전문 이메일 템플릿: 이메일 형식 및 예
게시 됨: 2022-10-07
- 2021년 12월 8일
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이러한 전문적인 이메일 템플릿과 이메일 서식 예제를 사용하여 공식적인 이메일을 작성하는 데 따른 스트레스를 해소하세요.
비공식 대 공식 이메일 작성
우리는 여러 가지 이유로 이메일을 작성하지만 비공식과 공식의 두 가지 범주로 분류되는 경향이 있습니다.
공식적인 이메일은 친구나 가족에게 보내는 것일 수 있습니다. 간단한 설명, 저녁 식사 초대, 훌륭한 요리법에 대한 추천 - 이와 같이 간단한 것입니다.
공식적인 이메일은 일반적으로 비즈니스 환경에서 사용됩니다. B2B 및 B2C 영업과 사무실 내 커뮤니케이션에서 일반적입니다. 물론 비공식 이메일과 공식 이메일의 경계가 모호할 수 있으며 때로는 이메일에서 각각의 요소를 사용할 수 있지만 차이점을 인식하는 것이 중요합니다.
예를 들어, 사무실에 좋은 친구가 있고 그들과 의사 소통하는 방법은 이메일 제목에 따라 다릅니다. 점심 회의를 예약하는 경우 더 비공식적일 수 있지만 권장 사항을 계약서에 보내는 경우 훨씬 더 공식적일 수 있습니다.
사람마다 자신만의 스타일이 있지만 때로는 더 격식을 차려야 할 때도 있고 더 편안한 스타일을 사용할 수도 있습니다.
기본 전문 이메일 형식
비공식적인 이메일을 보낼 때 일반적으로 그 결과는 높지 않습니다. 친구에게 저녁 식사 초대를 보낼 때 몇 마디 말을 섞고 조금 떠들거나 하는 것은 특히 중요하지 않습니다.
하지만 전문적인 이메일을 보낼 때는 그렇지 않으므로 형식에 집중하는 것이 중요합니다. 이메일을 기본 요소로 분류하면 커뮤니케이션을 계획하고 효과적으로 구성하는 것이 훨씬 쉽습니다.
업무용 이메일에는 4가지 기본 요소가 있어야 합니다.
- 제목 줄
- 인사
- 이메일 본문
- 이메일 서명
이메일을 최대한 활용하려면 이메일을 보내는 개인에 맞게 각 측면을 최적화하고 개인화해야 합니다.
제목 줄
제목 줄은 나중에 생각하여 채우는 것처럼 보일 수 있지만 매우 중요합니다. 비즈니스 사람들은 매일 수백 개의 이메일을 받고 너무 자주 스팸이 받은 편지함을 어지럽힙니다.
바쁜 일정에서 시간을 절약하기 위해 사람들은 제목을 사용하여 이메일을 열지 여부를 결정합니다. 실제로 47%의 사람들이 제목을 기반으로 이메일을 열므로 이것이 최적화를 위한 절호의 기회입니다.
당신의 제목 라인은 당신이 제공하는 가치에 대한 힌트뿐만 아니라 주의를 사로잡아야 합니다.
이것은 찾기 어려운 균형일 수 있지만 완벽한 제목 라인은 응답률에 큰 영향을 미칩니다.
인사
비즈니스에서 사람들은 당신이 요점을 바로 알기를 바라는 경향이 있지만, 먼저 형식을 처리해야 합니다. 이메일에서 빠르게 왔다 갔다 하는 경우에는 이것이 필요하지 않을 수 있지만 대부분의 이메일은 인사말로 시작됩니다.
"안녕", "안녕" 또는 "헤이"로 시작할지 여부를 토론하는 데 시간을 보낸 사람들에게 가장 일반적인 질문은 가장 좋은 인사말은 무엇입니까?
핵심은 지나치게 생각하지 말고 항상 이메일을 보내는 사람에 대해 조사하는 것입니다. LinkedIn을 사용하여 받는 사람이 선호하는 이름(예: Dan 대 Daniel)을 찾고 간단하게 유지하십시오.
"hey"는 비공식적인 쪽에 더 치우칠 수 있지만 "hi"와 "hello"는 완벽하게 허용되며 이메일을 시작하는 좋은 방법입니다.
기타 허용되는 옵션은 다음과 같습니다.
- 친애하는 [이름]
- 인사말
- 안녕하세요
- 안녕하세요 여러분
인사말을 사용하여 자신만의 스타일을 개발할 수 있지만 너무 복잡하게 만들 필요는 없습니다.
이메일 본문
받는 사람의 관심을 끌고 즐거운 인사를 전하면 이메일 본문에 들어갈 수 있습니다.
여기에서 메시지를 작성하고 독자가 조치를 취하도록 설득합니다.
그러나 너무 조급해하지 마십시오!
이메일은 짧고 간결할 때 가장 효과적입니다. 아무도 큰 텍스트 블록을 보고 에세이를 읽어야 하는 것을 원하지 않습니다. 대신 이메일을 요점으로 유지하고 읽기에 매력적으로 보이게 하는 것이 중요합니다(단락을 짧게 유지하고 머리글을 사용하여 내용을 나누십시오).
이메일을 항상 하나의 메시지에 집중하세요. 이야기할 요점이 두 가지 이상인 경우 이를 다른 이메일로 분리하는 것이 좋습니다. 요점에 집중하고 수신자가 결정을 내리는 데 필요한 모든 정보를 제공하고 조치를 요청하십시오.
당신은 이유 때문에 이메일을 쓰고 있습니다 – 당신은 무언가를 성취하고 싶습니다. 그 사람이 취하기를 원하는 행동을 강조 표시하여 이메일을 마치면 그들이 할 가능성이 훨씬 높아집니다.
이메일 서명 포함
깨끗한 이메일 서명을 만드는 것은 쉬운 단계이며 훨씬 더 전문적으로 보이게 합니다. 이렇게 하면 받는 사람이 귀하가 누구인지, 무엇을 하는지, 귀하에게 연락하는 방법을 쉽게 알 수 있습니다.
종종 우리는 익숙하지 않은 사람들에게 이메일을 보내므로 자신을 식별할 수 있는 것이 중요합니다. 이메일 서명에는 다음과 같은 정보가 포함되어야 합니다.
- 이름
- 이메일 주소
- 전화 번호
- 웹사이트 링크
- LinkedIn 프로필에 연결
이렇게 하면 수신자가 자신이 누구에게 말하는지 더 명확하게 파악하고 응답할 가능성을 높이는 데 도움이 됩니다.
전문 이메일 템플릿
전문적인 이메일을 작성해야 하는 이유는 매우 다양하여 모든 것에 적합한 일반적인 템플릿을 작성하기가 어렵습니다. 상황마다 약간씩 다른 것이 필요하므로 조정해야 하지만 이 전문 이메일 템플릿이 시작하는 데 도움이 될 수 있습니다.
제목 줄: [이슈] – [인사] [이름은]
친애하는 [연구 수신자의 선호 이름],
첫 번째 단락:
첫 번째 단락은 짧고 요점이어야 합니다. 사람들의 시간은 소중하기 때문에 덤벼들지 마십시오. 예를 들어, 구직을 신청하는 경우 직위, 채용 정보를 알게 된 방법 및 수행하고 싶은 조치를 포함하십시오.
중간 단락:
여기에서 귀하가 제공하는 가치를 보여주고 수신자가 조치를 취해야 하는 이유를 보여줍니다. 자신에게 너무 집중하지 말고 연락하려는 회사/사람에 대해서도 이야기하십시오.
입사 지원의 예에서 이것은 회사가 수행한 몇 가지 훌륭한 일과 그 가치가 귀하와 어떻게 일치하는지에 대해 이야기하는 것을 의미합니다.
마지막 단락:
수신자에게 시간을 내어 감사를 표하고 클릭 유도문안으로 원하는 조치를 강화하십시오.
폐쇄:
진정으로,
이메일 서명
특정 상황에 대한 이메일 템플릿
위의 일반 이메일 템플릿은 어떤 상황에도 맞도록 만들 수 있지만 때로는 좀 더 구체적인 것을 원할 수도 있습니다. 다음은 비즈니스 이메일과 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 템플릿을 작성하는 일반적인 상황입니다.
1. 공고
공지 이메일을 보낼 때 조치를 취할 사람이 반드시 필요한 것은 아니지만 읽을 사람은 필요합니다. 이것이 발생하는지 확인하는 방법은 다음과 같습니다.
제목: 팀에 대한 흥미로운 업데이트: [이름] 만나기
안녕하세요 팀,
새로운 [새 팀원의 직위]를 소개하게 되어 기쁩니다. [새 팀원의 이름]은 [산업]에서 훌륭한 경험을 제공하며 [직무 사양]이 될 것입니다.
[새 팀원의 이름]은 [신규 직원이 공유하고 싶어할 만한 재미있는 세부 정보(예: 열렬한 스타 트렉 팬)]이므로 자유롭게 인사하고 대화를 시작하십시오.
진정으로,
[이메일 서명]
2. 비즈니스 후속 이메일
네트워킹은 여전히 비즈니스에서 매우 중요한 부분입니다. 새로운 사람들을 만날 때 관계를 발전시키는 것이 중요하며, 이를 할 수 있는 방법 중 하나는 후속 이메일을 사용하는 것입니다.
제목: [event]에서 만나서 반가워요
[수취인 이름]님, 안녕하세요.
[만난 방법]에서 만나서 반가웠습니다. [subject]에 대한 대화가 정말 즐거웠고 앞으로 더 자세히 논의하고 싶습니다.
[회사]에서 [직책]으로 하는 일은 흥미롭고 하는 일에 대해 더 듣고 싶습니다. 앞으로 몇 주 동안 시간이 있다면 커피 한 잔 하는 것이 좋을 것입니다.
나는 일반적으로 [일]에 한가합니다. 그 중 어떤 것이 효과가 있습니까?
진정으로,
[이메일 서명]
3. 요청
귀하가 작성하게 될 가장 일반적인 비즈니스 이메일 중 하나는 요청입니다. 휴가를 요청하든, 인상을 요청하든, 다른 무엇이든 이러한 이메일을 올바르게 전달하는 것이 중요합니다. 요청에 대해 긴장하더라도 덤불을 두드리는 것은 의미가 없습니다. 대신 간단하지만 잘 짜여진 메시지로 요점을 파악하세요.
제목: [날짜]에 대한 휴가 요청
[수취인 이름]님께,
9월 5일 금요일부터 9월 12일 금요일까지 휴가에 PTO를 사용하고 싶습니다.
나는 내 모든 업무와 책임이 사전에 처리되도록 하고 동료 [name] 및 [name]과(와) 현재 내 사건을 논의하여 최신 정보를 얻도록 할 것입니다.
귀하의 승인을 기다리겠습니다.
[이메일 서명]
4. 질문
질문은 가장 단순한 예/아니오부터 매우 복잡한 것까지 다양합니다. 질문이 있는 사람에게 이메일을 보낼 때는 답변이 필요한 부분에서 사람들의 관심을 끌지 말고 간단하게 유지하는 것이 중요합니다.
제목: 지속 가능성 정책을 업데이트하고 있습니까?
[수취인 이름]님께,
최근 정부의 조언에 비추어 볼 때 지속 가능성 정책에 임박한 변화를 줄 것인지 궁금합니다.
우리 브랜드는 수년 동안 지속 가능성 분야의 선두 주자였으며 이것이 제가 깊이 열정을 갖고 있는 분야이기 때문에 자부심의 큰 원천이 되었습니다. 저는 우리가 새로운 조언에 따라 환경에 대한 약속을 계속 유지할 수 있기를 바랍니다.
Google 정책을 업데이트할 계획이 있는지 여부를 알려주시면 감사하겠습니다. 의견이 있으시면 기꺼이 도와드리겠습니다.
진정으로,
[이메일 서명]
5. 불만
불행히도 불만이 있고 불만을 표명해야 할 때가 있습니다. 이것은 비즈니스 수행의 일부이지만 접근하기 어려운 이메일일 수 있습니다. 중요한 것은 요점을 명확하게 하고 일을 단순하게 유지하는 것입니다.
제목 줄: [불만 주제]에 대한 불만
안녕하세요,
최근에 [위치]에 있는 매장에서 [불만 주제]를 구입했는데 작동하지 않습니다. 다음날 반품하러 갔을 때 교환원은 수리를 도와주지 않았고 환불을 위해 제품을 반품하는 것을 허용하지 않았습니다.
나는 수년 동안 당신의 가게를 사용해 왔으며 열악한 서비스 수준에 매우 실망했습니다.
이 문제를 살펴보고 문제를 해결해 주시겠습니까?
진정으로,
[이메일 서명]
6. 사과
우리는 삶에서 항상 옳은 일을 하는 것은 아니며 때로는 사과를 해야 한다는 것을 의미합니다. 이것은 누구에게도 즐겁지 않지만 이 간단한 사과 템플릿으로 스트레스를 어느 정도 해소할 수 있습니다.
제목: [사과의 대상]
[고객 이름]님, 안녕하세요.
[언제]에서 [무엇]과 관련된 문제를 발견했습니다.
이것은 당신에게 무엇을 의미합니까?
[문제의 영향을 자세히 설명]
[안심 고객 참고]
우리는 [사과의 대상]과 함께 이 문제를 재빨리 알아차렸고 가능한 한 혼란을 제한했습니다. 우리 기술 팀은 문제를 해결하기 위해 24시간 노력하고 있으며 [시간] 현재 모든 것이 정상으로 돌아왔음을 알려드릴 수 있습니다.
이 일로 인해 불편을 드려 죄송합니다. 현재 문제를 분석하고 이러한 통찰력을 사용하여 향후 문제가 재발하지 않도록 하고 있습니다.
진정으로,
[이메일 서명]
7. 해지
많은 비즈니스 상황이 민감할 수 있습니다. 특히 민감한 한 가지 상황은 종료입니다. 물론 이메일을 통해 누군가의 고용을 종료하지는 않겠지만 사용자의 계정을 종료하거나 이와 유사한 것을 해야 할 수도 있습니다.
제목: 귀하의 계정 즉시 해지
누구에게 관심이 있을지,
즉시 효력을 발휘하여 [회사]에서 귀하의 계정을 해지했습니다.
[이유]
[날짜 및 시간]에 [문제]에 대해 이야기한 결과 [사용 유형]에 변화가 없었습니다. 여러 번 통신한 후에도 귀하는 계속해서 당사의 이용 약관을 위반하고 있으며, 이는 당사가 계정을 일시 중지할 수 밖에 없음을 의미합니다.
진정으로,
[이메일 서명]
주요 내용
전문적인 이메일을 작성하는 것은 삶의 중요한 부분입니다. 우리의 사생활에서도 좀 더 격식 있는 글을 써야 하는 순간이 있을 것입니다.
중요한 이메일을 작성할 때 지나치게 생각하기 쉽지만 간단하고 요점만 유지하면 더 많은 성공을 거둘 수 있습니다. 이메일을 섹션으로 나누고 개인화에 집중하고 짧고 간결하게 유지하십시오.
