6가지 직원 시간 추적 방법 + 올바른 것을 선택하는 방법

시간 추적을 통해 직원이 근무 중일 때 시간을 어떻게 사용하는지에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 계획대로 작업을 완료하고 마감일을 준수하는지 확인할 수 있습니다.

또한 더 나은 리소스 할당에 도움이 되며 초과 근무 시간을 확인하고 제어할 수 있습니다.

또한 정확한 시간 추적 방법을 통해 근로자에게 올바르게 급여를 지급하여 분쟁 및 급여 오류를 방지할 수 있습니다.

올바른 시간 추적 방법을 사용하면 작업자가 출퇴근 시간, 휴식 시간, 휴가 시간을 캡처할 수 있습니다.

시간을 모니터링하는 인기 있는 6가지 방법을 살펴보므로 팀에 가장 적합한 방법을 선택하는 데 필요한 모든 것이 있습니다.

시간 추적이란 무엇이며 왜 중요한가요?

시간 추적이란 작업, 활동 또는 프로젝트에 소요된 시간을 기록하는 방법을 말합니다. 휴식 시간, 식사 시간 및 기타 휴식 시간을 포함하여 작업 시작 및 종료 시간을 문서화하는 작업이 포함됩니다.

종이와 펜, 스프레드시트, 캘린더 항목 등을 사용하여 수동으로 시간을 추적할 수 있습니다. 또는 시간 추적 프로세스를 단순화하고 자동화하는 소프트웨어가 있습니다. 매일, 매주, 2주에 한 번 시간을 추적하거나 프로젝트의 필요에 따라 시간 추적을 사용자 정의할 수도 있습니다.

직원 시간을 추적하면 조직에 여러 가지 이점이 있습니다. 그것은 당신을 돕습니다:

생산적인 노동력 유지

시간 추적을 통해 작업자가 예정된 시간을 어떻게 보내는지 완벽하게 파악할 수 있습니다. 지속적으로 지각하거나 결근하는 근로자를 발견할 수 있습니다. 또한 시간 절도 또는 근로자가 시간을 비생산적으로 사용하는 경우를 식별하고 해결할 수 있습니다.

시간을 추적하면 직원에게 추가 도움과 리소스가 필요한 위치를 파악하는 데도 도움이 됩니다. 예를 들어 팀이 작업을 수행하는 데 항상 시간이 오래 걸리는 경우 더 많은 교육이나 지원이 필요할 수 있습니다. 식별되면 이러한 문제를 신속하게 해결하여 작업자의 생산성을 유지할 수 있습니다.

워크로드를 효율적으로 할당

다양한 작업자가 프로젝트에서 시간을 보내는 방법을 이해하면 더 나은 리소스 할당에 도움이 됩니다. 예를 들어 처리 시간이 빠른 프로젝트에 가장 빠른 작업자를 할당할 수 있습니다.

또한 인력 부족으로 인해 더 느리게 진행되는 프로젝트를 식별하고 이러한 교대조에 추가 작업자를 할당할 수 있습니다. 또한 작업자의 가용성을 알면 미리 계획하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 직원이 휴가 중일 때도 작업에 충분한 직원이 있습니다.

급여 및 고객 청구 오류 감소

작업표는 근로자의 보상 가능 시간을 알려줍니다. 이 데이터를 사용하여 근로자의 노력을 정확하게 반영하는 급여 보고서를 작성하십시오. 이것은 비용이 많이 드는 급여 오류와 소요 시간에 대한 근로자와의 시간 소모적인 분쟁을 줄이는 데 도움이 됩니다.

마찬가지로 작업 시간을 깔끔하게 기록하면 정확한 고객 송장을 작성하는 데 도움이 됩니다. 모든 것이 흑백으로 되어 있어 청구 가능 시간과 청구 불가 시간에 대해 고객과 분쟁이 발생할 가능성이 낮아집니다 .

노동법 및 규정 준수

마지막으로 시간 추적을 통해 근로자는 노동법 및 규정에서 요구하는 휴가, 휴식 및 식사 시간을 확보할 수 있습니다.

또한 직원들은 번아웃을 방지하는 데 필요한 가동 중지 시간을 가지므로 직장에서 더 활기차고 생산적입니다.

또한 근무 시간을 모니터링하여 직원의 초과 근무를 제어할 수 있습니다. 이렇게 하면 직원들은 과로하지 않고 초과 근무 비용을 절약할 수 있으며 회사는 초과 근무 관련 법규를 계속 준수할 수 있습니다.

다양한 유형의 시간 추적 방법

직원의 시간을 추적하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 아래에 가장 많이 사용되는 6가지 방법(순서 없음)을 간략하게 설명했습니다.

종이와 펜

방법

작업자는 노트북이나 일기를 사용하여 작업, 활동 또는 프로젝트를 시작하고 완료한 시간을 기록합니다. 모든 시간 항목을 수집하고 급여에 사용할 수 있는 작업표를 수동으로 만들어야 합니다.

장점

• 하기 쉽고 저렴함
• 어디서나 할 수 있으며 인터넷이 필요하지 않습니다.

단점

• 관리자가 시간 항목을 확인하기 어려움
• 시간이 많이 걸리고 수동적이며 오류가 발생하기 쉽습니다.
• 안전하게 보관하지 않으면 서류를 쉽게 잃어버릴 수 있습니다.
• 보고서 작성 및 트렌드 및 테마 분석이 어려움

명예 시스템

방법

이 방법은 작업자가 프로젝트에 소요한 시간에 대한 자체 추정치를 사용하는 방식 입니다. 근로자의 대략적인 견적을 믿고 시급을 사용하여 일했다고 말한 시간만큼 지불해야 합니다.

장점

• 가장 쉬운 시간 추적 방법
• 비용이 들지 않으며 재료가 필요하지 않습니다.

단점

• 신뢰할 수 없고 오류가 발생하기 쉽습니다.
• 관리자가 시간을 확인할 방법이 없습니다.
• 추세를 생성하거나 분석할 데이터가 없음
• 청구 가능 시간 기록이 없는 고객과의 신뢰도 저하

스프레드시트 사용

방법

이 방법에는 두 가지 옵션이 있습니다.

1. 작업자는 펜과 종이를 사용하여 시간을 기록합니다. 그런 다음 저장 및 분석을 위해 시간 데이터를 스프레드시트 템플릿에 수동으로 입력합니다.
2. 작업자는 Google 스프레드시트 또는 Microsoft Excel과 같은 스프레드시트 템플릿을 사용하여 데이터를 입력하고 이메일로 보낼 수 있습니다.

옵션 2는 오늘날 더 많이 사용되는 방법입니다.

스프레드시트 템플릿에는 일반적으로 다음에 대한 열이 포함됩니다.

• 근로자 이름
• 날짜
• 작업/활동
• 시작 시간
• 종료 시간
• 휴식 시간
• 초과 근무 시간
• 총 근무 시간

관리자는 시간당 요금을 표시하는 열을 추가하고 급여에서 지불해야 할 금액을 계산할 수 있습니다.

장점

• 작업 전반에 소요된 시간을 캡처하고 휴식 시간을 포함합니다.
• 기본 제공 그래프 및 차트를 사용하여 추세를 식별할 수 있습니다.

단점

• 작업자는 여전히 스프레드시트에 수동으로 시간을 입력해야 합니다.
• 관리자는 ‌시간 항목을 확인할 수 없습니다.
• 팀 분석을 위해 모든 데이터를 하나의 시트에 수동으로 추가해야 함
• Excel은 모바일에서 사용자에게 친숙하지 않으므로 오류가 발생하기 쉽습니다.

캘린더 기반 추적

방법

디지털 캘린더를 사용하여 작업자의 휴식 시간을 포함하여 고정 근무 일정을 만듭니다 . 근무 시간은 달력에서 업무를 위해 차단된 시간 슬롯을 확인하여 계산됩니다. 작업 또는 활동을 반영하도록 일정 항목에 레이블을 지정할 수 있으며 추가 컨텍스트를 위해 메모를 추가할 수 있습니다. 그런 다음 근로자는 달력에 따라 근무한 시간만큼 시급을 받습니다.

장점

• 작업에 소요되는 시간을 쉽게 시각화
• 추가 컨텍스트를 위해 항목에 메모를 추가할 수 있습니다.

단점

• 근무 시간 중 정확히 어떻게 시간을 보냈는지 추적하기 어려움
• 시간 도둑을 막지 못한다
• 관리자는 작업표와 급여 보고서를 수동으로 작성해야 합니다.
• 관리자는 작업 진행 상황을 실시간으로 추적할 수 없습니다.

펀치 카드

방법

모든 근로자에게는 출퇴근 시간에 특정 물리적 시계에 삽입 해야 하는 "펀치 카드"가 제공됩니다. 출퇴근 시간이 천공카드에 찍혀 있습니다. 직원 시간은 펀치 카드를 사용하여 계산되며 근무 시간과 시급을 사용하여 급여 보고서를 작성할 수 있습니다.

장점

• 펀칭 및 아웃의 물리적 증거는 분쟁을 방지합니다.
• 간단하고 사용하기 쉬운

단점

• 시간 절도 및 버디 펀칭에 취약
• 작업표 및 급여 보고서를 수동으로 생성해야 함
• 휴식 시간과 식사 시간을 고려하지 않음
• 직원 천공 카드를 저장하고 관리하기에는 관리 부담이 큽니다.

시간 추적 소프트웨어

방법

Connecteam과 같은 시간 추적 소프트웨어를 사용하면 작업자는 시간 추적 앱을 사용하여 어디서나 교대 근무 시간을 기록할 수 있습니다. 작업자가 실시간 GPS 기능을 사용하여 필요한 곳에 있는지 자주 확인할 수 있습니다.

작업표는 시간 항목을 사용하여 자동으로 생성되며 승인을 위해 귀하에게 전달됩니다. 승인되면 빠르고 쉬운 직원 지불을 위해 급여 소프트웨어와 통합할 수 있습니다.

장점

• 사용하기 쉽고 원격으로 액세스
• 시간 항목은 클라우드에 안전하게 저장됩니다.
• 근로자는 출퇴근 시간에 대한 자동 알림을 받습니다.
• 작업표가 자동으로 생성되어 오류가 덜 발생합니다.
• 관리자는 GPS 기술을 사용하여 항목을 쉽게 확인할 수 있습니다.
• 사용자 지정 시간 및 출석 보고서가 자동으로 생성됩니다.

단점

• 다른 옵션보다 비쌉니다.

어떤 시간 추적 방법이 가장 좋습니까?

프로젝트 시간을 추적하고 전체 작업 시간을 기록하는 가장 좋은 방법은 시간 추적 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 이러한 도구는 프로세스의 모든 측면을 단순화하여 귀하와 귀하의 작업자에게 많은 시간과 노력을 절약합니다.

다음은 시간 추적 앱을 다른 방법과 비교한 방법입니다.

녹음 시간

작업자는 시간 추적 앱에서 출퇴근하기만 하면 되므로 펜과 종이 또는 Excel을 사용하여 수동으로 시간을 기록하는 번거로움이 없습니다. 쉬는 시간과 식사 시간에도 펀치를 날릴 수 있어 시간 입력이 초 단위까지 정확합니다. 이것은 일반적으로 직장에서 시작 및 종료 시간만 캡처하는 펀치 카드와 다릅니다.

시간 보고 앱을 사용하면 직원이 데스크탑이나 모바일 장치를 사용하여 어디서나 시간을 기록할 수 있습니다 . 또한 출퇴근 시간에 대한 자동 알림이 전송되어 시간을 잊을 가능성이 줄어듭니다.

시간 항목 확인

최고의 시간 추적 소프트웨어는 GPS 위치 추적 도구 와 함께 제공되므로 근무 시간 동안 직원의 실시간 위치를 추적할 수 있습니다. 이렇게 하면 그들이 출근할 때 올바른 교대조에 있는지 확인할 수 있습니다.

일부 앱에서는 지오펜싱을 사용하여 항목을 확인할 수도 있습니다. 지오펜스는 작업 위치 주변에 설정할 수 있는 가상 경계입니다. 작업자는 지오펜스에 들어가기 전에 구멍을 뚫는 것이 제한됩니다. 이것은 시간 데이터가 귀하에게 오기 전에 이미 검증 단계를 거쳤다는 것을 의미합니다.

작업표 생성 및 저장

시간 추적 앱은 기록된 시간 항목에서 자동 디지털 작업표를 생성합니다 . 이것은 시간이나 노력이 필요하지 않습니다. 또한 직접 시간표를 수동으로 작성해야 하는 종이 펜 또는 명예 시스템 방식에 비해 오류가 줄어듭니다. 달력 방법에서는 달력 항목을 보고 근무 시간을 수동으로 입력해야 합니다.

또한 시간 추적 앱은 작업표를 클라우드에 안전하게 저장합니다 . 향후 직원 또는 고객과의 분쟁에 대해 쉽게 참조할 수 있습니다. 이것은 작업표의 종이 사본을 저장해야 하는 것보다 훨씬 나은 솔루션입니다.

급여 실행

직원의 급여와 근무 시간이 이미 시스템에 있으므로 시간 추적 앱을 사용하여 급여 보고서를 빠르고 쉽게 작성할 수 있습니다. 또한 많은 앱이 급여 소프트웨어와 통합되어 오류가 적은 빠르고 원활한 결제가 가능합니다.

트렌드 분석

시간 추적은 전반적인 시간 관리와 관련하여 추세를 파악하고 관심 영역을 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 이것은 시간 추적 소프트웨어 없이는 어렵습니다.

종이와 펜, 명예 또는 달력 방식으로는 직원들이 시간을 어떻게 보내는지 알 수 없습니다. 이러한 방법은 예를 들어 수행된 작업 및 하위 작업에 대한 정보를 제공하지 않습니다.

또한 때로는 팀이나 회사 수준에서 주제를 분석하고 싶을 수도 있습니다. 이렇게 하려면 추세를 식별할 수 있도록 모든 작업자의 시간 항목을 하나의 스프레드시트에 수동으로 입력해야 합니다. 이것은 힘들고 시간 소모적입니다.

시간 추적 소프트웨어를 사용하는 것은 프로젝트 시간을 추적하고 추세와 잠재적인 문제를 식별하는 가장 좋은 방법입니다. 몇 분 안에 맞춤 보고서를 만들 수 있으며 시간 및 근태 기록을 볼 수 있습니다. 또한 프로젝트, 작업 및 위치 전반에서 시간이 소요된 방식을 보여주는 보고서를 볼 수 있습니다.

올바른 시간 추적 소프트웨어를 선택하는 방법

시간 추적 소프트웨어 중에서 선택할 때 고려해야 할 몇 가지 요소가 있습니다.

첫째, 사용 편의성이 있습니다. 이러한 도구의 기본 아이디어는 시간 추적 프로세스를 단순화하는 것입니다. 직원들이 시스템이 너무 복잡해서 사용할 수 없다고 생각하면 지속적으로 사용하지 않을 것입니다. 이것은 당신이 지불하고 있는 것을 얻지 못한다는 것을 의미할 뿐만 아니라 견적, 송장 발행 및 급여에서 비용이 많이 들고 불필요한 오류로 이어질 수 있습니다.

사용하는 다른 도구와 쉽게 통합되는 앱을 선택하는 것도 중요합니다. 이렇게 하면 작업을 완료하기 위해 여러 앱 사이를 전환할 필요가 없습니다.

예산 도 중요한 고려 사항입니다. 일부 솔루션은 다른 솔루션보다 비싸고 필요한 추가 기능을 항상 제공하지는 않습니다.

다음은 귀하에게 가장 적합한 시간 보고 도구를 선택할 수 있도록 주의해야 할 몇 가지 기능입니다.

• 직관적이고 정확한 시간 기록계 : 작업자는 어디서든 쉽게 교대조에 들어가고 나올 수 있어야 합니다. Connecteam은 직원이 근무를 시작하거나 끝낼 때 출퇴근 알림을 보냅니다.

• GPS 위치 추적 : 직원이 근무하는 동안 실시간으로 직원의 위치를 ​​추적할 수 있습니다. 이를 통해 시간 절도 및 친구 펀칭을 방지하여 모든 사람이 필요한 곳에 있는지 확인할 수 있습니다.

• 디지털 작업표 : 직원 시간 항목을 사용하여 자동화된 작업표를 생성하는 플랫폼을 찾습니다. 추가 확인을 위해 확인하고 승인할 수 있어야 합니다.

• 원활한 급여 통합 : 내장 또는 통합 급여 솔루션을 사용하면 오류를 줄이고 더 빠르게 결제할 수 있습니다. 예를 들어 Connecteam은 QuickBooks Online 및 Gusto와 통합되어 직원에게 쉽게 지불할 수 있습니다.

• 휴가 추적 : 휴가를 보고 승인할 수 있는 기능을 통해 미리 계획하고 교대조를 효율적으로 할당할 수 있습니다. 휴식 시간의 가시성은 또한 근로자가 필요한 가동 중지 시간을 가질 수 있도록 하고 귀사는 노동법을 준수하도록 합니다.

• 교대 일정 기능 : 좋은 시간 보고 도구에는 교대 일정 기능도 있습니다. 이를 통해 직원 가용성 및 선호도에 따라 교대조를 만들고 할당할 수 있으므로 팀에 항상 인력이 배치되어 있는지 확인할 수 있습니다.

• 보고 및 분석 : 작업자, 작업, 프로젝트, 위치 등에 대한 근태 데이터를 추적할 수 있습니다. 생산성을 극대화하고 개선이 필요한 영역을 식별하는 데 사용할 수 있는 통찰력을 제공합니다.

Connecteam으로 시간 추적

Connecteam은 최고의 올인원 시간 및 참석 추적 솔루션 입니다. 휴식 시간과 휴가를 포함하여 직원의 근무 시간을 포착합니다. 또한 작업자의 실시간 위치를 볼 수 있으므로 팀을 더 잘 보고 제어할 수 있습니다.

Connecteam의 시간 추적 기능에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

정확하고 검증된 시간 입력을 위한 GPS 지원 시계 및 지오펜싱

Connecteam의 시간 기록계를 사용하면 직원이 데스크탑 또는 모바일 장치에서 한 번의 터치로 교대조 출퇴근 시간을 기록할 수 있습니다. 팀이 단일 위치에서 운영되는 경우 키오스크 기능을 사용하면 작업자가 단일 공유 장치에서 출입할 수 있습니다. 다른 위치에 대해 여러 키오스크를 설정할 수도 있습니다.

시계 에는 GPS 소프트웨어가 내장되어 있어 작업자의 24시간 위치를 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 직원이 동료를 대신해 출근하는 버디 펀칭을 방지할 수 있습니다.

Connecteam을 사용하면 지오펜스를 설정할 수도 있습니다. 작업자는 지오펜스에 들어가거나 나올 때 추적 시간을 시작하거나 중지하라는 자동 알림을 받습니다. 또한 지오펜스 내에 있지 않는 한 시계가 제한됩니다. 이렇게 하면 시간 절도를 방지하고 근무 시간 이후에 지불하는 것을 방지할 수 있습니다.

휴가, 휴식 및 초과 근무에 대한 사용자 지정 규칙 설정

Connecteam을 사용하면 개인 휴가, 휴가, 병가 등을 포함하여 맞춤형 휴가 정책을 설정할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 직원은 휴가 및 출석 기록과 남은 휴가 시간을 볼 수 있습니다. 휴가 요청 및 승인도 앱을 사용하여 쉽게 할 수 있습니다.

Connecteam을 사용하면 휴식 시간에 대한 정책을 만들고 휴식 시간을 직원 일정에 포함할 수 있습니다. 스마트 알림은 직원이 초과 근무에 들어갈 때 알려 주며 장치에서 초과 근무 요청을 쉽게 승인하거나 거부할 수 있습니다. 이렇게 하면 노동법 및 규정을 준수할 수 있습니다.

자동화된 작업표 및 급여 통합으로 급여 오류 감소

Connecteam은 시간 항목을 사용하여 직원 작업표를 자동으로 생성합니다 . 또한 휴가, 휴식 시간, 식사 시간을 고려하여 초 단위까지 정확하게 만듭니다.

중앙 대시보드에서 급여 보고서에 사용되기 전에 오류를 찾아 수정하고 작업표를 승인할 수 있습니다. Connecteam은 빠르고 정확한 결제를 위해 Gusto 및 QuickBooks Online과 같은 급여 소프트웨어와 통합됩니다.

직원 스케줄링으로 교대 근무를 할당하고 몇 분 만에 조정

Connecteam의 끌어서 놓기 일정 도구를 사용 하면 몇 분 안에 교대 근무를 만들고 할당할 수 있습니다. 작업자는 자신의 위치 및 가용성 기본 설정을 공유할 수 있으므로 최대한 효율적으로 작업을 할당할 수 있습니다. 직원은 승인 여부에 관계없이 열린 교대조 중에서 선택할 수도 있습니다. 또한 작업자의 자격을 볼 수 있으므로 올바른 프로젝트에 올바른 직원을 배치할 수 있습니다.

막바지 부재 또는 변경 사항은 앱 내에서 쉽게 교대 근무를 교체하여 해결할 수 있습니다. 영향을 받는 작업자에게는 일정 변경을 알리는 스마트 알림이 전송됩니다. 인앱 채팅을 사용하여 실시간으로 직접 대화할 수도 있습니다.

작업 관리, 보고 등을 위한 도구

이러한 기능 외에도 Connecteam에는 작업 및 하위 작업을 생성하고 직원에게 할당할 수 있는 작업 관리 도구가 있습니다. 미리 알림을 보내고 진행 상황을 실시간으로 추적하여 작업자가 시간을 어떻게 보내는지 알 수 있습니다.

또한 Connecteam의 사용자 지정 보고 기능을 사용하면 출석, 프로젝트 및 작업에 소요된 시간, 인건비 등에 대한 자세한 보고서를 볼 수 있습니다. 지각, 결근 또는 비효율적인 작업을 즉시 발견하고 해결할 수 있습니다.

또한 Connecteam은 커뮤니케이션, 교육, HR 관리 등을 위한 더 많은 기능을 제공합니다. 모든 작업 관리 요구 사항을 충족하는 원스톱 상점입니다.

유료 요금제는 최대 30명의 사용자에 대해 월 $29부터 시작합니다. 사용자가 10명 미만인 소기업은 Connecteam을 영원히 무료로 사용할 수 있습니다.

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결론

시간을 추적하는 효과적인 방법이 없으면 회사는 시간 절도, 비효율적인 작업, 마감 기한 초과 등에 직면할 수 있습니다. 근로자가 시간을 어떻게 보내는지 모니터링하고, 관심 영역을 식별하고, 기여금에 대해 근로자에게 올바르게 지불해야 합니다.

시간을 추적하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 종이와 펜, 명예 및 달력 방법은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬우며 시간이 어떻게 사용되는지에 대한 통찰력을 제공하지 않습니다. 널리 사용되는 스프레드시트는 개인 수준에서만 데이터를 수집합니다. 추세를 분석하기 위해 팀 또는 전사적 데이터를 단일 시트로 수집하는 것은 힘든 작업입니다.

시간 추적 소프트웨어는 출퇴근 시간 기록, 작업표 작성, 결제 및 추세 파악 프로세스를 단순화합니다. Connecteam은 오늘날 시장에서 가장 우수한 시간 추적 앱입니다 . 원터치 시계, GPS 위치 추적, 자동 작업표 등과 같은 기능을 제공합니다.

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FAQ

팀의 시간을 어떻게 추적합니까?

각 직원의 근무 시간 카드를 수집하고 데이터를 단일 스프레드시트에 수동으로 추가하여 팀의 근무 시간을 추적할 수 있습니다. 그러나 더 좋은 방법은 Connecteam과 같은 시간 추적 소프트웨어를 사용하여 시간과 노력을 절약하는 것입니다. 보고 도구를 사용하면 팀 전체 또는 프로젝트, 위치 등에서 보낸 시간을 추적할 수 있습니다.

직원들은 시간 추적 도구를 통해 어떤 이점을 얻을 수 있습니까?

시간 추적 도구를 사용하여 직원은 작업 및 프로젝트에서 시간을 어떻게 사용하고 있는지 확인할 수 있습니다. 그들은 잘 작동하는 것과 개선할 수 있는 부분을 식별할 수 있습니다. 또한 일부 솔루션은 휴식 시간, 초과 근무 및 휴가를 고려하여 직원이 자신에게 부여된 휴식 시간을 받고 있는지 확인할 수 있습니다.

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