법률 사무소를 자동화하고 낭비를 줄이는 방법

법률 회사를 자동화하는 방법에 대해 궁금하십니까? 당신은 혼자가 아닙니다; 2020년 기업의 일반적인 고려 사항입니다.

법률 산업이 기술과 관련하여 다른 기업보다 뒤처져 있다는 것은 비밀이 아니며 대부분의 기업은 기술 구현이 향후 몇 년 동안 필수적이라는 사실에 동의했습니다.

증가하는 정보의 양과 복잡성에 대처하는 것이 변호사의 72%에 대한 우려로 남아 있지만 31%만이 해당 조직이 이 문제를 해결할 "매우 준비"되어 있다고 말합니다.

그 이유는 무엇보다도 단순한 디지털 혁신 전략, 특히 종이 기반 워크플로를 다루는 전략이 기업이 처리해야 하는 점점 더 많은 정보 유입을 처리하는 데 필요한 도구가 되기 때문입니다.

오늘 우리는 로펌을 자동화하는 방법과 올바른 길로 가기 위해 취할 수 있는 몇 가지 간단한 조치에 대해 알아볼 것입니다.

법률 회사는 디지털화가 필요합니다.

더 많은 디지털화가 필요한 산업이 있다면 바로 법률 산업입니다.

자동화가 가장 필요한 산업이 다른 산업보다 뒤처지는 것은 운명의 반전입니다. 예를 들어 의료 서비스 제공업체와 소매업체가 비즈니스를 추진하기 위해 디지털 이니셔티브를 사용하는 방법을 생각해 보십시오.

일반적인 사무실 직원은 연간 약 8,500장의 용지를 인쇄합니다. 변호사 조사에 따르면 약 100,000장을 인쇄하는 것으로 나타났습니다.

변호사가 매일 해결해야 하는 정보의 양과 낭비적인 인쇄 습관의 숨겨진 비용을 고려할 때 법률 회사는 종이 기반 워크플로의 자동화와 관련하여 디지털화를 위한 우수한 후보자를 찾습니다.

유럽과 미국의 변호사 10명 중 7명 이상이 "정보의 양과 복잡성 증가에 대처"와 "생산성 및 효율성 향상에 대한 강조"가 모두 해결해야 할 가장 큰 문제 중 두 가지라고 말합니다.

인쇄 습관 해결

우리는 종이가 로펌 운영의 핵심이라는 것을 알고 있으며 이는 새로운 시스템이 있든 없든 변하지 않을 것입니다.

그러나 할 수 있는 일은 보안, 규정 준수 및 효율성을 동시에 향상시키면서 낭비를 줄이는 데 도움이 되는 계획을 실행하는 것입니다.

종이의 문화 더미에 잘 뿌리내린 것처럼 오늘날에는 전적으로 종이 기반 시스템에 많은 합병증이 있습니다.

우선 모든 것이 종이 기반이면 감사 추적을 설정하기가 훨씬 더 어렵고 현대 기술이 허용하는 최대 범위까지 백업되거나 보호되지 않는 느슨한 문서로 인해 보안 문제가 발생합니다.

그렇다면 인쇄 습관을 개선하면 이 문제가 어떻게 해결됩니까?

많은 법률 회사에서 인쇄 요구 사항을 충족하기 위해 현재 관리형 인쇄 서비스를 사용하고 있습니다.

2018년에는 23%의 기업만이 MPS(관리 인쇄 서비스)가 디지털 혁신에서 중요한 역할을 한다는 데 동의했습니다. 2020년에는 그 수치가 최대 54%입니다.

서비스 제공업체는 현재 설정을 검토하고 효율성을 위한 평면도를 설정한 다음 다기능 프린터와 연결된 중앙 데이터베이스를 설치하고 엔터프라이즈 콘텐츠 관리를 도와드립니다.

스마트 프린터 설정과 ECM 시스템을 통해 작업자는 문서를 캡처하고 스캔할 수 있으며, 이는 새로운 중앙 집중식 데이터베이스에 자동으로 저장됩니다.

이는 법률 회사에 다음과 같은 많은 이점을 제공합니다.

• 데이터 저장 효율성 향상
• 더 빠른 데이터 및 정보 검색
• 최신 규정 준수 및 보안 표준을 충족하는 처리된 정보용 클라우드 스토리지

법률 및 규정 준수 리더의 37%만이 회사에 공식적인 정보 거버넌스 프레임워크가 있다고 밝혔습니다.

추가 혜택도 있습니다. 특히 IT 인프라에 완전히 통합된 프린터 네트워크를 통해 이제 인쇄 습관 및 사용에 대한 완전한 가시성을 확보할 수 있으므로 필요한 경우 제한을 설정하고 낭비를 줄일 수 있습니다.

관리 제공업체가 귀하의 차량을 위한 인쇄 소모품 및 수리를 관리한다는 점도 주목할 가치가 있습니다. 이는 매일 문서에 의존하는 업계에서 법률 회사에서 인기 있는 또 다른 이유입니다. 결코 부족하지 않거나 결함이 있는 기계적 문제를 처리해야 하는 것은 큰 이점입니다.

워크플로 자동화

로펌을 자동화하는 방법을 고려할 때 회사의 워크플로에서 자주 발생하는 병목 현상을 제거하는 것이 최우선 과제입니다.

2019년 설문 조사에서는 응답자에게 워크플로와 관련하여 회사의 가장 큰 도전 과제가 무엇인지 물었습니다. 가장 많은 답변은 업무 운영 지연을 야기하는 병목 현상이었으며, 변호사의 36%는 이것이 가장 문제가 되는 문제라고 답했습니다.

기업의 절반 이상이 디지털 전략에서 인쇄물 관리가 중요하다는 데 동의합니다. 이는 주로 작업장에서 다른 기술을 구현하기 위한 시작점 역할을 하기 때문입니다.

여기에서 워크플로 자동화가 훨씬 더 생산적이고 효율적인 회사를 만드는 다음 단계가 될 수 있습니다.

워크플로 자동화는 레이더에 가려진 것이 아닙니다. 로펌 직원의 57%가 소프트웨어를 통해 더 많은 자동화를 추가하면 문제를 해결할 수 있다는 데 동의합니다.

그래서, 이것은 정확히 어떻게 생겼습니까?

법률 사무소의 워크플로 자동화는 컴퓨터나 MFP를 통해 어떤 식으로든 처리되는 거의 모든 문서를 다룰 수 있으며 수동으로 예측 가능한 작업에 가장 적합합니다.

데이터 입력, 청구 및 문서 준비와 같은 작업은 효율성을 개선하고 운영을 간소화하는 데 도움이 되도록 자동화할 수 있는 모든 것입니다.

변호사는 문서 관리 문제로 일주일에 최대 6시간을 낭비합니다.

ECM 플랫폼은 워크플로 식별 및 자동화를 시작하는 데 사용하는 솔루션이 될 것입니다.

귀하(또는 귀하를 도와줄 MSP를 선택한 경우 귀하의 파트너)는 현재 워크플로를 관찰하고 문서가 필요한 사람에게 즉시 전송되도록 자동으로 보장하는 맵을 구축하여 사실상 더 이상 느슨한 문서를 쫓지 않아도 됩니다.

또한 인보이스 및 온보딩(캡처된 문서가 자동으로 읽고 인덱싱되는 곳)과 같은 주요 프로세스를 자동화할 수 있어 이러한 반복적인 수동 작업을 처리해야 하는 직원의 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

무엇 향후 계획

우리는 앞서 로펌이 디지털 이니셔티브에 참여하는 것을 주저하는 경우가 많다는 점을 언급했습니다.

오늘 보았듯이, 회사에 몇 가지 아주 간단한 자동화 조치를 도입하는 경우는 특히 이점을 고려할 때 설득력이 있습니다.

로펌의 아킬레스건인 인쇄 측면에서 스마트 연결된 프린터 제품군을 구현하여 문서 캡처 및 인쇄 프로세스를 자동화하면 몇 가지 매우 중요한 이점을 얻을 수 있습니다.

조직은 연간 수익의 약 1-3%를 인쇄에 지출합니다. 북미 기업의 90%는 인쇄 비용이 얼마인지 모릅니다.

인쇄를 다룰 수 있게 되면 자연스럽게 다음 단계는 추가 자동화를 통해 워크플로를 간소화하는 것입니다.

이는 직원에게 시간이 많이 소요되는 수동 작업에 특히 유용하며 회사에 보다 효율적인 워크플로를 생성하면 생산성이 향상되고 인건비를 절약할 수 있습니다.

테이크아웃

• 많은 법률 회사는 문서 워크플로에 대해 비효율적인 작업 프로세스를 가지고 있습니다.
• 인쇄물을 관리하는 것은 미래의 디지털 이니셔티브를 위한 훌륭한 출발점입니다.
• 자동 인덱싱을 통한 문서 캡처는 낭비를 줄이고 프로세스 속도를 높이며 규정 준수를 개선하는 데 도움이 됩니다.
• 워크플로 자동화는 더 이상 사람이 수행할 필요가 없는 작업에 소요되는 시간을 줄여 직원이 사람의 주의가 더 필요한 작업에 집중할 수 있도록 합니다.

법률 회사를 자동화하는 방법을 알고 싶으십니까? 인쇄 및 문서 관리는 예산에 민감하고 지출을 줄이고 워크플로를 개선할 방법을 찾고 있는 법률 회사의 비용 절감에 중요한 부분입니다. 당사가 귀하를 위해 할 수 있는 일에 대한 자세한 정보는 당사의 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 페이지를 살펴보고 Impact와의 파트너십을 통해 얻을 수 있는 것이 무엇인지 알아보십시오.