결과를 얻는 공식 이메일을 작성하는 방법(템플릿 사용)
게시 됨: 2023-09-13
- 2023년 8월 20일
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이메일을 작성하는 도중에 자신이 너무 태평하게 행동하고 있지는 않은지 궁금해 본 적이 있습니까? 공식적인 이메일을 작성하는 영업사원이든, 전문적인 문의를 보내든, 새로운 고객과 협력하든 관계없이 결과를 얻으려면 따라야 할 몇 가지 모범 사례가 있습니다.
공식적인 이메일을 작성하는 9단계 방법
첫 번째 지원이든 후속 이메일이든 다음 공식 이메일에 적합한 어조를 전달하려면 다음 9단계를 따르세요.
1. 이메일 주소를 고려하세요
개인 이메일 주소로 공식적인 이메일을 보낼 때, 그것이 전문적으로 보이고 달성하려는 어조를 정확하게 반영하는지 확인하는 것이 중요합니다.
무의미한 문자, 난수 문자열, 좋아하는 스포츠 팀 또는 직원이나 고객이 비전문적이라고 간주할 수 있는 기타 항목이 포함된 몇 년 전의 정보를 여전히 사용하고 있다면 업데이트할 때입니다. 공식적인 이메일을 보내는 데 가장 적합한 이메일 주소는 이름과 성을 조합하는 경향이 있습니다.
2. 올바른 글꼴을 사용하세요
파란색은 여러분이 가장 좋아하는 색상일 수 있지만 이것이 공식적인 이메일의 텍스트 색상으로 적합하다는 의미는 아닙니다. 마찬가지로, 친구나 가족에게 메시지를 보낼 때 선호하는 글꼴이 있을 수 있지만 공식적인 이메일에는 방해가 없는 스타일(Arial, Calibri 또는 Times New Roman)을 고수하세요.
당신은 당신이 선택한 글꼴이 아니라 누군가의 시선을 사로잡는 메시지를 원합니다.
3. 제목을 신중하게 선택하세요
어느 정도는 짧을수록 좋습니다. Kinsta에 따르면 대부분의 이메일 제목 줄은 100자 이하이지만, 더 높은 열기 및 클릭률을 위한 최적의 위치는 110~140자입니다.
제목을 작성할 때 고려해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.
- 청중은 누구입니까? 마케팅 관리자에게 정식 이메일을 보낼 때와 전문 동료에게 이메일을 보낼 때 제목 줄은 다르게 보입니다.
- 독자들은 무엇에 관심을 갖고 있나요? 이메일 주소 외에 공식 이메일의 제목은 독자에게 귀하에 대한 첫인상을 줍니다. 고객의 불만 사항이든 상호 연결이든 관계없이 관심 있는 사항에 초점을 맞춰 열어보도록 유도하세요.
제목 줄의 가장 중요한 측면 중 하나는 공식 이메일의 메시지를 정확하게 반영해야 한다는 것입니다. 스팸성 제목은 신뢰와 신용을 잃는 좋은 방법입니다.
제목 줄 아이디어가 필요하십니까? 모범 사례와 예시를 확인해 보세요 .
4. 올바른 인사말을 사용하세요
이 세 단계를 모두 마친 후에는 적절한 공식 이메일 인사말을 선택할 차례입니다. 친구와 가족을 위해 “안녕하세요”, “안녕하세요”와 같은 일상적인 인사말을 저장하세요.
올바른 어조를 전달하는 공식적인 이메일 인사말은 다음과 같습니다.
- 안녕하세요
- 인사말
- ~에게
잠재 고객이나 사업 동료에게 이메일을 보내는 경우에는 좀 더 격식을 갖춘 어조가 필요합니다. 또한 항상 수신자의 이름을 포함하고 싶습니다. 모르시면 찾아보세요. 이것이 타당하지 않은 경우 공식 이메일을 "관련 대상" 또는 "영업 팀", "마케팅 팀" 등으로 보낼 수 있지만 이러한 인사말이 첫 번째 선택이 되어서는 안 됩니다.
5. 자신을 적절하게 소개하세요
공식 이메일의 첫 번째 문장에는 귀하와 귀하의 회사를 간략하게 소개해야 합니다. 받는 사람에게는 당신의 인생 이야기가 필요하지 않습니다.
다음은 이메일을 통해 공식적으로 자신을 소개하는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.
- 짧게 유지하세요. 자신을 소개하기 위해 한 문장 이상을 사용하면 독자는 전체 단락을 건너뛸 가능성이 높습니다.
- 질문으로 이어집니다. “웹 트래픽을 더 많이 사용할 수 있나요? 저는 GenericSEOCompany의 John Smith입니다. 도움을 주고 싶습니다.”
독자는 당신이 그들을 위해 무엇을 할 수 있는지 알고 싶어한다는 점을 명심하십시오. 그들은 당신이 누구인지, 당신이 하는 일을 왜 하는지(아직은) 관심이 없습니다.
6. 보풀을 잘라주세요
공식적인 이메일은 항상 짧고 요점을 명확하게 전달해야 합니다. 관련 없는 정보를 포함하는 것보다 두세 문장으로 된 이메일을 보내는 것이 더 좋습니다. 마찬가지로, 이메일을 하나의 큰 텍스트 블록으로 보내지 마십시오. 짧은 단락과 글머리 기호를 사용하여 나누십시오.
텍스트 덩어리로 인해 수신자가 공식적인 이메일의 주요 요점을 찾기가 어렵습니다. 공백을 많이 포함하도록 이메일 형식을 지정하면 중요한 정보를 더 쉽게 읽고 찾을 수 있습니다. 또한 응답을 받을 가능성도 높아집니다.
7. 적절하게 끝내세요
마무리할 준비가 되셨나요? 공식적인 이메일을 적절하게 마무리하세요.
인사말처럼 가족, 친구들과의 연락을 위한 일상적인 문구를 남겨주세요. 예를 들어, “고마워요”로 끝나기보다는 좀 더 정중하게 “고맙습니다”로 끝내세요.
올바른 어조를 전달하는 공식적인 이메일 마무리는 다음과 같습니다.
- 감사합니다
- 공손히
- 친애하는
- 당신의 의견을 기다리겠습니다
특파원과 친밀감을 쌓은 후에는 좀 더 캐주얼하고 재미있는 공식적인 이메일 결말을 선택할 수 있습니다. 그때까지는 위에 나열된 형식적인 마무리 문구를 따르세요.
8. 전문적인 서명을 잊지 마세요
이메일 주소와 제목 줄은 수신자에게 귀하에 대한 첫인상을 주고, 이메일 서명은 수신자의 마지막 인상을 남깁니다.
공식 이메일 서명에는 다음이 포함되어야 합니다.
- 성명
- 직위
- 연락처 정보
- 관련 소셜 미디어 프로필 링크
지루하고 일반적인 서명에 안주하지 마세요 . 비즈니스 및 공식 이메일을 위한 최고의 이메일 서명 생성기를 확인해 보세요 .
9. 교정(그리고 다시 교정)
정식 이메일을 보낸 후에는 되돌릴 수 없습니다. 보내기를 누르기 전에 여러 번 읽어보더라도 단순한 실수를 간과하기 쉽습니다.
Grammarly와 Hemingway는 둘 다 여러분이 놓쳤을 수도 있는 철자 오류와 문법 오류를 찾아내는 데 사용할 수 있는 무료 도구입니다.
이중, 삼중, 사중 확인에서 가장 중요한 것은 수신자의 이름과 회사 이름입니다. 이메일을 열었는데 이름 철자가 틀린 경우 굳이 읽어보시겠습니까? 아마도 그렇지 않을 것입니다. 회사 이름도 마찬가지입니다. Milkshake와 Mailshake는 매우 다른 두 가지입니다.
2023년에 사용할 10가지 공식 이메일 템플릿
기사를 마무리하려면 사용자 정의하고 사용할 수 있는 10가지 공식 이메일 템플릿이 더 있습니다.
1. 정보요청
제목: [제품/서비스]에 대한 정보 요청
[수신자 이름]님께,
제 이름은 [귀사]의 [귀하의 이름]입니다. 귀하의 [제품/서비스]에 대해 더 많은 정보를 얻기 위해 연락드립니다.
자세한 정보를 제공하시거나 적절한 토론 시간을 제안해 주시겠습니까?
미리 감사드립니다.
[귀하의 이메일 서명]
2. 회의요청
제목: [날짜] 회의 요청
[수신자 이름]님, 안녕하세요.
[귀사]의 [귀하의 이름]입니다. [주제]를 논의하기 위해 [날짜]에 회의를 열고 싶습니다. 이용 가능 여부를 알려주세요.
친애하는,
[귀하의 이메일 서명]
3. 회의 후 후속 조치
제목: 회의의 조치 항목 및 메모
[수신자 이름]님께,
[날짜]에 만나주셔서 감사합니다. 실천사항과 주목할 만한 사항에 대한 개요를 정리했습니다. [간단한 포인트 목록]. 추가 단계에 대해 논의해 보겠습니다.
감사합니다,
[귀하의 이메일 서명]
4. 사업제안
제목: [귀사]의 사업 제안서
[수신자 이름]님, 안녕하세요.
저는 [귀사]의 [귀하의 이름]입니다. 우리는 양측 모두에게 이익이 될 수 있는 사업 제안을 가지고 있습니다. [제안 내용을 간략하게 설명하세요]. 이에 대해 더 자세히 논의할 수 있나요?
공손히,
[귀하의 이메일 서명]
5. 채용문의
제목: [회사 이름] 채용 문의
인사말,
저는 귀하가 존경하는 회사의 [직위] 자리에 관심이 있는 [귀하의 이름]입니다. [귀하의 자격과 경력을 간략하게 기술해 주십시오]. 이에 대해 좀 더 논의해볼까요?
친애하는,
[귀하의 이메일 서명]
6. 고객 피드백 요청
제목: 소중한 피드백 요청
[수신자 이름]님께,
저는 [귀하의 회사]에서 근무하는 [귀하의 이름], [귀하의 직위]입니다. 우리는 귀하의 의견을 소중히 여기며 [제품/서비스]에 대한 귀하의 피드백에 감사드립니다.
감사합니다,
[귀하의 이메일 서명]
7. 사과메일
제목: [문제]에 대해 진심으로 사과드립니다.
[수신자 이름]님께,
[문제 설명]을 알려드리게 되어 유감입니다. 우리는 이 문제를 해결하기 위해 열심히 노력하고 있으며 불편을 끼쳐드려 죄송합니다.
감사합니다,
[귀하의 이메일 서명]
8. 가격 견적
제목: [제품/서비스] 가격 견적
[수신자 이름]님, 안녕하세요.
당사 [제품/서비스]에 관심을 가져주셔서 감사합니다. 귀하의 요청에 따른 견적서가 첨부되어 있습니다. 자세한 내용을 논의해 보겠습니다.
친애하는,
[귀하의 이메일 서명]
9. 이벤트 초대
제목: [날짜] [이벤트] 초대장 – 회신
[수신자 이름] 님, 안녕하세요.
[날짜]의 [이벤트]에 귀하를 초대하게 되어 기쁘게 생각합니다. 이벤트 내용은 첨부파일을 확인해주세요. 단, 손님을 위한 공간과 다과가 제한되어 있으므로 행사에 참석하기 전에 참석 여부를 꼭 회신해 주시기 바랍니다.
우리는 당신이 우리와 함께하기를 기대하고 당신이 그것을 할 수 있기를 바랍니다.
따뜻한 안부 인사,
[귀하의 이메일 서명]
10. 제품 업데이트 공지
제목: [제품 이름]의 흥미로운 새 기능
[수신자 이름]님, 안녕하세요.
[제품 이름]의 몇 가지 새로운 기능을 발표하게 되어 기쁘게 생각합니다. 이러한 기능은 [여기에서 간략하게 설명]됩니다. 우리는 이러한 변화가 [이점을 설명]할 것이라고 믿습니다. 이러한 개선 사항에 대해 안내해 드릴 통화 일정을 잡아보겠습니다.
친애하는,
[귀하의 이메일 서명]
공식적인 이메일을 작성하는 것이 어려울 필요는 없습니다. 다음 9단계를 따르면 결과를 얻을 수 있는 전문적이고 공식적인 이메일을 보낼 수 있습니다. 이메일 홍보 기술을 익히고 싶다면 무료 콜드 이메일 마스터클래스를 확인하세요.
