WhatsApp의 한계 공개: 내부 커뮤니케이션을 위한 더 나은 대안 찾기
게시 됨: 2023-07-30WhatsApp은 의도적인 결정보다 광범위한 인기와 사용으로 인해 조직의 일상적인 커뮤니케이션 도구가 되었습니다.
그러나 WhatsApp은 사용과 관련된 위험은 말할 것도 없고 효과적인 내부 커뮤니케이션 도구를 찾는 조직의 요구 사항을 충족하지 못하며 종종 그 한계에도 불구하고 여전히 그렇게 하도록 조작됩니다.
WhatsApp은 어떤 면에서 효과적인 의사소통을 가능하게 하지 못합니까?
소통이 측정불가
“팀에 알렸습니까? 왓츠앱으로 메시지를 보냈는데 누가 봤는지 모르겠다…
효과적인 커뮤니케이션을 통해 조직은 WhatsApp을 사용할 때 어려운 작업인 메시지 전달 및 영향을 쉽게 측정할 수 있습니다. 일부 조직에서는 전송된 모든 단일 WhatsApp 메시지를 수동으로 분석하고 각 메시지 뒤에 있는 목록을 검토하여 이를 수행하려고 합니다. 극단적인 경우 조직에서는 해당 목록을 Excel로 문서화하여 팀에서 전달한 관련 정보를 검토했는지 확인하기도 합니다.
메시지 우선 순위 부족
“죄송합니다. 이 업데이트를 본 적이 없습니다. 스레드에서 더 일찍 전송된 것을 이제 알 수 있습니다. 단지 눈치채지 못했을 뿐입니다.”
WhatsApp에서는 모든 메시지가 동등하게 취급됩니다. 메시지를 '우선 순위'로 표시할 방법이 없으므로 진행 중인 메시지 스트림에서 메시지를 쉽게 잃어버리거나 간과할 수 있습니다. 이것은 긴급하거나 중요한 업데이트를 무시할 수 없는 조직 상황에서 중요한 부족입니다.
새 팀원의 대화 기록이 부족합니다.
“공유된 정보를 어떻게 찾을 수 있습니까? 방금 팀에 합류했는데 내 WhatsApp 그룹에 없습니다.”
조직에서 팀원이 변경될 때마다 WhatsApp 그룹에서 사람을 추가하거나 제거해야 합니다. 새 팀 구성원은 참여하기 전에 대화에 액세스할 수 없으므로 이전에 공유한 중요한 정보를 사용할 수 없습니다. 게다가 특히 팀 구성원이 서로 다른 시간에 참여할 때 누가 어떤 정보를 보았는지 추적하기가 어렵습니다.
형식과 구조가 부족함
“ 정보를 보내주신 것을 봤습니다. 사건의 사진이 있습니까? 연락처 물어본 거 기억나?”
때때로 WhatsApp은 작업에 적합한 도구가 아닙니다. 예를 들어 사건을 보고하거나 특정 사건을 요약할 때 잘 구조화되고 형식화되어야 하는 정보를 전달하는 데 자주 사용됩니다. 그러나 WhatsApp은 무료 텍스트 도구이며 이를 지원하지 않기 때문에 보고가 더 지루하고 덜 체계적이며 덜 통제됩니다.
작업 위임을 위해 구축되지 않음
" 내가 그렇게 하라고 했잖아..."
WhatsApp을 사용하면 작업을 신속하게 위임할 수 있지만 주요 단점은 적절한 작업 관리 및 문서화가 부족하다는 것입니다. WhatsApp을 통해 작업이 할당되면 요청한 내용과 어려운 사람을 추적합니다. 또한 관리자는 작업 진행 및 완료를 추적하고 기록을 유지하는 데 어려움을 겪어 혼란과 무질서를 초래합니다.
스케일링에 적합하지 않은 수동 도구
“아직 Jamie가 지역 감독자 그룹에서 Josh를 제거하기를 기다리고 있습니다. 다른 모든 WhatsApp 그룹에서 그를 제거 했습니까?”
WhatsApp은 조직 커뮤니케이션 도구로 설계되지 않았기 때문에 필수적인 조직 기능이 부족합니다. 따라서 이를 사용하려면 많은 수동 유지 관리가 필요합니다. 사용자를 그룹에서 수동으로 제거해야 하는 경우 기본적인 그룹 구성원 관리도 어려워집니다. 일부 조직에서는 Excel 스프레드시트를 사용하여 이를 수행하므로 사람들을 중요한 그룹에서 제외하거나 종료 후에도 유지하는 등의 오류가 발생합니다.
전반적으로 확장성과 조직적 기능이 부족하기 때문에 WhatsApp은 대규모 조직 내에서 효율적이고 오류 없는 커뮤니케이션을 위한 비실용적인 선택입니다.
규모에 따라 전체 팀에 직접 도달할 수 있는 능력이 부족합니다.
“Q: 팀에 알리는 데 얼마나 걸립니까? A: 지역 관리자가 얼마나 빨리 전달하느냐에 달려 있습니다…
WhatsApp은 모든 직원에게 다양한 조직 수준의 정보를 계단식으로 전달하는 데 부족합니다. 소규모 팀의 경우 문제가 되지는 않지만 대규모 조직의 일선 팀에 도달하려면 다양한 채팅 그룹을 통해 정보를 전달해야 합니다. 모든 사람이 중요한 정보를 수신하고 확인하도록 하는 신뢰할 수 있는 방법이 없으면 WhatsApp은 조직 전체에서 일관된 통신을 허용하지 않습니다.
" WhatsApp은 조직 커뮤니케이션 도구로 사용하기 위한 것이 아니며 대부분 조직에서 습관적으로 사용합니다. 한계와 기능 부족으로 인해 조직에 효과적인 커뮤니케이션을 제공하는 데는 부족합니다. 커뮤니케이션이 성공의 열쇠라고 믿는 조직을 위해 더 나은 대안을 모색할 것을 강력히 권장합니다.”
Connecteam의 CEO 겸 공동 설립자 Amir Nehemia
조직 커뮤니케이션을 위한 더 나은 대안 찾기
더 나은 대안을 찾을 때 의사 소통을 효과적이고 매력적으로 만드는 것이 무엇인지 이해하는 것이 중요합니다. 항상 이동 중인 팀이 있는 회사는 사무실 기반 팀뿐만 아니라 전체 팀을 수용하는 모바일 우선 솔루션이 필요합니다. 그렇기 때문에 오늘날 조직에서는 WhatsApp을 자주 사용합니다.
그렇다면 조직 커뮤니케이션 플랫폼을 효율적으로 만드는 것은 무엇일까요?
팀과 직접 연결되는 채널 보유
효과적인 커뮤니케이션 플랫폼을 통해 조직은 중개자 없이 전체 팀과 직접 커뮤니케이션할 수 있습니다. 따라서 적절한 커뮤니케이션 플랫폼을 사용하면 커뮤니케이션을 방해하지 않고 올바른 팀에 올바른 메시지를 즉시 보낼 수 있습니다. 팀을 신속하게 분류하고 관련 잠재고객을 선택하는 기능은 올바른 정보가 올바른 사람에게 전달되도록 하는 데 필수적입니다.
다양한 커뮤니케이션 방향에 대응
여기에는 다음이 포함됩니다. 위에서 아래로, 아래에서 위로 및 피어 투 피어. 채팅 기능은 일상적인 커뮤니케이션에 매우 중요하지만 직원이 CEO에게 말을 걸거나 다양한 수준에서 P2P 커뮤니케이션을 장려하는 데 반드시 적합한 도구는 아닙니다. 효과적인 커뮤니케이션 플랫폼은 조직에 단순한 채팅 메시징을 넘어 다양한 커뮤니케이션 도구를 제공합니다.
최소한의 수동 작업 필요
성공하고 팀의 모든 사람을 포용하려면 통신 플랫폼에서 운영자의 수작업을 최소화하고 가능한 한 많은 프로세스를 자동화해야 합니다. 그러나 이것은 단지 기준선일 뿐입니다. 품질 플랫폼은 능동적으로 효과적인 커뮤니케이션을 촉진하여 커뮤니케이터의 부담을 줄이고 팀의 경험을 개선해야 합니다.
정형 및 비정형 커뮤니케이션 모두 지원
채팅은 일상의 소소한 일에 대해 대화할 수 있는 좋은 방법이지만 보다 체계적인 접근 방식이 필요한 경우가 많습니다. 효과적인 커뮤니케이션 플랫폼을 통해 조직은 미리 정의된 구조화된 형식을 사용하고 보고 완료를 보장하며 앞뒤로 줄일 수 있습니다.
메시지 전달 보장 및 영향 측정
효과적인 커뮤니케이션 플랫폼을 사용함으로써 조직은 누가 정보를 받았는지 빠르게 식별하고 필요한 경우 팀에 적극적인 확인을 요청할 수 있습니다. 그것은 우선순위 메시지가 덜거덕거리는 소리 속에서 손실되지 않도록 보장하고 며칠이 아닌 몇 분 안에 모든 직원과 루프를 닫을 수 있게 합니다.
잘 관리되고 통제됨
커뮤니케이션은 모든 조직의 일상에서 큰 부분을 차지하므로 잘 관리하고 통제해야 합니다. WhatsApp과 달리 효과적인 커뮤니케이션 플랫폼은 조직이 커뮤니케이션 프로세스를 감독하고 제어할 수 있는 도구, 설정 및 권한을 제공합니다.
요약
WhatsApp과 관련된 위험에도 불구하고 오늘날 많은 조직에서 WhatsApp을 사용하여 팀과 소통합니다.
조직 커뮤니케이션 도구로 사용하도록 의도된 것이 아니므로 WhatsApp은 직접적이고 측정 가능하며 효과적이며 잘 관리되는 커뮤니케이션을 제공하는 데 부족합니다.
따라서 조직은 커뮤니케이션 목표를 재고하고 WhatsApp에 대한 더 나은 대안을 모색해야 합니다.
이러한 관점에서 이동 중인 많은 팀원이 있는 조직의 커뮤니케이션 요구 사항을 충족하도록 처음부터 설계된 플랫폼인 Connecteam을 살펴보도록 초대합니다.