비즈니스 커뮤니케이션 솔루션으로 생산성을 향상시키는 방법

지난 10년 동안 우리는 내부 커뮤니케이션의 세계에서 혁명을 목격했습니다. 눈 깜짝할 사이에 휴대폰은 거의 모든 사람에게 보편화되고 대중화되었습니다. 그리고 우리의 개인적인 삶에서만이 아닙니다.

비즈니스 운영은 일상적인 작업에서 내부 커뮤니케이션, 고객 만족 등에 이르기까지 획기적으로 변화했습니다. 버튼 클릭 한 번으로 이동 중에도 모든 작업을 수행할 수 있습니다.

한때 연결되지 않고 연락할 수 없었던 직원과 관리자는 이제 실시간으로 연결된 상태를 유지할 수 있습니다. 이는 생산성과 참여도에 큰 영향을 미쳤습니다. 오늘날에는 직원과 관리자가 한 번만 대면할 수 있었고 그 후에는 모두 혼자였다는 것을 상상하기 어렵습니다. 변경 사항이 있거나 사건이 발생하거나 대규모 판매가 발생하면 직원과 관리자는 이러한 사례를 전달하기 위해 하루가 끝날 때까지 기다려야 했습니다.

그러나 이제 휴대전화는 일상생활의 주요 도구입니다. 관리자가 직원에게 연락하고 일상적인 비즈니스 요구 사항을 관리하는 가장 쉬운 방법입니다. 생각해보세요. 하루에 몇 통의 전화를 받거나 거나요? 연구에 따르면 시간당 약 3번 전화를 걸거나 전화를 받고 있다고 합니다.

그러나 거의 10년 동안 일상적인 작업을 휴대폰에 의존한 후에 우리는 이 연결성의 단점도 볼 수 있습니다. 특히 끝없는 전화 통화의 경우.

완전히 확신하지 못하는 경우 전화 통화의 단점, 특히 생산성에 미치는 부정적인 영향을 강조하는 내용을 계속 읽으십시오. 그러나 해결책이 있으며 우리는 잠시 후에 그것에 대해 설명합니다.

전화 통화가 생산성에 미치는 영향

1. 전화 통화는 방해가 됩니다.

계획되지 않은 통화는 귀하와 귀하의 직원이 달성하려는 목표에서 멀어지게 합니다. 이것이 생산성 손실의 정의가 아니라면 무엇인지 알 수 없습니다. 실제로 계획되지 않은 통화는 복구하는 데 23분이 걸립니다. 직원에게 전화를 걸 때마다 그들이 하던 일을 멈추게 하고 다시 돌아가는 데 더 오랜 시간이 걸립니다.

2. 타이밍이 전부다

전화를 받지 못하는 이유는 회의 중이거나 직원이 고객과 함께 있는 경우입니다. 직원들이 하루에 몇 번이나 성공하지 못한 채 귀하에게 연락을 시도하고 있습니까? 그리고 몇 번이나 연락을 시도하고 있습니까? 이 끝없는 전화 태그 게임은 당신의 시간을 잡아먹을 뿐입니다.

3. 사진은 천 마디 말의 가치가 있습니다

안타깝게도 통화 중일 때는 구두로만 의사소통할 수 있습니다. 그림이 훨씬 더 효율적으로 작업을 수행할 수 있는 경우 무언가를 완전히 설명하는 것은 정말 어려울 수 있습니다. 예를 들어 고객에게 고용한 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지, 청소 작업 상태, 공사 중 예상치 못한 문제, 작업 사고 정도 등을 고객에게 알릴 수 있습니다.

4. 정보 공유 및 수신

쉽고 빠른 작업이 복잡하고 시간이 많이 걸리는 작업으로 바뀌면 어떻게 됩니까? 간단한 정보를 공유하고 해결책을 찾기 위해 여러 번 전화를 걸어야 할 수도 있습니다. 다가오는 회사 행사의 세부 정보를 공유하는 것은 어떻습니까? 아니면 사고 후 안전 정책을 드릴까요?

물론 전화 회의 일정을 잡거나 모든 사람을 같은 장소로 초대하여 이 모든 것을 전달할 수 있습니다. 그러나 이러한 이벤트를 조정하는 것은 번거로운 일입니다. 어느 날 또는 한 번도 전체적으로 작동하지 않기 때문입니다. 당신은 전화를 받지 못했거나 회의에 참석하지 못한 모든 사람을 뒤쫓아 그들이 소식을 확인하고 있음을 알게 될 것입니다. 그런 식으로 하루 종일 또는 일주일이 낭비됩니다!

또한 직원들도 귀하와 정보를 공유할 수 있는 손쉬운 실시간 솔루션이 없습니다.

5. 데이터가 구조화되지 않음

누군가 매장에서 깨진 램프를 보고하기 위해 전화를 걸어 2일 이내에 수리해야 한다고 가정해 보겠습니다. 그런 다음 전화를 끊었지만 그것이 어떤 유형의 램프인지, 수리공이 언제 매장에 올 수 있는지 묻는 것을 잊었다는 것을 깨달았습니다. 이제 모든 정보를 얻기 위해 직원에게 다시 전화해야 합니다. 이 작업이 완료되고 수리공에게 전화하면 여전히 정보가 누락되어 있으므로 직원에게 다시 전화해야 합니다. 주기는 계속해서 계속됩니다. 이것은 정보가 구조화되지 않았을 때 발생합니다.

6. 우선순위는 존재하지 않는다

전화 통화와 관련하여 무엇이 더 중요한지 결정할 수 있는 능력이 항상 있는 것은 아닙니다. 예를 들어, 12개의 이메일을 살펴보는 것이 제목이나 보낸 사람에 따라 우선순위를 정하기가 더 쉬울 수 있습니다. 그런데 전화가 왔을 때 인식된 번호라면 전화의 긴급성을 알 수 없습니다. 상사가 방금 체크인했거나 승무원이 작업 현장에 나타나기를 기다리고 있지만 교통 체증이 있거나 스팸 전화 일 수 있습니다. 바로 그 순간에 응답하고 하던 일을 중단하지 않는 한, 전화를 바로 받아야 하는지 또는 기다려야 하는지 알 수 있는 방법이 없습니다.

7. 기록이 없다

아무 것도 녹음되지 않기 때문에 3일 전에 발생한 통화에서 정보를 검색해야 할 때 할 수 없습니다. 통화의 주제가 무엇인지 보여주는 분석이 없습니다. 그리고 걸려오는 모든 전화를 메모하지 않으면 한 눈에 정보를 쉽게 기억할 수 없습니다.

자, 여기 있습니다. 특히 더 많은 직원이 원격 작업으로 전환하고 화상 통화가 새로운 표준으로 보임에 따라 전화 통화가 계속 유지되고 있음을 알고 있습니다. 그러나 전화 통화와 관련된 문제를 알고 있는 비즈니스 소유자와 관리자는 효율성과 생산성을 보장하기 위해 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션과 같은 보다 현대적인 솔루션으로 눈을 돌리고 있습니다.

비즈니스 커뮤니케이션 솔루션 이란?

회사와 직원에게 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션을 제공하면 효율성을 높이고 직원 몰입도를 높이며 팀 간의 지식 공유를 개선할 수 있습니다.

하지만 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션이란 무엇입니까? 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션을 사용하면 언제 어디서나 직원과 정보를 공유하고 협업할 수 있습니다. 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션을 내부 커뮤니케이션을 향상시키는 메커니즘으로만 생각하지 말고 작업 관리를 능률화하고, 보고서 관리를 처리하고, 작업 일정을 논의하고, 급여 처리를 관리하는 등의 방법으로 생각하십시오.

위의 사항을 인식하고 많은 사람들이 올인원 직원 관리 앱인 Connecteam을 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션으로 선택하고 있습니다.

Connecteam의 커뮤니케이션 기능은 회사 투명성을 보장하고 설문 조사 및 실시간 설문 조사에 직원을 참여시키는 피드백 메커니즘을 제공하며 협업, 작업 관리 등을 위한 단일 장소를 포함합니다.

비즈니스 커뮤니케이션 솔루션 에 필요한 기능

우리는 블로그에서 전화 통화의 세 가지 문제점을 지적했습니다. 방해가 되고, 부재중 전화가 끊이지 않으며, 사진이 중요합니다. 채팅과 같은 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션은 이러한 세 가지 문제를 모두 줄이거나 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다. 전화 통화로 직원을 방해하는 대신 채팅 앱을 통해 메시지를 보내 직원이 계속 작업할 수 있도록 하고 답변을 받기 위해 하던 일을 멈추지 않도록 하십시오. 직원이 푸시 알림을 받으면 하던 일을 멈출 수도 있습니다. 하지만 하던 일을 거의 완전히 멈추거나 집중을 너무 많이 해야 하는 전화 통화에 비하면 작은 방해입니다.

전화 태그 게임에 참여하는 대신 그룹 채팅을 쉽게 보내 필요한 모든 것을 전달할 수 있습니다. 사진 한 장이 천 마디 말보다 중요할 때 통화에 시간을 낭비하는 대신 관련이 있을 때 관리자나 직원에게 사진, 비디오 또는 위치를 빠르게 보낼 수도 있습니다.

채팅은 내부 커뮤니케이션을 간단하게 만듭니다. 팀 채팅을 쉽게 만들거나 일대일 대화를 시작하여 시간을 절약하고 생산성 손실을 방지합니다. Connecteam은 특히 조직 내 사용을 위해 구축된 고급 관리 도구를 제공하는 온라인 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션입니다. 설문 조사, 제안 상자, 직원 디렉터리 등을 만듭니다.

우리가 제시한 예를 다시 생각해 보십시오. 직원이 매장의 깨진 램프에 대해 연락하는 경우. 전화하는 대신 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션 앱에서 미리 만들어진 디지털 보고서를 열고 모든 관련 정보를 입력하면 디지털 서명까지 받을 수 있습니다. 이렇게 하면 두 사람 모두 시간을 절약하고 정보가 누락되지 않도록 할 뿐만 아니라 지금까지 입력한 모든 기록을 확인할 수 있습니다.

비즈니스 커뮤니케이션 솔루션은 양식, 보고서 또는 체크리스트를 쉽게 만들 수 있어야 합니다. Connecteam을 사용하면 처음부터 시작하거나 기존 템플릿을 편집하고 자유 텍스트, 객관식, 이미지 업로드, 문서 스캐너, 디지털 서명, GPS 위치 등과 같은 다양한 필드 옵션(특히 모바일 장치용) 중에서 선택할 수 있습니다.

푸시 알림으로 즉각적인 업데이트를 보내 사용자 댓글 기능이 있든 없든 모든 직원에게 쉽게 연락할 수 있습니다. 이렇게 하면 직원이 필요할 때 필요한 정보를 얻을 수 있으며 참여율을 쉽게 추적하고 업데이트를 본 사람과 시간을 정확히 알 수 있습니다. 오늘날 대부분의 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션은 클라우드 기반이므로 모든 기능에 포함된 기록을 통해 데이터가 손실되지 않습니다.

비즈니스 커뮤니케이션 솔루션의 결론

이러한 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션의 목표는 귀하와 귀하의 직원이 커뮤니케이션을 간소화하고 전화 통화에 소요되는 시간을 줄이고 생산성을 향상시키는 데 도움을 주는 것입니다. 매니저의 꿈.

대기업의 관리자이든 영세 기업이든 상관없이 내부 커뮤니케이션은 성공과 만족의 최전선에 있습니다. 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션을 사용하면 내부 커뮤니케이션 관리가 더 쉬워집니다.