비용이 많이 드는 급여 오류 및 해결 방법

직원 시간 기록 보관을 위해 여전히 펜과 종이를 사용하고 계십니까? 급여 계산을 위해 교대 근무 일정에 의존하십니까? 그러면 회사에서 돈이 유출되고 소송 및 IRS 처벌에 노출될 수 있습니다.

위로가 된다면 당신은 혼자가 아닙니다. IRS에 따르면 고용주의 33%가 연간 수십억 달러의 급여 오류를 범합니다. 미국 급여 협회(American Payroll Association)는 전통적인 타임카드를 사용하는 회사에서 총 급여의 1-8% 사이의 오류율을 보여 주며 약 40%의 소기업은 잘못 관리된 급여 프로세스의 결과로 IRS 벌금으로 연간 평균 845달러를 부과합니다.

미국 급여 협회(American Payroll Association)의 정부 관계 이사인 빌 던(Bill Dunn)은 CNBC 메이크 잇(Make It)에 "오류가 발생할 것"이라고 말했습니다. "그들은 흔하지 않지만 발생합니다."

급여 실수는 순수익 관점에서 비즈니스에 해를 끼친다는 것을 이미 알고 있습니다. 그러나 급여 실수는 직원에게 더 큰 피해를 준다는 사실을 잊지 마십시오.

직원들은 이러한 급여 실수에 주의를 기울여야 합니다

힘들게 벌어들인 돈을 잃지 말고 급여 명세서를 정기적으로 검토하고 특히 다음 사항에 주의를 기울이십시오.

• 총 급여 또는 순 급여를 보십시오. 변경 사항이 있습니까?
• 귀하의 급여가 올바르게 기록되었습니까? (시간제 근무의 경우 근무한 모든 시간에 대해 급여를 받았습니까? 급여를 받는 직원의 경우 급여 기간에 대한 급여가 올바르게 기록되었습니까?)
• 어떤 세금이 원천징수되었습니까(연방 및 주)?
• 귀하의 401(k) 기여금이 정확합니까?
• 건강 관리, 생명 보험, 장애 또는 통근과 같은 기타 직원 혜택이 올바르게 보류되고 있습니까?

또한 귀하와 귀하의 관리자는 정시 시계 규칙을 숙지하여 둘 다 법에서 요구하는 사항을 준수해야 합니다.

실수를 발견하면 이를 인사부에 가져가 실수를 신속하게 수정하고 향후 급여 오류가 다시 발생하지 않도록 도울 수 있습니다. 통제 불능 상태가 되기 전에 급여 오류를 수정하는 것이 전부입니다.

관리자가 매일 직면하는 급여 오류

소기업 소유주로서 급여를 실수 없이 효율적으로 관리하기 위해 최선을 다합니다. 글쎄요, 전부는 아닐 수도 있습니다. 결국, 운영해야 할 사업이 있고 귀하 또는 귀하의 HR 팀(실제로 있는 경우)이 직원 작업표를 확인하고 다시 확인하는 데 투자할 수 있는 시간이 제한되어 있습니다.

그러나 작업표 더미에 숨어 있는 일부 오류로 인해 이미 비용이 발생하고 있으며 향후 더 많은 비용이 발생할 수 있습니다.

이것이 바로 많은 기업들이 급여 실수를 줄이고 시간 추적 프로세스를 자동화하기 위해 Connecteam의 급여 소프트웨어에 투자하는 이유입니다.

Connecteam으로 모든 급여 오류를 쉽게 수정하세요

더 알아보기

구식 시간 관리 관행에 여전히 의존하는 기업을 괴롭히는 몇 가지 문제는 다음과 같습니다.

디지털 미디어에 비해 종이가 갖는 주요 단점 중 하나는 백업을 최신 상태로 유지해야 한다는 점입니다. 종이 작업표와 천공 카드는 깨지기 쉽고 부패하기 쉽습니다. 그것은 책임입니다! 변경 사항에 대한 기록 없이 교체하거나 수동으로 변경할 수 있습니다.

회사에서 화재나 홍수를 처리해야 하는 동시에 급여를 계산할 직원 근무 시간 기록이 없는 것에 대해 걱정하는 것을 상상해 보십시오.

소규모 자영업자는 초과 근무 수당을 정확하게 계산해야 합니다. 초과 근무 수당은 정규 급여와 완전히 다릅니다. 정확한 초과 근무 수당을 지불하지 않으면 임금, 벌금 및 이자를 지불해야 합니다. 급여 오류 수정은 초과 근무 급여를 면밀히 살펴보는 것을 의미합니다.

2020년에 발효된 새로운 초과 근무 규칙에 대해 여기에서 자세히 알아보십시오.

FLSA에 따르면 주당 40시간을 초과하여 일한 시간에 대해 직원에게 정규 급여의 1.5배 또는 시간 반을 지불해야 합니다. 예를 들어 직원이 정기적으로 시간당 $10를 받는 경우 초과 근무에 대해 시간당 $15를 지불해야 합니다. 대부분의 주와 도시에는 다른 초과 근무 수당법이 있으므로 보다 엄격한 규칙을 따라야 하는지 확인해야 합니다.

급여를 계산하는 방법과 의존하는 데이터 소스(시간 기록계, 교대 근무 일정, 직원 보고)에 따라 중복되는 시간 기록계 항목과 실수로 잘못 분류된 지불 가능 시간을 발견할 수 있습니다.

기껏해야 이런 종류의 혼동은 알아낼 시간이 필요할 것입니다. 최악의 경우 필요한 것보다 더 많은 비용을 지불하게 될 수도 있습니다.

예를 들어, 긴급한 문제를 처리하기 위해 갑자기 일해야 하는 휴가 중인 직원을 생각해 보십시오. 그러면 귀하의 기록에 유급 휴가 중인 직원이 근무 시간에 기록될 수 있습니다. 12명으로 구성된 팀이 있을 때 이 전체 혼란을 분류하는 것은 작은 골칫거리가 될 수 있습니다. 그러나 인력이 증가함에 따라 이러한 종류의 중복은 본격적인 급여 편두통으로 바뀔 수 있습니다.

운이 좋으면 급여 직원이 있거나 아웃소싱합니다. 그렇지 않다면. 당신은 DIY (예를 들어 식당 급여 처리). 하지만 결국 실수를 100% 없앨 수는 없습니다.

줄일 수만 있습니다. 실수를 저지르는 것이 당신이든 다른 사람이든 상관 없습니다. 우리는 모두 인간입니다.

우리 모두는 오타를 만들고, 누구나 실수로 2시간 대신 20시간을 입력할 수 있습니다. 오타로 인해 청구 가능한 18시간입니다.

이 문제는 구식이지만 좋은 것입니다… 음, 아마도 구식일 수도 있습니다. 직원의 19%(5명 중 1명)가 어떤 형태로든 시간 절도에 가담했으며, 이로 인해 회사는 연간 총 급여의 최대 7%를 손실할 수 있습니다.

그것은 단지 "버디 펀칭"에 관한 것이 아닙니다. 직원들은 서로를 "덮고" 시간을 훔치기 위해 서로를 위해 출근합니다. 평균 주당 시간 "절도"는 급여 기간당 직원당 4시간 5분입니다 . 여기에는 긴 점심과 휴식, 지각, 이른 출발 등이 포함됩니다.

언제든지 세율이 변경되므로 직원에게 지불하기 위해 처음 사용하기 시작한 세율이 지금은 적용되지 않거나 정확하지 않을 수 있습니다. 잘못된 요율을 지불한다는 것은 세금, 벌금 및 이자를 보충해야 함을 의미합니다.

대부분의 세율은 매년 업데이트되므로 고용 세율을 정기적으로 확인하십시오. 급여 실수를 수정하는 방법에 대해 다음을 주시하십시오.

• 연방 소득세

• 사회보장세

  
• 메디케어 세금

• 연방 실업세

• 주 소득세

• 주 실업 보험세

• 지방소득세

귀하의 위치에 따라 추가 세금에 대한 요금을 주시하십시오.

귀하는 독립 계약자를 고용할 수 있지만 다른 계약자는 정규 직원입니다. 그러나 이러한 작업자를 혼합하면 비용이 많이 드는 실수입니다. 예를 들어 계약자는 최저 임금이나 초과 근무 수당을 받을 필요가 없습니다.

또한 급여에서 고용세를 원천징수하지 않습니다. 따라서 직원이 계약직으로 분류되면 임금을 잃을 수 있고 정부는 세수를 놓칠 수 있습니다.

근로자를 잘못 분류하면 직원과 고용주의 몫인 세금과 모든 벌금 및 이자를 지불해야 합니다. 또한 직원에게 임금을 갚아야 할 수도 있습니다. 근로자가 독립 계약자로 분류되어야 하는지 직원으로 분류되어야 하는지 어떻게 알 수 있습니까?

미국 노동부는 6단계 경제 현실 테스트를 사용할 것을 권장합니다. 여전히 확실하지 않은 경우 잘못된 급여 문제 분류를 방지하기 위해 양식 SS-8을 제출하십시오. 이 양식을 작성함으로써 귀하는 IRS가 근로자의 상태를 결정하도록 요청합니다.

IRS 감사를 좋아하지 않습니까?! 부당한 급여에 대한 직원 소송은 어떻습니까?! 직원 근무 시간에 대한 정확한 기록을 유지하도록 요구하는 규정이 관료주의적 장애물이라고 생각할 수 있지만 실제로는 귀하를 보호하기 위해 존재합니다. 급여 프로세스를 규제하는 주법도 마찬가지입니다.

물론 기존 솔루션을 사용하거나 오래된 펜과 종이를 사용하면서 여전히 규정을 준수할 수 있습니다. 하지만 앱을 사용하면 더 쉽습니다.

급여 오류 수정 방법: 디지털화

디지털 출석 및 급여 관리로 전환하는 것은 생각하거나 마지막으로 확인했을 때처럼 비용이 많이 들거나 복잡하지 않습니다.

Connecteam과 같은 클라우드 기반 모바일 앱 솔루션을 사용하면 비즈니스 소유자와 관리자가 급여의 거의 모든 측면을 처리할 수 있습니다.

직원의 시간을 쉽게 추적하고, 직원이 체크인할 필요 없이 출근하는지 확인하고, 급여를 위해 명확한 직원 근무 시간표를 보내는 것부터 Connecteam은 모든 기반을 다룹니다.

Connecteam이 급여 오류에 어떻게 도움이 되는지 자세히 살펴보겠습니다.

1. 직업 유형에 따라 급여가 다르게 지급되어야 합니다. Connecteam은 다양한 직원이 다양한 직업에 대해 시각적으로 자격을 갖추도록 보장합니다. 결과적으로 각 작업에서 근무한 시간이 작업표에 계산됩니다.
2. 직원은 급여에서 경비를 환급받아야 합니다. Connecteam을 사용하면 직원은 경비, 자동차 주행 거리 또는 기타 관련 정보를 근무 시간표에 추가하여 환급을 쉽게 받을 수 있습니다.
3. 직원들은 실수를 정확히 지적하기 위해 과거 작업표에 액세스할 수 없습니다. Connecteam은 모바일 앱에서 바로 이 작업을 수행할 수 있음을 보장합니다. 실시간으로 관리자에게 편집 요청을 보낼 수 있으며 모든 변경 사항은 승인 시 자동으로 업데이트됩니다.
4. 직원의 초과 근무를 파악하기 어려워서 실수로 초과 근무 수당을 받음 : Connecteam을 사용하여 직원의 초과 근무를 색으로 구분할 수 있으므로 작업표에서 다시는 초과 근무를 놓치지 않을 것입니다.
5. 관리자는 근무 시간표를 급여 담당자에게 보내야 할 때마다 수집해야 합니다. Connecteam의 자동 보고 기능을 사용하면 근무 시간표가 급여 담당자에게 자동으로 전송되는 시기를 쉽게 설정할 수 있습니다.
6. 급여 처리를 위해 여러 소프트웨어를 사용해야 하는 필요성: 기술적으로 말하자면, 이미 QuickBooks Online 및 Gusto를 사용하고 있는 한 Connecteam으로 급여의 모든 측면을 처리할 수 있습니다. 이 경우 두 소프트웨어를 원활하게 통합할 수 있습니다. 즉, 버튼 클릭 한 번으로 작업표를 QBO로 직접 보낼 수 있습니다.
7. 관리자는 직원의 근무 시간/위치를 추적하기 위해 고군분투합니다. GPS 추적을 통해 Connecteam의 내장된 빵부스러기 기술을 사용하면 직원이 일정에 맞춰 출퇴근할 수 있으며 해당 시간 사이에 임의의 위치 포인트가 수집되어 관리자에게 기본 아이디어를 제공합니다. 각 직원이 근무한 장소(및 시간).

급여 실수 수정에 대한 결론

사람은 변하지 않으므로 기술은 변해야 합니다. 사람들은 항상 출석 보고에서 부정 행위를 범하는 방법을 찾을 것입니다.

그러나 모바일 시계로 전환하면 오류 빈도를 크게 줄이고 비용을 절감하며 비즈니스 효율성을 높일 수 있습니다.

디지털 스위치를 만드는 것이 수행하기 어려운 작업처럼 보일 수 있지만 시간 추적 솔루션이 급여 실수를 줄이는 데 제공하는 이점을 고려할 때 노력할 가치가 있음이 분명합니다.

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