GDPR 및 콜드 이메일: 규정 준수를 위한 실용 가이드

게시 됨: 2023-06-25

수잔 파텔

2023년 4월 24일

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당신이 읽었을 수도 있는 것과는 달리 GDPR은 콜드 이메일을 죽이지 않았습니다. 여전히 보낼 수 있습니다. 데이터를 전송하는 데 사용하는 데이터를 수집, 관리 및 저장하는 방법에 대해 더 주의해야 합니다.

좋은 소식은 콜드 이메일 모범 사례를 이미 따르고 있다면 즉, "뿌리거나 기도"하거나 관련 없는 메시지로 사람들에게 스팸 메일을 보내지 않는 것입니다. 이미 절반은 온 것입니다.

이를 위해 데이터 프로세스 관리자가 필요하지 않습니다(솔직히 말해서 대부분의 회사는 어쨌든 이 작업을 수행할 자금이 없습니다). 대신 개인 또는 소규모 영업 팀으로서 GDPR 규정 준수를 유지하기 위한 이 실용적인 단계별 가이드를 확인하십시오.

참고로 이 가이드는 콜드 이메일 전송에만 중점을 둡니다. 귀하의 소식을 듣거나 귀하의 웹사이트에서 쿠키를 사용하기로 선택한 사람들에게 마케팅 이메일을 보낼 때 익숙해져야 할 다른 요구 사항이 많이 있습니다.

물론 우리는 변호사가 아닙니다. GDPR 상태 또는 요구 사항에 대해 특정 우려 사항이 있는 경우 규정을 잘 아는 변호사와 상담하십시오.

빠른 GDPR 복습

EU는 2016년에 일반 데이터 보호 규정(GDPR)을 채택하여 1995년 데이터 보호 지침(인터넷 초기에 시행됨)을 대체했습니다.

EU 회원국은 새로운 규정을 준수하기 위해 2018년 5월까지 2년을 부여받았습니다. 국민의 개인정보 이동”

기본적으로 GDPR을 준수하기 위해 기업은 개인 데이터를 처리하고 사용하는 방식에 대해 더 의식해야 합니다. 여기에는 무엇보다도 다음이 포함됩니다.

이름
전화 번호
이메일 주소
IP 주소
휴대기기 ID

암호화된 데이터도 이 범주에 속할 수 있습니다. Close.com의 Jory MacKay는 "기본적으로 귀하가 가지고 있는 정보가 어떤 식으로든 개인을 식별하는 데 사용될 수 있다면 GDPR이 적용됩니다." 규정에 따라 적절하게 정보를 보호하지 못하면 벌금이 부과될 수 있습니다.

콜드 이메일에 대한 5가지 GDPR 모범 사례

따라서 콜드 이메일을 보내는 사람을 팔로우하고 있다면 꽤 위협적으로 들릴 것입니다. 여전히 콜드 아웃리치 메시지를 보내고 GDPR을 준수할 수 있습니까? 예, 하지만 이전에 수행한 작업과 다르게 보일 수 있습니다.

1. 제품의 혜택을 받을 수 있는 사람들에게만 연락하세요.

Taskeater의 전무이사인 Dan Vanrenen에 따르면 “GDPR에 따라 수집하는 개인 데이터는 적절하고 처리 목적과 관련이 있어야 합니다(원칙 c: 데이터 최소화). 즉, 데이터 수집의 적절성(달성하려는 목표에 실제로 필요한 데이터의 양)과 데이터 수집의 관련성(올바른 데이터를 수집하는 데이터입니다. 당신의 목적).”

요약하면, 콜드 이메일을 통해 보내는 모든 제안은 잠재 고객의 구체적인 비즈니스와 명확하게 연결되어야 합니다.

예를 들어, 당신이 발견한 회사에 접근하는 것은 경쟁사의 SaaS 제품을 사용하는 것입니다. 경쟁사의 SaaS 제품이 비즈니스 활동과 관련되어 있기 때문에 귀하의 솔루션을 홍보하기 위해 Product Hunt에 대한 리뷰를 남겼기 때문입니다.
"모든 회사에 CRM이 필요하기" 때문에 CRM 영업 홍보로 찾을 수 있는 모든 주소에 스팸을 보내는 것은 그렇지 않습니다.

이 수준의 특수성에 도달하려면 목록을 분류하고 잠재 고객의 비즈니스 요구 사항에 따라 콜드 이메일을 면밀히 개인화해야 합니다. Mailshake와 같은 이메일 개인화 도구가 도움이 될 수 있습니다.

참고로 Mac Hasley는 Convert에서 "일반적인 info@company, sales@company, marketing@company 이메일 주소는 개인 데이터가 아닙니다."라고 썼습니다. GDPR은 개인에게 적용되므로 이와 같은 일반 이메일 주소는 영향을 받지 않을 수 있습니다.

마케팅 관점에서 이상적이지는 않지만 위에서 설명한 목적 지침의 특수성을 충족할 수 없는 경우 옵션이 될 수 있습니다.

2. 다른 사람의 이메일 주소를 어떻게 알게 되었는지 정확히 설명할 수 있어야 합니다.

GDPR의 주요 추진 사항은 기업이 개인 데이터를 적절하게 처리하도록 하는 것이므로 캠페인에 실제로 필요한 데이터만 수집하고 이메일을 보내는 이유와 수신자가 목록에서 자신의 데이터를 제거할 수 있는 방법을 설명하는 것이 중요합니다.

예를 들어 다음과 같은 메시지를 사용합니다.

“LinkedIn에서 귀하의 이름과 이메일 주소를 찾았고 귀하의 회사가 우리 [제품/서비스]의 혜택을 받을 수 있을 것 같아서 연락드립니다. 내 소식을 듣고 싶지 않다면 알려주세요. 정보를 삭제하겠습니다.”

보시다시피 콜드 구독 취소 링크를 사용할 필요가 없습니다. 실제로 모든 GDPR 기반을 다루려면 그 이상이 필요합니다. 명심해야 할 두 가지:

그들의 정보를 어떻게 찾았는지 명확해야 합니다(변호사는 여기서 말하지 않습니다).
그들이 요청하면 실제로 데이터를 즉시 삭제해야 합니다.

이메일 관리 시스템에서 구독 취소로 표시하지 마십시오. 정보를 저장한 위치에서 실제로 삭제하십시오.

3. 데이터 동의의 한계 이해

유효하고 정당한 콜드 이메일을 보내는 것이 한 가지입니다. 그 이후에 수행하는 작업은 GDPR의 영향을 받습니다.

대부분의 마케터는 초기 참여 후 콜드 이메일 연락처를 양육 순서로 던지는 것을 좋아합니다. 지금은 적합하지 않을 수도 있지만 정기적인 상호 작용을 통해 그들이 귀하의 제품이나 서비스를 필요로 할 때 가장 먼저 떠오를 것입니다.

문제는 GDPR에 따라 이러한 방식으로 후속 조치를 취하려면 권한을 요청해야 할 수도 있다는 것입니다. SuperOffice의 Steven MacDonald는 이렇게 썼습니다. 마케팅 메시지를 보내기 전에 특정 이메일 목록에 가입할 수 있습니다.”

설상가상으로 Hasley는 "마케팅 자료 수신에 대한 동의를 요청하는 것은 그 자체로 마케팅 자료를 보내는 것"이라고 말합니다.

그렇다면 남은 옵션은? 후속 이메일은 초기 콜드 아웃리치 메시지와 동일한 기준을 따르는 한 괜찮을 수 있습니다. 즉, 다음을 수행해야 합니다.

메시지 전송에 대한 법적 근거(즉, 특정 대상 이유)가 있어야 합니다.
사용 중인 개인 정보, 사용 이유 및 저장 방법을 명확하게 지정하십시오.
개인정보를 필요 이상으로 보유하지 않음

이러한 제한 사항에 따라 이러한 세 가지 요소를 포함하는 개인화된 후속 메시지를 보내는 것은 괜찮을 수 있습니다. 수신자가 명확하고 명시적으로 마케팅 메시지 수신을 선택하도록 인센티브를 제공할 수 있는 경우가 아니라면 발생하는 모든 이메일을 일반적인 육성 순서로 묶는 것은 그렇지 않을 수 있습니다.

4. 좋은 데이터 보안을 실천하십시오.

마지막으로 좋은 데이터 관리자가 되십시오. GDPR 적용 여부에 관계없이 다음을 수행하십시오.

필요한 사람에게만 데이터 액세스 권한 부여
저장한 데이터를 처리하는 동안 안전한지 확인
필요한 기간 동안만 데이터 보유
잠재 고객에게 알리지 않고 다른 사람과 데이터를 공유하지 않음

이러한 단계를 스스로 수행할 수 있다면 전담 데이터 스튜어드가 반드시 필요한 것은 아닙니다. 그렇지 않은 경우에도 컨설턴트는 데이터 관행을 관찰하고 새로운 풀타임 데이터 직원을 고용하는 것보다 훨씬 저렴한 비용으로 규정을 준수하도록 권장할 수 있습니다.

GDPR이 나에게 적용됩니까?

모든 것을 말했지만 마지막으로 정리해야 할 것이 하나 있습니다. GDPR은 EU 규정입니다. 그렇다면 미국에 기반을 두고 있다면 걱정할 필요가 없다는 뜻인가요?

예, 아니오. GDPR은 전 세계 어디에 있든 모든 EU 시민의 개인 데이터를 다룹니다. 비즈니스가 미국 시민과만 거래된다고 100% 확신한다면 GDPR 규정 준수가 덜 중요할 수 있습니다. 그러나 연락하려는 사람들이 해외에 살거나 일하는 EU 시민이 아니라고 보장할 수 없다면 GDPR에 익숙해지기 위해 노력할 가치가 있습니다.

게다가 개인 데이터 보호에서 대상이 되는 아웃리치 메시지 전송에 이르기까지 여기에 설명된 거의 모든 것이 모든 조직에 대한 모범 사례로 간주되어야 합니다. GDPR을 준수하게 되어 더 나은 콜드 이메일을 보내는 방식을 다시 생각하게 된다면 이는 이메일 마케팅 윈윈입니다.