시간 감사를 수행하는 방법 단계별 가이드(+ 시간 감사 워크시트)

시간 감사는 생산성을 평가하고 개선할 수 있도록 작업자가 작업 및 프로젝트에서 시간을 보내는 방식을 보여줍니다. 또한 비효율적인 작업과 시간 절도를 식별하는 데 도움이 됩니다. 또한 감사 시트를 사용하여 과로를 발견하고 초과 근무 비용을 방지하며 노동법을 준수할 수 있습니다.

이 안내서에서는 시간 감사가 무엇이며 시간 감사 소프트웨어 사용을 포함하여 시간 감사를 수행하는 방법에 대해 설명합니다. 또한 회사에서 시간 감사를 위해 다운로드하여 사용할 수 있는 무료 워크시트를 제공합니다.

시간 감사란 무엇입니까?

시간 감사는 팀이 직장에서 시간을 보내는 방법에 대한 데이터를 수집하고 분석하는 프로세스입니다. 감사는 일반적으로 출퇴근 항목이 있는 작업표를 사용하여 수행되며 휴가 및 휴식 시간을 설명합니다. 추가 컨텍스트를 위해 관리자는 작업 목록 및 일정을 검토하거나 설문 조사를 수행할 수도 있습니다.

작업표의 데이터는 여러 가지 방법으로 분석할 수 있습니다. 데이터를 세분화하여 다양한 작업 및 프로젝트에 소요되는 시간을 확인하고 이것이 회사 목표와 어떻게 일치하는지 확인할 수 있습니다. 또한 개별 작업자가 시간을 어떻게 사용하고 있는지 추적하고 효율성을 평가할 수 있습니다. 또한 시간 감사를 통해 직원의 출석 및 휴무일을 확인할 수 있습니다.

시간을 감사하는 빈도는 비즈니스의 필요와 목표에 따라 다릅니다. 이상적으로는 분기별 또는 6개월마다 정기적으로 시간 감사를 수행 해야 합니다. 그러나 회사에서 더 짧은 프로젝트를 더 자주 수행하는 경우 감사를 더 자주 고려할 수 있습니다.

시간 감사를 수행하는 것이 왜 중요합니까?

직원에 대한 철저하고 정기적인 시간 감사는 다음과 같은 도움이 됩니다.

리소스를 효율적으로 할당

직원들이 시간을 얼마나 생산적으로 사용하는지 확인하면 교대조와 프로젝트를 더 잘 할당하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어 일반적으로 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행하는 작업에 더 짧은 기한이 있는 작업을 할당할 수 있습니다.

마찬가지로 추세는 특정 기술이 필요한 작업에서 어떤 작업자가 더 나은지 보여줍니다. 이를 통해 적절한 프로젝트에 적절한 사람을 배치하여 직원의 기술을 극대화할 수 있습니다.

마지막으로 직원 가용성의 추세를 이해하면 더 나은 일정 관리에 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 감사 결과 특정 작업자가 금요일에 자주 사용할 수 없는 것으로 표시될 수 있으므로 다른 작업자가 해당 간격을 채울 수 있도록 일정을 잡을 수 있습니다.

시간 절도, 지각 및 기타 비효율성을 식별합니다.

시간을 감사하면 직원이 여러 위치에 분산되어 있을 때 실제로 우려되는 시간 관리 오류를 식별하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어 직원이 계속해서 지각하는 패턴을 발견할 수 있습니다. 시간 감사는 또한 근로자가 급여를 받는 시간을 비생산적으로 사용하는 시간 절도를 밝혀줍니다. 또한 근로자가 예정보다 더 많은 휴식을 취하는 경우를 나타냅니다.

노동법 준수 및 초과근무수당 방지

직원에 대한 시간 감사를 실시하면 노동법을 준수할 수 있습니다. 대부분의 관할권에는 초과 근무 및 휴식 시간에 관한 규칙이 있습니다. 시간 항목은 특정 직원이 허용된 시간을 초과하여 근무하는지 또는 예정된 휴식을 취하지 않는지 식별하는 데 도움이 됩니다.

규정 준수 외에도 직원이 과로하고 소진되는 것을 방지합니다. 또한 초과 근무 비용을 엄청나게 절약할 수 있습니다.

전략적 비즈니스 의사 결정

시간 감사 워크시트는 여러 프로젝트에서 소요되는 시간을 명확하게 보여줍니다. 시간과 인건비를 수익과 비교하여 이러한 프로젝트가 소요 시간을 정당화하기에 충분한 돈을 가져오고 있는지 확인할 수 있습니다. 이러한 통찰력은 향후 프로젝트 선택 및 비즈니스 전략 결정을 추진하는 데 매우 중요합니다.

시간 감사를 수행하는 3단계 방법

1단계: 시간 감사 워크시트 만들기

시간 감사 워크시트란 무엇입니까?

시간 감사 워크시트는 작업자가 근무 시간 동안 완료한 시간 항목과 작업을 추적하기 위해 채울 수 있는 양식입니다. Microsoft Excel 또는 Google 스프레드시트에서 또는 펜과 종이를 사용하여 수동으로 이러한 시트를 만들 수 있습니다. 작업자는 디지털 사본을 배포했는지 종이 사본을 배포했는지에 따라 온라인으로 또는 펜을 사용하여 이를 채울 수 있습니다.

일정이나 달력을 사용하여 직원이 언제 어떤 교대 근무를 하고 있는지 확인할 수 있습니다. 그러나 이것은 교대 중에 완료한 작업과 같은 세부 정보를 제공하지 않습니다. 또한 휴식 시간, 식사 시간 등을 고려하지 않습니다.

시간 감사 워크시트에 포함할 내용

• 월/분기: 워크시트 상단에서 양식이 유효한 월 또는 분기를 추가할 수 있습니다. 예: 2023년 7월 또는 2023년 3분기. 작업자가 월 또는 분기 항목을 추가할 수 있도록 충분한 공간을 제공해야 합니다.

• 직원 이름: 직원이 전체 이름을 추가할 수 있는 공간을 남겨 둡니다.

• 날짜 열: 작업자가 정보를 입력하는 날짜를 명확하게 표시할 수 있도록 양식에 날짜 열이 포함되어야 합니다.

• 시작 시간 열: 이 열은 작업자가 작업 또는 프로젝트를 시작한 시간을 기록할 수 있는 곳입니다.

• 종료 시간 열: 직원이 작업을 중단한 시간을 나타냅니다. 이것은 하루의 끝이거나 휴식을 위해 멈춘 시간일 수 있습니다.

• 총 시간 열: 이 열은 "시작 시간"과 "종료 시간" 사이에 완료된 작업 시간을 나타냅니다.

• 작업/활동 열: 작업자가 기록된 시간 동안 작업한 내용을 추적할 수 있는 곳입니다.

• 우선 순위 열: 여기에서 직원은 작업 또는 프로젝트의 중요도 또는 우선 순위를 표시할 수 있습니다. 이를 기록할 수 있는 일관된 시스템이 있어야 합니다. 예를 들어, 1은 매우 높은 우선순위이고 5는 매우 낮은 우선순위입니다.

• 추가 메모 열: 직원이 소요 시간이나 수행한 작업에 대한 추가 메모를 추가할 수 있는 공간을 남겨두세요.

• 서명: 근로자가 시간 항목에 서명할 수 있는 공간을 제공합니다. 이는 직원들이 책임감을 갖고 정직성을 장려하는 데 도움이 되며 회사가 감사를 받는 경우 유용할 수 있습니다. 관리자가 항목을 승인한 후 서명할 공간을 제공할 수도 있습니다.

2단계: 추가 컨텍스트 수집(선택 사항)

결과를 분석하기 전에 작업자가 양식에 추가할 수 없었던 추가 정보를 수집하는 것이 좋습니다. 예를 들어 질병이나 기타 개인적인 문제로 인해 프로젝트 작업이 평소보다 느려졌을 수 있습니다.

교대조 또는 프로젝트에 할당된 작업자를 인터뷰하여 컨텍스트를 수집할 수 있습니다.

그러나 더 큰 시간 프레임에서 정보를 수집해야 하는 경우 인터뷰에 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 설문조사는 팀 의견을 빠르게 얻을 수 있는 좋은 방법입니다. 작업자가 답변에 진정성을 갖도록 익명으로 만들 수도 있습니다.

3단계: 보고서 작성 및 결과 분석

추세 분석을 위한 그래프 및 차트 생성

시간 감사 워크시트를 수집하는 것만으로는 비즈니스에서 실제로 진행되는 상황을 이해하기에 충분하지 않습니다. 추세를 파악하고 귀중한 통찰력을 얻으려면 다음을 수행해야 합니다.

• 모든 항목을 Excel 또는 Google 스프레드시트로 수집합니다. 워크시트가 이미 이 형식인 경우 이 작업을 더 쉽게 수행할 수 있습니다. 그렇지 않으면 실제 사본의 데이터를 온라인 시트에 수동으로 추가해야 합니다.

• 데이터에서 얻고자 하는 것이 무엇인지 고려하십시오. 작업자, 팀, 프로젝트, 위치 등 다양한 방법으로 데이터를 분석할 수 있습니다. 어떤 인사이트를 찾고 있는지 결정하세요. 예를 들어 프로젝트 X 대 프로젝트 Y에 소요되는 시간을 확인하고 싶을 수 있습니다.

• 차이를 시각적으로 확인하는 데 도움이 되는 그래프와 차트를 만듭니다. Excel 또는 Google Sheets 차트를 사용하여 간단한 시각적 개체를 만듭니다. 예를 들어 막대 차트는 프로젝트 X 대 프로젝트 Y에 소요된 총 시간을 표시할 수 있습니다. 그러나 파이 차트는 프로젝트 X에 소요된 팀의 총 시간을 확인하는 데 도움이 됩니다.

알고 계셨나요?

Connecteam에는 몇 번의 클릭만으로 시간 및 출석에 대한 사용자 정의 보고서를 볼 수 있는 고급 보고 기능이 있습니다.

인사이트를 사용하여 의사결정 추진

시간 감사를 통해 얻은 통찰력은 회사 목표에 부합하는 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어, 소요되는 시간이 수입에 비해 가치가 없는 경우 특정 프로젝트 수행을 중단하기로 결정할 수 있습니다. 또는 짧은 시간에 많은 일을 해낸 직원에게 보상을 주기로 결정할 수도 있습니다.

이러한 통찰력은 또한 작업을 보다 효율적으로 계획하고 우선 순위를 지정하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 일반적으로 더 빨리 작업하는 작업자에게 우선 순위가 높은 프로젝트를 할당합니다.

시간 감사 모범 사례

시간 감사 프로세스가 강력하고 신뢰할 수 있도록 다음 모범 사례를 따르십시오.

모든 직원과 신입사원에게 양식 배포

양식을 디지털 방식으로(이메일, 파일 공유, 문자 메시지, 링크 공유 등을 통해) 또는 종이 사본으로 직접 배포할 수 있습니다. 회사의 모든 작업자가 워크시트를 사용하여 시간과 작업을 추적하고 있는지 확인하십시오.

실수로 워크시트를 받지 못한 사람이 있는지 확인하기 위해 이메일이나 문자 메시지를 통해 직원과 연락할 수 있습니다. 누락된 양식은 결과에 오류를 생성하여 잘못된 정보를 제공할 수 있습니다.

워크시트의 중요성을 강조하고 미리 알림 보내기

또한 회사의 모든 사람이 워크시트 사용의 중요성을 이해하고 있는지 확인해야 합니다. 회사 공지사항이나 이메일을 통해 이를 수행하십시오. 양식을 제대로 사용하지 않는 작업자에게 직접, 전화, 이메일 또는 문자 메시지를 통해 후속 조치를 취합니다.

필수 회사 절차 섹션의 일부로 직원 핸드북에 양식을 첨부할 수도 있습니다.

또한 직원들에게 워크시트를 사용하여 교대 근무 시간에 출퇴근 시간을 기록하도록 상기시키십시오. 매일 이메일 알림을 보내거나 기억할 수 있도록 작업 목록에 추가하세요. 또한 직원들에게 정기적으로(주별, 월별 등) 근무 시간표를 제출하도록 상기시켜야 합니다.

변경 제한

워크시트 템플릿을 크게 변경하지 않는 것이 가장 좋습니다. 모든 필드가 동일하게 유지되면 시간 경과에 따라 결과를 비교하기가 더 쉽습니다 .

감사와 일관성 유지

팀의 시간을 정기적으로 감사하고 있는지 확인하십시오. 월별, 분기별, 연 2회 또는 회사에 가장 적합한 것이 될 수 있습니다. 일관성을 유지하면 비즈니스 의사 결정이 시간이 지남에 따라 개선되는지 여부를 추적하는 데 도움이 됩니다. 또한 직원들에게 시간 감사 프로세스가 중요하다는 것을 보여줍니다.

편애를 피하십시오

시간 감사 결과를 분석할 때 공정하고 평등해야 합니다. 예를 들어, 다른 근로자가 자주 지각하는 경우 지각에 대해 한 근로자에 ​​대해 조치를 취해서는 안 됩니다. 편애는 귀하를 법적으로 차별할 위험에 처하게 하고 귀하의 직원, 고객 및 투자자에 대한 평판을 손상시킬 수 있습니다 .

워크시트를 신중하고 안전하게 보관

워크시트가 온라인으로 제출되든 종이 사본으로 제출되든 워크시트가 분실되지 않도록 안전하게 한 곳에 보관해야 합니다.

잠긴 서류 캐비넷과 같이 회사 사무실의 안전한 물리적 장소에 보관하십시오. 또는 클라우드 기반 소프트웨어를 사용하여 디지털 방식으로 저장할 수 있습니다.

그런 다음 적합한 사람만 워크시트에 액세스할 수 있도록 합니다 . 예를 들어 특정 직원에게만 파일 캐비닛의 키를 제공하거나 워크시트를 디지털 방식으로 저장하도록 선택한 경우 사용자 지정 사용자 액세스 권한을 설정합니다.

효과 평가

시간 감사 프로세스를 정기적으로 검토 하고 얼마나 효과적으로 작동하는지 확인하십시오. 수신하는 정보가 작업자가 시간을 보내는 방법을 이해하기에 충분한지 평가하십시오. 그런 다음 유용한 추가 컨텍스트나 더 나은 분석을 위해 양식에 추가해야 하는 추가 필드를 고려합니다. 마지막으로 프로세스를 개선하기 위해 조정을 할 수 있습니다.

Connecteam으로 시간 감사를 완전히 자동화

감사 시간은 시간이 많이 걸리고 실망스러울 수 있지만 Connecteam과 같은 소프트웨어는 프로세스에서 스트레스를 덜어줍니다.

Connecteam을 사용하면 작업자는 장치를 한 번만 터치하여 교대 근무 시간을 기록 할 수 있습니다. 근무 시작과 끝에서 시간 추적을 시작하고 종료하라는 자동 알림을 받게 됩니다.

Connecteam을 사용하면 지오펜스를 설정할 수도 있습니다. 직원은 지오펜스 내에 있을 때만 구멍을 뚫을 수 있으며 위치를 떠날 때 시계를 종료해야 합니다. 또한 내장된 GPS 위치 추적 소프트웨어를 사용하여 직원이 근무 시간 동안 필요한 곳에 있는지 확인할 수 있습니다.

또한 휴식 및 초과 근무에 대한 사용자 지정 규칙을 설정하고 앱 내에서 바로 초과 근무 요청을 승인 또는 거부할 수 있습니다. 이렇게 하면 문제가 커지기 전에 감사 프로세스의 일부가 실시간으로 발생합니다.

또한 Connecteam의 작업 관리 기능을 사용 하면 할당된 작업에서 작업자가 어떻게 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다. 마감일이 가까워지면 직원에게 작업을 완료하라는 미리 알림을 보낼 수도 있습니다.

마지막으로 Connecteam의 맞춤형 보고 도구를 사용 하면 직접 데이터를 수집하고 그래프를 만들지 않고도 데이터를 즉시 분석할 수 있습니다. 출석, 프로젝트에 소요된 시간, 개별 직원의 근무 시간 등을 추적할 수 있습니다.

결론

작업자의 시간을 감사하면 생산성을 높이는 데 도움이 되는 많은 이점이 있습니다. 또한 이 프로세스는 노동법을 준수하고 더 현명한 비즈니스 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 그러나이 정보를 알고 있어도 시간 감사를 수행하는 방법과 따라야 할 단계를 정확히 알기가 어려울 수 있습니다.

먼저 시간 감사 워크시트를 만들고 모든 작업자가 기억하고 완료하도록 해야 합니다. 그런 다음 모든 워크시트의 데이터를 단일 Excel 또는 Google 스프레드시트 파일로 결합해야 차트를 만들어 결과를 분석할 수 있습니다.

Connecteam과 같은 소프트웨어는 종단 간 전체 프로세스를 자동화하고 단순화합니다. 작업자는 모바일 장치에서 시간을 추적할 수 있습니다. 그런 다음 더 나은 비즈니스 결정을 내리기 위해 Connecteam의 보고 도구를 사용하여 데이터를 쉽게 분석할 수 있습니다. 오늘 Connecteam을 확인하여 팀의 시간을 최대한 활용하십시오.

FAQ

시간 감사를 어떻게 준비합니까?

시간 감사를 준비하려면 시간 감사 워크시트를 만들어 작업자에게 종이 또는 디지털 사본으로 배포하십시오. 그런 다음 보고서를 만들고 데이터를 분석하는 데 필요한 리소스(예: 외부 컨설턴트 또는 보고서를 생성할 Connecteam과 같은 온라인 소프트웨어 솔루션)를 계획합니다.

"실시간 감사"란 무엇입니까?

기존의 시간 감사는 과거 시간표와 추세를 분석합니다. 이러한 통찰력은 미래의 비즈니스 결정을 주도합니다. "실시간 감사"는 직원들이 근무 시간을 어떻게 보내는지 실시간으로 보는 것을 의미합니다. Connecteam과 같은 앱은 작업자에게 실시간 항목, 위치 등을 보여주므로 즉시 개선할 수 있습니다.

근로자의 시간을 얼마나 자주 감사해야 합니까?

비즈니스 특성에 따라 월별, 분기별, 연 2회 또는 심지어 매년 시간 감사를 수행할 수 있습니다. 음식 배달과 같은 특정 비즈니스에는 시간 감사를 더 자주 수행해야 하는 내부 통제 프로세스가 있습니다. 일부 회사는 Connecteam과 같은 소프트웨어를 사용하여 실시간으로 감사를 수행합니다.

시간 감사 시트

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