디자이너를 위한 인보이스 발행: 제때 지불을 받는 8가지 쉬운 단계

디자이너는 항상 고객에게 최상의 솔루션을 제공하기 위해 열심입니다. 그러나 헌신적 인 전문가 그룹이 지불을 추적하고 송장을 관리하는 데 덜주의를 기울이는 것은 비밀이 아닙니다. 현실은 여기에서 올바른 도구와 프로세스를 사용하는 것이 설계 작업을 위한 올바른 도구를 갖는 것만큼 중요하다는 것입니다.

현금 흐름 관리는 비즈니스의 필수적인 부분입니다. 이미 완료한 작업에 대해 제시간에 급여를 받지 못하면 수익에 큰 영향을 미칩니다. 디자이너에게 있어 클라이언트를 위한 송장을 생성하거나 지연된 지불에 대해 상기시키는 것은 그들의 업무에서 가장 즐거운 부분이 아닙니다. 다음 설계 솔루션을 찾는 데 시간을 할애하는 것이 좋습니다. 그러나 디자인 에이전시를 운영하는 경우 송장을 추적하고 지불을 기록하는 것이 필수적입니다.

이 기사에서는 디자이너가 8가지 쉬운 방법으로 인보이스 기술을 마스터할 수 있는 방법을 살펴봅니다. 살펴보겠습니다.

1. 가격 결정

'고객에게 얼마를 청구해야 하나요?' 때로는 문자 그대로 백만 달러짜리 질문입니다. 가격 책정은 항상 디자이너가 무시할 수 없는 요소이며 경험, 경쟁, 서비스 수준(특히 서비스 속도) 및 위치를 기반으로 디자이너가 가격표를 결정할 수 있습니다.

특정 프로젝트의 가격은 고정된 것처럼 보이지만 항상 협상 가능합니다. 디자이너는 협상이 게임의 일부라고 생각하는 경향이 있지만 대부분의 경우 클라이언트는 그렇게 하기를 거부합니다. 그러나 대부분의 디자이너는 협상 과정을 실용적인 것으로 간주합니다. 이는 클라이언트와 더 나은 의사 소통을 하고 고객과의 관계에 긍정적인 영향을 미치기 때문에 양측 모두에게 윈-윈 상황이 될 수 있기 때문입니다.

Hiveage 사용자이자 RC Design의 설립자인 Rachel Christmas는 다음과 같이 말했습니다.

그래픽 디자인 클라이언트에게 청구서 작성의 가장 중요한 부분은 비용에 대해 매우 솔직하게 이야기하여 놀라움이 없도록 하고 그렇게 할 때 귀하의 재능을 과소평가하지 않는 것입니다. 각 항목(조사, 편집, 디자이너의 고비용 발생)에 대해 매우 자세히 설명하여 서비스의 전체 가치를 실현합니다.

디자인은 많은 기술과 재능을 필요로 하는 직업입니다. 완벽한 색상 조합을 선택하거나 이상적인 레이아웃을 스케치하는 데 몇 년이 걸립니다. 따라서 실제 가치를 청구하는 것이 중요합니다. 더 높은 수수료를 청구하면 고객을 잃을 것이라는 인식에 자신을 국한시키지 마십시오. 항상 가장 저렴한 옵션을 요구하는 고객과 협력하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 귀하의 고객으로 유지하는 데 더 큰 가치가 있다고 생각하는 사용자에게 가격을 협상하거나 상당한 할인을 제공할 수도 있습니다.

2. 더 나은 용어 만들기

클라이언트가 처음에 귀하의 세부 사항에 대해 귀하에게 연락할 때 프로젝트를 얻을 것이라는 보장이 없습니다. 거래를 확보하려면 고객에게 적절한 지불 조건을 제시해야 합니다. 조건에 대해 고객에게 명확한 정보를 제공하는 견적/견적을 작성하기 위해 자체 조사를 수행해야 합니다. 가장 중요한 것은 이러한 용어가 귀하의 기술과 재능도 반영해야 한다는 것입니다.

이 기사에 따르면 다음은 견적에 포함해야 하는 몇 가지 기본 용어입니다.

• 최종 가격
• 지불 기한
• 지불 유형
• 연체료
• 선불 현금: 전체 또는 부분?
• 포함된 개정 수
• 환불 정책

이러한 중요한 용어를 언급하면 ​​프로젝트 중에 혼란과 놀라움을 피할 수 있습니다. 늦게 추가하여 고객을 계속 놀라게 하면 늦게(또는 한 푼도 받지 못할 수도 있음) 급여를 받을 가능성이 더 높아집니다.

고객과의 명확한 기대치를 설정하는 것은 행복하고 건전한 공급업체/고객 관계에 필수적입니다. 따라서 설계자가 클라이언트에게 청구할 때 따라야 하는 가장 중요한 단계는 청구서의 대상이 되는 프로젝트에 포함된 내용을 명확히 하는 것입니다. 전달될 파일 형식, 포함된 수정 횟수 및 지불 조건과 같은 사항은 송장을 전달할 때 터치해야 하는 항목 중 일부에 불과합니다. 포함된 내용에 대해 더 솔직하고 직접적으로 설명할수록 잘못된 의사소통과 잘못된 가정의 여지가 줄어듭니다. 결국 인보이스는 상세할수록 좋습니다.

O Design에서는 항상 청구서 바닥글에 개인화된 메모를 포함합니다. 이 메모는 고객의 비즈니스에 감사하고 선호하는 지불 방법과 지불 조건을 강화합니다. 우리는 이것이 고객의 신속한 지불에 도움이 된다고 생각하고 개인화된 메모는 우리가 그들의 관습을 소중히 여긴다는 것을 보여주는 데 도움이 됩니다.

Delve Design의 Kay Mankoo는 처음부터 적절한 지불 조건을 갖추면 고객과의 건강한 관계를 보장할 수 있다고 말했습니다.

지불 조건을 통해 고객은 지불을 예상하는 방법과 시기를 정확히 알 수 있습니다. 이러한 조건에는 고객이 비용을 지불해야 할 때 시간당 또는 프로젝트별로 청구하는지 여부와 지불 날짜를 놓칠 경우 직면하게 되는 결과가 포함되어야 합니다. 기업으로서 우리는 안정적인 현금 흐름이 필요하며 인보이스 발행 과정에서 이와 같이 지불 조건을 설정하면 제 시간에 지불을 받는 데 정말 도움이 됩니다.

고객이 지불을 완료할 수 있도록 해당 날짜로부터 일정 시간을 허용하고, 제 시간에 지불하지 않을 경우 수수료가 있는지 확인하십시오. 이는 모든 사람이 예상되는 내용과 시기를 정확히 아는 데 도움이 되며, 이는 특정 날짜를 설정하면 제시간에 급여를 받을 가능성이 훨씬 더 높다는 것을 의미합니다. 나는 고객들에게 조금 전에 송장도 보낼 것임을 알리고 싶기 때문에 놀라운 일은 없습니다!

3. 온라인 인보이스 서비스 이용하기

디자이너를 위한 온라인 인보이스 소프트웨어를 사용하면 이동 중에 인보이스 상태를 확인하고 효율적으로 관리할 수 있습니다. 이러한 서비스를 이용하면 항상 인보이스 관련 집안일을 빠르게 처리할 수 있습니다. 스프레드시트나 수동 문서를 유지 관리하는 것과는 대조적으로 온라인 서비스는 재무 데이터에 대한 높은 정확성과 더 나은 조직을 제공하는 동시에 비용과 시간을 크게 줄입니다. Hiveage는 단일 플랫폼을 사용하여 인보이스 및 견적을 보내고 시간, 비용 및 마일리지를 추적하는 데 도움이 되는 강력한 기능을 갖춘 사용하기 쉬운 온라인 인보이스 서비스입니다.

4. 전문가 수준의 인보이스 디자인

당신의 놀라운 디자인 기술을 사용하여 아름답게 보이는 송장을 만들어 보는 것은 어떻습니까? 우아하면서도 심플한 디자인의 잘 문서화된 인보이스는 당신을 훌륭한 디자이너로 표시할 뿐만 아니라 전문적인 통찰력을 갖춘 잘 조직된 비즈니스맨임을 표시합니다. 바쁜 일정에서 잠시 시간을 내어 디자인을 미세 조정하십시오. 귀하의 청구서는 귀하와 귀하의 브랜드에 대해 말해줍니다. 가볍게 생각하지 마십시오.

좋은 인보이스는 프로젝트 중에 전달하기로 약속된 모든 것을 명확하게 반영해야 합니다. 나열된 항목은 고객에게 친숙해야 합니다. 그렇지 않으면 고객이 청구하는 데 동의하지 않는 항목을 발견할 수 있습니다. 말할 필요도 없이, 좋은 인보이스 시스템은 의사 소통이 제대로 이루어졌을 때만 작동합니다. 이것이 디자이너가 항상 완벽하게 명확한 견적, 제안 또는 작업 명세서를 작성해야 하는 이유입니다. 그 첫 번째 단계는 작업이 완료되었을 때 인보이스를 쉽게 만들 것입니다.

클라이언트를 위한 좋은 경험을 만드는 것은 일이 끝난다고 끝나는 것이 아닙니다. 인보이스에 작성하는 메시지는 고객과 소통할 수 있는 또 다른 기회입니다. 인보이스를 보낼 때 포함하는 메시지를 개인화하고 싶습니다. 고객에게 다시 일하기를 고대하며 그들의 프로젝트에 대해 흥분한다는 것을 알리는 것은 더 강력한 관계를 구축하기 위한 한 단계입니다.

5. 인보이스를 빠르게 준비

바쁜 디자인 프로젝트를 마친 후 많은 디자이너들이 충분한 휴식을 취하고 싶어합니다. 이러한 긴 휴식으로 인해 일반적으로 발생하는 일은 디자이너가 며칠 동안 클라이언트에게 보내야 했던 송장을 잊어버리는 경향이 있다는 것입니다. 이것은 지불 지연과 고객과의 불쾌한 충돌로 이어질 것입니다. 청구서를 제 시간에 보내지 않았기 때문에 책임이 있습니다.

Arika Kay Designs의 Arika Yager에게 인보이스 발행은 꽤 오랫동안 어려움을 겪었습니다. 수많은 시행착오 끝에 그녀는 청구서를 오랫동안 작성하는 것보다 그때그때 작성하는 것이 중요하다는 것을 깨달았습니다.

누군가가 견적을 요청하거나 내가 프로젝트를 맡을 때 그날 저녁에 앉아서 송장을 작성하는 것이 중요하다는 것을 알게 되었습니다. 가장 중요한 단계는 정기적으로 청구서를 작성하는 것입니다. 일단 생성되면 보내거나 프로세스가 더 진행되고 완료되기 전에 지불이 필요할 때까지 기다립니다.

많은 디자이너는 실제로 완료하기 전에 송장 작업을 시작해야 한다고 제안합니다. 분명히 100% 완성된 것처럼 보이지는 않지만 프로젝트 완료 시 나머지 세부 정보를 추가하는 데 10-15분 정도의 시간이 소요됩니다. 또한 현금 흐름이 신속하게 인보이스를 발행하고 고객으로부터 돈을 받는 것이 좋습니다.

Hiveage 사용자이자 디자이너인 Margaret Weinberg는 인보이스 발행 일정을 잡고 이를 준수하는 것이 중요하다고 생각합니다.

예전에는 창작에 방해가 될 것 같아서 미루곤 했습니다. 그러나 청구를 미루는 것은 고객에게 실례가 되며 궁극적으로 전문가로서의 내 지위를 훼손하여 고객을 짜증나게 하고 미납하는 결과를 초래할 수 있습니다. 지금은 매달 청구하고 고객이 요청할 경우 즉시 청구하기 위해 공동 노력을 기울이고 있습니다. 모든 디자인 마감일만큼 중요합니다.

6. 필요한 모든 세부 정보를 추가했는지 확인하십시오.

이메일 본문에 추가하여 고객이 귀하의 세부 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 하십시오. 그들이 당신에게 빨리 지불하기 쉽도록 그것들을 인보이스에도 넣어 두십시오.

인보이스에 추가해야 하는 세부 정보:

• 은행 계좌 세부정보
• 지불 조건
• 지불 기한
• 연체료

인보이스의 관련 세부 정보는 귀하와 고객 간의 더 나은 의사 소통을 위한 플랫폼을 만듭니다. 고객이 귀하의 지불을 피하는 경우 동일한 세부 정보가 법적 목적으로 사용될 수 있습니다.

“내 디자인 비즈니스를 위해 고객에게 인보이스를 발행할 때 가장 중요한 단계는 청구 항목에 대한 철저한 설명입니다. 어떤 작업을 수행했는지, 작업을 수행하는 데 시간이 얼마나 걸렸는지, 비용은 얼마인지를 자세히 설명하여 설계 및 최적화 프로세스를 둘러싼 모든 미스터리를 제거하고 싶습니다.”

청구서에는 고객을 위해 수행된 서비스와 해당 서비스 요금도 언급해야 합니다. 고객의 경우 고객이 고객을 위해 수행한 작업을 명확하게 보여주고 청구된 요소와 이미 지불한 항목을 식별하는 데 도움이 됩니다. 당신을 위해, 그것은 당신이 당신의 기록을 관리하고 이미 청구서를 받은 고객의 세부 사항을 아는 데 도움이 될 것입니다.

Millicent Design의 설립자인 Millicent Flynn은 고객과 공유할 세부 사항에 대한 명확한 생각을 공유했습니다.

고객에게 인보이스를 발행할 때 가장 중요한 단계는 인보이스 설명에서 달성한 내용을 명확하게 전달하여 서비스 가치를 정당화하는 것입니다. 우리 고객은 디자이너가 아니며 즉각적인 결과를 제공하지 않는다고 생각하는 경우 청구서에 이의를 제기할 수 있음을 기억해야 합니다. 아이디어 생성에서 시장 조사, 개념화에 이르기까지 모든 것을 포함합니다. 이것은 클라이언트가 디자인의 프로세스와 가치를 인식하는 데 도움이 될 것입니다. 그들은 청구서에 이의를 제기할 가능성이 적고 정시에 지불할 가능성이 높습니다!

가장 중요한 것은 투명해야 합니다. 고객은 자신이 지불하는 비용을 재현할 수 있어야 하므로 항상 고객에게 청구하는 작업 패키지에 대한 간단한 설명을 포함합니다. JIRA와 같은 발권 시스템을 사용하는 경우 발권 시스템에서 전체 설명을 얻을 수 있도록 항상 설명에 티켓 번호를 참조합니다.

Pacer Studios의 Jason Bumblis는 상세한 인보이스 발행이 조직이 더 빨리 지급받는 데 확실히 도움이 되었다고 말했습니다.

“고객에게 인보이스를 발행할 때 가장 중요한 단계는 시간을 들여 세부사항을 제공하는 것입니다. 지불하는 비용이 확실하지 않을 때 지불하는 것을 좋아하는 사람은 없습니다. 수년에 걸쳐 우리는 청구서에 대해 자세히 설명할 때 더 빨리 지불되고 청구 대상에 대한 고객의 문의가 적다는 것을 알게 되었습니다.”

송장에 서비스를 항목화하는 것이 매우 중요합니다. 단순히 '디자인 작업'이라고 말하지 마십시오. 고객은 자신이 지불하는 비용을 정확히 알고 싶어합니다.

Entrepreneur의 기사에서는 올바른 언어를 사용하여 필요한 모든 세부 정보를 청구서에 기재하는 것의 중요성에 대해 설명합니다. 지불을 받는 시간을 크게 단축하고 고객과의 연결을 만들고 지불 프로세스를 정의하며 지불을 방해할 수 있는 장애물을 제거할 수 있습니다.

[추정치]는 고객에게 지불해야 할 정확한 범위를 제공합니다. 나아가 이것은 (바라건대) 디자이너의 기대와 의무, 그리고 물론 클라이언트가 지불하는 것에 대한 혼란이나 모호성을 완화할 것입니다. 본질적으로 추측이 필요하고 고객이 무엇을 받고 있는지 정확히 알고 있을 때 지불하는 경향이 더 크다는 것을 알게 되었습니다!

7. 고객이 쉽게 지불할 수 있도록 하십시오.

고객이 청구서를 받는 즉시 결제를 완료할 수 있는 기능을 제공하십시오. 위에서 언급한 대로 인보이스에 모든 관련 세부 정보를 추가하면 시간 문제로 은행 계좌로 지불금을 받을 수 있습니다.

Elisa Design의 Elisa Gutierrez는 인보이스 발행의 여러 단계에서 지불을 여러 요소로 나누어야 한다고 권장했습니다. 그녀가 말한 내용은 다음과 같습니다.

예를 들어 대금을 3등분할 경우 디자인 방향이 확정되면 1차 지급이 예상된다. 따라서 설계 방향이 승인된 직후에 첫 번째 송장이 발송될 것이며 즉시 기한이 되었음을 알리는 알림을 클라이언트에게 보내야 합니다. 두 번째 지불은 프로젝트의 완전한 증거가 처음 제시될 때 청구됩니다. 다시 한 번, 증명을 제시하기 전에 새로운 청구서가 발송될 것임을 고객에게 알리는 메모가 발송될 수 있습니다. 마지막으로 파일이 승인되고 준비되면 파일이 프린터로 전송되기 전에 최종 지불이 청구됩니다.

온라인 결제 수단을 사용해 보시지 않겠습니까? 인보이스에서 결제 게이트웨이를 쉽게 활성화하여 고객이 편리하게 결제할 수 있습니다. 이러한 게이트웨이를 활성화하면 은행에 특별한 시설을 설정할 필요 없이 신용 카드나 자동이체로 결제할 수 있습니다. Hiveage는 다양한 온라인 결제 게이트웨이를 지원하며 사용자의 온라인 결제를 수락할 수 있습니다.

8. 연체 방지를 위한 후속 조치

사업을 하다 보면 인보이스 지불에 대해 다소 느슨한 고객과 전혀 지불하지 않고 사라지는 또 다른 고객을 찾습니다. 상당히 답답합니다.

미납 인보이스가 만기일에 가까워지면 Vandelay Design의 이 기사는 잠시 시간을 내어 고객에게 후속 조치를 취하고, 상기시키고, 지불이 진행 중인지 또는 문제가 있는지 확인하도록 제안합니다. 그냥 캐주얼한 이메일을 보내세요. 어떻게 지내는지 물어보고 '부탁합니다', '감사합니다'와 같은 단어를 사용하여 매우 정중하게 지불에 대해 상기시키십시오. 정중한 전화 통화로 후속 조치를 취할 수도 있습니다. 무례하게 행동하지 말고 돈을 요구하지 마십시오. 그들과 친근한 대화를 나누고 지불에 대해 상기시킬 수 있는 완벽한 순간을 잡으십시오.

Newsaturday Design Studio의 Ramon Thompson은 다음과 같이 말했습니다.

고객은 우리와 달리 비즈니스와 관련하여 다른 백만 가지에 대해 걱정합니다. 인보이스를 가장 먼저 기억할 수 있도록 미리 알림을 보내면 결제가 누락될 가능성이 줄어듭니다. 나는 고객이 알림을 보내준 것에 대해 감사를 표하고 잊어버릴 것이기 때문에 계속 그렇게 해야 한다고 주장했습니다.

이 모든 것이 작동하지 않으면 매우 단호하게 지불을 요청하십시오. 질문 없이 얼마나 빨리 서비스를 제공했는지 상기시키는 것을 잊지 마십시오. 제공된 서비스에 대해 비용을 지불할 때도 동일하게 수행해야 합니다.

결론: 더 빠른 지불을 위한 온라인 인보이스 발행

인보이스는 비즈니스 성장에 도움이 될 뿐만 아니라 디자이너로서 제때에 돈을 받는 데 도움이 될 뿐만 아니라 고객과 비즈니스를 수행하는 데 전문성을 구축하는 데에도 도움이 됩니다. 이 기사에서 우리는 모든 디자이너가 고객에게 적절한 인보이스를 발행하여 제때에 돈을 받기 위해 따라야 하는 간단하면서도 효과적인 8가지 팁을 파헤쳤습니다. 그들은:

1. 가격 전략 결정
2. 고객을 위한 실용적인 이용 약관 작성
3. 온라인 인보이스 서비스 선택
4. 아름다운 인보이스 디자인
5. 인보이스를 작성하기 위해 즉시 조치를 취하십시오.
6. 모든 관련 세부정보 추가
7. 간편한 결제 수단 활성화
8. 지불 진행 상황에 대한 후속 조치

디자이너에게 인보이스를 작성하는 데 도움이 되는 다른 팁이 있습니까? 아래 의견 섹션에서 귀하의 생각을 알려주십시오!