구매 주문서와 송장 - 차이점은 무엇입니까?

대부분의 경우 구매 주문 생성은 비즈니스 거래의 첫 번째 단계입니다. 구매자는 구매 주문을 발행하여 판매자가 특정 가격에 서비스 또는 제품을 제공할 수 있도록 합니다. 그런 다음 송장은 청구서로 간주되어 서비스 또는 제품이 완료되거나 배달되면 판매자에게 제공되며 수령 시와 같은 적절한 지불 조건이 적용됩니다. 두 문서 모두 재무 부서와 소기업 소유자에게 필수적입니다. 따라서 두 옵션 모두에 대해 알아보고 미지급금 영역에서 이 옵션이 왜 중요한지 알아보는 것이 좋습니다.

구매 주문이란 무엇입니까?

구매 주문서 또는 PO는 주문에 대한 공식 확인입니다. 문서는 구매자가 공급업체로 보내 구매를 승인합니다.

송장이란 무엇입니까?

인보이스는 구매에 대한 지불을 요청하는 문서입니다. 송장은 공급업체에서 구매자에게 전송됩니다. 구매 주문서와 송장의 차이점은 무엇입니까?

구매 주문서와 송장의 주요 차이점은 사용 방법입니다. 주문이 PO에서 접수되었다는 확인이 필요합니다. 송장 문서는 주문에 대한 지불을 요청하는 데 도움이 됩니다. 송장은 판매자가 구매자에게 제공하며 주문이 완료되면 결제 조건에 따라 발송됩니다.

구매 주문서와 송장의 유사점

문서는 다르지만 몇 가지 유사점이 있습니다. 물론 모든 구매 주문은 청구서와 마찬가지로 법적 구속력이 있는 계약입니다. 따라서 공급업체와 구매자 간에 계약이 체결되었으며 이 문서에 지정된 대로 특정 조치가 필요합니다.

두 문서에는 관련 주문 세부 정보와 가격 및 우편 정보가 포함되어 있습니다. 송장은 송장 번호와 모든 지불 조정(할인/크레딧), 공급업체 연락처 정보, 공급업체에 지불해야 하는 총액 및 지불 일정으로 구성됩니다. 구매 주문(PO) 번호도 참조용으로 제공될 수 있습니다.

구매 주문 번호란 무엇입니까?

구매 주문 번호는 구매 주문에 명확하게 표시되어 있으며 고유한 번호입니다. 주문당 한 번만 사용할 수 있으므로 이 구매 주문 번호는 다른 주문 번호와 다릅니다. 일부 회계 소프트웨어는 새 주문이 준비되면 자동으로 구매 주문 번호를 생성합니다. 이 번호는 구매 과정에서 판매자와 고객이 참조할 수 있습니다. 그런 다음 판매자는 이를 사용하여 나중에 인보이스를 보냅니다.

구매 주문서에 어떤 정보를 포함해야 합니까?

각 소프트웨어는 다르지만 대부분의 구매 주문에는 유사한 정보가 포함되어 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 구매 주문 번호
• 오늘 날짜
• 서비스 또는 상품의 수량
• 서비스 또는 상품에 대한 설명
• 공급업체 연락처 정보(이메일 주소 포함)
• 물가
• 특별 참고 사항
• 세금 정보

구매 주문이 중요한 이유는 무엇입니까?

구매 주문은 다음과 같은 이유로 필수적입니다.

법적 구속력

판매자와 구매자 간의 공식 계약입니다. 어떤 의미에서는 두 회사(또는 회사와 개인) 모두가 이 구매를 승인한다는 의미입니다. 상품 및 서비스에 대한 구매 주문을 사용하면 특정 거래에 대해 별도의 계약이 필요하지 않을 수 있습니다.

추적 용이성

사업주는 거래 전반에 걸쳐 구매 주문서를 도구로 사용하는 것을 선호합니다. 구매 주문 번호를 쉽게 참조하여 항목의 위치와 구매자 위치에 도착해야 하는 시간을 결정할 수 있습니다.

인보이스 발행 간소화

판매자는 송장에 있는 PO 번호를 빠르게 참조하여 제공된 서비스 또는 제품이 사전 승인되었음을 표시할 수 있습니다.

구매 주문서 사용 방법

사업주로서 업무를 보다 쉽게 ​​수행할 수 있는 것을 사용하는 것은 귀하에게 달려 있습니다. 귀하의 웹사이트에는 이용 약관이 있을 수 있으므로 송장 및 구매 주문서를 사용하는 것이 좋습니다. 여기에는 구매자가 지불해야 할 금액, 지불 기한 및 배송 시간도 표시됩니다. 구매 주문에 대한 템플릿을 생성하면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

기업에는 일반적으로 템플릿이 있으므로 구매 주문서를 보내고 받기 쉽습니다. 양 당사자는 구매에 집중하고 보낼 제품을 모으는 데 집중할 수 있도록 그들이 원하고 필요로 하는 데이터를 얻습니다.

상품이나 서비스 제공에 관해 누군가와 이야기할 때 아마도 긴 전화와 이메일을 받게 될 것입니다. 둘 다 모든 것에 동의하면 모든 것을 나열하는 법적 구속력이 있는 문서가 필요합니다. 예를 들어, 귀하의 비즈니스에 맞춤 의자를 만들고 싶다면 구매 주문서에 모든 정보가 반영됩니다. 완제품이나 서비스가 언제 제공되는지 알 수 있으므로 주문에 나열된 날짜에 배송되지 않으면 나중에 항목을 요청할 수 있습니다. PO 문서는 또한 지불 기한과 지불 준비가 있는 경우 어떤 방법이 있는지 설명합니다.

문서가 적법한지 확인하려면 양 당사자가 서명해야 합니다. 그렇게 하면 지불 기한, 상품 또는 서비스 제공 시기 및 나머지를 모두 알 수 있습니다.

송장 사용 방법

공급업체는 제품 또는 서비스를 제공하기 위해 노력하며 며칠 또는 몇 주가 소요될 수 있습니다. 그러나 지불도 큰 문제입니다. 아이템이나 서비스를 제공하는 사업체는 고객이 그것을 받으면 한 일에 대한 대가를 받아야 합니다. 따라서 일부 동일한 정보를 나열하는 송장이 생성됩니다. 매번 새 송장을 만들 수 있지만 템플릿을 만드는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이런 식으로 지불을 요청하고 양식을 작성할 수 있습니다. 여기에는 PO 번호와 기타 관련 데이터가 포함되어야 합니다.

기업이 구매 주문을 활용하는 이유

구매 부서가 있는 대기업을 운영하든 중소기업을 운영하든 여러 가지 이유로 구매 주문을 사용하고자 할 수 있습니다.

명확한 기대치 설정

PO를 통해 구매자는 자신의 요구 사항을 공급업체에 충분히 설명할 수 있습니다. 문서를 참조로 사용하여 무엇을 만들고 얼마나 오래 만들지 결정할 수 있습니다. 또한 제품이 PO에 표시된 대로 배송되지 않은 경우 회사가 주장한 대로 하지 않았다는 증거가 있습니다.

주문 관리

대부분의 회사는 한 번에 여러 주문을 처리해야 합니다. 의존할 구매 주문이 없는 경우 고객이 원하는 것을 결정하기가 훨씬 더 어렵습니다. 문서가 발행되면 온라인 시스템에서 전송된 문서가 정확하고 올바른 이메일 계정으로 전송되는지 확인합니다. PO는 조달, 운영 및 재무 팀에 입고 및 보류 중인 납품에 대한 공식 문서를 제공합니다. 또한 이를 효과적으로 관리하고 추적할 수 있습니다.

법적 문제 없음

공식 계약을 자주 사용하지 않는 경우 PO는 법적 구속력이 있는 문서 역할을 합니다. 그러나 공급업체와 공급업체가 이를 수락한 경우에만 합법입니다.

감사 추적

감사인은 재정적 불일치를 찾아야 합니다. 따라서 구매 주문을 발행, 처리 및 기록할 때 귀하의 계정이 정확하다는 것을 감사자에게 증명하는 데 필요한 것이 있습니다. 여기에는 지급된 금액과 특정 날짜에 합의된 사항이 포함됩니다.

물론 위의 혜택은 주로 구매자를 위한 것이지만 PO는 판매자에게도 필수적입니다. 결제 처리 및 주문 이행에 도움이 되는 데 사용할 수 있습니다. 구매 주문 문서가 있으면 법적 문제로부터 보호하고 현재 수행 중인 작업을 추적하는 데 도움이 됩니다.

기업이 송장을 활용하는 이유

송장은 여러 가지 이유로 필수적인 문서입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

돈을 모으는 능력과 회사 지출에 대한 가시성

때로는 송장이 구매자에게 발송될 때까지 공급업체가 서비스나 상품에 대한 대가를 받지 못하는 경우가 있습니다. 일반적으로 결제를 요청하는 전화와 이메일로는 충분하지 않습니다. 인보이스는 지출한 금액에 대해 무엇을 얻었는지 설명합니다. 이를 통해 재무 부서는 부서에서 구매하는 항목에 대한 투명성을 높일 수 있습니다.

법적 문제 없이 결제 관리

물론, 당신은 당신이 얻는 것에 대해 지불하지만 당신이 지불해야 할 금액이나 지불하는 이유를 모른다면 일어날 수 없습니다. 따라서 송장은 판매된 항목, 비용, 지불이 이미 게시되었는지 여부, 미결제 요금이 무엇인지 표시하는 데 사용됩니다. 어떤 의미에서, 그들은 회사가 모든 것을 더 잘 추적할 수 있도록 도와주며, 그런 식으로 더 형식적입니다.

구매 주문과 마찬가지로 송장은 법적 계약과 같습니다. 서비스 또는 항목이 제공되었으며 비용이 얼마인지, 언제 지불해야 하는지를 보여줍니다. 이것은 사업체에 어떤 대가가 청구되었다는 증거이며 아무 것도 이루어지지 않았을 때 지불 청구에 이의를 제기하는 데 사용할 수 있습니다.

요약: 구매 주문서 대 송장

구매 주문서와 송장의 경우 둘 다 구매 프로세스에 필수적입니다. 두 문서를 올바르게 사용하려면 두 문서의 역할을 이해해야 합니다. 물론 둘 사이에는 다양한 차이점이 있지만 하나 또는 두 개의 유사점도 있습니다. 이 문서는 돈을 지불하거나 구매했다는 증거가 없는 구매자와 판매자를 보호하기 위해 마련되었습니다. 두 문서 모두 구매자 및 판매자 이름, 이메일 주소 및 기타 항목과 같은 유사한 정보를 포함할 수 있습니다.

구매 주문서, 구매 인보이스 및 판매 인보이스에 대한 FAQ

구매 인보이스와 판매 인보이스는 무엇입니까?

구매자는 특정 상품/서비스의 구매를 승인하는 구매 주문을 공급업체에 보냅니다. 구매 송장은 구매 주문과 함께 사용되는 송장으로, 판매자가 구매자에게 발송합니다. 구매자가 판매자에게 지불해야 하는 금액을 나타내는 데 사용됩니다. 판매 인보이스는 구매 인보이스와 동일한 경우가 많지만 구매자와 정보를 공유하기 위해 모든 상품과 서비스가 배송되기 전에 제공할 수 있습니다.

누가 구매 주문서를 발행합니까?

구매자가 판매자에게 구매 주문서를 발행합니다.

구매 인보이스는 누가 발행합니까?

구매 송장은 판매자/판매자가 구매자/고객에게 발행합니다.

구매 인보이스는 영수증인가요?

송장은 영수증이 아닙니다. 인보이스는 재화 또는 용역에 대한 배상을 청구하는 방법으로 결제 전에 발행됩니다. 영수증은 거래의 증거로 지불 후 발행됩니다.