피해야 할 비즈니스 글쓰기에서 가장 흔한 11가지 실수

사업 제안서를 보내는 것이 눈물을 흘리게 하는 부담이라고 생각하십니까?

당신이 대부분의 비즈니스맨이라면 매일 수많은 이메일, 제안서, 보고서를 보내므로 그것을 쓸 생각을 하면 꺼림칙합니다.

그러나 '서류'를 양적으로 처리하는 것은 질이 엉성하면 아무 소용이 없다.

비즈니스 작성이 복잡하고 형식적이며 답답하면 많은 비즈니스 거래가 깨질 수 있습니다.

이것은 당신이 달성하고자 하는 것과 "No Go" 의 반대입니다 .

판매 촉진이든 고객과의 신뢰 구축이든 모든 비즈니스 글이 결과를 가져오기를 원합니다.

그렇다면 무엇이 좋은 비즈니스 글쓰기를 만들고 당신의 카피가 목표를 달성하는지 어떻게 확신할 수 있습니까?

오늘 우리는 비즈니스 작성에서 가장 흔한 실수를 피하는 데 도움이 될 수 있는 최고의 마케팅 전문가의 몇 가지 팁과 트릭을 안내할 것입니다.

이러한 제안을 따르면 글쓰기를 개선하고 더 전문적으로 들리며 더 성공적인 비즈니스 거래를 성사시킬 수 있습니다 .

뛰어들자!

좋은 글은 효과적인 글이다

독자들과의 효과적이고 확고한 서신은 성공적인 비즈니스의 필수적인 부분입니다.

성공적인 비즈니스 글쓰기의 마스터가 되려면 달성하고자 하는 특정 목표를 설정해야 합니다.

• 경영진이 귀하의 아이디어에 투자하도록 설득하려면
• 웹사이트 트래픽을 늘리려면
• 판매를 확대하려면
• 변환하는 콘텐츠를 만들려면
• 누군가를 웃게 하려면

목표에 초점을 맞추면 명확하고 간결하게 작성하는 데 도움이 되므로 독자가 제안서, 광고 또는 이메일을 읽은 후 무엇을 해야 하는지 정확히 알 수 있습니다.

비즈니스에서 독자, 잠재 구매자 또는 파트너에게 중요한 것은 "나에게 무엇을 제공합니까?"라는 질문에 답하는 것입니다.

이러한 목표를 달성하려면 비즈니스 글쓰기에서 흔히 발생하는 실수를 우회하고 독자가 원하는 행동을 취하도록 영향을 줄 단어를 사용하는 방법을 파악하는 것이 중요합니다.

비즈니스 글쓰기에서 피해야 할 11가지 실수

이제 비즈니스 글쓰기에서 우리의 주요 초점을 설정하는 방법을 알았으므로 프로세스에서 피해야 할 사항을 확인하겠습니다.

다음은 비즈니스 작성에서 가장 흔한 11가지 실수 목록과 더 성공적인 비즈니스 성과를 얻기 위해 이를 처리하는 방법입니다.

#1 혼란스러운 단어 또는 구문

비즈니스 작가가 저지르는 가장 흔한 실수 중 하나는 혼란스러운 단어와 구문을 사용하는 것입니다.

생계를 위해 글을 쓰는 많은 사람들 은 단어 선택에 대해 많은 생각을 하지 않으며 이는 작업에 해를 끼칠 수 있습니다.

예를 들어, 누군가에게 프로젝트나 캠페인에 참여하도록 요청하는 경우 "요청"이라는 단어를 사용하지 말고 대신 '요청' 또는 '초대'라는 동사를 사용하세요.

이 두 단어 모두 관료적으로 들릴 수 있는 '요청'보다 더 긍정적인 의미를 내포하고 있습니다.

또한 다음과 같이 지나치게 설명적인 단어를 피하십시오.

• 참여 하기 ⇒ 참여하기

• 활용 ⇒ 활용

• 노력 하다 ⇒ 노력하다

구체적인 예에서 확인해 보겠습니다.

참고: 비즈니스 글쓰기를 효과적으로 하려면 가장 강력한 의미를 갖고 독자를 혼란스럽게 하지 않는 단어와 구문을 선택하는 것이 중요합니다.

#2 비격식적인 어조 또는 지나치게 친숙한 어조 사용

비즈니스 글쓰기는 친구, 가족, 동료에게 보내는 일상적인 이메일보다 더 형식적인 경우가 많습니다.

이것은 축약형이나 속어를 사용할 수 없다는 것을 의미하지는 않지만 비즈니스 이메일은 독자에게 캐주얼하거나 지나치게 친숙한 장소가 아닙니다.

이것은 비즈니스 글쓰기에서 두 번째로 흔한 실수입니다.

누가 당신의 이메일을 읽을지 알 수 없기 때문에 당신 이 사용하는 어조는 격식 있고 정확해야 합니다 .

예를 들어, 개인에게 이메일을 쓰는 경우 그녀를 "Dear Ms. Smith" 또는 "Dear Mrs. Smith"라고 부를 수 있습니다.

대기업인 경우 "Dear Sirs" 또는 "Dear Ladies and Gentlemen"이라고 부르십시오.

이메일에서 누구에게 주소를 지정해야 할지 확실하지 않은 경우 이메일을 작성하기 전에 회사에 대해 조사하고 대상 고객이 누구인지 알아보십시오.

공식 쓰기와 비공식 쓰기의 차이점을 살펴보겠습니다.

이메일을 보내는 것은 전화로 이야기하거나 직접 만나서 이야기하는 것과는 다르다는 것을 항상 기억하십시오.

당신은 당신이 편지를 쓰는 사람을 아주 잘 알고 있을지 모르지만 당신이 여전히 상사나 클라이언트와 연락하고 있다는 것을 잊지 마십시오.

참고: 이 요소를 무시하면 잘못된 인상을 주고 원하는 결과를 얻지 못할 수 있습니다.

#3 모호한 언어

비즈니스 글쓰기에서는 "반드시", "할 수 있다", "할 수 있다"와 같은 모호한 표현은 피하는 것이 가장 좋습니다.

대신, 구체적으로 사람들이 하는 일을 설명하는 단어보다는 사람들이 일을 하는 방법을 알려주는 동사를 사용 하세요.

예를 들어 "주문을 취소해야 합니다."라고 말하는 대신 "주문을 취소해야 했습니다."라고 말합니다.

Walmart의 예에서 확인해 보겠습니다.

참고: 현재 진행 중인 작업의 상태를 독자에게 알리고 독자의 의심을 없애십시오.

#4 수동태

수동태는 많은 사람들이 비즈니스 글쓰기에서 흔히 저지르는 또 다른 실수입니다.

수동태는 비효율적이며 성가시다 .

그것은 진술을 덜 직접적으로 들리게 하고 때로는 덜 권위있게 만듭니다.

수동태는 문장의 주어가 동작을 수행하지 않고 다른 출처에서 받는 것처럼 들립니다.

예: "이 기사는 John이 작성했습니다."

John이 단순히 보고서를 작성하지 않았기 때문에 이 문장은 능동태여야 합니다.

수동태를 사용하는 자신을 발견하면 잠시 시간을 내어 문장을 재고하고 명확하고 설득력 있는 소리로 다시 작성하십시오.

패시브: 원고가 편집자들에 의해 정시에 제출되었습니다.

활성: 편집자들이 제 시간에 원고를 제출했습니다.

참고: 읽기 쉽고 의미가 독자에게 명확하도록 능동태로 문장을 작성하십시오. 능동태는 독자와 소통하며 HemingayApp 을 사용 하여 모든 수동태를 식별하고 수정할 수 있습니다.

#5 느낌표가 너무 많습니다.

단지 요점을 만들기 위해 모든 문장 끝에 느낌표를 사용하지 마십시오.

아이디어를 강하게 전달하거나 극도의 흥분을 표현하려는 경우에만 사용해야 합니다.

예: "이것은 훌륭한 아이디어입니다!!!", "하자!!!"

느낌표를 사용하는 대신 숫자, 흥미로운 사실 ​​또는 통계를 사용하여 주장에 신뢰성을 더하십시오.

예를 들어:

"저희 소프트웨어를 사용하면 작업 속도를 최대 65%까지 높이고 계산 프로세스를 더 쉽게 만들 수 있습니다."

다음은 판매 사실을 사용하여 요점을 만드는 방법의 예입니다.

참고: 신뢰성을 높이고 더 설득력 있게 들리려면 느낌표를 피하고 사실로 진술을 증명하십시오.

#6 맞춤법 및 문법 오류

믿기 ​​어렵지만 여전히 글을 쓸 때 철자와 문법 실수를 하는 사람들이 있습니다.

솔루션은 간단합니다. 교정 !

다음은 맞춤법 및 문법 오류를 항상 미리 예방할 수 있는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.

• 시간을 내서 글에서 실수를 찾으십시오.
• 이메일을 보내기 전에 다른 사람이 이메일을 다시 확인하도록 하십시오.
• 콘텐츠를 소리내어 읽기
• Grammarly와 같은 교정 도구 사용

당신이 제안서를 보내기 전에 신중하게 검토하지 않았다는 이유로 누군가 당신의 제안을 보류하기로 결정했다면 그것은 정말 짜증나는 일입니다.

참고: 이메일을 보낼 때 맞춤법 오류는 종종 피싱과 관련이 있음을 잊지 마십시오.

이 실수를 하는 것이 간단하고 어리석기 때문에 간과하지 마십시오.

#7 불명확한 구조와 아이디어의 흐름

많은 기업이 글을 쓸 때 흔히 저지르는 실수를 합니다. 메시지를 작성하기 전에 메시지를 계획하는 데 시간을 들이지 않습니다 .

그들은 그들이 말하고 싶은 것을 알기 때문에 독자도 그 의미를 이해할 것이라고 가정합니다.

이 예를 살펴보겠습니다 . "이 보고서에서 우리는 당면한 주제와 관련된 몇 가지 문제를 논의할 것입니다."

이 문장은 주제가 무엇인지 명확하지 않습니다.

또 다른 예는 다음과 같습니다. “우리 팀은 일정과 예산 내에서 작업을 완료할 수 있었지만 작업이 어떻게 수행되었는지에 대해서는 여전히 몇 가지 우려가 있습니다. 이 보고서에서 우리는 이러한 우려 사항을 논의하고 향후 해결 방법에 대한 권장 사항을 제시할 것입니다.”

이 두 문장이 어떻게 관련되어 있는지 또는 완료된 작업에 대해 우려 사항이 있는지 이해하기 어렵습니다.

독자는 당신의 추론을 따라야 합니다 . 깨끗한 흐름과 명확한 메시지로 뒷받침해야 합니다 .

다음은 이를 수행하는 방법에 대한 몇 가지 아이디어입니다.

• 글머리 기호로 명확한 토론 요약 제공
• 문제와 잠재적 솔루션이 포함된 단락 작성
• 개념을 간결하고 요점에 맞게 간단하게 유지

다음은 좋은 비즈니스 글쓰기의 이메일 예입니다.

참고: 특정 제안이나 추천을 하는 이유를 독자들에게 단계별로 설명하십시오. 이렇게 하면 보다 전문적인 "소리"를 낼 수 있고 독자의 신뢰를 얻을 수 있습니다.

#8 독자의 관점을 고려하지 않음

타겟 청중을 조사하지 않는 것은 "대죄"입니다.

수요 및 공급망의 자연스러운 과정을 따르지 않는다면 비즈니스에서 긍정적인 진전을 기대할 수 없습니다.

하나는 확실합니다. 평생 쿠키를 후원하는 할머니에게 드릴을 팔 수는 없습니다. 그렇죠?

모든 유형의 콘텐츠를 작성하기 전에 청중을 분석하는 것이 중요합니다.

자신에게 물어:

• 누가 내 콘텐츠를 읽습니까?
• 내가 그들에 대해 무엇을 알고 있습니까?
• 그들의 필요는 무엇입니까?
• 무엇이 그들에게 감명을 주거나 충격을 줄까요?

귀하의 비즈니스에 적합한 그룹의 사람들을 끌어들이기 위해 이 팁을 귀하의 글에 포함시키십시오.

참고: 콘텐츠의 효과를 높이려면 청중을 대상으로 하고 그들의 요구를 충족해야 합니다.

#9 정보가 충분하지 않음

적절한 배경 정보를 제공하지 않는 것은 그저 게으른 글쓰기일 뿐입니다 .

여기에는 주제를 이해하는 데 필요한 사실을 생략하고 주장, 제품 또는 제안을 뒷받침할 충분한 증거를 제공하지 않는 것이 포함됩니다.

예를 들어 대학생들이 캠퍼스 기숙사 대신 집에서 살아야 하는 이유에 대한 기사를 작성한다고 가정해 보겠습니다.

이 경우 독자를 위한 대학 및 기숙사 생활에 대한 배경 정보가 필요합니다.

이렇게 하면 처음부터 모든 것을 설명할 필요가 없습니다. 더 나쁘게 말하면 독자가 다른 곳에서 답을 찾도록 만들 수 있습니다 .

대신, 단락의 내용을 명확하게 설명하는 주제 문장으로 각 단락을 시작하십시오.

참고: 독자가 쉽게 따라할 수 있도록 각 문장에 하나의 아이디어에 초점을 맞추십시오.

#10 너무 많은 기술 언어

비즈니스 글쓰기는 때때로 산업별 유행어와 두문자어로 가득 차 있을 수 있습니다.

그리고 이러한 용어는 때때로 피할 수 없고 때때로 속기로 도움이 될 수 있지만, 종종 게으르거나 불분명한 생각을 나타냅니다.

비즈니스 글쓰기는 가능한 한 간단하고 간단해야 합니다.

청중이 이해하고 감상하지 않는 한 기술적인 언어를 사용하지 마십시오.

다음은 일반적으로 피해야 하는 비즈니스 문서 작성에서 일반적으로 사용되는 기술 언어 단어입니다.

• Be That As It May — 이것은 "그래도"와 같은 의미입니다.

예: "어쨌든 가격은 공정합니다."

좋은 출력: "그래도 가격은 적당합니다."

• 확실히 — 확실히 무슨 일이 일어나면 그렇게 말할 필요가 없습니다.

대신 "의지"를 사용하십시오.

예: "그는 반드시 나타날 것입니다."

좋은 결과: "그가 나타날 것입니다."

• 효과적으로 — 원하는 결과를 생산할 수 있습니다.

어떤 것이 효과적으로 이루어졌다면 그것은 분명히 원하는 방식으로 이루어졌습니다.

예: "기계가 효과적으로 분해되었습니다."

좋은 출력: "기계가 분해되었습니다."

참고: 콘텐츠가 명확하고 유익하기를 원하지만 과도한 정보와 혼란스러운 두문자어로 청중을 압도하고 싶지는 않습니다.

#11 가난한 조직

기사, 제안서, 광고 또는 이메일을 작성 중이든 간에 일관성과 좋은 구성이 중요 합니다.

글을 잘못 구성하면 독자의 주의를 잃을 위험이 있습니다.

한 지점에서 다음 지점으로 논리적 흐름을 만들기 위해 아이디어 간의 전환을 사용합니다.

전환 예: "예를 들어", "추가로", "반면에", "동시에".

좋은 조직에는 가장 중요한 것부터 가장 덜 중요한 것 순으로 정보를 정렬하는 것도 포함됩니다.

참고: 비즈니스 작성에서 어떤 정보가 중요하고 바람직하며 불필요한지 결정한 다음 그에 따라 비즈니스 작성을 구성하십시오.

AI 도구를 사용하여 실수 방지 및 프로세스 속도 향상

제안서를 작성하든, 이메일을 작성하든, 보도 자료를 작성하든 가장 일반적인 비즈니스 실수를 피하려면 고려해야 할 사항이 많이 있습니다.

이러한 팁을 염두에 두시면 귀하의 글을 보다 효과적이고 매력적으로 만들어 비즈니스 성과를 높일 수 있기를 바랍니다.

글을 통해 달성하려는 것이 무엇인지 아는 것이 중요하다는 것을 기억하십시오.

그렇지 않으면 당신의 말은 실패하고 당신의 성공도 무너질 것입니다.

이를 염두에 두고 비즈니스 글쓰기는 다양한 변수로 인해 어려운 주제가 될 수 있지만 반드시 그래야 하는 것은 아닙니다.

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