송장 번호 — 알아야 할 사항

인보이스를 보내는 것은 비즈니스 수행의 중요하고 필수적인 부분입니다. 결국 지불 방법(고객의 미지급금 프로세스를 용이하게 하여)입니다. 따라서 인보이스 발행 프로세스를 잘 관리하는 것은 비즈니스의 재정 상태를 관리하는 데 중요합니다. 이 기사에서는 인보이스의 핵심 요소 중 하나인 인보이스 번호에 대해 설명합니다.

인보이스 번호란 무엇입니까? 왜 중요 함? 어떤 형식을 취해야 합니까? 다음은 우리가 자세히 답변할 몇 가지 질문입니다. 이것은 인보이스 작성 방법에 대한 가이드의 보충 기사입니다.

인보이스 번호란 무엇입니까?

송장 번호(송장 ID라고도 함)는 보내는 각 송장에 할당된 고유 번호 또는 코드입니다. 송장 번호의 목적은 귀하가 발송한 모든 송장 중에서 특정 송장을 식별하는 것입니다.

송장 번호는 영숫자일 수 있으며 대시나 하이픈과 같은 특수 문자를 사용할 수도 있습니다. 발신인의 상호 및 연락처 정보와 같은 청구서의 다른 세부 정보와 함께 청구서 번호를 사용하면 판매자와 고객 모두 오해 없이 금융 거래를 참조할 수 있습니다.

예를 들어, 두 명의 고객이 똑같은 제품이나 서비스를 구매할 수 있습니다. 인보이스의 다른 세부 정보를 볼 필요 없이 연결된 인보이스 번호로 각 거래를 쉽게 식별할 수 있습니다. 고객은 또한 귀하로부터 받은 인보이스에 있는 번호를 참조하여 지불 등에 대해 귀하와 쉽게 통신할 수 있습니다.

송장 번호 매기기가 중요한 이유는 무엇입니까?

이미 지적했듯이 인보이스 번호는 거래를 쉽게 찾고 식별하기 위해 필수적입니다. 사업을 하는 과정에서 견적서, 청구서, 구매 주문서를 비롯한 수많은 문서를 발송하게 됩니다. 이들 각각을 참조하는 가장 쉬운 방법은 할당한 번호 또는 ID입니다. 인보이스의 경우 인보이스 ID가 됩니다.

많은 관할 구역에서 송장에 번호를 매기는 것이 법적 요구 사항이기도 합니다. 송장 번호 매기기 시스템으로 특정 순서를 지정해야 할 수도 있습니다. 비즈니스 또는 각 프로젝트에 인보이스 번호를 제공하기 전에 해당 국가 또는 주의 법적 및 전문적 요구 사항을 확인하십시오.

송장 번호 매기기는 회계 시스템에도 필수적입니다. 전문 회계 서비스를 이용하든 내부 회계 담당자를 고용하든 재무 기록을 관리하려면 송장 번호가 필요합니다.

송장 번호는 어떻게 생겼습니까?

인보이스 발행을 추적하려면 각 인보이스에 순서를 따르는 고유 번호가 있어야 합니다. 따라서 각 인보이스 번호는 고유하지만 인보이스에 할당되는 방식에 대해 쉽게 이해할 수 있는 순서가 있습니다.

인보이스 번호는 순수한 숫자이거나 숫자와 문자의 조합일 수 있으며 정확한 구성은 인보이스 번호를 구성하고 할당하는 방법에 따라 다릅니다. 예를 들어 인보이스를 연도별로 구성하는 경우 숫자는 2020-2435가 될 수 있습니다. 여기에서 처음 4자리는 연도를 기반으로 하고 나머지 코드는 인보이스가 순서에서 해당하는 위치를 나타냅니다. Hiveage와 같은 온라인 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하는 경우 이 인보이스 번호 시퀀스를 한 번 정의한 다음 인보이스를 생성할 때 자동으로 관리할 수 있습니다.

송장 번호는 어디에서 찾을 수 있습니까?

송장의 레이아웃은 공급업체마다 다르지만 모두 공통된 일반 표준을 따릅니다. 인보이스에는 회사 이름, 고객 이름, 인보이스 날짜, 지불 기한, 총 지불 금액, 제공된 제품 또는 서비스, 세금 및 기타 수수료가 포함됩니다. . . 인보이스 번호.

인보이스 번호는 일반적으로 인보이스 상단에서 쉽게 찾을 수 있는 위치에 표시되어야 합니다. 귀하와 고객이 모두 검색할 필요가 없도록 인보이스 전체에서 배치가 일관되어야 합니다. 일부 인보이스는 인보이스의 여러 부분에 번호가 있을 수 있지만 이것이 필수 사항은 아닙니다.

어떤 송장 번호로 시작해야 합니까?

인보이스 번호 형식을 설정하는 방법에 대한 특정 규칙은 없습니다. 나중 섹션에서 우리는 몇 가지 옵션에 대해 논의할 것입니다. Hiveage와 같은 온라인 인보이스 소프트웨어를 사용하는 경우 표준 옵션 세트에서 선택하거나 직접 정의할 수 있습니다. 또한 소프트웨어는 송장 번호 시퀀스를 자동으로 증가시켜 실수로 송장 번호를 복제하는 일이 없도록 합니다.

송장 번호가 청구서 번호와 동일합니까?

송장 번호는 청구서 번호와 다릅니다. 청구서 번호는 회사에 지불해야 하는 총 금액입니다. 청구서의 금액 합계는 모든 청구서의 합계에서 나옵니다.

예를 들어 여러 회사의 자료가 필요한 프로젝트를 수행하고 있다고 가정해 보겠습니다. 작업이 완료되면 모든 자재와 인건비에 대해 고객에게 송장을 보내야 합니다. 이러한 각 항목은 자체 송장 번호와 함께 자체 송장에 있을 수 있습니다. 그런 다음 고객이 여러 개의 별도 송장 대신 단일 문서를 참조할 수 있도록 고유 번호와 함께 이러한 모든 수치가 포함된 단일 청구서를 만드는 것이 더 편리할 것입니다.

송장 사본이란 무엇입니까?

인보이스 사본은 말 그대로 기존 인보이스의 사본으로, 동일한 거래에 대한 세부 정보를 생성하는 데 사용됩니다. 예를 들어 동일한 제품이나 서비스를 정기적으로 구매하는 고객이 있는 경우 각 구매에 대해 새 송장을 생성하는 대신 원본 송장의 사본을 생성하면 됩니다. 그러면 구매한 항목, 수량, 가격 및 세금이 동일하게 유지됩니다.

Hiveage에서는 "인보이스 복제" 기능을 사용하여 이를 용이하게 합니다.

송장 번호를 다룰 때의 모범 사례

다음은 인보이스 번호를 생성하기 위한 몇 가지 팁입니다. 그러면 고객과 귀하 간의 의사 소통이 더 쉽고 모호하지 않습니다.

할 것

• 인보이스 번호가 순차적으로 주문되었는지 확인하십시오.
• 현재와 ​​미래에 의미 있는 숫자 형식 만들기
• 가능하면 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하십시오(Hiveage는 무료 플랜도 제공함).
• 재무 기록 보관에 대한 현지 법률을 확인하십시오.
• 인보이스에서 인보이스 번호를 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.
• 각 인보이스의 동일한 위치에 인보이스 번호를 입력합니다(일반적으로 인보이스 헤더에 있음).
• 고객의 모든 결제 요청에 인보이스 번호를 포함하여 의사 소통과 회계를 보다 쉽게 ​​하십시오.
• 인보이스 레이아웃과 구조를 일관되게 유지
• 지불 기한을 포함하고 향후 인보이스가 적절한 순서를 따르도록 합니다.

하지마

• 인보이스 번호 형식을 너무 복잡하게 만들지 마십시오.
• 인보이스 번호를 임의로 지정하지 마십시오.
• 거래 중 인보이스 번호를 변경하지 마십시오.

인보이스 번호를 구성하는 다양한 방법

송장 번호 매기기 시스템에 대한 모든 접근 방식에 맞는 단일 크기는 없습니다. 이는 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하는 경우에도 마찬가지입니다.

다음은 송장 번호를 할당하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 일반적인 방법입니다. 당신에게 맞는 것을 찾아 그것을 고수하십시오. 고유한 송장 번호 방법을 계속 변경하면 귀하와 귀하의 고객에게 혼란을 야기합니다.

단순 순번 송장 번호 매기기 시스템

인보이스에 번호를 매기는 가장 간단한 방법은 1부터 시작하여 후속 인보이스에 대해 증가하는 것입니다. 송장 번호를 몇 자릿수로 만드는 것이 일반적이므로 001, 002, 003 등으로 나타날 수 있습니다. 송장에 접두사를 추가하여 다른 유형의 문서(예: 견적서)와 구분할 수도 있습니다. Hiveage의 기본 옵션은 INV를 송장의 송장 번호 접두사로 사용합니다. 위의 내용을 기반으로 하는 간단한 송장 번호 시퀀스는 INV-001, INV-002, INV-003 입니다. . .

클라이언트별 송장 번호 할당

선택할 수 있는 한 가지 옵션은 각 클라이언트에 고유한 코드를 제공하는 것입니다. 예를 들어 760과 같은 숫자나 클라이언트 이름을 기반으로 하는 문자 코드일 수 있습니다. 특정 고객에게 인보이스를 발행할 때마다 760이 인보이스 번호의 접두어가 될 수 있습니다. 해당 클라이언트의 첫 번째 송장 번호는 760-001이 될 수 있으며 후속 번호는 760-002, 760-003 등입니다.

날짜 또는 연도별 송장 번호

송장 번호를 생성하는 또 다른 일반적인 방법은 날짜를 기준으로 하는 것입니다. 이는 송장이 발행된 시기를 표시하면서 송장을 추적하는 데 도움이 되는 간단한 방법일 수 있습니다. 그러한 옵션 중 하나는 날짜를 YYYYMMDD 형식(예: 20201025-001)의 접두사로 사용하는 것입니다.

그러나 이것은 긴 송장 번호를 만듭니다. 단순히 연도를 접두사로 사용하여 더 짧게 만들 수 있습니다. 이러한 시퀀스는 2020-001, 2020-002 등의 형식을 취할 수 있습니다.

프로젝트별 송장 번호

프로젝트 기반 작업을 수행하는 경우 송장 번호 형식을 지정하는 또 다른 방법은 프로젝트 코드를 접두사로 사용하는 것입니다. 따라서 이를 위해서는 각 프로젝트에도 고유한 코드가 있어야 합니다. 그런 다음 해당 특정 프로젝트에 대해 제기된 각 송장에는 송장 번호 접두사로 프로젝트 코드가 있을 수 있습니다.

예를 들어 프로젝트 코드가 WAB25인 경우 해당 프로젝트의 송장 번호 시퀀스는 WAB25-001, WAB25-002 등의 형식을 취합니다.

이 작업의 대부분은 Hiveage와 같은 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하여 쉽게 자동화할 수 있습니다. 위의 옵션 중 하나를 사용하여 인보이스 번호 형식을 간단히 설정한 다음 각 인보이스에 대해 올바른 번호를 생성하는 것에 대해 신경 쓰지 않고도 인보이스를 계속 생성할 수 있습니다. 이렇게 하면 인보이스가 항상 체계적으로 번호가 지정되어 인보이스를 쉽게 찾고 업데이트할 수 있습니다.

다른 명세서에서 송장 번호를 사용하는 방법

인보이스 번호는 최종 인보이스 외에도 다양한 다른 문서에 나타날 수 있습니다. 이를 통해 특정 작업과 연결된 모든 레코드를 식별할 수 있습니다.

예를 들어 고객에 대한 견적을 준비한다고 가정해 보겠습니다. 그들은 그 일을 맡았고 이제 당신은 그 일과 관련된 구매를 추적하고 식별하기를 원합니다. 그런 다음 작업에 대해 생성된 모든 송장은 번호를 언급하여 구매 주문을 참조해야 합니다. 또한 최종 지불 또는 부분 지불을 보내면 기록이 업데이트되었는지 확인하고 싶습니다. 송장과 관련된 거래가 기록되는 곳마다 쉽게 상호 참조할 수 있도록 정확한 송장 번호가 언급되기를 원할 것입니다.

송장 번호가 Hiveage에서 작동하는 방식

인보이스 소프트웨어는 인보이스 번호 매기기를 처리하는 가장 쉬운 방법일 수 있습니다. Hiveage를 사용하면 송장에 대한 송장 번호 매기기 형식을 정의할 수 있으며 새 송장을 생성할 때마다 자동으로 증가합니다. 이렇게 하면 번호 매기기 순서를 추적해야 하는 번거로움이 없어지고 청구서의 핵심 요소인 클라이언트와 청구 대상인 제품 또는 서비스에 집중할 수 있습니다. 세금, 할인, 배송료 및 지불 방법을 포함한 기타 모든 사항을 사전 설정하고 모든 송장에 자동으로 적용할 수 있습니다.

Hiveage는 또한 특정 클라이언트에 대한 정기 청구 일정(예: 월간 또는 연간 구독)을 설정할 수 있는 반복 청구를 지원합니다. 이러한 경우 Hiveage는 자동화된 송장을 생성할 때 사용 가능한 다음 송장 번호를 사용하거나 반복 청구 일정에 대해 별도의 송장 번호 지정 순서를 정의할 수 있습니다. 따라서 기본 송장 번호 순서와 이를 준수하거나 고유한 순서를 사용하는 반복 프로필을 모두 가질 수 있습니다.

현재 Hiveage의 한 가지 제한 사항은 별도의 프로젝트 기반 송장 번호 시퀀스(반복 프로필과 관련이 없는 경우)입니다. 이것은 이 글을 쓰는 시점에서 현재 제품 로드맵에 포함될 예정인 기능 중 하나입니다.

송장 번호 자동화는 재무 관리를 간단하고 쉽게 만들어주는 Hiveage의 여러 편리한 기능 중 하나일 뿐입니다. 항상 그렇듯이 우리의 목표는 이러한 관리상의 번거로움을 줄여 프리랜서 경력이나 소규모 비즈니스 성장에 집중할 수 있도록 하는 것입니다. 모든 기능을 갖춘 무료 평가판(신용 카드 필요 없음)에 등록하여 Hiveage를 사용하고 인보이스를 훨씬 쉽게 만드는 방법을 확인하십시오.

인보이스 번호 형식에 대한 FAQ

인보이스 번호란 무엇입니까?

각 송장에 할당되는 고유 번호입니다. 전문 송장에는 일련의 송장 번호가 있습니다. 인보이스 번호가 중복되지 않도록 하십시오. 대부분의 회계 소프트웨어는 이 프로세스를 자동화합니다.

송장 번호가 필요합니까?

예, 회계, 법률 및 세금 목적으로 인해 송장 번호를 할당하는 것이 필수적입니다.

인보이스 번호는 어떻게 찾나요?

인보이스 번호는 인보이스 헤더에 나타나며 명확하게 지정됩니다.

인보이스 번호는 몇 자릿수입니까?

영숫자(숫자와 문자를 포함할 수 있음)를 제외하고 송장 번호 지정 시스템에 대한 규칙은 없습니다. 인보이스 번호에는 일반적으로 특수 기호나 문자가 포함되지 않습니다. 대부분의 기업은 인보이스 번호를 3~4자리로 지정합니다.