송장이란 무엇입니까 — 전체 안내서

게시 됨: 2020-07-24

소규모 1인 비즈니스를 관리하든 대기업을 관리하든 인보이스를 만들고 보내는 것은 운영의 중요한 부분입니다. 인보이스는 비즈니스 소유자가 지불하는 방식입니다. 고객은 인보이스를 발행할 때 지불합니다.

제품이나 서비스에 대한 판매 송장을 작성하는 것은 매우 간단합니다. 그러나 모든 필수 정보가 청구서에 포함되어 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 불완전하거나 부정확한 청구서는 고객과 귀하 사이에 오해로 이어질 수 있으며 심지어 돈에 대한 분쟁을 일으킬 수도 있습니다. 중소기업 송장 소프트웨어).

인보이스 전달도 이 프로세스의 중요한 부분입니다. 인보이스를 생성한 후에는 우편, 이메일 또는 다른 채널을 통해 신뢰할 수 있는 매체를 통해 고객에게 전송해야 합니다.

이 기사에서는 인보이스의 모든 중요한 요소, 인보이스를 만드는 방법, 고객에게 인보이스를 전달하는 방법에 대해 설명합니다. 또한 Hiveage와 같은 인보이스 발행 소프트웨어가 이 전체 프로세스를 쉽고 효율적으로 만드는 방법에 대해서도 논의합니다.

이 기사에서. . .

송장이란 무엇입니까?
인보이스를 작성하면 비즈니스를 어떻게 개선할 수 있습니까?
송장에는 무엇을 포함해야 합니까?
일반 송장 레이아웃
인보이스 작성 방법: 따라야 할 단계
요약: 추가해야 할 중요한 정보
추가할 선택적 정보
인보이스를 보내는 방법
인보이스 이메일을 작성하는 방법
MS Word에서 송장을 만드는 방법
인보이스 소프트웨어로 인보이스를 작성하는 방법
인보이스 작성 방법에 대한 FAQ

송장이란 무엇입니까? ↩

그렇다면 송장이란 무엇입니까? 인보이스는 고객에게 제품이나 서비스를 제공한 후 고객에게 보내야 하는 문서입니다. 송장에는 고객이 받은 상품이나 서비스에 대해 지불해야 하는 금액과 지불 방법이 나와 있습니다.

송장은 청구서나 영수증이 아님을 기억하는 것이 중요합니다. 렌더링된 서비스에 대한 지불 요청 입니다. 청구서는 즉각적인 지불 조치를 의미하지만 청구서는 고객에게 지불 시기와 방법을 알려줍니다. 또한 고객은 결제 후 영수증을 받습니다. 인보이스는 결제를 요청하므로 영수증으로 사용할 수 없습니다.

송장 작성이 비즈니스를 어떻게 개선할 수 있습니까? ↩

이제 인보이스가 무엇인지 다루었으므로 전문적인 인보이스를 만들고 고객에게 보내는 것이 어떻게 더 빨리 지불하는 데 도움이 되는지 살펴보겠습니다. 적시에 송장을 발행하면 제공된 서비스에 대해 지불해야 하는 금액에 대해 고객과의 분쟁이나 지연된 지불을 피할 수 있습니다.

우아하고 시각적으로 매력적인 인보이스는 고객에게 더 나은 인상을 줄 수 있습니다. 품질과 관리가 비즈니스에 중요하다는 것을 보여줍니다.

송장에는 무엇을 포함해야 합니까? ↩

모든 전문 송장에 포함되어야 하는 기본 요소는 다음과 같습니다.

"인보이스"라는 단어가 있는 고유한 제목
귀하의 비즈니스 이름, 연락처 정보 및 로고
인보이스 날짜 및 지불 기한
송장 번호
고객의 이름과 주소
각각의 요금, 수량, 총액과 함께 제공되는 서비스
지불 조건

일반 송장 레이아웃 ↩

인보이스의 일반적인 스타일은 전문적이고 우아해 보여야 합니다. 이보다 적으면 지불을 진지하게 받아들이지 않는다는 의미일 수 있습니다.

어디서 어떻게 시작해야 할지 모르겠다면 무료 인보이스 템플릿이나 무료 인보이스 생성기를 살펴보세요. 우리는 이러한 인보이스 템플릿과 인보이스 생성기와 인보이스 서비스를 생성하여 인보이스 프로세스와 관련된 이러한 번거로움을 제거했습니다.

어느 쪽이든, 다음은 인보이스를 만드는 주요 단계입니다.

인보이스 만드는 방법: 따라야 할 단계 ↩

1. 송장 레이아웃 만들기

가장 먼저 할 일은 인보이스의 레이아웃을 설정하는 것입니다. 연락처 정보, 날짜 등이 포함된 헤더 섹션(아래에 설명됨)과 지불이 필요한 제품/서비스의 세부 정보가 나열되는 본문이 필요합니다. 레이아웃을 결정할 때 전문적으로 보이는 글꼴과 색상을 선택하십시오. 브랜드 일관성과 신뢰성을 위해 회사 로고를 포함할 수 있습니다. "인보이스"라는 단어가 포함된 제목이 있는지 확인합니다.

2. 필요한 연락처 정보 추가

고객이 구매한 서비스와 공급업체를 알 수 있도록 회사의 연락처 정보를 포함하십시오. 회사명, 주소, 전화번호는 필수 정보입니다.

인보이스에는 이름, 주소 및 전화번호와 같은 고객의 연락처 정보도 있어야 합니다. 송장이 누구를 위한 것인지 정의하고 송장이 올바른 사람에게 전달되었는지도 확인합니다.

3. 인보이스 번호, 인보이스 날짜 및 인보이스 만기 날짜를 포함합니다.

송장 번호는 전체 송장의 중요한 부분입니다. 청구서를 생성할 때 지불 상태를 쉽게 추적할 수 있도록 고유 번호가 있는지 확인하십시오. 인보이스 번호를 반복하지 마십시오. 특히 세금 시즌에는 나중에 혼동을 줄 수 있습니다. 대부분의 기업은 일관된 송장 번호 지정 순서를 유지합니다(예: INV-001, INV-002, INV-003, ...). 일부 관할 지역에서는 이것이 법적 요구 사항입니다.

인보이스 날짜는 인보이스를 발행한 날짜입니다. 만기일은 고객이 귀하에게 지불해야 하는 마지막 날입니다. 인보이스 날짜와 기한을 모두 포함하면 고객이 지불해야 하는 기간을 나타내며 연체된 인보이스를 방지하는 데 도움이 됩니다.

4. 적절한 정보가 포함된 항목이 있는지 확인

광고 항목은 고객에게 제공한 제품 또는 서비스를 설명하는 곳입니다. 서비스에 대한 설명을 너무 자세히 설명할 필요는 없지만 고객이 지불하는 비용을 알 수 있도록 항목에 충분한 설명을 추가해야 합니다.

각 서비스 옆에 비용을 표시해야 합니다. 특정 상품이나 서비스에 대한 수량, 단위당 가격 및 총 비용을 표시하면 고객이 지불 의무를 명확하게 이해할 수 있습니다.

5. 합계를 더하다

항목 정보를 완료했으면 총액을 합산합니다. 각 서비스에 대한 소계를 추가하고 별도의 줄에 총 지불 금액을 강조 표시합니다(예: 굵은 텍스트). 이 최종 잔액을 표시하기 전에 해당 세금 및 할인을 포함해야 합니다.

6. 지불 조건 및 지불 방법 설명

서비스를 수행하기 전에 지불 조건을 논의하는 것은 필수적이지만 청구서를 작성할 때 포함할 수도 있습니다. 이를 통해 분쟁을 예방하고 지불 기한과 고객이 지불하는 방법을 명확히 할 수 있습니다.

지불 조건 및 정보를 설명할 때 다음을 포함하십시오.

인보이스 만기일
반품 정책 또는 환불 보장
연체에 대한 벌칙
결제 방법(현금, 수표, 온라인 등)

인보이스에 결제 조건을 추가하는 것은 필수는 아니지만 확실히 고객 경험을 개선하고 결제 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

요약: 송장 작성 시 추가해야 할 중요한 정보 ↩

이제 정보를 제공하고 전문적이며 직관적인 송장을 작성하는 방법을 알았으므로 여기에 포함해야 하는 모든 항목에 대한 분석이 있습니다.

회사 이름, 주소 및 전화번호
클라이언트의 이름과 주소
인보이스 번호, 발행일 및 만기일
서비스 설명
항목별 목록으로 각 서비스의 수량 및 소계
총액 및 미지불 잔액

이것은 모든 송장에 있어야 하는 항목입니다. 위의 항목 중 하나가 부족하면 혼란, 논쟁이 발생할 수 있으며, 극단적인 경우 고객을 잃을 수도 있습니다.

인보이스 작성 시 추가할 옵션 정보 ↩

거래에 필수적이지는 않지만 특정 유형의 송장에 대한 고객 경험을 향상시킬 수 있는 정보가 있습니다. 인보이스 템플릿을 향상시킬 수 있는 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.

만족 보장과 같은 지불 조건의 설명
거래를 완료하는 방법
개인 메모

앞서 언급한 바와 같이 만족 보증 및 기타 정보는 서비스를 수행하기 전에 설명했을 가능성이 높기 때문에 청구서에 필요하지 않습니다. 그렇지 않은 경우 해당 정보를 포함하는 것이 좋습니다.

또한 사전에 고객에게 언급하지 않은 경우 거래를 완료하는 방법을 설명해야 합니다. 온라인이든, 수표이든, 현금 우편이든 상관없이 고객이 원하는 지불 방식을 선택적으로 알릴 수 있습니다.

마지막으로 개인 메모는 송장 작성의 마지막에 좋은 터치가 될 수 있습니다. 다음과 같이 말할 수 있습니다.

그들의 이름으로 인사하라
당신과 거래해 주셔서 감사합니다.
조만간 그들과 다시 거래하기를 고대하고 있음을 알리십시오.
그들의 경험에 대한 몇 가지 세부 사항 언급
할인 및 판촉 기회와 같은 인보이스의 모든 측면을 설명합니다.
전반적으로 친근한 톤을 유지

인보이스 보내는 방법 ↩

인보이스를 작성하는 방법을 알았으므로 이제 송장을 보내는 방법을 알아야 합니다. 이를 수행하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 때로는 송장 작성 방법이 송장 발송 방법에 따라 다릅니다.

인보이스를 보낼 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

이메일
우편
온라인 인보이스 소프트웨어

이메일은 기업에서 인보이스를 보내는 일반적인 방법입니다. 그러나 인보이스 자체는 일반적으로 첨부 문서입니다. 대체로 이메일은 대부분의 기업에서 이를 기본 커뮤니케이션 형식으로 사용하기 때문에 인보이스를 보내는 효율적인 방법입니다.

일부 비즈니스 소유자는 또한 구식 방식으로 이동합니다. 인보이스를 우편으로 보내는 것은 요즘 모든 것이 이메일로 간소화되기 때문에 가장 인기 있는 양식이 아닙니다. 이것이 귀하의 비즈니스를 수행하는 가장 좋은 방법이라고 생각한다면 지금 가십시오!

Hiveage와 같은 인보이스 소프트웨어는 온라인으로 인보이스를 만들고 보내는 스트레스를 덜어줍니다. 인보이스 작성 방법에 대한 기본 사항을 이해하고 있어야 하지만 인보이스 서비스를 사용하면 훨씬 쉽게 작업을 수행할 수 있습니다. 그들은 이메일을 사용하여 플랫폼에서 직접 청구서를 보내거나 귀하가 보낼 청구서를 다운로드하거나 우편으로 보내기 위해 인쇄하는 옵션을 제공할 수 있습니다.

인보이스 이메일 작성 방법 ↩

인보이스 이메일을 작성하는 것은 매우 간단합니다. 이메일에 포함되어야 하는 중요한 요소는 다음과 같습니다.

명확하고 시선을 사로잡는 주제 라인
간단하고 간단한 이메일 메시지
첨부된 인보이스 문서

제목은 너무 길지 않아야 합니다. 인보이스 번호나 회사 이름을 포함할 수 있지만 가장 중요한 것은 "인보이스"라는 단어를 포함하는 것입니다.

이메일 메시지는 너무 길지 않아도 됩니다. 인보이스에는 대부분의 정보가 담겨 있기 때문에 짧고 달콤한 메시지를 담을 수 있습니다. 대부분의 경우 인보이스가 대부분의 작업을 수행하도록 합니다.

이메일에 인보이스를 첨부해야 합니다. 이것은 당신이 돈을 벌기 위한 모든 정보를 포함하고 있기 때문에 이메일의 가장 필수적인 부분입니다.

Microsoft Word에서 인보이스를 만드는 방법 ↩

Word에는 소기업 소유자에게 편리할 수 있는 자체 송장용 서식 파일이 있습니다. Word를 사용하여 송장을 만드는 방법은 다음과 같습니다.

새 Word 문서 열기
헤더 생성
송장 헤더 선택
위의 단계에 따라 완전한 인보이스를 작성하고 명확한 인보이스 번호가 있는지 확인하십시오.

MS Office 제품군에서 다른 도구를 사용하는 경우: Excel에는 즉시 사용 가능한 인보이스 템플릿도 포함되어 있습니다.

인보이스 소프트웨어를 사용하여 인보이스를 작성하는 방법 ↩

인보이스는 소규모 비즈니스를 운영하는 데 있어 피할 수 없는 번거로움 중 하나입니다. 그래서 Hiveage로 이 문제를 직접 해결하려고 했습니다. 분명히 우리는 자체 솔루션에 편향되어 있지만 청구서를 작성하고 보내는 데 도움이 될 수 있는 여러 청구서 소프트웨어가 있습니다.

인보이스 서비스를 사용하는 것은 온라인에서 인보이스를 만드는 가장 빠르고 쉬운 방법 중 하나입니다. 인보이스 작성 방법을 알 필요조차 없을 수도 있습니다. 인보이스에는 입력해야 하는 모든 필수 필드가 있기 때문입니다. 일부 인보이스 발행 소프트웨어는 인보이스 자체에서 온라인 결제를 활성화하여 거래 처리를 지원하기도 합니다.

소규모 비즈니스 사용자들 사이에서 Hiveage는 전체 인보이스 프로세스를 관리하는 데 사용하기 쉽기 때문에 사랑받고 있습니다. Hiveage를 사용하면 견적을 준비하고, 고객 승인을 얻고, 정기 및 반복 송장을 생성 및 전송하고, 온라인 지불을 수락하고, 자세한 재무 보고서를 생성하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 무료로 가입하고 몇 분 안에 인보이스 생성을 시작하는 방법을 확인하십시오!

인보이스 발행에 대해 자주 묻는 질문

송장은 어떻게 작성합니까?

문서를 송장으로 명확하게 표시하십시오. 자신의 연락처 세부 정보를 추가한 다음 클라이언트 및 비즈니스 주소를 추가합니다. 인보이스를 발행하는 상품/서비스, 요율 및 총액(바람직하게는 표 형식)에 대한 설명을 작성하십시오. 인보이스 날짜와 지불 기한을 추가합니다. 지불 조건과 지불 수락 방법(현금, 은행 송금, 온라인 등)을 포함합니다.

송장 예는 무엇입니까?

귀하의 비즈니스에 적합한 무료 인보이스 템플릿(위 기사 참조) 또는 무료 인보이스 생성기를 확인하십시오.

손으로 쓴 청구서를 작성할 수 있습니까?

손으로 쓴 인보이스는 허용되지만 바람직하지 않습니다. 소규모 비즈니스에는 충분하지만 대부분의 고객은 더 전문적인 것이 필요합니다.

인보이스에 은행 세부 정보를 입력합니까?

선호하는 결제 수단으로 사용하는 경우 인보이스에 은행 세부 정보를 제공하면 고객이 결제를 더 쉽게 처리할 수 있습니다. 필수 정보를 확인하기 위해 오가는 통신을 피하고 전체 프로세스를 더 빠르게 만듭니다.