장 효과적인 커뮤니케이션 채널과 Connecteam과 같은 소프트웨어를 사용하여 모든 사람이 같은 페이지에 있게 하는 방법을 다룹니다.

팀원들과 정보 공유의 중요성

정보 공유는 수익과 회사의 성공에 매우 중요합니다. 데이터와 중요한 지식을 효과적으로 공유하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

작업자의 생산성 향상 지원

우수한 커뮤니케이션 시스템을 통해 팀은 직원 매뉴얼, 지침 및 업무에 필요한 모든 것을 찾는 데 시간을 허비할 필요가 없습니다. 대신 업무에 더 많은 시간을 할애합니다.

작업자가 작업을 보다 효율적으로 수행하도록 장려

이것은 간단합니다. 모범 사례 및 팁에 대한 지식을 공유하면 직원이 업무를 더 잘 수행하는 데 도움이 될 수 있습니다.

더 나은 직장 문화 구축

회사에서 조직의 변경 사항이나 예정된 이벤트에 대한 세부 정보를 공유하면 직원들은 소속감을 느낍니다. 이것은 차례로 더 강력한 직장 문화를 구축할 수 있습니다.

도전의 위험 감소

많은 직장 문제는 열악한 정보 공유로 귀결됩니다. 예를 들어, 직원이 지각할 때 전화해야 한다는 말을 듣지 않으면 관리자는 전화가 없거나 나타나지 않는 직원으로 인해 좌절할 수 있습니다. 의사 소통 프로세스 및 기대치는 이와 같은 많은 문제를 제거합니다.

직원의 행복과 참여 유지

모두가 입소문이 아닌 회사에서 직접 정보를 얻을 때 직원들은 팀의 일원처럼 느낄 가능성이 더 큽니다. 정보를 공유하면 신뢰와 관계가 형성됩니다.

이니셔티브에서 더 나은 결과 얻기

회사 독서 클럽을 시작하거나 조직을 위한 휴일 파티를 계획하기 위한 위원회가 필요한 경우 정보를 가지고 팀에 연락할 수 있는 방법이 있으면 더 많은 동의를 얻는 데 도움이 됩니다.

책임을 줄이십시오

비용이 많이 드는 소송의 위험을 줄이기 위해 안전 또는 산업별 규제 정보를 전달해야 할 수도 있습니다. 예를 들어 의료 산업에 종사하는 경우 팀은 환자 데이터를 보호하는 방법을 알아야 합니다.

팀원과 정보를 공유하는 14가지 방법

그룹과 정보를 공유하는 가장 좋은 방법은 무엇을 공유하고 누구와 소통하는지에 따라 다릅니다 . 조직은 온라인과 오프라인으로 소통할 수 있으며 정보를 공유하는 각 방법이 제 자리를 차지할 수 있습니다.

다음은 팀이 필요한 리소스, 사실 및 데이터를 확보할 수 있도록 팀과 연락을 유지할 수 있는 14가지 방법입니다.

9가지 온라인 방법

1. 회사 위키. 이는 (일반적으로) 변경되지 않는 데이터에 대한 정보를 그룹과 공유하는 가장 좋은 방법입니다. 예를 들어 귀하가 제공하는 서비스, 귀하의 가치 및 사명 선언문을 설명하는 곳일 수 있습니다.
2. 인스턴트 메시징. Slack 및 Connecteam과 같은 인스턴트 메시징을 지원하는 플랫폼은 개인 및 그룹과의 즉각적인 커뮤니케이션에 적합합니다. 모바일 장치에서 바로 다른 팀 구성원과 연결하고 실시간으로 채팅할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트의 갑작스러운 변경 사항에 대해 신속하게 연락하거나 악천후에 대해 현장 팀에 경고할 수 있습니다.
3. 온라인 비디오. 온라인에 게시된 2-3분 길이의 짧은 비디오는 작업을 시연하거나 교육을 제공하는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 또한 그룹과 정보를 공유하는 데 적합합니다.
4. 전화 통화. 이것은 직원으로부터 즉시 정보를 얻을 수 있는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 예를 들어 직원이 교대 근무에 나타나지 않는 경우 전화 통화로 문제를 빠르게 해결할 수 있습니다.
5. 이메일. 이것은 특히 문서를 보관하려는 경우 공식적이고 공식적인 통지에 사용하기에 좋은 방법입니다. 예를 들어 합병을 발표하려는 경우 올바른 선택이 될 수 있습니다. 이메일은 모든 것을 설명할 수 있는 공간을 제공하고 작업자가 자신의 시간에 메시지를 읽을 수 있도록 합니다.
6. 회사 뉴스피드. 이는 특정 팀 또는 전체 조직과 동시에 정보를 공유하는 데 적합합니다. 보다 공식적인 발표를 위해 이메일 대신 사용할 수도 있습니다.
7. 협업을 가능하게 하는 도구. Google Docs 및 Connecteam과 같은 플랫폼은 공동 작업 및 내부 정보 공유에 적합합니다. 예를 들어 플랫폼 중 하나를 사용하여 프로젝트 파일을 공유하거나 직원에게 새로운 회사 사명 선언문의 초안에 자신의 아이디어를 추가하도록 요청할 수 있습니다.
8. 콘텐츠 관리 시스템(CMS). 콘텐츠 개발을 관리하도록 설계된 플랫폼을 사용하면 마감일과 프로젝트를 추적하고, 작업자가 작업에 대해 의견을 제시하고, 새로운 과제와 파일을 공유할 수 있습니다.
9. 내부 소셜 네트워킹. Yammer 및 Connecteam과 같은 플랫폼은 안전한 내부 소셜 미디어 플랫폼 역할을 할 수 있으며, 여기서 작업자는 소셜 "워터 쿨러" 채팅에 참여할 수 있습니다.

5가지 오프라인 방법

회사에서 오프라인으로 정보를 공유하는 가장 효과적인 방법은 다음과 같습니다.

1. 일일 스탠드업. 이러한 짧은 일일 회의는 프로젝트 및 팀 목표에 대한 진행 상황을 공유하는 데 도움이 됩니다. 또한 작업 속도를 늦출 수 있는 문제를 공유하고 해결할 수 있습니다.
2. 일대일 회의. 특정 개인과 대면하여 정보를 공유합니다.
3. 주간 팀 회의 및 월간 회사 전체 회의. 모든 사람을 하나로 모으면 다가오는 작업과 교대조, 진행 상황 및 다가오는 목표를 달성하는 데 필요할 수 있는 모든 것을 처리할 수 있습니다.
4. 분기별 전체 회의. 전체 회의는 모든 직원과 경영진을 포함한 모든 이해 관계자가 모여 전사적 문제를 검토합니다. 여기에는 새로운 회사 목표 또는 새로운 리더십 도입이 포함될 수 있습니다.
5. 회사는 후퇴합니다. 피정은 직장 밖에서 직원들을 모이게 합니다. 코칭, 기술 구축, 사교, 네트워킹 및 직원 사기를 개선하고 팀을 강화하며 소진 위험을 줄이기 위해 고안된 아이스 브레이킹 활동을 위한 기회입니다.

회사에서 원활한 커뮤니케이션을 촉진하는 방법

지금까지 팀 구성원과 정보를 공유하는 14가지 효과적인 방법을 살펴보았으므로 상황에 따라 서로 다른 커뮤니케이션 방법이 필요하다는 것을 알게 될 것입니다. 좋은 커뮤니케이션 전략이 도움이 될 수 있습니다.

만드는 방법은 다음과 같습니다.

투명성 수준 설정

팀과 공유할 정보의 양을 고려하십시오 . 의심스러운 경우 더 큰 투명성 측면에서 실수하십시오. 이는 신뢰를 고취하고 직원들이 자신의 통찰력을 공유하도록 영감을 줄 수 있는 정보 공유의 선례를 설정합니다.

회사의 경영진과 관리자는 공유 할 수 있는 정보와 비공개 정보를 논의해야 합니다.

또한 누구와 어떤 정보를 공유할지 정의할 수도 있습니다. 예를 들어 관리자는 팀 목표를 공유하고 경영진은 회사 전체의 변경 사항을 공유하도록 결정할 수 있습니다.

팀의 요구사항 고려

젊은 근로자는 직접 메시징과 인스턴트 커뮤니케이션을 선호하는 반면 일부 고령 근로자는 이메일이나 전화 통화를 선호할 수 있습니다. 그러나 항상 그런 것은 아닙니다.

팀을 조사하여 모든 사람에게 어떤 형태의 정보 공유가 효과가 있는지 알아보십시오.

합의가 이루어지면 예를 들어 이메일을 통한 인스턴트 메시징과 같이 하나의 커뮤니케이션 채널을 다른 커뮤니케이션 채널보다 선택할 수 있습니다. 또는 모든 사람이 볼 수 있도록 몇 개의 채널을 통해 동일한 정보를 공유하도록 선택할 수 있습니다.

커뮤니케이션을 일방통행이 아닌 협업의 부메랑으로 만드세요.

회사에서 정보가 어떻게 흐르는지 살펴보십시오. 뉴스나 업데이트를 팀에 보낼 때 정보는 피드백과 신선한 아이디어와 함께 다시 돌아와야 합니다.

이러한 종류의 협업 접근 방식을 사용하면 정보를 기반으로 구축 할 수 있습니다.

예를 들어 회사 휴일 파티에 대한 아이디어를 공유한다고 상상해 보십시오. 몇몇 직원이 자원하여 이벤트를 조직하고 장식에 대한 아이디어를 공유합니다. 갑자기 사용할 수 있는 정보를 보내고 받습니다 .

정보가 일방통행에 머물지 않도록 업데이트나 회사 소식을 공유할 때 추가 아이디어를 요청하십시오. 예를 들어 파일을 공유하고 "여기에 빠진 것이 있으면 알려주세요."라고 쓸 수 있습니다.

정보를 쉽게 따라잡을 수 있습니다.

직원이 회사 전체 가상 회의에 참석할 수 없거나 새 교육에 대한 알림을 놓친 경우 직원이 따라잡을 수 있도록 하십시오. 예를 들어 회사 지식 기반에 회의 노트를 온라인으로 게시하거나 교육에 대한 알림을 보낼 수 있습니다.

온라인 플랫폼 또는 직원 뉴스레터는 모든 사람이 필요한 정보를 얻을 수 있도록 하는 두 가지 좋은 방법입니다. 새로운 뉴스나 업데이트가 공유되면 모든 사람이 두 번째 기회를 얻을 수 있도록 중앙 위치에 게시하십시오 .

정보 공유 방법 평가

리소스 공유 속도를 늦추는 과속 방지턱을 적극적으로 찾으십시오. 직원에게 온라인에서 파일을 볼 수 있는 적절한 권한이 있는지 확인하고 파일이 최신 정보로 업데이트되도록 합니다. 혼동을 방지하기 위해 온라인에서 오래된 리소스를 제거합니다.

또한 팀이 액세스할 수 있는 데이터 및 리소스에 대한 피드백을 정기적으로 요청하십시오 . 업무를 더 잘 수행하는 데 도움이 되는 추가 교육 옵션, 체크리스트, 양식 또는 기타 정보가 있는지 물어보십시오. 그런 다음 이러한 리소스를 구현하기 위해 노력하십시오.

올바른 채널을 통해 올바른 사람에게 정보를 전달하기 위한 규칙 설정

대부분의 직원은 인스턴트 메시지를 통해 해고에 대해 알고 싶어하지 않습니다. 그러나 팀과 공유하는 비디오 메시지와 같이 공개 포럼에서 칭찬을 듣고 싶어하는 경우가 많습니다.

다양한 종류의 정보를 공유하는 방법을 검토하는 전체 회의를 갖습니다. 이것은 정보 공유와 관련하여 무엇이 적절하고 적절하지 않은지에 대한 합의에 도달하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 고용 변경 사항에 대한 정보를 이메일을 통해서만 공유하도록 결정할 수 있습니다.

정보 공유 방법뿐만 아니라 정보 공유 시기 도 고려해야 합니다 . 예를 들어 관리자가 업무 시간 이후에 직원에게 연락할 수 있는지 여부와 시기에 대한 규칙을 설정할 수 있습니다.

정보 공유 방법을 고려할 때 접근성을 잊지 마십시오 . 예를 들어, 청각 장애가 있는 직원은 비디오 메시지의 자막을 좋아할 것이고 다른 직원은 문서, 메시지 및 기타 공지 사항에 포함된 이미지와 그래픽을 활용할 수 있습니다.

Connecteam을 사용하여 팀원과 효과적으로 정보 공유

Connecteam은 모든 통신 및 정보 공유 요구를 충족하는 올인원 플랫폼 입니다. 엔드투엔드 데이터 암호화와 스토리지 제한이 없으므로 필요한 모든 파일과 문서를 안심하고 공유할 수 있습니다.

직장 생활을 더 쉽게 만들어 줄 기능을 자세히 살펴보겠습니다.

지식 기반

Connecteam을 사용하면 모든 중요한 회사 정보로 채워진 지식 기반을 만들 수 있습니다. 직원들은 언제 어디서나 모바일 장치에서 바로 액세스할 수 있습니다. 14개 언어 중 하나로 Connecteam 앱을 사용하고 필요한 정보를 쉽게 검색할 수도 있습니다.

Connecteam을 사용하면 파일과 정보를 쉽게 구성하고 공유할 수 있습니다. 파일을 끌어다 놓기만 하면 업로드할 수 있습니다 . 또한 이전 버전의 파일을 쉽게 교체할 수 있으며 모든 것이 안전한 사설 클라우드에 백업되므로 항상 모든 파일의 최신 버전을 볼 수 있습니다. 다시는 오래된 정보에 대해 걱정하지 마세요!

또한 팀의 적절한 사람들이 직원 매뉴얼, 교육 자료, 문서 및 필요한 기타 정보에 액세스할 수 있도록 사용자 지정 권한을 설정할 수 있습니다. 필요에 따라 권한을 취소하거나 팀에 자체 파일을 업로드하도록 요청할 수 있습니다.

커넥팀 교육

Connecteam을 사용하면 짧은 교육 비디오를 간단하게 업로드하고 팀을 위한 완전 맞춤형 교육 과정을 만들 수 있습니다. 근로자가 배운 내용에 대해 퀴즈를 낼 수도 있습니다.

또한 작업자가 완료한 교육을 확인하고 교육 세션을 완료하라는 알림을 보낼 수 있습니다. 또한 필요할 때마다 교육 자료를 쉽게 업데이트하고 교체할 수 있습니다.

인앱 채팅

Connecteam의 보안 내장 채팅을 통해 귀하와 귀하의 직원은 실시간으로 서로 연결할 수 있습니다. 팀이 어디에 있든 즉각적인 커뮤니케이션이 가능하도록 그룹 채팅 또는 개별 채팅을 설정하세요.

메시지에서 이미지, 오디오 메모, 파일 및 기타 Connecteam 기능에 대한 바로가기를 공유할 수 있습니다.

설문 조사 및 여론 조사

Connecteam의 설문조사를 통해 조직의 동향을 파악하고 쉽게 피드백을 수집할 수 있습니다. 예를 들어 직원에게 어떤 정보가 필요한지, 직원의 회사 커뮤니케이션 스타일이 어떤지 물어보고 필요에 따라 변경할 수 있습니다.

특정 주제에 대한 빠른 통찰력을 얻는 데 완벽한 실시간 설문 조사 도구 도 있습니다.

회사 뉴스피드

Connecteam을 사용하면 회사 뉴스 피드를 설정하여 특정 팀 구성원 또는 전체 조직과 업데이트 및 공지 사항을 공유할 수 있습니다.

뉴스 피드는 게시물에 이미지, GIF 및 비디오를 추가하여 정보를 쉽게 소화할 수 있으므로 소셜 미디어 스타일의 경험을 제공합니다.

게시물을 예약하는 옵션이 있어 정확한 시간에 정보를 공유할 수 있습니다. 또한 게시물을 본 사람을 볼 수 있으므로 누가 최신 정보인지 항상 알 수 있습니다.

직원 디렉토리

회사 디렉토리 모든 사람을 연결하고 쉽게 찾을 수 있도록 하며 Connecteam을 사용하면 직원을 위해 간단하게 만들 수 있습니다.

귀하와 귀하의 직원은 디렉토리에서 직접 다른 팀원을 쉽게 검색하고 채팅, 문자, 이메일 또는 전화를 통해 연락할 수 있습니다.

위치, 이름, 직함 또는 부서를 검색하여 직원을 찾습니다. 원하는 통화 시간과 같은 각 팀원의 세부 정보도 볼 수 있습니다.

운영 정보

작업 관리 및 예약 기능이 Connecteam 앱에 바로 포함되어 있으므로 작업자에게 작업 일정과 해야 할 일을 실시간으로 알릴 수 있습니다.

누가 가능한지 한눈에 확인하고 각 작업자가 모든 작업에 필요한 양식, 작업 목록, 체크리스트 및 기타 리소스를 가지고 있는지 확인하세요. 쉬는 시간에 대해서도 소통할 수 있습니다.

직원 인정 및 보상

Connecteam의 내장 기능 사용 직원 인식 기능을 사용 하면 개인화된 인식 배지를 직원에게 보내 성공을 축하하고 이정표를 인식할 수 있습니다. 또한 직원에게 디지털 토큰을 보내면 기프트 카드로 교환할 수 있습니다.

Connecteam의 결론

하나의 플랫폼에 여러 커뮤니케이션 채널이 있으면 모든 것이 균열을 통해 빠져나갈 위험이 줄어듭니다. 직원들은 일정 정보, 업무 정보, 채팅, 업데이트 등을 보기 위해 하나의 플랫폼만 확인하면 되기 때문입니다.

Connecteam을 사용하여 절차 설명서, 교육 파일, 직원 정책, 직원 핸드북, 인벤토리 스프레드시트, 회사 Wiki 및 팀에서 액세스해야 하는 기타 브랜드 회사 자료를 공유할 수 있습니다. 모든 것이 한곳에 있으며 항상 업데이트됩니다.

Connecteam을 사용하면 교육을 마친 직원, 파일에 액세스한 사람, 업데이트를 본 직원도 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀원 모두가 필요한 정보를 얻고 있는지 확인할 수 있습니다.

결론

직원들은 조직에서 무슨 일이 일어나고 있는지 알아야 최선을 다하고, 효율성을 유지하고, 회사의 사명에 투자하고 있다고 느낄 수 있어야 합니다.

팀원과 정보를 공유하는 방법을 아는 것은 훌륭한 출발점이며 올바른 기술이 도움이 될 수 있습니다. Connecteam과 같은 플랫폼을 사용하면 직원들이 언제 어디서나 사용할 수 있는 하나의 앱으로 많은 커뮤니케이션 및 정보 공유 채널을 대체할 수 있습니다.

지금 Connecteam에 가입하십시오 .

FAQ

회사에서 정보를 공유하는 프로세스는 무엇입니까?

프로세스는 특정 유형의 정보에 대한 필요성을 식별하는 것으로 시작됩니다. 그런 다음 콘텐츠를 만들고 적절한 채널로 보내거나 업로드합니다. 그런 다음 나중에 정보를 더 쉽게 공유할 수 있도록 피드백을 수집하고 싶을 것입니다. 관련성을 유지하기 위해 필요에 따라 정보를 정기적으로 업데이트하는 것도 중요합니다.

조직에서 어떤 정보를 공유해야 합니까?

대부분의 회사에서 공유해야 하는 정보에는 5가지 주요 유형이 있습니다.

1. 필수 교육 또는 안전 정보와 같은 법적으로 요구되는 자료
2. 기계 지침과 같이 직원이 업무를 수행하는 데 도움이 되는 작업별 리소스
3. 회사 행사를 포함한 회사 업데이트 및 조직 변경
4. 작업 요령 및 전문성 개발 기회에 대한 세부 정보를 포함하여 직원이 직장에서 성공하는 데 도움이 되는 정보
5. 업무를 잘 수행했거나 직장에서 이정표를 달성한 것에 대한 외침과 같이 직원을 인정하거나 축하하는 알림입니다 .

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