직장에서 WhatsApp 사용의 위험 최소화
게시 됨: 2023-07-04
WhatsApp은 전 세계 약 20억 명의 사용자가 매일 총 1,000억 개 이상의 메시지를 보내는 선도적인 메시징 플랫폼이 되었습니다.
WhatsApp을 사용하는 것이 편리할 수 있지만 안전한 내부 통신을 위해 구축되지는 않았습니다.
따라서 특히 의료 부문의 조직은 사용과 관련된 막대한 위험을 인식하고 해결해야 하며 대신 안전하고 전문적인 내부 통신 플랫폼 사용을 고려해야 합니다.
그러나 현재 조직 내에서 WhatsApp을 사용하고 있다면 이러한 위험을 억제하기 위해 즉각적인 조치를 취할 수 있습니다.
주요 문제를 살펴보고 이를 최소화하기 위해 취할 수 있는 단계에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
주요 위험 및 최소화 방법
위험 1: 조직에 관리 권한이 없음
WhatsApp에는 필수 관리 기능 및 권한이 없기 때문에 채팅 그룹 관리, 사용자 기능 제어, 조직 성장에 따른 감독 제공이 어렵습니다.
위험을 최소화하는 방법:
- 모든 채팅 그룹을 정기적으로 평가: 정기적인 평가를 수행하여 조직의 기존 WhatsApp 채팅 그룹을 식별합니다. 팀 구성원으로부터 정보를 수집하여 이러한 그룹에 대한 개요를 만들고 관련성을 확인합니다. 그룹 참가자 목록을 최신 상태로 유지하고, 불필요한 그룹을 닫고, Excel 또는 Word에서 그룹 목록을 만들어 완전히 추적할 수 있도록 합니다.
- 명확한 그룹 관리자 역할 할당: 각 채팅 그룹에 대한 관리자를 명확하게 정의하고 지정합니다. 그룹 활동 관리, 새 회원 승인, 커뮤니케이션 지침 시행과 같은 책임을 지정합니다. 이것은 책임과 감독을 강화합니다. 관리자가 조직을 적절하게 반영할 수 있는 신뢰할 수 있는 팀 구성원인지 확인합니다.
- 관리자 수 제한: 각 그룹의 관리자 수를 최소로 유지합니다. 관리자가 너무 많으면 잘못된 관리 또는 무단 작업의 가능성이 높아집니다.
위험 2: 불쾌하고 부적절한 콘텐츠에 대한 책임
WhatsApp에서 공격적이거나 부적절한 메시지를 제거할 수 없으면 조직이 법적 조치, 재정적 및 평판 손상, 직원 사기 저하의 위험에 처하게 됩니다.
위험을 최소화하는 방법:
- WhatsApp 메시지 정책 수립: 허용되는 메시지 행동에 대한 기대치와 지침을 명확하게 정의하고 전달합니다. WhatsApp 그룹 내에서 허용되지 않는 메시지 및 동작 유형을 설명하는 정책을 개발합니다.
- 처음부터 지침 전달: 새 그룹을 만들 때 따라야 하는 지침을 모든 그룹 구성원에게 알립니다. WhatsApp 그룹 설명 기능을 사용하여 지속적인 알림으로 행동 규칙 요약을 추가하십시오.
- 부적절한 콘텐츠를 즉시 처리: 모욕적이거나 부적절한 메시지에 즉시 응답합니다. 그러한 콘텐츠가 허용되지 않음을 분명히 전달하고 삭제를 요청하며 정중하고 책임 있는 커뮤니케이션에 대한 조직의 약속을 강화합니다.
위험 3: 오류가 발생하기 쉬운 수동 유지 관리
WhatsApp 그룹을 수동으로 관리하면 오류, 직원 추가 및 제거 지연, 관리자가 퇴사할 때 그룹에 대한 통제력 상실이 발생할 수 있습니다.
위험을 최소화하는 방법:
- 새 직원을 추가하고 이전 직원을 제거하기 위한 구조화된 절차를 따릅니다. 온보딩 프로세스의 일부로 회사 WhatsApp 그룹에 새 직원을 추가하고 퇴사 후 이전 직원을 즉시 제거합니다. 이전 회원은 대화 기록에 대한 액세스 권한을 유지하지만 더 이상 새 메시지를 받지 않습니다.
이러한 작업을 수행하기 위해 여러 관리자가 필요할 수 있으므로 모든 관리자가 이 작업을 수행하도록 한 사람을 지정하십시오.
- 오프보딩이 개인의 역할에 대한 검토를 반영하는지 확인: 퇴사하는 직원이 그룹 관리자인 경우 오프보딩 프로세스의 일부로 새 관리자를 할당하여 모든 WhatsApp 그룹에 대한 제어가 조직 내에서 유지되도록 합니다.
위험 4: 민감한 정보 유출
WhatsApp은 특히 이전 직원이 제거된 후에도 자신이 참여한 WhatsApp 대화에 계속 액세스할 수 있는 경우 민감한 정보 유출 위험이 있습니다.
위험을 최소화하는 방법:
- WhatsApp을 통해 어떤 정보를 공유할 수 있는지에 대한 명확한 정책을 정의합니다. 이상적으로는 공유해서는 안 되는 정보의 예를 공유합니다. 의료 기관의 경우 환자 관련 정보 공유를 제한하고 대신 회사에서 민감한 데이터를 제어하고 기록할 수 있는 보안 플랫폼을 사용하는 것이 좋습니다.
- 팀 교육: 진행 중인 교육 프로그램에 WhatsApp 사용 및 위험에 대한 장을 포함합니다. WhatsApp을 통해 공유된 정보는 완전히 제거될 수 없으며 모든 사람이 문서, 비즈니스 정보 또는 개인 건강 정보를 공유하기 전에 신중하게 생각해야 한다는 점을 강조합니다.
- 그룹에 대한 명확한 시각적 표현 만들기: 잘못된 그룹에서 정보나 이미지를 공유한 후 할 수 있는 일은 거의 없지만 정보를 공유하기 전에 명확한 그룹 이름과 이미지를 사용하여 사용자의 주의를 끌면 발생할 위험을 최소화할 수 있습니다.
- 팀에 기기 공유를 피하도록 요청하세요. 집에서든 친구와 함께든 민감한 정보가 포함될 수 있는 기기에 다른 사람에게 액세스 권한을 제공하지 않는 것이 중요하다는 점을 강조하세요.
- 보안 설정 사용 장려: 다른 사람이 중요한 정보에 액세스하는 위험을 완화하기 위해 팀이 암호, 얼굴 인식 또는 지문 인증과 같은 휴대폰의 보안 설정을 활성화하도록 합니다. 기기를 사용하지 않으면 잠시 후 자동으로 잠깁니다.
위험 5: 노동 및 고용 소송
직장 커뮤니케이션에 WhatsApp을 사용하면 완전한 대화 기록과 직원 보유 정보가 법적 조치의 증거로 사용될 수 있으므로 조직이 노동 및 고용 관련 위험에 노출됩니다.
위험을 최소화하는 방법:
- 노동 관련 커뮤니케이션에 WhatsApp 사용 최소화: 가능하면 WhatsApp 사용을 제한하고 초과 근무 시간 논의, 해고 관련 커뮤니케이션 또는 특정 공지와 같은 노동 관련 문제를 피하십시오.
- 업무 관련 커뮤니케이션을 위한 전용 도구를 관리자에게 제공: 업무 관련 커뮤니케이션을 위해 특별히 설계된 특수 도구를 관리자에게 제공하는 것을 고려하십시오. 이러한 도구는 일상 업무 관련 정보와 관련하여 팀 구성원과의 효과적인 커뮤니케이션을 용이하게 해야 합니다.
- 직원 해고 시 대화 검토: 직원을 해고하기 전에 과거 WhatsApp 커뮤니케이션을 검토하여 잠재적인 노동 소송 위험을 식별하는 것이 좋습니다. 전체 맥락을 포괄적으로 이해하면 그러한 주장을 효과적으로 관리하는 데 도움이 될 수 있기 때문입니다.
위험 6: 보안 및 개인정보 보호 문제
WhatsApp은 소비자 버전을 사용하는 조직과 상업적 약정이 없습니다. 데이터 백업 및 복구 또는 보안 위반 보고와 같은 다른 소프트웨어 공급자가 수행하는 책임과 의무를 수행하지 않습니다.
위험을 최소화하는 방법:
- 취약점 및 현재 상태에 대한 정보 유지: 이러한 개발을 추적하는 뉴스 기사 및 간행물을 팔로우하여 WhatsApp 플랫폼의 취약점에 대한 최신 정보를 계속 업데이트하십시오.
- 전문 작업 도구로의 마이그레이션 가능성 평가: 이러한 플랫폼은 법적 계약과 철저한 평가를 통해 지원되어야 하며 플랫폼과 제공업체가 조직에 대한 책임과 책임을 지는지 확인해야 합니다.
결론
전반적으로 WhatsApp은 편리하고 널리 사용되는 앱을 제공하지만 조직은 직장, 특히 의료와 같은 민감한 산업에서 사용과 관련된 위험을 인식해야 합니다.
그럼에도 불구하고 현재 메시징 앱을 사용하여 직원과 통신하는 경우 위의 권장 사항을 사용하여 보안을 강화하고 직장에서 WhatsApp 사용과 관련된 잠재적 위험을 최소화하십시오.
또한 데이터 공유에 대한 더 나은 제어 기능을 제공하고 비즈니스 요구 사항에 맞게 특별히 설계된 대체 내부 통신 솔루션을 탐색하는 것이 좋습니다.