통신 및 운영 소프트웨어에서 보안, 상호 운용성 및 유용성의 균형을 맞추는 방법

비즈니스 운영 및 내부 커뮤니케이션 소프트웨어는 팀의 생산성과 참여도를 높일 수 있습니다. 직원이 중요한 정보에 액세스할 수 있도록 하고 관리자에게 리더십을 위한 실용적인 도구를 제공합니다.

그러나 이러한 플랫폼에는 직원 간의 대화, 정책 및 모범 사례, 인적 자원 자산을 포함하여 회사의 미션 크리티컬 및 기밀 데이터가 많이 있습니다. 결과적으로 보안, 데이터 개인 정보 보호 및 규정 준수에 대한 질문이 커집니다.

IT 관리자는 또한 기존 소프트웨어와의 우수한 상호 운용성과 전반적으로 우수한 사용자 경험을 보장해야 합니다. 그렇지 않으면 운영에 차질이 생기고 작업자는 문자 메시지와 같이 승인되지 않고 덜 안전한 솔루션을 사용할 수 있습니다.

이 기사에서는 IT 관리자가 내부 통신 및 비즈니스 운영을 위한 소프트웨어를 선택하거나 구현할 때 염두에 두어야 할 이러한 문제와 기타 문제를 살펴봅니다.

보안, 데이터 프라이버시 및 사용 편의성

직원들은 정보와 자원을 쉽게 공유할 수 있어야 합니다. 작업 관리, 작업자 안전 및 보안, 기업 문화가 모두 여기에 달려 있습니다.

반면에 IT 관리자는 이 데이터가 안전하게 교환되도록 해야 합니다. 회사의 운영과 공공 이미지에 치명적일 수 있는 데이터 유출은 정기적으로 발생합니다.

다행히 최고의 운영 및 통신 소프트웨어는 우수한 보안을 염두에 두고 구축되었습니다. 예를 들어 Connecteam을 사용하면 관리자와 IT 전문가가 언제든지 그룹 채팅, 지식 기반 및 기타 자산에 대한 직원 액세스를 모니터링하고 제거할 수 있습니다. 클라우드에 있든 직원의 장치에 있든 데이터도 암호화됩니다.

사실, 연구에 따르면 데이터 보안에 대한 가장 큰 위험은 실제로 회사 자산을 위험에 빠뜨리는 부실한 보안 관행으로 인해 직원 자신에게서 발생합니다.

따라서 IT 관리자는 다음에 집중해야 합니다.

• 작업자가 적절한 교육을 받고 피싱 공격 및 기타 일반적인 사이버 보안 계략을 발견할 수 있도록 합니다.
• 강력한 암호 정책을 구현합니다.
• 민감한 데이터에 대한 액세스를 제한합니다.
• 중요한 데이터를 정기적으로 백업하거나 소프트웨어 공급자가 이를 수행하도록 합니다.

이를 통해 관리자와 직원은 번거로운 추가 보안 고리를 건너뛰지 않고도 정보를 공유하고 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있습니다.

호환성, 통합 및 상호 운용성

일반 회사는 최소한 몇 가지 다른 소프트웨어를 사용합니다. 많은 사람들이 수십 개를 사용합니다. 이와 같은 복잡한 생태계는 유지 관리가 어려우며 호환성 및 상호 운용성 문제가 자주 발생합니다.

운영, 커뮤니케이션, 인적 자원 등을 단일 솔루션으로 묶는 올인원 플랫폼은 이 문제에 대한 우아한 솔루션을 제공하고 전사적으로 호환성과 상호 운용성을 향상시킵니다.

기존 워크플로 및 일상 업무와의 호환성도 중요합니다. 이미 확립된 작업 방식을 가지고 있는 작업자에게 솔루션을 "강제"하면 좌절감과 섀도우 IT(공식 플랫폼의 인식된 또는 실제 단점에 대한 해결 방법으로 승인되지 않은 앱 사용)가 발생합니다.

사용자 정의 가능성과 유연성은 이와 관련하여 하루를 절약합니다. 비즈니스 요구 사항을 충족하도록 사용자 정의할 수 있는 소프트웨어는 소프트웨어가 직원에게 도움이 되고 그 반대가 되지 않도록 합니다.

규정 준수 보장

개인 정보 보호 및 규정 준수 문제는 보안 및 호환성과 마찬가지로 중요합니다.

IT 관리자는 관련 직원 데이터 보호법 준수를 용이하게 하는 플랫폼의 우선 순위를 지정하기를 원할 것입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 캘리포니아 소비자 개인 정보 보호법(CCPA)
• 건강 보험 양도 및 책임에 관한 법률(HIPAA),
• 미국 장애인법(ADA);
• 유럽 ​​연합의 일반 데이터 보호 규정(GDPR).

또한 법률에 따라 고용주는 특정 기록을 안전하게 보관해야 합니다. 예를 들어, 미국 평등고용기회위원회(EEOC)는 고용주가 비자발적 해고 후 1년 동안 고용 및 인사 기록을 보관할 것을 요구합니다. 공정근로기준법(FLSA)은 급여 기록과 직원 기록을 3년 동안 보관할 것을 요구합니다.

따라서 오프보딩 또는 비수기 직원의 데이터를 단순히 삭제하는 것이 아니라 보관할 수 있는 기능이 필요합니다. 예를 들어 Connecteam을 사용하면 인사 문서를 유지하면서 회사 자산에 대한 액세스 권한을 취소할 수 있습니다. 특정 기한을 지정할 수 있으며 그 이후에는 삭제하거나 업데이트해야 합니다.

비용 및 예산 제약 충족

운영 및 통신 소프트웨어는 사용자당 가격 책정 모델을 따르는 경향이 있습니다. 팀이 성장함에 따라 비용이 증가합니다. 이것은 모든 규모의 비즈니스에 엄청나게 비쌀 수 있습니다. 그러나 직원당 비용이 더 높은 경향이 있는 소규모 기업 및 신생 기업의 경우 특히 어려울 수 있습니다.

고정된 월 요금 또는 각 직원에 대한 아주 적은 추가 금액을 청구하는 모델은 회사가 숨쉬고 성장할 여지를 제공합니다. 예를 들어 Connecteam의 유료 등급은 최대 30명의 사용자에 대해 월 29달러부터 시작하며 추가 사용자 비용은 0.50달러에 불과합니다. 최대 10명의 사용자를 위한 무료 Small Business 플랜도 있습니다.

마지막으로 개인 장치에서 안전하게 사용할 수 있는 애플리케이션은 회사가 직원에게 하드웨어를 제공하지 않아도 되도록 합니다. 이것이 작동하려면 플랫폼이 설치하기 쉽고 사용하기 쉬우며 모든 모바일 장치에서 작동해야 합니다.

올바른 솔루션을 찾는 방법

소프트웨어의 최종 선택은 IT 관리자에게 있을 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다. 어느 쪽이든 IT 관리자는 의사 결정 프로세스를 안내하는 데 도움이 되는 필수 항목 목록을 준비해야 합니다.

이 목록에는 상호 운용성 및 호환성, 비용, 사용 용이성, 보안 및 데이터 보호와 같이 이 문서에서 다루는 요소가 포함되어야 합니다. 이러한 요소를 사용하여 공급업체를 비교하여 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 공급업체를 명확하게 파악하십시오.

가능하면 IT 관리자도 실습 또는 가상 데모에 참여하고 소프트웨어를 구현하기 전에 사용해 볼 시간이 있는지 확인해야 합니다. Captera 및 TrustPilot과 같은 웹 사이트의 리뷰는 일반적인 IT 문제를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

올바른 솔루션은 IT 관리자의 주요 관심사를 충족하면서 운영 및 커뮤니케이션을 위한 효과적이고 간단한 도구를 제공합니다. 많은 IT 관리자는 Connecteam이 내부 커뮤니케이션 및 운영. 비용 효율적이고 확장 가능한 올인원 솔루션입니다.