자체 하이브리드 이벤트 호스팅에 대한 단계별 가이드

하이브리드 이벤트를 실행하는 것은 어려울 수 있지만 신중하게 계획하고 실행하면 귀하와 참석자 모두에게 환상적인 경험이 될 수 있습니다.

이 단계별 과정은 명확한 비전을 갖는 것부터 비즈니스가 하이브리드 이벤트가 제공하는 것을 최대한 활용할 수 있도록 돕는 수익성 있는 후원을 찾는 것까지 모든 것을 다룰 것입니다.

따라서 이제 막 시작했거나 이미 막막한 상황에 처한 경우 다음 하이브리드 이벤트를 실행하는 방법에 대한 전체 가이드를 읽으십시오.

하이브리드 이벤트를 계획하는 방법

1. 비전 정의

하이브리드 이벤트에 대한 명확한 비전을 갖는 것이 중요합니다. 당신의 목표는 무엇입니까? 무엇을 달성하고 싶습니까? 참석자들이 어떤 경험을 하기를 원하십니까? 이벤트를 계획할 때 이러한 사항을 염두에 두어 순조롭게 진행할 수 있습니다.

스스로에게 물어볼 몇 가지 핵심 질문은 다음과 같습니다.

• 누구를 위한 이벤트인가요?
• 그들과 무엇을 공유하려고 합니까?
• 그들은 어떤 종류의 약혼에 관심이 있습니까?
• 이벤트를 어디서, 언제 개최할 예정입니까?

명확한 비전이 없으면 목표로 하는 것이 무엇인지 알 수 없습니다. 하이브리드 이벤트가 비즈니스에서 사용 방법에 대한 확고한 아이디어를 제공하는 데 얼마나 중요한지 생각해 보십시오.

좋아하는 해변으로 여행을 떠나고 싶지만 대신 차에 올라 SatNav에게 해안으로 데려다 달라고 말합니다. 너무 모호하고 정의되지 않았으며 어딘가에 도착할 수밖에 없지만 원하는 위치가 아닐 수도 있습니다.

가능한 한 명확하고 구체적으로 말하면 다른 모든 것이 제자리에 놓일 수 있습니다.

이것은 하이브리드 이벤트이므로 참여를 유도해야 합니다. 그것이 성공적인 행사의 열쇠입니다.

따라서 이 단계에서 물리적 세계와 가상 세계를 혼합하여 두 청중 모두에게 참여와 가치를 제공하는 방법에 대해 생각해야 합니다. 예를 들어, 가상 시청자는 실제 장소에서 일어나는 특정 일에 영향을 미치기 위해 실시간으로 투표할 수 있습니다.

Q&A를 진행하는 연사 패널이 있는 경우 가상 청중도 질문을 하거나 발언 내용에 대해 의견을 말할 수 있습니까? 가상 현실 경험을 제공할 수 있습니까?

창의력을 발휘하세요. 참여도가 높을수록 이벤트가 더 매력적입니다.

2. 계획 작성

이제 최종 목적지에 대한 명확한 아이디어가 생겼습니다. 경로를 계획할 때입니다. 여기에서 이벤트 계획의 핵심을 시작하게 됩니다.

계획을 세울 때 고려해야 할 몇 가지 주요 사항은 다음과 같습니다.

• 예산
• 타임라인
• 마케팅 전략
• 귀하의 연사/패널/엔터테인먼트
• 당신의 장소
• 원격 참석자를 어떻게 참여시킬 것인가
• 어떤 기술이 필요할까요

어떤 종류의 조직 전략에 투자하고 싶을 가능성이 있습니다. 텍스트 문서를 사용하거나 링크가 있는 폴더를 사용할 수 있습니다. 어쩌면 특정 노트북이 당신을 위해 작동할 수도 있지만 이것은 그다지 기능적이지 않은 것 같습니다.

대신 기술을 수용하고 일종의 이벤트 계획 관리 플랫폼을 사용하는 것이 좋습니다. 저는 개인적으로 EventEngage가 모든 것을 처리하고 모든 것을 한 곳에 보관하는 종단 간 이벤트 경험 조직 도구이기 때문에 사용하는 것을 좋아하지만 실제로는 사용자에게 달려 있습니다.

하이브리드 이벤트의 가상 측면을 실제로 호스팅할 때는 어떻게 호스팅할지 생각해야 합니다. 가장 간단한 방법은 이벤트를 소셜 미디어 채널이나 Twitch 또는 YouTube와 같은 라이브 스트리밍 플랫폼에 방송하는 것입니다.

이 경우 라이브 채팅을 보거나 댓글을 읽고 좀 더 대화식으로 만들 수 있습니다. 그러나 이벤트를 최고로 만드는 데 필요한 모든 기능을 제공할 수 있는 전용 하이브리드 이벤트 호스팅 플랫폼을 통합하면 훨씬 더 몰입감 넘치는 경험을 할 수 있습니다.

게임의 이 단계에서 후원에 대해 생각하기 시작할 때이기도 합니다. 후원은 이벤트 운영과 관련된 비용을 일부 상쇄할 수 있는 좋은 방법입니다. 또한 더 크고 더 나은 발표자/패널리스트/엔터테인먼트를 유치하는 데 도움이 될 수 있습니다.

후원자를 찾는 것이 어려울 수 있지만 전문가들이 이를 간단하게 만드는 데 사용하는 간단한 단계별 프로세스가 있습니다.

1. 이벤트 목표에 부합하는 잠재적 후원자 목록을 만드십시오.
2. 그들에게 연락하여 후원 자료를 보내십시오. 이것은 귀하의 행사를 후원할 때의 이점을 설명하는 문서입니다.
3. 그들이 당신의 제안을 검토할 기회를 얻은 후에 그들에게 후속 조치를 취하십시오.

3. 이벤트 팀을 모아라

간단히 말해서, 성공적인 하이브리드 이벤트를 혼자서 조직하고 주최할 수는 없습니다. 해야 할 일과 관리할 일이 너무 많기 때문에 뒤에 팀이 필요합니다.

따라서 이벤트 팀을 구성하는 것은 이벤트 계획에서 가장 중요한 단계 중 하나입니다.

당신의 비전을 실행하는 데 도움을 줄 적절한 사람들이 있는지 확인해야 하며, 모두가 같은 생각과 마음가짐을 가져야 합니다. 가장 중요한 시기에 문제를 일으킬 문제가 있는 사람을 팀에서 원하지 않습니다.

따라서 시간을 할애하여 팀을 구성하고 모든 것이 이벤트의 동일한 가치와 이상을 공유하는지 확인하십시오.

물론, 팀 내에서 어떤 역할을 하는지는 귀하에게 달려 있으며 예산, 규모 및 이벤트의 비전에 따라 달라집니다.

일을 간단하게 하려면 다음과 같은 몇 가지 기본 역할부터 시작하세요.

• 이벤트 매니저
• 크리에이티브 디렉터
• 마케팅 매니저
• 스피커 코디네이터
• 후원 관리자
• 자원봉사 코디네이터

계획 단계부터 시작하여 업무를 위임하고 보다 세부적인 계획을 세우십시오. 이렇게 하면 당일 모든 일이 순조롭게 진행되는 데 도움이 됩니다.

위임은 이벤트 관리자로서 모든 것을 스스로 할 수 없기 때문에 여기서 핵심입니다. 그리고 괜찮아! 좋은 리더가 되는 것의 일부는 임무를 위임할 때를 아는 것입니다.

4. 프로모션 전략 고려

이제 이벤트가 시작되고 모든 것이 조직되고 예약되는 것을 보기 시작해야 하므로 홍보에 대해 생각해야 합니다. 즉, 귀하의 이벤트가 열릴 것이라는 소문을 퍼뜨리고 충분한 소문이나 과대 광고를 생성하면 사람들이 귀하가 제공하는 것에 관심을 갖게 될 것입니다.

프로모션 전략은 이벤트의 성공에 매우 중요합니다. 결국 아무도 모르는 경우 환상적인 이벤트를 개최하는 요점이 무엇입니까?

여기에서는 모든 종류의 판촉이 유효할 수 있지만 성공적인 이벤트 판촉의 비결은 대상 고객이 누구이며 이들에게 가장 잘 도달할 수 있는 방법을 이해하는 것입니다. 결국 타겟이 된 Instagram 광고에 수천 달러를 지출해야 하지만 타겟 고객이 Instagram에 있지 않다면 무슨 소용이 있겠습니까?

다음을 포함하여 하이브리드 이벤트를 마케팅하는 몇 가지 방법이 있습니다.

• 소셜 미디어
• 인플루언서 홍보
• 귀하의 스폰서가 광고하게 하십시오
• 지역 배너 게시
• 웹사이트 또는 방문 페이지 만들기
• 보도 자료 게시
• 이메일 마케팅
• 타겟 광고 실행
• 블로그 게시물 작성
• 포럼에 쓰기

창의력을 발휘하고 기존의 틀에서 벗어나 생각하십시오. 다시 한 번 말씀드리지만 매우 중요하기 때문에 이벤트의 핵심 요소를 고려하여 프로모션에 적합한 채널을 선택하십시오.

• 타겟 고객
• 어떤 채널을 사용합니까
• 그들은 어떤 종류의 콘텐츠에 참여합니까?
• 그들에게 도달하기 가장 좋은 시간은 언제입니까
• 행동 촉구는 무엇입니까?

하이브리드 이벤트를 주최하는 방법

이제 이벤트의 핵심으로 들어가십시오. 호스팅 .

여기에서 당신의 모든 노력이 모이고 당신의 노력의 결과를 보게됩니다. 물론 성공적인 하이브리드 이벤트를 주최하는 데 많은 노력이 필요하고 여전히 해야 할 일이 많습니다.

귀하의 장소에서 시작하십시오

실제 장소는 이벤트의 핵심이 이루어지는 곳으로, 모든 연사 및 활동과 참여하고 재미있는 활동을 계획합니다. 즉, 기존 이벤트와 같은 방식으로 이벤트를 설정한 다음 필요한 경우 가상 요소를 추가해야 합니다.

기술 설정은 하이브리드 이벤트의 성공에 매우 중요합니다. 결국 참석자가 무슨 일이 일어나고 있는지 보거나 들을 수 없다면 오래 머물지 못할 것입니다.

기술적인 문제를 방지하려면 이벤트 전에 설정을 충분히 테스트하십시오. 이렇게 하면 당일 모든 일이 순조롭게 진행되는 데 도움이 됩니다.

콘텐츠에 집중

하루가 끝나면 하이브리드 이벤트의 성공은 매우 중요한 한 가지 요소에 달려 있습니다. 아니요, 그것은 단지 참여입니다.

가치입니다.

이벤트는 청중의 삶에 가치를 제공해야 합니다. 그것이 엔터테인먼트나 교육의 가치인지 여부는 귀하에게 달려 있지만 콘텐츠와 전달 방법에 집중해야 합니다.

예를 들어, 다음과 같은 콘텐츠를 제공할 수 있습니다.

• 기조연설
• 인터뷰
• 패널 토론
• 워크샵
• 세부 세션

어떤 산업에 속해 있든 이러한 영역에서 가치를 제공하고 콘텐츠가 최상의 방식으로 전달되도록 해야 합니다. 귀하의 장소, 기술 및 설정은 이것이 사실인지 확인해야 합니다.

축구 경기를 상상해 보십시오. 해설자의 마이크가 너무 낮게 설정되어 아무도 무슨 말을 하는지 들을 수 없고 카메라가 너무 축소되어 아무도 무슨 일이 일어나는지 볼 수 없습니다.

이 이벤트는 솔직히 말해서 짜증날 것이고, 어떤 대가를 치르더라도 이를 피해야 합니다. 품질은 하이브리드 이벤트에서 절대적으로 중요한 요소이며 많은 청중이 제공해야 하는 제품에 대한 첫인상이 될 것이므로 중요하게 생각하십시오.

기회를 낭비하지 마십시오!

큰 날

조만간 중요한 날이 돌아오겠지만 이 가이드의 모든 것을 고려했다면 잘 정리하고 모든 것을 가방에 넣어야 합니다. 물론, 그 전날과 당일에 문제가 있을 수 있지만 모든 것 위에 더 많이 있을수록 더 빨리 대응할 수 있고 실제로 중요한 것에 더 많이 집중할 수 있습니다.

청중이 사랑하고 결코 잊지 못할 가치 있고 매력적인 경험을 제공하십시오!

하이브리드 이벤트가 미래라는 데는 의심의 여지가 없으며(여기에 내가 쓴 다른 기사에 대한 내부 링크), 하이브리드 이벤트가 여러분을 위해 작동하도록 하기에 이보다 더 좋은 시기는 없었습니다.

결론

하이브리드 이벤트를 주최하는 것은 더 많은 청중에게 다가가 새롭고 흥미로운 방식으로 그들과 소통할 수 있는 좋은 방법입니다. 약간의 작업이 필요할 것이라는 데는 의심의 여지가 없지만, 귀하의 비즈니스가 제공하는 것에 청중이 얼마나 참여하는지 알 때 확실히 가치가 있습니다.