인보이스를 보낸 후 고객에게 후속 조치를 취하는 방법

고객에게 적절하게 항목화된 송장을 보내면 일반적으로 즉시 지불을 받을 것으로 기대합니다. 불행히도, 당신이 잊어버리거나, 정리가 되지 않거나, 단순히 지불하기를 꺼리는 고객과 마주하게 되는 경우가 불가피할 것입니다.

이유에 관계없이 여전히 일한 대가를 지불해야 하며 기한이 지난 송장에 대한 후속 조치가 필요할 수 있습니다. 이러한 상황이 답답할 수 있지만 미결제 금액에 대해 고객에게 접근할 때는 항상 전문적인 태도를 유지하는 것이 중요합니다.

이 기사에서는 인보이스가 제 시간에 지불되지 않은 경우 이메일을 통해 후속 조치를 취하는 방법에 대한 몇 가지 조언을 제공합니다. 또한 좋은 관계(가능한 경우)를 유지하기 위해 외교적으로 상황을 처리하는 방법에 대해서도 논의할 것입니다. 시작하자!

미납 송장에 대한 후속 조치(및 방지)가 중요한 이유

고객에게 인보이스를 보낸 직후 지불을 받는 것은 비즈니스를 유지하고 원활한 현금 흐름을 보장하는 데 매우 중요합니다. 불행히도 여러 가지 이유로 인보이스가 제 시간에 지불되지 않는 경우가 있습니다.

이러한 상황에서는 지연된 지불에 대해 신속하고 신중하게 고객에게 후속 조치를 취해야 합니다. 이 작업을 게을리하면 고객이 송장을 분실하거나 잊어버릴 수 있기 때문에 빚진 돈을 잃게 될 수 있습니다. 또한 지불 방법과 시기에 대해 혼란스러워할 수 있습니다.

잠시 후 미결제 인보이스를 실제로 처리하는 방법에 대해 논의하겠습니다. 그러나 이것이 문제가 되지 않도록 하는 방법을 고려하는 것도 현명합니다. 이를 염두에 두고 향후 미결제 인보이스를 보지 않도록 할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 철저하고 명확한 송장을 작성하십시오. 여기에는 고객이 지불을 제출하는 데 필요한 모든 정보가 포함되어야 합니다.
• 청구 대상에 대한 정확한 정보를 포함하십시오. 귀하가 제공한 서비스를 관련성이 있는 개별 항목으로 분류하여 정확히 명확히 하십시오. 이렇게 하면 고객이 지불을 주저하게 만들 수 있는 잠재적인 모호성이 제거됩니다.
• 특정 기한을 제공합니다. 이렇게 하면 고객이 청구서를 백버너에 올려 놓고 지불하는 것을 잊어버릴 가능성이 줄어듭니다.
• 간편한 결제 수단을 제공합니다. 고객에게 편리한 결제 방법(예: 온라인 결제)을 파악하고 가능하면 고객에게 여러 옵션을 제공합니다.
• 연체료를 부과합니다. 특정 날짜까지 결제가 이루어지지 않으면 추가 요금이 부과된다는 인보이스 결제 조건을 명확히 하세요.

이 간단한 단계를 따르면 송장이 미지급되었을 수 있는 많은 상황을 피할 수 있습니다. 그러나 합의한 대로 지불이 이루어지지 않는 경우가 있을 수 있으며 이 경우 고객에게 직접 연락해야 합니다.

인보이스 후속 조치 방법(4가지 팁)

다음 몇 섹션에서는 연체 인보이스와 관련하여 고객에게 후속 조치를 취할 때 어떻게 진행해야 하는지 살펴보겠습니다. 이 네 가지 핵심 팁을 실행하면 돈 을 받을 가능성을 높이고 고객과의 다리를 태우지 않을 수 있습니다.

1. 연체된 결제를 너무 오래 기다리지 마세요.

첫째, 연체된 인보이스를 오랫동안 미납 상태로 두지 않는 것이 중요합니다. 때때로 사람들은 너무 빨리 후속 조치를 취하는 것이 성급하거나 프로답지 못한 것으로 보일 수 있다고 생각합니다. 그러나 그것은 진실에서 멀어 질 수 없었습니다.

사실, 모든 당사자가 귀하의 계약을 존중하기를 기대하는 것보다 더 전문적인 것은 없습니다. 따라서 기한이 지나면 연체된 송장에 대한 후속 조치를 취해야 합니다. 예의를 지키며 악의나 무능을 가정하지 마십시오. 다음과 같이 간단한 것으로 충분해야 합니다. 예상 시간을 알려주시겠습니까?”

고객이 단순히 지불하는 것을 잊었거나 이메일을 분실한 경우 문제를 해결하는 데 충분합니다. 초기 지불 알림 이메일을 보낸 후 답장을 받지 못하면 일주일 이내에 다시 연락을 원할 것입니다.

2. 인보이스 후속 이메일에 항상 전문가가 되십시오.

급여를 받지 못한다는 것은 의심할 여지 없이 실망스러운 경험이지만, 프로세스 전반에 걸쳐 전문적인 어조와 태도를 유지하는 것이 중요합니다. 이는 지불 기한이 훨씬 지났고 고객으로부터 아무런 연락이 없는 경우에도 적용됩니다.

현실은 화를 내거나 즉각적인 지불의 부족을 개인적으로 받아들이는 것이 건설적이지 않다는 것입니다. 사실, 연체된 지불에 대해 고객과의 모든 커뮤니케이션에서 차분하고 정중한 어조를 유지한다면 상황을 신속하게 해결할 가능성이 훨씬 더 높습니다.

전문적인 태도를 유지하는 것은 고객이 동일한 행동을 하도록 하는 가장 좋은 기회인 반면, 감정을 느끼는 것은 비슷한 반응을 유발할 가능성이 높습니다. 미납 인보이스는 정직한 실수로 인한 것일 수 있습니다. 즉, 화난 연체 인보이스 이메일을 보내거나 비난을 퍼부어 소중한 다리를 태울 위험이 있습니다.

3. 이메일이 작동하지 않으면 고객에게 연체에 대해 전화하십시오.

1~2주 동안 몇 가지 이메일을 보냈지만 아무 응답이 없었다면 고객이 받은 편지함에 문제가 있기 때문일 수 있습니다. 메시지가 스팸 필터에 포함되거나 단순히 주소가 변경되었거나 실수로 잘못된 주소를 제공했을 수 있습니다.

이러한 상황에서는 항상 다른 방법을 통해 연락하는 것이 좋습니다. 예를 들어 고객의 전화번호가 있는 경우 전화를 걸면 됩니다. 또한 파일에 다른 이메일 주소가 있는지 또는 연락할 수 있는 다른 사람이 조직에 있는지 확인합니다. 꾸준함을 두려워하지 말고, 무언가 딸깍 소리가 날 때까지 다양한 형태의 커뮤니케이션을 시도해보세요.

4. 인보이스 후속 조치에서 모든 것이 실패하면 변호사에게 문의하십시오.

이 절차가 응답이나 지불 없이 한 달 넘게 지속되면 법적 조치를 취해야 할 수 있습니다. 이 시점에서 변호사에게 연락해야 합니다. 변호사는 의뢰인에게 요구서를 보낼 수 있습니다. 여기에는 원래 인보이스에 설명된 대로 미결제 금액이 포함됩니다.

당연히 이것은 최후의 수단 전략입니다. 보장되는 상황에 처하지 않기를 바라지만 필요할 수 있음을 알고 있어야 합니다. 고객이 귀하를 무시하거나 지불을 거부하는 경우 귀하는 도움을 요청할 권리가 있습니다.

결론

일에 대한 대가를 받는 것이 중요하지만 고객이 빚진 돈을 잊어버리거나 보내지 않기로 선택하는 상황에 직면할 수 있습니다. 이러한 경우 후속 조치를 취하는 방법에 주의해야 합니다.

요약하자면, 인보이스를 후속 조치할 때 염두에 두어야 할 사항은 다음과 같습니다.

1. 연체된 인보이스를 너무 오래 기다리지 마십시오.
2. 항상 전문적이어야 합니다.
3. 이메일이 작동하지 않으면 고객에게 전화하십시오.
4. 다른 모든 방법이 실패하면 변호사에게 문의하십시오.

미납 인보이스 처리에 대해 궁금한 점이 있습니까? 아래 의견 섹션에서 알려주십시오!