2022년 직원 교대 일정을 최적화하는 8가지 방법

직원 교대 근무 일정은 간단해야 합니다. 그쵸?! 일정이 많은 시간을 차지하는 것을 원하지는 않지만 여전히 그렇습니다. 평균 관리자는 직원 일정을 구성하는 데 일주일에 3.14시간을 보냅니다 . 주요 브랜드와 대기업조차도 대규모 일정 편두통을 겪고 직원 교대 일정에서 수백만 달러의 오류를 범하는 것으로 알려져 있습니다.

모든 경험과 예산을 갖춘 대기업이 오류를 범하면 중소기업 직원 관리의 경우 직원 교대 일정이 처음부터 파멸될 것이라고 예상할 수 있습니다. 하지만 그럴 필요는 없습니다.

교대 일정을 기계가 제대로 작동하고 대부분 자동으로 작동하기 위해 함께 작동해야 하는 많은 움직이는 부품이 있는 기계와 같다고 생각하십시오. 한 부분이 실패하면 다른 부분이 여유를 가져와야 합니다. 그것들이 실패한다면, 당신의 기계는 약간의 수정이 필요합니다.

기계에 관한 한 좋은 기계는 유지 관리가 거의 필요하지 않은 반면 일부는 덕트 테이프와 좋은 의도로 간신히 결합됩니다. 직원 교대 일정이 현대 교대 일정 소프트웨어 대신 녹슨 오래된 스프레드시트 기반 일정 또는 (하나님은 금지) 수동 일정 중 하나인 경우 일반적인 결함으로 인해 상당한 비용이 들 수 있습니다.

RyanAir의 직원 일정에 생긴 일

2017년 9월, 항공사는 명단 문제로 인해 20,000편의 항공편을 취소 해야 했고, 승객 수로 유럽 최대 항공사는 비행기 조종사를 고용할 수 없었습니다. 그 결과 분노한 고객들의 폭풍우, 수천 파운드의 상환금과 벌금, 많은 조종사들이 경쟁사를 위해 일하러 떠났고, 나머지 사람들이 머물려면 급여와 업그레이드 조건을 크게 인상해야 할 필요성이 생겼습니다.

당연히 RyanAir는 안전 벨트가 풀린 채로 붙잡혔습니다. "항상 나아지고 있다"라는 슬로건을 가진 회사에게는 좋은 비행 계획이 아닙니다.

일정 실수는 비용이 많이 든다

일정 실수로 인해 비용이 발생할 수 있다는 점에는 모두 동의할 수 있다고 생각합니다. 얼마나 많이? 글쎄요, RyanAir는 조종사에게 개선된 급여와 조건을 약속해야 했습니다. 그러나 앞으로 이런 일이 발생하지 않도록 하는 것만으로는 충분하지 않습니다 . 이것이 회사가 유럽 여름 휴가에 맞춰 승무원 비율을 항공기당 10.5명에서 11.0명으로 늘리기를 희망하는 수백 명의 조종사를 고용하는 이유입니다.

RyanAir는 또한 새로운 승무원 제어 휴대 전화 앱을 포함하여 교대 일정 및 부재 기록의 최적화에 투자했습니다 . 모바일 직원 앱의 프로세스 최적화 및 채택은 보도 자료 헤드라인을 장식하지 않지만 비용이 많이 드는 파일럿 일정 관리 실패를 방지하기 위한 RyanAir의 계획에 필수적입니다.

교대 일정에 돈 을 절약하는 방법 ( 다른 RyanAir 가 되지 마십시오 )

1. 교대 일정을 미리 계획하십시오

타이밍이 전부입니다. 예를 들어, 직원에게 미리 근무 일정을 제공하기만 하면 결근 및 결근 요청을 줄일 수 있습니다 . 교대 근무를 준비하고 교체하는 데 더 많은 시간을 할애함으로써 직원들은 교대 일정에 맞춰 물건을 옮기는 데 필요한 유연성을 확보할 수 있습니다.

모든 사람에게 계획하고 조정할 수 있는 충분한 공간을 제공하면 마지막 순간에 대체자를 찾기 위해 뒤섞이는 비율을 줄일 수 있습니다. 당신은 그 관리자의 근무 시간을 먹는 사람이 누구인지 압니다.

말보다 쉬운?

물론 2~3주 전에 직원을 순환적으로 계획하는 것은 어려운 작업처럼 들릴 수 있습니다. 그러나 직원들이 사전에 교대 근무 환경을 입력하고 몇 주 전에 계획된 최신 일정을 볼 수 있는 모바일 앱을 사용하면 막바지 일정 게시와 관련된 전반적인 스트레스와 긴장을 줄이는 데 도움이 됩니다.

루틴을 만들고 작업 방식을 개선하는 것입니다. 좋은 보이 스카우트가 말하듯이 지금 준비에 시간을 할애하면 나중에 시간을 절약할 수 있고 미리 교대조를 준비하는 그루브에 들어갈 수 있습니다. 그렇게 하면 변경 사항이 발생하고 변경 사항이 발생하더라도 이에 대비할 수 있습니다.

말할 것도 없이, 예측 가능한 일정은 직원을 행복하게 하고 조직에 참여하도록 합니다. 그들은 직장 밖에서의 삶을 유지할 수 있으며 일하는 부모에게는 많은 의미가 있습니다. 예측 가능한 일정은 직원들이 시간당 노동의 가장 큰 문제인 직원 이직률을 해결하기 위해 훨씬 더 오래 함께 있기로 결정한다는 것을 의미할 수 있습니다 .

CAP 연구에 따르면 직원 교체 비용은 연봉의 약 16%입니다. 예측 가능한 일정을 유지하면 변경 사항의 덩어리 이상을 절약할 수 있으며 비즈니스의 판도를 바꿀 수 있습니다.

2. 전화 예약을 거부하십시오

대기 예약은 교대 근무가 시작되기 전에 직원에게 전화를 걸어 실제로 필요한지 확인하도록 요청하는 관행입니다. 직원의 교대 일정을 잡고 교대 시간이 느린 경우 집으로 보내는 것은 기껏해야 모호한 관행이며 실제로 절약하는 것보다 더 많은 비용이 들 수 있습니다. 위의 내용과 매우 밀접한 관련이 있는 일정은 관리자뿐만 아니라 직원을 위해서도 예측 가능해야 합니다.

최근까지 대부분의 대형 소매업체는 대기 예약을 시행했지만 강력한 규제와 대중의 압력으로 인해 The Gap, A&F, Starbucks 및 기타 업체는 대기 예약을 종료하기로 약속했습니다. 그러나 그것은 이야기의 일부일 뿐입니다. 그들이 당신에게 말하지 않는 것은 그들이 생각해야 할 주주가 있고 대기 일정에 큰 이익이 있다면 그들은 여전히 ​​그것을 할 것이라는 것입니다.

실제 거래는 대기 예약이 PR에만 나쁜 것이 아니라 증가하는 문제에 대한 나쁜 솔루션이라는 것입니다. 최적화되지 않은 일정으로 인해 초과 인력으로 인해 비용이 많이 듭니다. 이 문제를 해결하는 더 좋고 비용 효율적인 방법이 있지만 관리자는 매우 데이터 지향적이고 비즈니스에서 발생하는 모든 것을 추적해야 합니다.

3. 초과 근무에 주의하십시오

최적화된 일정은 소매업체뿐만 아니라 다른 산업에서도 매우 중요합니다. 계약자에 관해서는 OT가 돈이 있는 곳입니다. 모든 고정 간접비가 이미 표준 주당 40시간 근무에 포함되어 있기 때문에 초과 근무는 실제로 비용이 들지 않는다는 일반적인 오해가 있습니다 . 추가 급여와 비용은 이미 고정 간접비로 계상했기 때문에 상쇄됩니다.

그것이 작동하려면 한편으로는 고객에게 입찰하는 데 매우 능숙해야 하고 다른 한편으로는 직원의 생산성을 관리해야 합니다. 둘 중 하나를 수행하는 것만으로도 충분히 도전할 수 있습니다. 둘 다 지속적으로 관리할 수 있다면 이 계약 사항을 파악한 것입니다.

나머지 모든 인간에게 이것은 일반적으로 발생하는 일입니다(예: WoodWeb 제공).

당신이 고정된 가격의 직업을 가지고 있고 어떤 이유에서든 당신 자신의 잘못과 아무런 불이익 없이 하루 뒤처졌다고 가정해 봅시다. 평소보다 시간이 오래 걸림).

이전에 월요일에 시작하기로 예정했던 다른 작업을 시작하여 화요일까지 시작하도록 미루기 위해 정규 시간 요율로 일자리를 찾았음에도 불구하고 사람들에게 OT를 지불하면서 주말에 일하시겠습니까? 대답은 주말 OT를 정규 요율(세척)로 일하지만, 할 수 있기 때문에 정시에 다음 작업을 시작하고 처리량 일수를 잃지 않는다는 것입니다.

두 번째 예는 초과 근무를 사전에 가능한 한 정확하게 계산해야 하는 방법을 보여줍니다. 그렇지 않으면 비용이 발생합니다. 예를 들어 간접비는 월 320인시(1개월 동안 주당 40시간 근무하는 2인)를 기준으로 합니다. 그 중 240시간만 사용하고 240시간 중 40시간은 초과 근무입니다. 즉, 작업 마감일을 기준으로 1주차에 ​​두 남자를 각각 60시간씩 일한 다음 2주차와 3주차에 할 일이 없어 집에 보내고 4주차에 각각 60시간씩 일합니다. , 다시 작업 마감일을 기반으로 하지만 2주 동안 시작할 자료 및/또는 정보가 부족할 수 있으므로 할 일이 없습니다(이렇게 명확하지는 않지만 내 요점을 설명하기 위해 단순성을 위해 이 예를 선택했습니다).

직원에게 초과 근무 수당을 제공하는 기업의 경우 초과 근무는 거의 항상 문제가 됩니다. 해결책은 간단합니다. 그냥 OT에 아니오라고 말하십시오 . 정규 주당 40시간 이상을 일해야 하는 직원이 있는 경우 급여를 받는 직원으로 만드는 것이 가치가 있을 수 있습니다. 초과 근무 수당 자격이 있는 직원을 급여 직원으로 전환하는 것은 Walgreens와 같은 회사에서 사용하는 전술이었습니다.

4. 신속하게 대응

악몽 시나리오: 내일 매장을 열 예정인 직원의 절반이 유행하는 독감에 걸려 전화를 합니다. 또는 귀하의 비즈니스가 소셜 미디어 스타로부터 예상치 못한 긍정적인 평가를 받고 고객이 몰려드는 행복하고 멋진 시나리오를 상상해 보십시오 . 당신이 일반적으로 하는 일은 겁에 질려 당황한 다음 모든 직원에게 전화를 걸어 막바지 교대 근무에 대한 추가 급여를 제공하는 것입니다.

두 경우 모두 원활한 운영을 위해 필요한 인력을 24시간 가동하려면 신속하게 대응해야 합니다. 미친 듯이 전화를 거는 것은 계획된 회전의 예상치 못한 변화에 대처하는 가장 효과적인 방법은 아닙니다. 이상적으로는 직원이 "청구"할 수 있는 교대조가 있을 때 자동으로 알림을 받고 여유 시간이 있고 추가 교대조를 사용할 수 있는 경우 이를 픽업하도록 선택할 수 있습니다.

섹션 1에서 직원 참여의 이점과 직원 이직률에 긍정적인 영향을 미치는 방법에 대해 이미 언급했습니다. 기술은 또한 직원들과 효과적으로 의사 소통하는 데 있어 여러분의 친구 입니다. 현재 급여를 받는 직원 이상의 백업 직원에게 연락해야 하는 경우에도 악몽 같은 커뮤니케이션을 쉽고 효과적인 프로세스로 전환할 수 있는 몇 가지 도구가 있습니다.

5. 공정하고 현명한 교대 분배

인간은 객관적이 되기 어렵다. 따라서 직원 교대 일정을 계획할 때 시간이 지남에 따라 개발한 습관의 영향을 받을 수 있습니다. 일부 직원은 당신이 좋아하는 게임을 하고 있기 때문에 (그들은 생각합니다) 불만을 표시합니다. 다른 사람들은 더 적은 교대 근무 또는 더 적은 초과 근무 옵션을 받습니다.

많은 경우 그 이유는 기술과 경험의 차이입니다. 저녁 근무 시간에 문을 닫을 수 있는 직원이 한 명 이상 필요하지만 이는 같은 직원이 밤마다 그 역할을 맡게 되며 이는 좋은 일이 될 수도 있고 나쁜 일이 될 수도 있습니다.

컴퓨터는 즐겨찾기를 재생하지 않습니다. 설정하고 이동하면 됩니다. 직원의 "역할"과 기술을 할당하는 동시에 직원의 선호도와 비즈니스 요구 사항도 고려하도록 완벽한 회전을 설정할 수 있습니다.

아직 하지 않았다면 교대 근무를 최적화하는 데 도움이 되는 교대 근무 관리 소프트웨어인 로스터링 소프트웨어를 받으십시오 . 설정하는 데 큰 어려움이 없고 주머니를 비우지 않는 몇 가지 좋은 제품이 있습니다.

6. 교대 배정 간소화

수동 교대 변경 및 교체는 직원과 관리자 모두에게 상당한 오버헤드를 추가합니다. 교대 근무 변경이 직접 요청되거나 승인되지만 도중에 어딘가에서 잊혀지거나 잘못 전달되는 상황을 모두 목격했습니다.

교대 근무 교체 및 승인을 위한 빠르고 효과적인 프로세스를 통해 모든 교대 근무에 필요한 기술과 "역할"을 갖춘 인력이 배치되도록 하는 동시에 모든 사람이 작업을 더 쉽게 수행할 수 있습니다 .

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7. 예측 분석이 교대 근무 관리자 를 돕는 방법

세부 정보가 중요합니다. 직원 관리자에게 문의하세요. 인력 부족은 고객이 마땅히 받아야 할 서비스를 받지 못하고 있고 직원이 과도하게 일하고 있음을 의미합니다. 과잉 인력은 휴가를 떠나는 꿈을 꾸고 주변에 서 있는 직원들에게 불필요한 임금으로 돈을 잃고 있다는 것을 의미합니다(항공사 인력 부족으로 인해 항공편이 결항되지 않는 경우). 바로 잡아야 합니다.

교대조당 모든 비용과 수익을 설명할 수 있다는 것은 훌륭한 교대 관리자와 훌륭한 교대 관리자를 구분하는 기준입니다. 기술에 대해 생각하기 전에 기술을 어떻게 사용하고 싶은지 알아야 합니다. 인력 충원과 마찬가지로 재고 부족이나 재고 과잉을 원하지 않으며 모든 것이 바로 최적화되어야 합니다. 그러나 여기에서 기댈 필요가 있습니다. 어제의 근무조가 아니라 내일과 다음 주 근무조에 최적화되어야 합니다.

당신과 당신의 교대 관리자, 프로젝트 관리자 또는 감독은 통계 마법사가 되어야 하고 미래 비용과 수익을 예측해야 합니다.

예측 분석이란 무엇입니까?

간단히 말해서, 예측 모델링은 설치 작업에 대한 수익 기록 또는 점심 근무 시간에 대한 수익과 같은 통계를 사용하여 미래 결과를 예측합니다.

예를 들어, HVAC 계약자는 예측 모델을 사용하여 부품 비용, 급여, 작업 시간당 수익과 같은 지난 해의 모든 덕트 설치 작업 데이터를 분석하고 이 데이터를 사용하여 비용을 예측하는 방법을 예측할 수 있습니다. 다음 덕트 설치 작업.

예측 모델로 무엇을 할 수 있습니까?

• 미래에 더 수익성이 높은 성장하는 산업 부문에서 일자리를 얻습니다.
• 더 많은 고도로 훈련된 직원으로 당신의 흉상 교대 직원을 고용하십시오
• 느린 교대 근무 직원
• 작업/교대당 비용 및 수익을 정확하게 예측
• 직원의 성과 예측
• 비즈니스 성장 비용 및 예상 수익 예측

교대조 최적화를 위한 3가지 주요 예측 분석 모델

교대 최적화와 관련된 세 가지 주요 예측 모델이 있습니다.

1. 성향 모델 — 행동을 예측하기 위해 기존 변수를 살펴봅니다.
2. 클러스터 모델 — 사용자의 행동을 기반으로 알고리즘에 따라 세그먼트로 사용자를 정렬합니다.
3. 협업 필터링 — 베이지안 네트워크를 사용하여 데이터, 잠재 의미론 및 기타 기술을 분석하여 공통점을 찾습니다( 대부 를 좋아한다면 Scarface 를 좋아할 것입니다).

최적화 모델을 제공하는 대부분의 스케줄링 소프트웨어 솔루션은 이러한 모델 중 하나에서 작동합니다. 그러나 예측 스케줄링 소프트웨어는 매우 비쌀 수 있으므로 약간의 현금을 절약하고 새로운 것을 배우고 싶다면 위의 링크를 클릭하여 각 모델을 사용하는 방법에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

8. 종이를 버리고 소프트웨어로 전환

직원 일정 최적화를 위한 위의 단계를 수행하려면 기술을 수용하고 오래된 종이 테이블과 신뢰할 수 없는 스프레드시트를 넘어서야 합니다. 모든 규모의 비즈니스에서 사용할 수 있는 유연하고 사용자 친화적인 일정 소프트웨어 솔루션을 사용하면 2018년에도 구식 교대 근무 일정 관리 방법을 계속 사용할 이유가 없습니다. 사실 교대 일정 앱으로 전환하면 이전보다 더 많은 비용을 절약할 수 있습니다. 소프트웨어 비용이 발생할 수 있습니다.

그리고 종이? 여전히 종이 비행기를 만들어 조종사 없이 사무실 여기저기를 날아다닐 수 있습니다. RyanAir와 달리 수천 명의 조종사 명단을 관리할 필요가 없기 때문에 모두 휴가를 떠나려고 합니다. 그리고 직원이 기술적인 유형이 아닌 경우 도움이 될 수 있는 유용한 가이드가 있습니다.

직원 교대 일정 최적화에 대한 결론

당신이 이전의 평범한 관리자라면 아마도 교대 근무를 만드는 데 상당한 시간을 할애할 것입니다. 하지만 여기서 끝이 아닙니다. 교대 근무는 어떻습니까? 일정 변경? 일정을 짜지 않게 만들 수 있다면 당신과 당신의 팀이 무엇을 할 수 있을지 상상해보세요! 계획에 없던 결석과 관련된 비용과 인력 부족 및 초과 인력 충원 비용을 절감하면서 그렇게 할 수 있다고 말하면 어떨까요?

1. 교대 일정을 미리 계획하십시오
2. 전화 예약을 거부하세요
3. 초과 근무에 주의하십시오
4. 신속하게 응답
5. 공정하고 현명한 교대 분배
6. 교대 배정 간소화
7. 예측 분석이 교대 근무 관리자를 지원하는 방법
8. 종이를 버리고 소프트웨어로 전환