시설 관리 소프트웨어를 구현하는 이유와 방법

오늘날과 같이 점점 복잡해지는 작업 환경에서 조직은 지속 가능한 성장을 위한 강력한 인프라 구축에 중점을 둡니다. 여기에는 물리적 인프라와 이를 관리하는 프로세스 및 시스템의 기본 인프라가 모두 포함됩니다. 건설현장, 교육기관, 사옥 등 유지관리 및 조직에 관한 규정을 유지하기가 까다롭기 때문에 여러 가지 문제에 봉착하게 될 것입니다.

시설 관리 시스템은 조직의 중심에 위치하여 프로세스를 간소화하여 인프라의 효율성과 활용도를 극대화합니다. 시설 관리자는 서로 다른 플랫폼을 인식하고 통합되고 질서 정연하며 잘 관리되는 솔루션으로 가져와야 합니다.

다양한 시설 관리 팁과 가이드는 전체 관리 프로세스를 간소화하고 신속하게 처리하는 데 도움이 됩니다. 이 게시물에서는 시설 관리 소프트웨어를 구현하는 이유와 방법을 이해하지만 그 전에 시설 관리의 기본, 유형, 기능 등에 대해 살펴보겠습니다.

시설관리란?

ISO(International Standards Organization) 에 따르면 시설 관리는 사람의 삶의 질과 핵심 비즈니스의 생산성을 향상시키기 위해 건축된 환경 내에서 사람, 장소 및 프로세스를 통합하는 조직 기능입니다.

전 세계적으로 가장 널리 인정받는 시설 관리자 전문 협회인 국제 시설 관리 협회(IFMA)는 이를 "물리적 작업장을 조직의 사람 및 작업과 조정하는 관행"으로 정의합니다.

시설 관리에는 비즈니스의 기능, 안전 및 지속 가능성을 지원하는 도구, 소프트웨어 및 서비스가 포함됩니다. 시설 관리 활동에는 다음이 포함됩니다.

• 임대 관리(관리 및 회계)
• 자본 프로젝트 계획 및 관리
• 유지보수 및 운영
• 에너지 관리
• 직원 및 거주자 경험
• 부동산 관리
• 비상 관리 및 비즈니스 연속성
• 공간 관리

시설 관리 소프트웨어란 무엇입니까?

시설 관리 소프트웨어는 건물 관리를 최적화하도록 설계 및 개발된 맞춤형 소프트웨어입니다. 이를 통해 조직은 웹 기반 대시보드 또는 시설 관리 앱에서 전반적인 수리 및 유지 관리 프로그램을 관리할 수 있습니다. 최신 FM 소프트웨어는 또한 워크플로 완료를 개선하고 팀 커뮤니케이션을 강화하는 것을 목표로 합니다.

현재 시설 관리 소프트웨어는 자산 생산성을 높이고 실행 가능한 항목을 의미 있는 결과로 바꾸는 데 도움이 되는 중소기업의 일부입니다. 기술 솔루션은 다중 시설 관리자가 상업 계약자 소싱 및 규정 준수, 유지 관리 일정, 송장 발행 및 데이터 분석과 같은 지속적인 유지 관리 및 수리 전반에 걸쳐 여러 기능을 수행할 수 있도록 합니다.

클라우드 기반 솔루션 은 기업이 보안 조치를 추가하여 실시간으로 데이터를 살펴볼 수 있도록 도와줍니다. 또한 시간 경과에 따른 지출 패턴을 분석하고 비용 절감에 도움이 되는 동시에 서비스 제공업체 및 내부 이해 관계자와의 커뮤니케이션을 강화합니다.

이제 시설관리 소프트웨어의 종류에 대해 알아보자.

시설 관리 소프트웨어의 종류

엔터프라이즈 시설 관리 소프트웨어 시스템 솔루션을 연구하는 동안 해독하기 어려운 많은 용어를 접했을 것입니다. 현재 시장에는 다양한 수준의 비즈니스 기능을 제공하는 다양한 유형의 시설 관리 소프트웨어가 있습니다.

다음은 현재 시장에서 사용할 수 있는 시설 관리 소프트웨어 유형입니다.

통합 사업장 관리 시스템

통합 작업장 관리 시스템 또는 IWMS는 시설을 관리하기 위한 완전한 도구 모음입니다. IWMS를 사용하면 부동산 포트폴리오에서 평면도 작성, 유지 관리 계획, 제어 등에 이르기까지 모든 것을 처리할 수 있습니다. 예측 에 따르면 IWMS 솔루션을 배포하면 에너지 소비가 10% 감소하고 작업 공간이 다음과 같이 개선됩니다. 40%, 시설 유지비 14% 절감

컴퓨터 지원 시설 관리

CAFM이라고도 하는 컴퓨터 지원 시설 관리 소프트웨어는 관리자가 공간, 시설, 예산, 예방 유지 관리 및 고객 서비스 요청에 대한 장기 계획을 개선하여 비즈니스 요구에 완벽하게 부합하도록 하는 시설 관리 소프트웨어입니다. 공간 및 작업장 관리와 관련된 모든 활동을 계획, 실행 및 모니터링하는 데 도움이 됩니다.

전산정비관리시스템

CMMS 또는 컴퓨터화된 유지 관리 시스템은 물리적 인프라가 중요한 산업에서 일반적으로 사용됩니다. 유지보수 데이터를 중앙 집중화하고 유지보수 작업을 적시에 처리하는 소프트웨어입니다. CMMS 기능 중 일부는 자산 등록, 자원 및 노동 관리, 작업 주문 관리, 보고, 분석 및 감사입니다.

기업 자산 관리

EAM 또는 엔터프라이즈 자산 관리는 운영 장비를 유지 관리하고 제어하는 ​​데 필요한 소프트웨어, 시스템 및 서비스 제품군입니다. EAM은 자산의 품질과 활용도를 최적화하는 동시에 생산성을 높이고 운영 비용을 줄이는 데 중점을 둡니다. 여기에는 작업 관리, 자산 유지 관리, 공급망 관리 및 EHS 이니셔티브가 포함됩니다.

맞춤형 소프트웨어 개발 서비스 제공 업체는 실시간 비즈니스 요구 사항을 충족하는 다양한 기능을 통합하는 시설 관리 소프트웨어를 설계, 개발 및 배포하는 데 도움을 줄 수 있습니다 .

시설 관리 소프트웨어의 기능

시설 관리 소프트웨어에는 기능을 정의하는 다양한 기능이 있습니다. 현재 시설 관리 도구는 추가 기능과 함께 더욱 혁신적이고 통합되고 고급화되고 있습니다. 시설 관리 소프트웨어를 찾는 동안 알아야 할 몇 가지 기능은 다음과 같습니다.

단순화된 작업 지시 관리

효율적인 소프트웨어는 시설에서 단순화된 작업 지시 관리를 보장합니다. 직원은 시스템에 직접 유지 관리 요청을 입력할 수 있으며 작업 주문은 승인된 비율로 계약자에게 전달될 수 있습니다.

SaaS 플랫폼

SaaS(Software-as-a-Service) 또는 클라우드 기반 엔터프라이즈 시설 관리 소프트웨어는 급증하는 소프트웨어 설치 및 업그레이드를 완화하는 동시에 추가 하드웨어를 지원할 필요가 없어 소유 비용을 절감합니다.

타사 통합

유능한 시설 관리 시스템은 회계 및 지불 시스템과 같은 원활한 타사 통합을 허용하여 데이터 입력 오류를 최소화하고 지불 및 감사 프로세스를 자동화합니다.

접근 가능한 계약자 디렉토리

시설 관리 소프트웨어는 정기적으로 유지 관리되고 업데이트되는 계약 정보가 포함된 계약자 디렉토리에 쉽게 액세스할 수 있도록 합니다. 또한 디렉토리에 액세스하여 특정 프로젝트에 적합한 기술을 보유한 자격을 갖춘 계약자를 찾을 수 있습니다.

단순화된 사용자 인터페이스

시설 관리 시스템 대시보드는 깨끗하고 단순하며 현대적인 사용자 인터페이스를 제공해야 합니다. 단순화된 사용자 인터페이스는 팀 데이터 보기의 혼란을 줄이고 교육 시간을 단축하며 더 빠른 팀 확장을 가능하게 합니다.

시설 관리 소프트웨어를 구현해야 하는 이유는 무엇입니까?

여러 시설을 동시에 실행하고 관리하는 것은 전통적으로 수행하는 경우 어려울 수 있습니다. 기업의 생산성과 수익성을 극대화하기 위해서는 다양한 빌딩 시스템을 관리하고, 실시간 커뮤니케이션 채널을 유지하고, 모든 공간을 효율적으로 활용해야 합니다.

시설 관리 소프트웨어는 문서와 체크리스트로 실행하는 대신 모든 것을 단일 웹 기반 대시보드에 중앙 집중식으로 유지합니다. 반복적인 작업은 자동화되고 자원은 시설을 효율적이고 생산적인 수준으로 제공하는 방식으로 활용됩니다.

시설 관리 소프트웨어의 중요성을 강조하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

수리 및 유지보수 자동화

위에서 논의한 바와 같이 시설 관리 시스템은 수리 및 유지 관리 작업의 합리화를 보장하므로 자산 관리자와 상점 소유자는 유지 관리 직원과 작업하는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 이를 통해 판매 및 배송 관리와 같은 다른 비즈니스 측면에 에너지를 할애할 수 있습니다.

IWMS와 같은 시설 관리 소프트웨어를 사용하면 시설의 상태를 실시간으로 감시 및 추적하고, 미리 수리 일정을 설정하고, 특정 조건이 충족되지 않을 때 유지 관리 요청 발행을 자동화할 수 있습니다.

건물을 에너지 효율적으로 만드십시오.

운송, 가스 및 제조와 같은 상업 및 산업 건물은 HVAC, 정수 여과 및 번개와 같은 여러 시설 및 시스템을 가동하여 운영하고 막대한 운영 예산이 필요한 충분한 양의 에너지를 필요로 합니다.

유능한 시설 관리 소프트웨어 솔루션을 사용하면 중요한 시스템을 에너지 효율적으로 만드는 방법을 찾을 수 있습니다. 이러한 솔루션을 통해 광범위한 에너지 감사를 통해 표준 작동 기능을 유지하면서 더 많은 에너지를 사용하고 있는 시스템과 에너지 수준을 줄일 수 있는 위치를 결정할 수 있습니다.

시스템 및 자산의 서비스 수명 연장

시설 관리 시스템은 조직이 자산을 최대한 활용하고 내장된 관리 도구 및 기능을 통해 서비스 수명 주기를 극대화할 수 있도록 도와줍니다. 시스템이 정기적으로 유지 관리되면 더 오랜 기간 동안 효율적으로 작동합니다. 또한 유지 관리 보고서를 받아 유지 관리가 필요한 시스템을 즉시 분석할 수 있습니다.

수리, 예방 유지 관리 또는 기계 교체를 예약할 최적의 시간을 계획하고 결정하는 데 도움이 됩니다. 시스템 다운타임을 완화하고 생산성을 높여 상당한 투자 수익을 창출합니다.

중요한 시스템의 레이아웃 및 설치 최적화

중요한 시스템을 설치하면 주머니에 구멍이 뚫릴 수 있지만 시설 관리 시스템을 사용하면 관리자, 건축가 및 엔지니어가 하나의 대시보드에서 전체 시설에 대한 포괄적인 그림을 볼 수 있습니다. 이를 통해 시스템 설치에 보다 최적화된 레이아웃을 제공할 수 있습니다.

성능 보고서, 에너지 감사 및 분석은 비즈니스 이해 관계자가 중요한 시스템의 효율적인 성능을 보장하고 더 나은 ROI를 제공하는 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 누적적으로 지원합니다.

시설 관리 소프트웨어를 구현하는 방법은 무엇입니까?

시설 관리 소프트웨어를 구현하는 것은 하루 만에 끝나는 작업이 아닙니다. 시설 소프트웨어가 수행해야 하는 활동, 더 나은 성능을 위한 지침 등과 같은 조직의 요구 사항을 조사해야 합니다.

다음은 모든 조직이 시설 관리 소프트웨어를 구현하기 위해 거쳐야 하는 5단계입니다.

1단계: 인원 식별

시설 관리 솔루션과 상호 작용할 직원을 이해해야 합니다. 가능성에는 거의 모든 사람이 포함되지만 이를 파악해야 합니다. 예를 들어, 지상 직원은 CMMS 포털을 통해 고정 티켓을 제출하고, 부서 관리자는 기존 직원 디렉토리를 업데이트하고, 계획 경영진은 부동산 및 재무 결정을 위해 통찰력 있는 대시보드 데이터에 의존하고, 시설 관리자는 작업장 개선을 위해 해당 데이터를 수집 및 분석합니다. IT 관리자는 시스템을 통해 사무실 장치를 통합합니다.

누가 무엇을 왜 필요로 하는지 결정하고 다음 단계를 단순화하기 위해 특정 기능, 이점 및 기능을 측정하십시오.

2단계: 소프트웨어 개발 받기

다음 단계는 비즈니스 요구 사항에 맞는 소프트웨어를 개발하는 것입니다. 소프트웨어 개발의 경우 시설 관리 소프트웨어 회사를 탐색하여 즉시 배포할 수 있는 소프트웨어 솔루션을 제공하거나 맞춤형 소프트웨어 개발 서비스 제공업체에서 개발할 수 있습니다. 맞춤형 시설 관리 소프트웨어를 개발하는 것이 2단계를 위한 최선의 접근 방식이라는 데는 의심의 여지가 없습니다.

바로 사용할 수 있는 소프트웨어에는 비즈니스에 필요한 모든 기능이 없을 수도 있고 전혀 필요하지 않은 추가 기능이 있을 수도 있습니다. 어느 쪽이든 비용이 많이 드는 투자입니다. 반면 맞춤형 소프트웨어 개발의 경우 소프트웨어의 원활한 기능을 보장하기 위한 지원 서비스와 함께 비즈니스에 실제로 필요한 것을 얻을 수 있습니다.

수집한 정보를 사용하여 소프트웨어 개발 프로세스 에서 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다 . 소프트웨어 개발 단계는 시설 관리 소프트웨어를 정확하게 구현해야 하므로 매우 중요합니다. 사용하려는 소프트웨어가 비즈니스 요구 및 기대에 대한 기준을 충족하는지 확인하십시오. 사용자 인터페이스, 통합 기회, 보고서 추적 등과 같은 모든 측면에서 MVP를 검증하십시오 .

3단계: 시스템 정의 및 구축

이제 마침내 맞춤형 소프트웨어가 개발되었으므로 워크플로를 매핑할 차례입니다. 아래 단계에 따라 소프트웨어를 기존 작업에 통합하여 시스템을 만드는 것부터 시작하십시오.

• 플랫폼을 통해 자동화할 수 있는 프로세스 및 작업 나열
• 소프트웨어 내에서 수정할 수 있는 데이터 수집 및 분석
• 소프트웨어에 통합된 통신 및 협업 모드 설정
• 소프트웨어 내에서 복원해야 하는 수동 프로세스 개선

맞춤형 소프트웨어 개발 회사는 귀사의 비즈니스 설정을 완료하고 시스템의 고유한 각 측면을 구축 및 간소화하는 데 도움을 줄 것입니다.

4단계: 프로그래밍 및 배포

소프트웨어 시스템을 롤아웃하기 전에 테스트하고 그에 따라 개발되었는지 확인하십시오. 이 단계는 시스템을 구현할 준비가 된 세척, 왁스 및 광택 단계라고도 합니다. 그러나 테스트 롤아웃은 시스템을 중단시키고 직원을 좌절시킬 수 있으므로 배포하기 전에 마지막 단계를 고려해야 합니다.

• 워크플로 및 프로세스를 테스트하여 계획대로 작동하는지 확인
• 권한 및 승인 요구 사항에 따라 직원에 대한 자격 증명 설정
• 포털 및 워크플로와 같은 부서 간 연결 식별
• 여러 애플리케이션 간의 보안 감사 및 접근성 실행

5단계: 사용량 정상화

이제 시설 관리 시스템을 구현했으므로 조직의 모든 활동을 수행하기 위한 표준으로 만드십시오. 시설 관리 소프트웨어는 운영 및 의사 결정의 근간이 되어야 합니다. ROI를 확인하는 가장 좋은 방법은 시설의 다양한 업종에 걸쳐 사용량을 정규화하는 것입니다.

시설 관리 시스템을 설정하는 것은 직장에서 엄청나게 성장해야 하는 요구 사항을 충족할 수 있도록 하는 점진적인 프로세스입니다.

결론

시설 관리 기술은 표준 비즈니스 요구 사항을 충족하는 동시에 주목할만한 결과를 제공하는 지속 가능한 고급 시스템을 만드는 데 도움이 되는 새로운 기술을 사용하여 매일 새로운 개선 사항을 통합합니다. 시설 관리 솔루션은 운영 및 유지 관리 절차를 개선하는 더 나은 방법을 식별하는 데 도움이 됩니다. 모범 사례를 활용하면 시설이 보다 능동적이고 덜 반응적인 것으로 판명됩니다.

전 세계적으로 가장 빠르게 성장하는 소프트웨어 개발 회사인 Appinventiv는 효율적인 맞춤형 시설 관리 소프트웨어를 설계, 개발 및 배포하여 비즈니스 프로세스를 간소화할 수 있도록 도와드립니다. 우리는 800명 이상의 발명가로 구성된 팀으로, 귀사의 비즈니스에 최고의 투자 수익을 제공하는 소프트웨어 경험을 재정의하는 대화형 솔루션을 제공하여 전 세계 고객에게 서비스를 제공합니다. 맞춤형 시설 관리 소프트웨어 개발에 대해서는 당사에 문의하십시오 .

자주 묻는 질문:

Q: 시설 관리 소프트웨어가 추적해야 하는 데이터 분석은 무엇입니까?

A: 시설 관리 분석에는 시설 데이터 내의 주요 데이터 추세, 패턴 및 통찰력이 포함됩니다. 시설 관리 소프트웨어에서 반드시 고려해야 하는 4가지 측정 기준이 있습니다.

설명: 수신 데이터를 기반으로 현재 진행 중인 상황을 보여줍니다.

진단: 데이터가 있는 그대로의 이유와 이벤트가 발생한 이유를 설명합니다.

예측: 미래에 일어날 가능성이 있는 일을 예측하는 데 도움이 됩니다.

규범적: 데이터에 영향을 미치고 영향력 있는 변경을 수행하는 방법에 대한 지시 및 제안 제공

Q: IWMS, CAFM, CMMS, EAM 중 최고의 소프트웨어는 무엇입니까?

A. 비즈니스의 사용성에 따라 다릅니다. 비즈니스 요구 사항에 따라 IWMS, CAFM, CMMS 및 EAM 중에서 선택할 수 있습니다. 그러나 통합 작업장 관리 시스템은 거의 모든 비즈니스 요구 사항에 맞는 완벽한 제품군을 제공합니다.

Q: 시설 관리 소프트웨어의 ROI는 얼마입니까?

A. 시설 관리 소프트웨어는 특히 종이에 체크리스트를 작성하는 전통적인 방법을 따르는 다중 위치 비즈니스를 처리하고 최적화할 때 강력한 ROI를 제공합니다. ROI를 계산하려면 총 연간 유지 관리 비용에 연간 절감액 비율을 곱하십시오. ROI를 결정하기 위해 소프트웨어 구현 비용과 연간 총 효율성 절감액을 뺍니다.