프로젝트 워크플로 관리 소프트웨어: 무엇입니까? 귀하에게 적합한 도구는 무엇입니까?

비즈니스가 성장함에 따라 일을 처리하는 것이 번거롭고 어려워집니다. 귀하는 Project Management Institute가 2018년 연구에서 발견한 통계의 일부가 됩니다. 평균적으로 프로젝트의 1/3 이상이 2012년과 마찬가지로 목표를 달성하지 못합니다.

출처: 프로젝트 관리 연구소

그리고 Project Management Institute가 설명하는 것처럼 모든 비즈니스 소유자 및 관리자와 마찬가지로 조직이 전략적 목표를 달성할 가능성이 적기 때문에 프로젝트가 실패하면 수익도 발생한다는 것을 이해합니다.

2017년 연구에서 PMI는Lean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scale의 공동 저자인 Barry O'Reilly와 대화를 나누며 “성공적인 기업은 효과가 있는 것과 그렇지 않은 것을 배우기 위해 지속적으로 실험하고 있습니다. 그들은 목표를 명확히 하고, 피드백 루프를 단축하고, 산출물이 아닌 결과에 따라 진행 상황을 측정함으로써 고객의 요구 사항을 충족하는 데 중점을 둡니다.”

출처: 프로젝트 관리 연구소

위의 그래프에서 우리는 프로젝트의 80% 이상이 시간과 예산에 맞춰 완료되고 원래 목표와 비즈니스 의도를 충족하는 조직이 높은 이익 실현 성숙도를 경험할 것임을 알 수 있습니다. PMI는 또한 2017년 연구에서 "37%의 프로젝트는 비즈니스 리더가 확인한 바와 같이 명확한 목표가 없기 때문에 실패합니다."라고 지적합니다.

IBM(International Business Machines Corporation)은 “IBM은 일정, 예산 및 품질이라는 프로젝트에 대한 3가지 주요 명확한 목표를 가지고 있습니다. 단 40%의 프로젝트만이 이러한 주요 목표를 달성합니다.”

따라서 다른 사람들과 마찬가지로 비즈니스를 보다 효율적으로 성장시키기를 바라며 기술 솔루션을 운영에 통합하기로 결정합니다. 하지만 올바른 도구를 선택하는 것이 생각만큼 쉽지 않다는 것을 알게 됩니다.

즉, 작업을 완료하는 데 도움이 되는 솔루션이 부족하지 않습니다. 수직 및 비즈니스 규모에 따라 선택할 수 있는 소프트웨어 솔루션 및 서비스가 수십 개(수백 개는 아니더라도)일 수 있습니다.

그러나 어떤 기준을 고려해야 하며 특정 비즈니스의 목표와 운영을 위한 가장 정확한 솔루션을 어떻게 찾아야 합니까?

프로젝트 관리 대 워크플로 관리

PMChat은 "상용 PM 소프트웨어를 사용하면 성능과 만족도가 높아진다"고 보고하지만 "프로젝트 관리자의 44%는 소프트웨어를 사용하지 않습니다."

그것이 당신이라면 도구 시장을 활용하는 것이 압도적 일 수 있습니다. 따라서 도구 및 소프트웨어 솔루션에 대해 이야기하기 전에 무엇을 찾아야 하는지 이해하는 데 도움이 되도록 프로젝트 관리와 워크플로우 관리의 차이점을 명확히 합시다.

두 개념이 관련되어 있지만 동일하지는 않습니다 .이름에서 알 수 있듯이 하나는 프로젝트 관리를 위한 것이고 다른 하나는 운영 및 프로세스 관리, 즉 다르게 말하면 워크플로우에 관한 것입니다.

이상하게도 PWC는 "디지털 PM 소프트웨어가 성능을 향상시키고 고성능 프로젝트의 77%가 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용한다는 사실을 발견했지만 프로젝트 관리자의 44%는 프로젝트 관리에 소프트웨어를 사용하는 것을 믿지 않는 것으로 나타났습니다."라고 밝혔습니다. 또한 Access Group은 프로젝트 관리자의 66%가 소프트웨어 투자의 주요 결정이 조직에 달려 있다고 지적한다는 사실을 발견했습니다. 이러한 복합적인 메시지로 인해 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하는 것은 프로젝트를 완료하는 것뿐만 아니라 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 사람들에게 이것이 실제로 작동한다는 것을 확신시키는 데에도 중요합니다. 올바른 도구를 찾는 것이 성공과 실패의 차이입니다. 결국 "미국에 10억 달러를 투자할 때마다 프로젝트 성과 부족으로 인해 1억 2200만 달러가 낭비되었습니다."라고 PMI.org는 말합니다. 다시 한 번 말씀드리지만 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어는 비즈니스가 목표를 달성하는 데 도움이 될 뿐입니다.

프로젝트 관리란 무엇입니까?

프로젝트 관리 연구소에 따르면 프로젝트 관리는 " 프로젝트 요구 사항을 충족하기 위해 프로젝트 활동에 지식, 기술, 도구 및 기법을 적용하는 것"입니다. ”

건설 프로젝트 관리자의 하루가 어떤지 알고 싶습니까? 이 오래되었지만 좋은 비디오를 확인하십시오.

비디오에서 볼 수 있듯이 프로젝트는 시간과 범위의 제한을 받는 고유하고 일시적인 단일 작업입니다 . 따라서 프로젝트 관리 도구는 출발선과 결승선이 있는 작업을 위해 구축되는 경우가 많습니다. 그들의 의도는 각 노력의 큰 그림을 계획하고 관리하는 데 도움을 주는 것입니다.

이것이 워크플로 관리 도구와 다른 점입니다.

워크플로우 관리란 무엇입니까?

워크플로 관리는 큰 그림을 현실로 만드는 작은 세부 사항에 중점을 둡니다. TaskTrakz에 따르면 " 워크플로우는... [a] 일련의 단계와 단계 사이를 이동할 수 있는 방법입니다 ."

이를 전문으로 하는 도구는 개별 직원 작업 및 워크로드를 관리하고 루틴이 되는 잘 정의된 비즈니스 프로세스를 만드는 데 도움이 됩니다.

여기서의 의도는 반복적인 프로세스를 만들고 자동화하여 시간이 지남에 따라 조정하고 최적화하여 생산성을 높이고 성장을 높이는 것입니다.

이러한 도구를 사용하여 프로젝트를 더 잘 관리하고 진행 중인 조직 운영을 개선할 수 있습니다.

복잡하게 들린다…

다음은 워크플로우 관리의 훌륭한 시각화입니다. 무엇보다도 업계의 복잡성과 관료주의로 인해 청구서의 60%에 대해서만 지불금을 징수하는 의료 종사자가 마침내 비즈니스를 최적화하고 자동화할 때 수행한 모든 작업에 대해 지불을 받을 수 있는 방법을 확인할 수 있습니다. 프로세스.

대부분의 프로젝트 관리 및 워크플로 관리 도구에 부족한 중요한 측면

흥미롭게도 워크플로 관리를 통해 최적화할 수 있는 작은 세부 사항 없이는 프로젝트 관리의 큰 그림을 실현할 수 없지만 워크플로 관리는 시장에서 불리합니다 .

프로젝트 관리를 위한 방법론과 도구를 더 많이 찾을 수 있는 반면 워크플로우 관리 솔루션은 미화된 체크리스트만 제공하는 경우가 많습니다.

그러나 정말 실망스러운 점은 프로젝트 관리에서와 마찬가지로 대부분의 워크플로 관리 도구에는 협업 및 커뮤니케이션 옵션이 없다는 것입니다. 많은 도구가 조정 및 커뮤니케이션을 위해 이메일과 같은 외부 솔루션에 너무 많이 의존합니다.

그 결과 서로 다른 사람들이 서로 다른 도구를 사용하여 동일한 작업을 수행하는 팀을 관리하는 경우가 많습니다 . 예를 들어 어떤 사람들은 공동 작업을 더 쉽게 하기 위해 Google 문서도구를 사용하는 반면 다른 사람들은 여전히 ​​좋은 Microsoft Word를 사용합니다.

기업의 62%가 프로젝트에 얼마나 많은 시간과 비용이 드는지 이해하는 것이 가장 큰 프로젝트 관리 과제라고 생각하는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

이를 극복하기 위해서는 프로젝트 및 비즈니스 운영 프로세스에 대한 총체적인 접근이 필요합니다. 프로젝트 워크플로 관리를 시작합니다.

프로젝트 워크플로 관리: 전체적인 솔루션을 위해 두 세계의 장점을 결합

프로젝트 워크플로우 관리는 소프트웨어 범주라기보다 접근 방식에 가깝습니다. 프로젝트 관리 방법론을 워크플로 관리에 구현하면(또는 그 반대도 가능) 최소한의 시스템으로 두 세계의 장점을 모두 얻을 수 있습니다.

물론 그것은 더 높은 생산성, 더 빠른 성장 및 더 큰 이익을 의미합니다.

업계에서 25년 이상의 경험을 가진 Dan Epstein에 따르면 프로젝트 워크플로우 관리가 매우 효과적인 이유 중 하나는 오류 없는 프로젝트 관리를 생성하기 때문입니다 . 여기에서 주제에 대한 그의 전체 웨비나를 시청하십시오.

가장 적합한 프로젝트 워크플로우 관리 도구를 선택하는 방법

고맙게도 프로젝트 관리와 워크플로 관리를 모두 최적화하는 동시에 비용 효율적인 방식으로 민첩하고 다재다능한 상태를 유지할 수 있는 소프트웨어 제품이 있습니다.

이러한 도구를 사용하면 모든 사람이 어디에 있든 상관없이 팀과 소통하고, 작업과 하위 작업을 앞뒤로 할당하고, 동료 팀 구성원과 더 빠르고 효과적으로 공동 작업할 수 있습니다. 이는 다시 비용 절감과 더 큰 비즈니스 성장으로 이어집니다.

모든 훌륭한 프로젝트 워크플로우 관리 소프트웨어가 제공해야 하는 것

대부분의 작업 흐름 관리 도구는 단순히 반복적인 체크리스트를 제공하지만 소프트웨어 제품이 진정으로 프로젝트 작업 흐름 관리 도구로 간주되기에는 충분하지 않습니다.

오히려 도구는 보다 전체론적인 관점을 제공하고 작업이 특정 목표, 반대 및 작업과 함께 프로젝트 로드맵의 일부로 함께 작동하는 방식을 보여줄 수 있어야 합니다. 소프트웨어는 단일 직원 수준에서 책임을 제공하고 이해하기 쉬운 방식으로 이러한 통찰력을 제공할 수 있어야 합니다. 또한 이 도구는 특정 프로젝트와 전체 프로젝트에서 팀 협업을 위한 전체적인 솔루션을 제공할 수 있어야 합니다.

비즈니스에 맞는 정확한 프로젝트 워크플로 관리 도구를 선택하기 위한 5가지 기타 중요한 고려 사항

• 너의 요구. 먼저 매핑한 다음 최우선 순위를 달성하는 데 도움이 되는 소프트웨어를 선택하십시오.
• 당신의 예산. 현금 흐름과 절약할 시간에 맞는 제품을 선택하세요.
• 얼마나 시간이 걸려요? 얼마나 쉽거나 복잡합니까?
• 사용의 용이성. 팀이 무료 평가판 기간 동안 사용해 보고 잘 맞는지 확인하세요.
• 신뢰성과 경험. 귀하의 특정 산업 분야에서 그들이 누구에게 서비스를 제공하고 있는지 확인하십시오. 동료의 평가 및 사례 연구를 읽어보십시오.

우리가 선호하는 프로젝트 워크플로 관리 도구: 비교

보다 쉽게 ​​생산성을 높일 수 있도록 어려운 작업을 모두 수행하고 선호하는 프로젝트 워크플로 관리 도구를 비교하여 제공하기로 결정했습니다.

가격

무료 평가판 기간

구현

신뢰성 및 경험

$74-149/월. 기업용으로 더 많이, 초기 단계 스타트업용으로는 더 적게. 연간 구매 시 20% 할인.

30 일

시작하는 데 유용한 지식 기반(동영상 포함)을 제공합니다.

성공 사례로는 LinkedIn, Siemens, OkCupid가 있습니다.

최대 30명의 사용자에 대해 $29-$49/월, 더 많은 사용자를 추가할 수 있으며 엔터프라이즈 요금제가 있습니다. Connecteam은 책상이 없는 직원에게 적합합니다.

14일 및 최대 10명의 사용자를 위한 무료 영구 요금제가 있습니다.

온보딩 일대일 세션, 도움말 센터, 기본 제공 자습서 및 블로그 게시물.

성공 사례로는 Sodastream, FOX Group, Centennial Sweeping, Canada Restoration, SodexoMAGIC,

클라우드 버전의 경우 $33-111/월. 사용자가 100명 이상인 경우 더 많습니다. 연간 구매 할인이 가능합니다. 서버 버전: $559-2,239 일회성 지불. 사용자가 100명이 넘으면 더 많습니다.

14 일

기술 자료에는 풍부한 설명서가 포함되어 있습니다.

성공 사례로는 Gita Technologies, World Innovation Technologies, Lear Corporation이 있습니다.

팀 구성원, 손님, 프로젝트 관리자 및 전체 액세스 패스가 있는 사람의 수와 구독 기간을 선택하여 가격을 계산하십시오. 할인은 3개월 구독부터 시작됩니다.

14 일

기술 자료는 사용자 가이드 및 자습서(비디오 자습서 포함)를 제공합니다.

고객으로는 CLH, Repsol, Loewe, Elavon이 있습니다.

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비즈니스를 효율적으로 성장시킬 준비가 되셨습니까?

각 프로젝트 워크플로 관리 제품이 비즈니스와 팀에 어떻게 도움이 되는지 분석할 때 오늘 여기에서 설정한 지침을 사용하십시오. 확실하지 않은 경우 둘 이상을 시도해 보십시오.

그런 다음 팀과 이야기하고 생산성과 공동 작업에 더 효과적인 방법에 대한 피드백을 받으세요.

도구를 구현하고, 프로세스를 설정하고, 테스트하고, 진행하면서 최적화하십시오. 머지않아 귀하의 팀은 새로운 수준의 효율성에 도달하고 귀하의 비즈니스는 그 어느 때보다 크게 성장할 것입니다.