EDI 배송: 전자상거래 비즈니스를 위한 종합 가이드

게시 됨: 2023-09-06

EDI 배송 솔루션은 수십 년 동안 존재해 왔지만 전자상거래 사업주에게는 그 이점이 알려지지 않은 경우가 많습니다.

수많은 전자상거래 조직에서 EDI 배송을 사용합니다. 배송 전략을 어떻게 향상시킬 수 있는지 이해하는 데 시간을 투자하지 않으면 귀중한 경쟁 우위를 놓치게 됩니다.

EDI 화물 및 물류 프로세스에 대한 이 단기 집중 과정에서는 널리 사용되는 워크플로우와 기술을 심층적으로 알아보고 이를 전자상거래 배송 운영에 활용할 수 있도록 하겠습니다.

EDI 배송이란 무엇입니까?

EDI 배송 및 EDI 이행을 통해 파트너 간에 데이터를 빠르고 효율적이며 오류 없이 전송할 수 있습니다.

EDI(전자 데이터 교환)는 표준화된 전자 형식으로 비즈니스 문서를 교환하도록 설계된 기술 시스템을 의미합니다.

다음은 EDI가 운송 및 물류 산업에서 관리하고 공유할 수 있는 문서 중 일부입니다.

  • 송장 및 선적 통지서
  • 지불 서류
  • 선적 서류
  • 재고 문서
  • 세관 서류
  • 배송 정보
  • 창고 세부정보
  • 선하 증권
  • 구매 주문

한 주체가 주문을 보내거나 요청하면 EDI 기술은 즉시 필요한 문서를 생성하여 수신자의 시스템에 업로드합니다.

전자상거래 배송의 EDI 이해

EDI 배송의 효율성은 모든 사용자가 채택한 표준화된 전자 형식에서 비롯됩니다.

모든 벤더, 배송업체, 소매업체 및 물류 제공업체가 동일한 운영 체제를 사용하면 정보가 한 엔터티의 시스템에서 다른 엔터티의 데이터베이스로 원활하게 전송됩니다.

EDI 작업 흐름은 세 가지 간단한 단계로 나눌 수 있습니다.

  1. 데이터 준비: 기업에서는 표준화된 형식을 사용하여 교환할 전자 문서(예: 구매 주문서, 송장)를 준비합니다.
  2. 전송: 다음으로 문서는 EDI 솔루션에서 보안 전자 채널을 통해 수신자에게 ‌ 전송됩니다. 이 프로세스는 자동으로 발생하며 사람의 입력이 전혀 필요하지 않습니다.
  3. 승인 및 통합: 메시지의 유효성이 검사되고 수신 확인을 위해 승인이 전송됩니다. 오류는 검토를 위해 자동으로 플래그가 지정됩니다. 그런 다음 데이터는 수신자의 백엔드 시스템에 자동으로 통합됩니다.

이 워크플로를 수동으로 수행하려면 몇 시간이 걸리고 여러 직원이 참여하게 됩니다.

EDI 배송 기술을 사용하면 송장 전송 및 수신을 가속화하고 전자상거래 공급망에서 마찰을 제거하고 이행 프로세스를 가속화할 수 있습니다.

중요한 EDI 문서

EDI 화물 및 운송 솔루션은 표준화된 EDI 문서 세트를 기반으로 합니다.

수십 개의 문서가 있으며 각각 특정 기능을 수행합니다. 접하게 될 가장 일반적인 EDI 문서는 다음과 같습니다.

  1. 구매 주문서(EDI 850): 구매 주문서는 합의된 가격으로 특정 수와 유형의 상품을 주문하기 위해 구매자가 보낸 기본 EDI 문서입니다.
  2. 구매 주문 승인(EDI 855) : 판매자는 구매자의 구매 주문을 받고 처리했음을 확인하기 위해 EDI 855를 보냅니다.
  3. 사전 배송 통지(EDI 856): 판매자는 화물이 배송되기 전에 구매자가 모든 세부 사항을 확인할 수 있도록 사전 배송 통지(ASN)를 보냅니다.
  4. 송장(EDI 810): EDI 855 외에도 판매자는 구매자에게 송장도 보냅니다. EDI 810은 지불해야 할 요금을 간략히 설명하고 "수령 시 지불 기한"과 같은 상환 조건을 포함합니다.
  5. 선하증권(EDI 211): EDI 211은 종이로 된 운송업체 선하증권과 동일합니다. 배송업체는 이를 배송업체에 보내고 배송에 대한 설명을 제공합니다.
  6. 기능 승인(EDI 997): 수취인이나 발송인은 각 거래 요청에 대한 응답으로 기능 승인을 보냅니다.
  7. 지불 주문/송금 통지(EDI 820): 지불인은 EDI 820을 사용하여 판매자에게 보류 중인 지불에 대한 정보를 제공합니다.

필요한 EDI 문서는 공급망 내에서의 위치, 함께 일하는 거래 파트너, 운영하는 업종에 따라 다릅니다.

운송 및 물류 분야에서 EDI의 6가지 이점

EDI 운송 및 배송 프로세스를 전자상거래 전략에 통합하면 다음과 같은 다양한 이점을 얻을 수 있습니다.

1. 효율성

효율성은 EDI 배송 솔루션의 가장 큰 장점입니다.

종이 문서를 교환하려면 상당한 양의 수동 입력이 필요합니다. 팀 구성원은 종이 문서를 팩스나 스캔, 이메일로 보내야 하므로 귀중한 시간을 낭비하게 됩니다.

반면, EDI를 사용하면 데이터 입력을 자동화하고 공급망의 효율성을 최적화할 수 있습니다.

EDI 솔루션은 주문 데이터를 안전한 중앙 위치에 통합하는 동시에 문서를 거의 즉각적으로 보내고 받습니다.

2. 비용 절감

EDI 배송은 예산에도 도움이 됩니다.

수동 주문 및 송장 발행 전략은 지루하고 노동 집약적이어서 팀이 보다 역동적인 작업에 집중하지 못하게 하고 노동력 낭비로 이어집니다.

EDI 기반 프로세스를 구현하면 송장 및 구매 주문 처리와 관련된 인건비를 획기적으로 줄일 수 있습니다.

또한 더 이상 수백 개의 실제 문서를 처리, 관리, 유지 및 구성할 필요가 없으므로 문서 관리 비용을 줄일 수 있습니다.

3. 오류 감소

EDI 배송 솔루션은 수동 데이터 입력의 필요성을 제거하여 작업 흐름을 변화시키고 데이터 입력 오류의 위험을 줄입니다. EDI는 귀하와 귀하의 파트너가 정확하고 적시에 배송받을 수 있도록 보장합니다.

또한 오류를 최소화하면 최종 소비자의 경험이 향상됩니다. 품절, 재고 부족, 배송 잘못 선택을 방지할 수 있습니다.

주문의 정확성은 브랜드 이미지를 향상시키고 성장 목표를 달성하는 데 도움이 되므로 중요합니다.

4. 재고 관리 개선

송장, 구매 주문서, 기타 문서를 수동으로 관리하면 며칠, 심지어 몇 주가 지난 정보를 계속해서 사용하게 됩니다.

부정확하거나 오래된 데이터로 인해 지연, 잘못된 재고 관리, 품절 등이 발생하며 이는 모두 비즈니스에 나쁜 소식입니다.

EDI 배송 솔루션을 사용하면 실시간 재고 및 주문 데이터에 액세스할 수 있습니다. 이러한 통찰력은 적절한 상품 공급을 유지하고 과잉 재고를 방지하며 현금 흐름을 강화하는 데 도움이 됩니다.

전체 조직에 대한 가시성을 극대화하려면 EDI 시스템이 다른 소프트웨어 솔루션과 통합되어 있는지 확인하십시오.

애플리케이션이 완전히 통합되면 모든 배송, 주문 및 물류 작업을 위한 통합 커뮤니케이션 허브를 만들 수 있습니다. 그 결과 훨씬 더 효율적이고 민첩한 비즈니스가 가능해졌습니다.

5. 폐기물 감소

최근 몇 년 동안 물류 산업은 탄소 배출량을 줄이고 폐기물 발생을 줄이기 위해 공동의 노력을 기울여 왔습니다.

EDI 운송 및 물류 기술은 폐기물 발생량을 줄이는 데 중요한 역할을 합니다. 디지털화하면 더 이상 실제 문서를 작성, 배포, 저장할 필요가 없으므로 종이 소비를 대폭 줄일 수 있습니다.

디지털 접근 방식을 취하면 더 이상 다음 작업을 수행하는 데 리소스를 소비할 필요가 없으므로 보조 비용 절감 효과도 누릴 수 있습니다.

  • 종이 구매
  • 실제 문서 관리
  • 송장 및 기타 종이 문서 재활용
  • 송장, 영수증, 구매 주문서 우편 발송

귀하의 조직이 친환경을 지향한다면 EDI 배송은 귀하의 이니셔티브에 귀중한 추가 요소입니다.

6. 파트너 관계 강화

파트너와 긍정적인 관계를 구축하고 싶다면 회사와의 상호 작용이 최대한 원활하게 이루어지도록 노력하세요. EDI 솔루션은 이를 수행하는 데 도움이 됩니다.

EDI를 사용하면 메시지를 즉각적으로 전달하고, 비즈니스 효율성을 향상시키며, 파트너에게 보다 효과적으로 서비스를 제공할 수 있습니다.

또한 귀하의 비즈니스에 신속하게 정보를 전달하고, 주문하고, 구매하고, 성공하는 데 필요한 리소스를 얻을 수 있습니다.

귀하와 공급업체 파트너가 EDI를 사용하면 모두가 승리할 수 있습니다.

EDI 배송의 과제와 복잡성

EDI 배송은 편리하고 널리 사용되지만 이것이 완벽한 솔루션이라는 의미는 아닙니다.

EDI는 배송 및 기타 물류 워크플로를 관리하는 가장 실용적인 방법임에도 불구하고 다음을 포함하여 상당한 단점을 제시합니다.

비용과 복잡성

EDI 배송의 가장 큰 단점은 관련 비용과 복잡성입니다.

시스템을 설정하고 유지 관리하려면 소프트웨어 라이센스를 구입하고 EDI 기술을 구현하며 이를 다른 솔루션과 통합해야 합니다. 이 프로세스는 몇 달이 걸릴 수 있으며 IT 팀에 상당한 요구 사항을 부과할 수 있습니다.

덜 강력한 IT 부서로 소규모 기업을 운영하는 경우 통합을 촉진하기 위해 외부 리소스를 가져와야 할 수도 있습니다. 그렇게 하면 EDI 구현 비용이 더욱 복잡해집니다.

시스템이 가동되어 실행되는 동안에도 시스템이 설계된 대로 작동하도록 하려면 지속적으로 리소스를 투입해야 합니다. 이러한 지속적인 유지 관리 비용은 상당한 수익을 가져다 주지만 EDI로 전환하기 전에 이를 인지해야 합니다.

호환성

EDI 문서는 "표준화된" 것으로 간주되지만 여전히 상호 호환성 문제가 발생할 수 있습니다. 각 비즈니스에는 서로 다른 필드가 필요하고 동일한 문서 형식 내에서 서로 다른 데이터를 허용하므로 통합에 장애물이 발생할 수 있습니다.

이러한 차이로 인해 조직은 각 파트너와 별도의 통합을 구축하고 유지해야 하는 경우가 많습니다. 또한 각 파트너는 서로 다른 보안 통신 방법을 요구할 수 있으므로 구축 및 유지 관리가 필요한 추가 인프라가 필요할 수 있습니다.

또한 EDI 문서는 지속적으로 업데이트됩니다. 귀하와 귀하의 파트너가 동일한 플랫폼의 문서를 사용하더라도 각 파일의 버전이 동일하지 않을 수 있습니다. 최신 문서 버전을 사용하고 있고 상대방이 작년의 변형을 사용하는 경우 호환성 문제가 발생할 수 있습니다.

데이터 개인정보 보호

사이버 공격이 만연하는 가운데 기업은 당연히 데이터 보안에 대해 우려하고 있습니다.

EDI 배송 및 물류에 참여하려면 네트워크와 공급업체 파트너 네트워크 간의 연결을 만들어야 합니다. 적절하게 관리되지 않으면 이러한 네트워크 연결로 인해 IT 인프라가 공격에 취약해질 수 있습니다.

이를 염두에 두고 IT 인프라와 네트워크를 유지 관리하기 위한 명확한 프로토콜을 구현하는 것이 중요합니다. 최신 사이버 보안 모범 사례를 준수하고 방화벽, 바이러스 백신 솔루션과 같은 최신 보호 소프트웨어를 유지관리하세요.

또한, 거래 파트너를 엄격하게 조사해야 합니다. 거래 파트너와 EDI 배송에 참여하기 전에 해당 파트너가 사이버 보안을 심각하게 받아들이는지 확인하는 것이 중요합니다.

안전하고 안전한 EDI 거래를 보장하는 방법

조직을 과도한 사이버 보안 위험에 노출시키지 않고 EDI 배송 거래의 이점을 누리려면 다음 상자를 선택하십시오.

보안 EDI 프로토콜 선택

적합한 EDI 프로토콜은 비즈니스와 거래 파트너 간의 빠르고 효율적이며 안전한 데이터 공유를 위한 기반을 마련합니다. 다양한 프로토콜을 사용할 수 있지만 가장 일반적이고 안전한 세 가지 프로토콜은 다음과 같습니다.

  • HTTP/HTTPS: Hypertext Transfer Protocol 및 확장 Hypertext Transfer Protocol Secure는 TLS 또는 SSL을 포함한 다양한 솔루션을 사용하여 암호화할 수 있기 때문에 EDI에 가장 널리 사용되는 두 가지 보안 프로토콜입니다. 즉, 아래에 설명된 다른 보안 프로토콜만큼 안정적이거나 강력하지 않습니다.
  • AS2(적용성 설명 2): AS2는 HTTP 또는 HTTPS 프로토콜을 통해 작동하지만 더 높은 안정성과 보안을 제공합니다. 전송 중에 데이터를 보호하기 위해 암호화 및 디지털 인증서를 사용합니다.
  • FTP/FTPS: 파일 전송 프로토콜은 단순성을 희생하면서 HTTP 및 HTTPS보다 더 나은 안정성을 제공합니다. 파일 전송 프로토콜 보안 및 SFTP(보안 파일 전송 프로토콜)는 뚜렷한 장점과 이상적인 사용 사례를 갖춘 보안 버전입니다.

선택한 프로토콜은 EDI 배송 연결의 보안에 큰 영향을 미칩니다. 따라서 프로토콜을 결정하기 전에 각 옵션을 신중하게 평가해야 합니다.

정책의 명확화 및 수립

새로운 기술과 작업 프로세스를 구현할 때는 이를 관리하는 정책을 만들어야 합니다.

EDI 배송에도 동일한 규칙이 적용됩니다. 직원들이 기대치를 이해할 수 있도록 EDI에 대한 명확하고 따르기 쉬운 절차를 제공하십시오.

귀하의 정책은 각 거래 파트너가 요구하는 EDI 트랜잭션을 간략하게 설명해야 합니다. 누가 어떤 문서를 필요로 하는지에 대한 명확한 지침을 제공함으로써 정보 공유 전략을 최적화하고 EDI 기술의 ROI를 높일 수 있습니다.

액세스 제어 인프라 구현

선도적인 EDI 기술에는 내장형 액세스 제어 인프라가 포함되어 있어 데이터를 보거나 변경할 수 있는 사람을 제한할 수 있습니다.

이러한 솔루션을 사용하면 조직 내 각 사용자의 역할과 권한을 기반으로 EDI 시스템에 대한 액세스를 제한할 수 있습니다.

보안과 제어를 강화하려면 2단계 또는 다단계 인증 요구를 고려하세요.

이를 위해서는 사용자가 네트워크에 액세스하기 전에 여러 단계의 확인 과정을 거쳐야 합니다. 예를 들어, 비밀번호를 제공하고 신분증을 스캔해야 할 수도 있습니다.

의심스럽고 승인되지 않은 활동을 조심하세요

EDI 기술에 대한 정기적인 감사를 수행하여 비정상적인 활동이나 의심스러운 주문을 조기에 식별하십시오.

감사 중에 팀은 비정상적으로 큰 규모의 구매나 알 수 없는 거래 등 예상 추세에서 벗어나는 활동을 찾아야 합니다.

EDI 프로세스의 보안을 유지하려면 사전 예방적인 접근 방식이 필요합니다. 따라서 정기적인 보안 테스트를 수행해야 합니다.

이러한 테스트의 일환으로 IT 팀은 디지털 인프라 내의 취약점을 찾아내고 악의적인 행위자가 네트워크에 액세스하기 전에 이를 해결해야 합니다.

운송 및 물류 분야 EDI의 미래

EDI 기술은 수십 년 동안 운송 및 물류 공간의 필수 요소였습니다.

운송 및 창고 관리 시스템과 같은 다른 물류 기술이 크게 발전했지만 배송 솔루션의 EDI는 계속해서 맞춤형으로 제작되고 번거로우며 구현 속도가 느렸습니다.

경쟁력을 유지하기 위해 전자상거래 기업은 몇 주 또는 몇 달이 아닌 며칠 만에 새로운 고객 및 공급업체에 출시할 수 있는 EDI에 대한 보다 현대적인 접근 방식을 갖춘 운송 및 물류 파트너를 소싱하여 공급망 민첩성을 유지하는 데 집중해야 합니다.

현대적인 접근 방식은 EDI의 복잡성을 줄여 기업이 JSON을 사용하는 API를 포함한 보다 현대적인 개발 기술을 사용하여 백엔드 시스템을 통합할 수 있도록 해줍니다.

각 파트너에 대한 맞춤형 통합을 구축하고 데이터를 필요한 EDI 형식으로 적절하게 변환할 필요가 없습니다.

전자상거래 솔루션은 새로운 운송 및 물류 솔루션을 평가할 때 EDI 기능, 필요한 리소스, 새로운 거래 파트너와 함께 실행하는 데 걸리는 시간에 대해 미리 질문해야 합니다.

Orderful은 전자상거래 기업이 물류 워크플로우를 최적화할 수 있도록 EDI 솔루션을 제공합니다.

ShipBob의 EDI 주문 처리 기술과 결합하면 온라인 기업은 매장을 다양한 소매업체 및 마켓플레이스와 통합하여 원활한 주문 처리 및 배송 작업을 생성함으로써 다중 채널 소매 전략을 강화할 수 있습니다.

“판매 전략, 마케팅, 포장을 각 소매업체의 요구 사항에 맞게 조정하는 방법을 배우는 것은 어려운 일이었지만 ShipBob이 정말 유용한 부분입니다. ShipBob은 수십 개의 유명 소매업체와 EDI를 준수하며 API 통합을 통해 각 소매업체의 규정 준수 지침에 따라 주문을 이행할 수 있습니다.”

Aaron Patterson, The Adventure Challenge의 COO

EDI 배송 FAQ

다음은 EDI 배송에 관한 가장 일반적인 질문에 대한 답변입니다.

운송 및 물류 분야에서 EDI를 사용하면 어떤 유형의 기업이 이익을 얻을 수 있습니까?

모든 소매업체, 운송업체 또는 물류 업체는 EDI 배송 프로세스 및 기술의 이점을 누릴 수 있습니다.

배송 시 EDI는 종이 송장과 어떻게 다릅니까?

EDI는 종이 기반 송장 및 구매 주문서를 대체하는 역할을 합니다. 배송업체, 운송업체, 소매업체는 실제 문서를 관리하는 대신 모든 거래를 디지털 방식으로 수행할 수 있습니다.

EDI와 EDIFACT의 차이점은 무엇입니까?

EDI와 EDIFACT는 기능과 기능 측면에서 매우 유사합니다. 그러나 EDIFACT는 주로 아시아와 유럽에서 사용됩니다. 반대로 EDI는 주로 미국과 기타 북미 국가에서 사용됩니다.

모든 규모의 기업에 EDI 배송이 가능합니까?

대부분 그렇습니다. 중소기업을 포함한 대부분의 기업은 EDI 배송을 구현할 수 있습니다. 그러나 구식 기술 스택을 보유하고 있고 업그레이드할 예산이 없는 소규모 기업과 같은 예외가 있습니다.

운송 또는 물류 작업에서 EDI 시스템을 구현하는 데 일반적으로 얼마나 걸리나요?

EDI 시스템을 구현하는 데는 조직의 규모, 보유하고 있는 IT 리소스 등 다양한 요인에 따라 30~60일 이상이 걸릴 수 있습니다. 기술 호환성 문제나 기타 문제가 발생할 경우 구현 시간이 더 길어질 수 있습니다.