프로젝트 성공을 위한 13가지 프로젝트 관리 원칙

단독으로든 팀의 일원으로든 프로젝트를 관리하는 것은 어려울 수 있습니다. 필연적으로 기한, 예산, 고객 요구 사항, 위험 및 고려해야 할 다양한 우선 순위가 있습니다. 그 모든 것이 꽤 빨리 압도될 수 있습니다.

그렇기 때문에 몇 가지 주요 프로젝트 관리 원칙을 따르면 생산성을 높이고 현실적인 기대치를 설정하며 더 많은 프로젝트 성공을 보장할 수 있습니다.

생산성을 높이는 13가지 프로젝트 관리 원칙

이 13가지 프로젝트 관리 원칙은 반드시 따라야 하는 엄격한 규칙이나 구조가 아닙니다. 대신, 이는 귀하 또는 귀하의 팀 생산성을 향상시키기 위한 지침입니다. 이러한 핵심 원칙을 따르면 모든 프로젝트를 시작하고 실행하기 위한 올바른 경로를 설정할 수 있습니다.

1. 프로젝트 목표 및 목적을 명확하게 정의

프로젝트에 착수하기 전에 목표를 명확하게 정의하십시오. 프로젝트에 대해 설정한 목표와 목표는 프로젝트의 성공 또는 실패를 결정하는 핵심 요소가 될 것입니다.

작업을 시작하기 전에 목표를 정의하면 팀, 클라이언트, 귀하 모두가 프로젝트에 대한 현실적인 기대치를 설정합니다. 그렇게 하면 잠재적인 미래의 오해를 피하고 첫날부터 모든 사람의 기대치를 관리할 수 있습니다.

다음은 프로젝트 관리 플랫폼 Monday.com을 사용하여 분기별 목표와 기대치를 설정하는 예입니다.

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2. 경험이 풍부한 프로젝트 리더 1명 지명

팀의 모든 사람이 프로젝트에 대한 의견을 말할 기회가 있어야 하지만 최종 결정을 내리고 각 작업 및 프로젝트 단계의 완료를 감독할 누군가가 필요합니다. 그렇지 않으면 느린 의사 결정, 끝없는 작업 및 제한된 품질 검사의 위험이 있습니다.

전체 프로젝트를 처음부터 끝까지 감독하고 작업을 위임하며 주요 결정을 내릴 수 있는 경험 많은 프로젝트 리더를 지명합니다.

선택한 프로젝트 리더는 이해 관계자, 팀 구성원, 고위 관리자, 고객 및 이해 관계자 간의 멀티태스킹 및 작업에 능숙한 사람이어야 합니다. 그들은 팀 구성원에 대한 자신의 기대와 목표를 명확하게 표현할 수 있는 확고한 의사소통자가 필요합니다.

Kissflow와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어는 처음부터 끝까지 프로젝트의 전체 개요를 유지하는 데 필수적입니다. 프로젝트 리더가 작업을 더 쉽게 위임하고, 워크로드를 평가하고, 다양한 이동 부분의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

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3. 프로젝트 결과물 파악

프로젝트 목표와 목표를 정의했으면 프로젝트 결과물을 명확히 해야 합니다. 결과물은 프로젝트를 성공적으로 마무리할 때 가져오는 구체적인 항목 또는 서비스입니다.

결과물은 시연할 수 있는 고유한 제품, 새로운 기능, 결과 또는 서비스 기능이 될 수 있습니다.

목표에 대해 생각함으로써 프로젝트 결과물을 결정할 수 있습니다.

예를 들어 최종 목표가 사용자가 회사 마케팅 예산을 더 잘 관리, 추적 및 분석할 수 있도록 하는 것이라면 결과물은 사용자가 데이터를 업로드한 다음 필요에 따라 모니터링, 추적 및 관리할 수 있는 소프트웨어일 수 있습니다.

또한 사용자가 새 소프트웨어를 효과적으로 작동하는 방법을 알 수 있도록 유용한 가이드 및 교육 매뉴얼을 작성할 수도 있습니다.

다음은 프로젝트 결과물의 예입니다.

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4. 명확한 팀 역할 및 책임 설정

잘못 정의된 팀 역할과 책임보다 더 많은 문제를 일으키는 것은 거의 없습니다. 사람들이 자신이 무엇을 해야 하는지 또는 자신의 작업이 다른 팀 구성원의 역할과 어떤 관련이 있는지 모르는 경우 프로젝트가 탈선하기 쉽습니다.

책임을 둘러싼 모호한 경계는 불필요한 불일치, 작업이 두 번 완료되거나 완료되지 않은 항목으로 이어질 수도 있습니다.

팀 구성원이 자신의 책임이 더 큰 그림에 맞는 시기와 방법을 알고 있을 때 프로젝트가 원활하게 실행되고 성공할 가능성이 높아집니다.

프로젝트 시작 단계에서 각 팀 구성원의 역할을 명확하게 설명하여 모든 사람이 효과적으로 협업할 수 있도록 합니다.

5. 프로젝트 위험 평가

완료 위험, 예산 초과 위험, 기타 비금전적 자원 부족 등 프로젝트 관리와 관련된 위험이 있습니다.

프로젝트를 공식적으로 시작하기 전에 모든 잠재적 위험을 식별하고 나중에 예상치 못한 위험에 휘말리기보다 초기에 완화하려고 노력하는 것이 중요합니다.

이를 협업 프로세스로 만들고 모든 팀 구성원에게 고려해야 한다고 생각하는 위험 요소를 추가하도록 요청하십시오.

확실한 위험 평가는 상황이 잘못될 수 있음을 인정합니다. 가능한 모든 위험을 예방할 수는 없지만 적절히 대비하고 프로젝트가 실패하지 않도록 저장할 수 있습니다.

6. 프로젝트 우선순위 및 이정표를 파악합니다.

때로는 복잡한 프로젝트를 진행하고 있을 때 그 당시에는 중요하게 느껴지지만 우선순위가 아닌 작은 세부 사항 때문에 빗나가기 쉽습니다.

프로젝트 우선 순위와 주요 이정표를 알면 진행 상황을 평가하고 현재 위치를 표시하는 데 도움이 됩니다. 처음부터 작업 우선 순위를 정의하면 작업 충돌이나 문제가 발생한 경우 팀의 초점을 어디로 향해야 하는지 알 수 있습니다.

우선순위를 정의하려면:

• 계획 단계에서 주요 프로젝트 이정표를 설정하여 귀하와 귀하의 팀이 프로젝트가 순조롭게 진행되고 있는지 알 수 있습니다.
• 팀에 실질적인 진행 상황을 제공하는 KPI 및 측정항목을 식별합니다.
• 중요도에 따라 1-10의 척도로 작업을 평가하십시오.

다음은 프로젝트 이정표가 어떻게 보이는지 보여주는 시각적 예입니다.

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7. 책무성 및 책임 시스템 구축

팀 구성원이 프로젝트에 투자하고 동기를 부여함으로써 책임감을 유지하십시오.

이렇게 하려면 특정 팀 구성원에게 작업과 마감일을 할당할 수 있는 중앙 프로젝트 관리 시스템을 선택하십시오. 모든 사람이 자신이 무엇을 해야 하고 언제 완성된 작업을 받을 수 있는지 알도록 하십시오. 자동화된 이메일 및 채팅 알림은 사람들이 작업을 잊지 않도록 하여 자신의 작업에 대한 책임감을 느끼게 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

모든 팀 구성원은 프로젝트 관리 도구에 액세스할 수 있어야 하며 진행 상황을 쉽게 추적하고 큰 그림 수준에서 프로젝트에서 자신의 역할을 볼 수 있어야 합니다.

처음부터 효과적인 프로젝트 관리 시스템을 설정하는 데 시간을 할애하면 프로젝트 관리자로서 자신의 시간도 확보할 수 있습니다. 모든 작은 세부 사항을 세세하게 관리할 필요가 없으며 대신 팀원들이 자신의 장점을 최대한 활용하고 자신과 시간을 더 잘 관리할 수 있다는 자신감을 갖게 됩니다.

Trello와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 기한이 있는 팀 구성원에게 작업을 쉽게 할당할 수 있습니다.

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8. 현실적인 예산 설정

모든 프로젝트에는 제한된 리소스가 있습니다. 프로젝트 성공 및 완료 가능성을 최대화하려면 충분한 리소스에 액세스할 수 있도록 현실적인 예산을 생각하는 것이 중요합니다.

예상치 못한 비용, 지연 및 합리적인 일정에 대비할 수 있는 충분한 리소스가 필요합니다. 동시에 프로젝트 자원을 최대한 활용하십시오. 가능한 경우 비용을 절감하고 순조롭게 진행되도록 프로젝트 기간 동안 조치를 취하십시오.

실시간으로 비용과 지출을 추적할 수 있도록 ProjectManager와 같은 프로젝트 관리 앱에 예산을 업로드하는 것이 좋습니다.

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9. 개시 전략 수립

프로젝트 시작은 다른 프로젝트 활동을 시작하기 전에 완료해야 하는 모든 예비 작업입니다. 이 단계에서 타당성 문서, 비즈니스 사례 생성, 이해 관계자 및 기타 관리자와의 연락과 같은 모든 관리 작업을 완료해야 합니다.

적절한 시작 전략을 따르면 처음부터 모든 프로젝트 관리 문서를 체계적으로 유지할 수 있습니다. 즉, 프로젝트의 중간에 이해 관계자가 타당성 문서를 볼 것을 요청하면 해당 문서가 있고 어디에서 찾을 수 있는지 알 수 있습니다.

사람들이 필요할 때 문서를 확인할 수 있도록 모든 관련 프로젝트 시작 문서를 쉽게 액세스할 수 있는 중앙 위치에 저장해야 합니다.

10. 실행 전략을 세워라

프로젝트 실행은 일반적으로 프로젝트를 공식적으로 시작하기 위한 초기 프로젝트 킥오프 미팅으로 시작됩니다. 여기에서 프로젝트에 대한 비전과 목표를 공유하고 팀 구성원에게 작업을 할당하고 모든 사람이 시작하도록 설정합니다.

실행 단계에서 오류, 방향 변경 또는 기타 예기치 않은 이벤트를 기록하는 방법이 있는지 확인하십시오. 이렇게 하면 변경 사항이 있는 경우에도 원활하게 실행할 수 있습니다.

11. 커뮤니케이션 계획 수립

프로젝트 관리자는 Slack, 이메일 및 프로젝트 관리 채팅과 같은 여러 커뮤니케이션 채널을 쉽게 설정하여 모든 사람에게 프로젝트 진행 상황을 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 그러나 추적해야 할 채널이 너무 많으면 팀원들에게 부담이 될 수 있습니다.

그렇기 때문에 프로젝트를 순조롭게 진행하려면 명확하고 체계적인 커뮤니케이션 계획이 필수적입니다. 이메일, Slack 또는 일일 Zoom 회의 등 선택한 커뮤니케이션 채널에 대한 지침을 구현하세요.

다른 유형의 작업 업데이트에 대해 다른 통신 방법을 사용하도록 선택할 수 있습니다. 예를 들어 팀 구성원은 다른 사람들에게 작업 진행 상황을 업데이트하기 위해 매일 프로젝트 관리 대시보드를 업데이트해야 할 수 있습니다. 또한 주간 팀 Zoom 회의를 통해 전반적인 진행 상황과 문제점을 공유할 수도 있습니다.

핵심은 팀의 모든 사람이 올바른 채널을 통해 다양한 프로젝트 업데이트를 전달하는 방법을 이해하고 있다는 것입니다.

이해 관계자 및 클라이언트가 프로젝트 업데이트를 받을 것으로 예상되는 시기에 대해 현실적인 기대치를 설정하는 것도 중요합니다. 사람들은 언제 프로젝트에 대한 특정 정보를 기대할 수 있는지 알아야 합니다.

처음부터 명확한 커뮤니케이션 계획을 세워 모든 사람이 커뮤니케이션 기대치에 대해 같은 생각을 할 수 있도록 합니다.

선택한 프로젝트 관리 앱 내에서 태그가 지정된 댓글은 모든 사람에게 작은 일일 작업 업데이트에 대한 정보를 제공하는 데 도움이 됩니다.

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12. 진행 상황 추적 및 모니터링

팀이 더 쉽게 추적할 수 있는 유형 항목을 진행하려면 몇 가지 KPI를 설정하는 것이 중요합니다. KPI에는 예산, 품질 기대치 및 프로젝트 일정이 포함될 수 있습니다.

프로젝트 동안 프로젝트 진행 상황을 추적하고 정기적으로 KPI를 검토하십시오. 그렇게 하면 프로젝트가 예산을 초과하기 시작하거나 일정 기대치에 미치지 못하는 경우 문제를 조기에 포착하고 프로젝트가 탈선하기 전에 조정할 수 있습니다.

다음은 프로젝트 KPI를 추적하기 위해 시각적 대시보드를 설정하는 방법의 예입니다.

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13. 프로젝트를 종료하는 프로세스가 있습니다.

프로젝트 종료 프로세스를 만드는 것이 중요하므로 프로젝트가 끝없는 피드백 루프에 갇히거나 영원히 미완성 상태가 되지 않습니다.

모든 프로젝트 목표와 목표를 달성하지 못하더라도 공식적으로 마무리해야 합니다. 이를 위해 공식적으로 완성된 제품이나 새로운 기능을 이해 관계자에게 넘겨줍니다. 그런 다음 새 제품을 작동하고 문제를 해결하는 방법에 대한 지침을 제공합니다.

끝내고자 하는 모든 것을 완료하지 못했다면 다음에 일어날 일에 대한 프로토콜을 만드십시오. 이 항목을 나중에 완료할 예정입니까, 아니면 더 이상 우선 순위가 아닌가요?

또한 프로젝트 작업이 완료되었으며 이제 이해 관계자 또는 클라이언트의 손에 있음을 의미하는 공식 승인 문서를 만들어야 합니다.

배운 교훈과 다음 번에 개선할 수 있는 방법에 대해 팀 구성원 및 이해 관계자와 회의를 갖는 것도 좋은 생각입니다.

이러한 프로젝트 관리 원칙을 구현하여 프로젝트 성공을 높이십시오.

프로젝트 성공은 종종 효과적인 프로젝트 관리로 귀결됩니다. 이 13가지 프로젝트 관리 원칙을 따르고 팀 구성원 및 이해 관계자와 보다 쉽게 ​​협업할 수 있는 방법을 확인하십시오.

프로젝트 효율성, 간소화된 프로세스 및 명확한 의사 소통을 목표로 한다면 견고한 프로젝트 관리자가 될 수 있습니다. 이러한 원칙을 사용하여 프로젝트 관리를 시작할 준비가 되셨습니까? 먼저, AppSumo Store를 확인하십시오. 사용 가능한 최고의 소프트웨어 거래가 있습니다.