가상 비서를 고용할 때 피해야 할 6가지 실수

가상 비서를 고용하는 것은 정규 직원을 고용하는 것과 유사합니다. 유일한 차이점은 하나는 가상 세계에서 작동하고 다른 하나는 실제 사무실에서 작동한다는 것입니다. 따라서 가상 비서를 고용할 계획이라면 사무실 직원을 고용할 때와 동일한 접근 방식을 구현하는 것이 좋습니다.

가상 비서를 고용할 때 피해야 할 6가지 실수는 다음과 같습니다.

1. 필요성을 파악하지 못함

기업가에는 두 가지 유형이 있습니다. 하나는 미리 계획하고 자신의 상황을 지나치게 생각하는 경향이 있는 기업가입니다. 그는 자신의 사업이 몇 주 안에 상당한 관심을 받을 것으로 생각하기 때문에 가상 비서를 고용하기로 결정할 수 있습니다. 그는 현재 설정이 추가 볼륨을 수용하기에 충분하지 않을 것이라고 걱정합니다. 그래서 그는 일주일 안에 가상 비서를 고용하고 사업 확장을 준비합니다.

두 번째 기업가는 자신의 비즈니스에 무엇이 필요한지 전혀 모르는 사람입니다. 그는 자신의 결정을 확인하지 않고 맹목적으로 다른 사람들의 조언을 따르는 경향이 있습니다. 그래서 그는 다른 기업가가 자신의 성공적인 경험을 공유했기 때문에 가상 비서를 고용했습니다.

두 경우 모두 기업가가 처음에 가상 비서를 고용한 이유를 모르기 때문에 가상 비서의 활용도가 낮습니다.

가상 지원 직책에 대한 후보자 모집을 시작하기 전에 팀에 지원해야 하는 이유를 확인하십시오. 그렇지 않으면 찾고자 하는 기술, 자격 및 할당할 작업 범위에 대해 알 수 없습니다.

2. 자격제도의 부재

이력서를 기반으로 가상 비서를 고용하는 기업가는 무례한 각성 상태에 있을 수 있습니다. 이력서는 후보자 자격을 갖추는 데 중요한 참고 자료이지만 유일한 기준이 되어서는 안 됩니다. 사실, 그것이 주요 기준이 되어서는 안 됩니다.

그리고 예비 인터뷰를 바탕으로 결론을 내리는 것만으로는 충분하지 않습니다. 최고의 후보자를 찾으려면 적격 시스템이 있어야 합니다. 시도할 수 있는 시스템은 다음과 같습니다.

• 예비 면접
• 기초능력시험
  • MS 워드
  • MS 엑셀
  • 이메일 처리
  • 기본 편지 쓰기
  • 파일 관리
  • 전화 취급
• 기술 능력 시험
  • 특정 직무 요건에 대한 실기 시험
  • 구술능력시험
• 행동 프로파일링
  • 유추적 추론
  • 상황 테스트
  • 소셜 미디어 계정에서 확인

처음부터 이 시스템은 지루해 보이지만 기술, 기본 및 행동이라는 후보자의 세 가지 중요한 구성 요소를 다룹니다.

3. 1차 후보자 채용

기업가가 저지르는 큰 실수는 처음 만나는 후보자를 고용하는 것입니다. 첫 번째 후보자가 자격이 없기 때문이 아닙니다. 그러나 자격을 상호 참조하려면 인재 풀이 필요합니다.

가상 비서를 고용할 때 후보자 5~7명의 후보자 명단을 모으십시오. 그들의 경험을 가능한 한 다양하게 만드십시오. 귀하의 비즈니스에 필요한 경험이 있는 후보자에게만 초점을 맞추지 마십시오. 왜요? 이 후보자의 대부분은 이미 자신의 방식으로 설정되어 있기 때문입니다. 그들은 제자리에 시스템이 있고 당신을 따르기를 주저할 수 있습니다.

4. 품질 관리 조치의 부재

사람들이 가상 비서로 일하면서 좋지 않은 경험을 했다는 말을 듣는다면 왜 그랬는지 직접 알아보십시오. 기업가가 가상 비서를 비난하는 것은 쉽지만 모든 배열에는 두 당사자가 있습니다.

그리고 모든 이야기에는 양면이 있습니다.

품질 관리 조치가 확립되지 않았기 때문에 대부분의 준비가 작동하지 않습니다. 가상 비서는 경험이 있는 동안 고객의 지침을 참조로 사용합니다. 그리고 존중해야 할 학습 곡선의 문제가 있습니다.

클라이언트는 특히 학습 곡선이 가파를 때 참여를 시작할 때 가상 비서의 성능을 최상으로 유지해야 합니다. 항상 가상 비서의 성능을 측정하고 정기적으로 결과에 대해 논의하십시오. 지속적으로 개선하는 것이 목적입니다.

5. 커뮤니케이션 부족

일부 기업가는 가상 지원 계약의 가장 큰 결함이 의사 소통의 부족이라고 가정합니다. 그들은 시간대 차이와 통신 회선을 방해하는 공간을 공유할 수 없음을 지적할 것입니다.

이러한 관찰은 근거가 없으며 사실 가상 비서 작업의 이점과 상반됩니다. 가상 비서를 고용하기로 결정하면 디지털 기술의 힘을 인정한 것입니다. 시간대에 관계없이 가상 비서와 정기적으로 통신하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 온라인 프로그램이 있습니다. 다음은 몇 가지입니다.

• 웹엑스
• 아사나
• 영업
• 스카이프
• 비베르
• 구글 행아웃

WebEx 및 Salesforce를 제외하고 이러한 프로그램은 무료로 다운로드할 수 있습니다. 온라인으로 비즈니스를 운영하는 경우 협업 소프트웨어가 있어야 합니다. 그렇지 않으면 비즈니스를 효과적이고 효율적으로 관리할 수 없습니다.

6. 문화적, 사회적 차이 간과

필리핀과 인도는 2010년부터 글로벌 비즈니스 아웃소싱 1위를 놓고 경쟁을 벌이고 있다. 두 국가는 가상 비서를 포함한 온라인 인재를 위한 훌륭한 자원입니다. 2012년에는 인도가 가장 많은 온라인 근로자 수를 기록했지만 필리핀이 그 뒤를 바짝 뒤쫓았습니다. 온라인 구직 시장의 거물인 Elance에 따르면 프리랜서의 1/8이 필리핀 출신입니다.

이러한 국가에서 가상 비서를 고용하기로 결정하면 보다 저렴한 가격으로 고품질 작업을 보장할 수 있습니다. 그러나 약혼을 제대로 하려면 그들의 문화적, 사회적 뉘앙스를 잘 알고 있어야 합니다.

한 사람의 문화는 그 나라의 역사를 나타냅니다. 가치, 규범 및 관습은 세대를 거쳐 전달되었습니다. 후보자가 직무를 위해 불합리한 관행을 타협할 것이라고 기대해서는 안 됩니다. 그들의 관행을 염두에 두고 존중하고 이를 일정에 맞추십시오. 이 작업을 수행하는 핵심은 일정을 미리 계획하는 것입니다.

방금 읽은 것처럼 가상 비서의 자격을 부여하는 프로세스는 일반 사무실 직원의 자격을 부여할 때와 동일해야 합니다. 가상 비서는 더 열린 의사 소통 채널이 필요하지만 일반 사무실 직원과 긴밀한 의사 소통을 유지하는 것의 가치도 마찬가지입니다.

팀에 가상 비서가 있으면 큰 가치가 있음을 알게 될 것입니다. 그러나 항상 시간을 들여 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 후보자를 찾으십시오.

저자 약력

Felix는 기업가가 비즈니스에 완벽한 가상 비서를 찾도록 돕는 회사인 Outsource Workers와 협력합니다. 트위터에서 더 많은 그의 게시물을 찾을 수 있습니다.