반복 송장이란 무엇입니까? + 쉬운 돈을 위해 하나를 설정하는 방법

비즈니스를 운영할 때 가장 큰 문제 중 하나는 효과적인 결제 시스템을 만드는 것입니다. 송장 뒤에는 일반적으로 끝없는 후속 이메일과 고객 전화가 옵니다. 현금 보안과 막대한 자원이 부족한 소규모 기업의 경우 모든 지연 지불이 우려될 수 있습니다.

전체 송장 발행 프로세스를 자동화하고 양측 모두에게 이익이 되는 방식으로 사전에 회사에 비용을 청구할 수 있는 방법이 있다면 어떨까요? 여기에서 반복 청구서가 작동합니다.

이를 통해 정기적으로 고객에게 송장이 발송되는 시스템을 만들 수 있습니다. 이들은 일반적으로 합의된 금액에 대해 신용 카드에 연결되어 양측이 지불액을 최상으로 유지하는 데 도움이 됩니다.

이 가이드에서는 반복 청구서의 몇 가지 이점과 청구 시스템을 설정하는 방법을 살펴보겠습니다. 또한 시스템이 귀하의 비즈니스에 적합한지 확인할 것입니다. 뛰어들자!

반복 청구서란 무엇입니까?

반복 송장은 정기적으로 고객에게 자동으로 발송되는 송장입니다. 여기에는 동일한 인보이스 세부 정보가 포함되어 있으며 정기적으로 동일한 서비스를 제공하는 회사에 적합합니다.

미리 알림을 받고 수동으로 송장을 보내는 번거로움 없이 정기적으로 고객에게 청구하는 효율적인 시스템을 만드는 데 도움이 됩니다.

일반적으로 반복 청구서를 사용하는 비즈니스는 임대 회사, 구독 기반 서비스, 마케팅 회사 및 컨설턴트입니다. 그러나 이는 이들 산업에만 국한되지 않는다. 서비스를 거의 또는 전혀 변경하지 않는 모든 회사는 청구 프로세스를 간소화하기 위해 반복 청구서를 설정할 수 있습니다.

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예를 들어, 소규모 SEO 대행사를 소유하고 있다면 고객에게 고정 마케팅 패키지를 제공할 수 있습니다. 패키지는 매월 표준 가격이 책정될 것입니다. 매월 동일한 세부 사항으로 청구서를 작성하는 대신 고객에게 청구하는 반복 청구서를 사용할 수 있습니다.

회사는 정기적으로 일정 금액을 청구할 수 있도록 고객의 허가를 받은 후 반복 청구서를 사용할 수 있습니다. 그런 다음 요금은 계약 종료일까지 또는 고객이 청구 프로세스를 변경하기로 결정할 때까지 계속됩니다.

반복 청구서는 종종 자동화되며 소프트웨어에 따라 작업을 수행합니다. 클라이언트의 세부 사항으로 템플릿을 설정하고 편안히 앉아 있으십시오. 매월 인보이스를 자동으로 보내거나 클라이언트에게 보내기 전에 일회성 작업을 변경하도록 선택할 수 있습니다.

반복 송장은 두 가지 주요 면에서 표준 송장과 다릅니다.

첫째 , 표준 인보이스의 내용은 서비스에 따라 다릅니다. 각 표준 송장은 다르며 서비스가 제공된 후 작성됩니다.

둘째 , 반복 송장의 대부분의 세부 사항은 사전에 결정되며 클라이언트가 0으로 설정하는 패키지를 기반으로 합니다. 단, 표준 인보이스의 내용은 서비스 후 기입합니다. 어떤 경우에는 고객이 송장 수정을 요청할 수도 있습니다.

반복 청구서는 정기적으로 패키지 서비스를 제공하는 모든 소규모 비즈니스의 필수품입니다. 다음 섹션에서는 이 청구 시스템을 사용하여 얻을 수 있는 몇 가지 이점을 살펴보겠습니다.

반복 청구서 사용의 이점

반복 청구서는 회계 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 이 시스템을 사용하여 얻을 수 있는 몇 가지 이점을 살펴보겠습니다.

1. 현금 흐름 개선

반복 송장은 일정한 간격으로 수입을 제공합니다. 현금 흐름은 매월 꾸준히 증가하여 반복되는 수익으로 인한 비용과 지출을 충당하는 데 도움이 됩니다.

들어오는 돈의 양을 아는 것도 정확한 현금 흐름을 예측하는 데 도움이 됩니다. 반복 청구서가 현금 흐름 예측의 유일한 기초가 되어야 한다는 것은 아닙니다. 그러나 매월 은행에 얼마만큼의 돈을 은행에 넣을 수 있는지 아는 데 도움이 됩니다.

한 달에 얼마를 벌 수 있는지 계산하면 계획 비용도 관리하기 쉬워집니다. 보장된 월 소득은 비용을 계획할 장소와 방법에 대해 정보에 입각한 비즈니스 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

2. 결제 속도 향상

소기업의 가장 큰 장애물 중 하나는 제 시간에 지불을 받는 것입니다. 반복 청구서는 끝없는 이메일과 후속 조치를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 대부분의 반복 지불은 미리 결정되기 때문에 클라이언트는 지불 기한을 더 잘 알고 더 나은 계획을 세울 수 있습니다.

정기적으로 인보이스를 보내어 결제 루틴을 장려할 수 있습니다. 고객이 언제 지불해야 하는지 알면 지불 일정을 더 잘 계획하는 데 도움이 될 수 있습니다.

루틴이 설정되면 누락된 지불이 줄어들 가능성이 있습니다. 어색한 후속 조치를 피하고 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 클라이언트의 경우 지불을 기억하고 연체료를 피할 필요가 없습니다. 윈윈!

이 외에도 일부 반복 인보이스를 통해 고객의 신용 카드에 연결할 수 있습니다. 이렇게 하면 양쪽 당사자 모두 지불 프로세스를 보다 편리하게 수행할 수 있습니다.

3. 시간 절약

반복 송장은 두 가지 주요 방법으로 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 첫째, 지불을 추적하는 데 소요되는 시간이 줄어듭니다. 둘째, 매월 처음부터 인보이스를 생성하지 않도록 도와줍니다.

청구서를 자동 발송으로 설정하거나 초안을 수정하더라도 중복 작업을 방지하는 데 도움이 됩니다. 또한 다른 활동을 위해 리소스를 확보하는 데 도움이 됩니다.

매달 새 인보이스를 만드는 데 시간이 많이 걸리지는 않지만 리소스에 세금이 부과됩니다. 특히 자원이 제한된 소규모 기업의 경우 그렇습니다. 시간은 마케팅 및 판매와 같은 다른 기능에 더 잘 활용될 수 있습니다.

4. 실수를 줄여라

송장을 작성할 때마다 실수할 위험이 있습니다. 자동 인보이스 시스템을 만들면 실수를 줄이는 데 도움이 됩니다.

온라인 인보이스 소프트웨어를 사용하여 인보이스 템플릿을 만들고 일정을 설정하고 필요한 경우 변경합니다. 사람이 실수할 여지가 거의 없는 자동화된 프로세스를 만드는 데 도움이 됩니다.

주문이 변경된 경우 변경 사항을 검토할 수 있지만 기본 송장은 변경되지 않습니다. 이는 오류가 적고 중복 작업이 더 이상 없음을 의미합니다.

5. 고객 관계 개선

일정 기간 동안 적시에 청구서를 작성하고 지불 후속 조치를 줄이면 고객과 더 나은 관계를 맺을 수 있습니다. 특히 장기 고객의 경우 지불을 위해 후속 조치를 취하는 것이 어색할 수 있습니다.

반복 청구서를 설정하면 귀하와 고객이 지불 일정을 더 잘 관리하는 데 도움이 됩니다. 신용 카드를 결제 시스템에 연결하면 결제가 보장됩니다. 지불을 쫓는 대신 결과물에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

또한 클라이언트가 귀하를 임시 공급업체가 아닌 확장된 팀의 일부로 볼 수 있도록 도와줍니다. 정기적으로 인보이스를 발행함으로써 귀하는 그들의 예산의 일부가 되고 그들의 계획 프로세스의 자연스러운 확장자가 되는 경향이 있습니다.

6. 통합 및 다중 게이트웨이 옵션

대부분의 청구 소프트웨어를 사용하면 고객 관계 관리 플랫폼, 회계 시스템 및 지불 게이트웨이와 같은 다른 시스템과도 통합할 수 있습니다.

이를 통해 각 고객의 기록에 대한 전체 개요를 파악하고 투명성을 높일 수 있습니다. 이를 통해 팀은 클라이언트에 대한 더 나은 스냅샷을 만들고 협업을 촉진할 수 있습니다.

반복 청구 소프트웨어를 사용하면 여러 지불 옵션 중에서 선택할 수도 있습니다. 하나의 게이트웨이가 실패하는 경우 클라이언트는 항상 다른 지불 모드를 선택할 수 있습니다. 유연성을 제공하고 하나의 결제 시스템에서 모든 결함과 실패로부터 보호할 수 있습니다.

반복 장치의 일관성과 정확성은 원활한 지불 일정을 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 시간을 절약하고 불필요한 후속 조치를 줄이므로 클라이언트와 귀하 모두에게 이익이 됩니다.

다음 섹션에서는 작업에 대한 반복 청구서 시스템을 설정하는 방법을 살펴보겠습니다.

반복 청구서를 설정하는 방법은 무엇입니까?

반복 송장을 설정하려면 먼저 소프트웨어에서 송장을 생성해야 합니다. 정확한 단계는 선택한 소프트웨어에 따라 다르지만 기본 사항은 동일하게 유지됩니다.

FreshBooks의 예를 들어 보겠습니다. 첫 번째 단계는 인보이스를 생성하는 것입니다. 이 인보이스는 반복 인보이스 템플릿으로 변환할 수 있습니다(아래 이미지).

반복 송장을 생성하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 날짜 선택

송장을 생성한 후에는 송장의 날짜와 빈도를 설정해야 합니다. 반복 일정에서 첫 번째 인보이스가 생성되는 다음 발행 날짜를 선택합니다.

날짜는 일반적으로 계약에 따라 월의 마지막 또는 초입니다. 그런 다음 인보이스를 생성할 빈도를 입력합니다. 연간, 월간 또는 주간 옵션 중에서 선택할 수 있습니다. 또한 6주마다와 같이 사용자 지정 범위를 설정할 수 있습니다.

그런 다음 필요한 인보이스 수를 설정합니다. 이는 계약의 길이와 무한(더 연장된 계약)에서 x개의 송장(소규모 프로젝트)까지의 범위에 따라 달라집니다.

2. 집계된 작품 삽입

날짜를 설정한 후 클라이언트에게 청구할 작업을 추가합니다. 여기에서 메모, 연체료 또는 클라이언트와 관련된 기타 조건을 추가할 수 있습니다.

청구 소프트웨어를 사용하면 특정 클라이언트와 관련된 모든 작업과 비용을 자동으로 추가할 수도 있습니다. 반복 송장을 설정하는 동안 "라인 추가" 버튼을 클릭한 다음 "미청구 시간 및 비용 가져오기"를 선택합니다(아래 이미지).

여기에서 모두 청구되지 않은 시간 및 비용, 청구되지 않은 시간만 또는 청구되지 않은 비용의 세 가지 옵션 중에서 선택할 수 있습니다. 이러한 비용에 대한 기간을 설정하면 소프트웨어가 모든 비용과 시간을 자동으로 추적하여 청구서를 생성합니다.

3. 총액 포함

다음으로 클라이언트로 인한 총액을 포함합니다. 최종 금액에는 주어진 기간 동안 추적된 모든 비용과 시간이 포함됩니다.

여기에서 추가 비용이나 완료된 작업을 추가하도록 선택할 수도 있습니다. 청구 금액은 위 이미지와 같이 반복 청구서 템플릿에 표시됩니다.

4. 적용할 클라이언트를 추가하고 되풀이로 설정

반복 청구서를 시작하려면 클라이언트를 추가하세요. 배송 옵션에서 "자동으로 송장 보내기" 또는 "초안 송장을 만들고 수동으로 보내기" 중에서 선택합니다. 두 번째 옵션은 주어진 간격 동안 프로젝트에 소요된 시간이나 추가 작업을 추가해야 할 수 있는 송장에 대한 것입니다.

청구서를 반복으로 설정합니다. 반복 청구서 템플릿을 쉽게 볼 수 있습니다(위 이미지 참조).

반복 청구서 템플릿이 수정되면 가만히 앉아서 소프트웨어가 알아서 처리하도록 하십시오. 대부분의 소프트웨어 프로그램은 다양한 서비스를 제공하지만 일부 모범 사례는 이 청구 시스템을 최대한 활용하는 데 도움이 될 수 있습니다.

다음 섹션에서는 반복 송장 시스템을 설계할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 팁을 살펴보겠습니다.

반복 송장에 대한 모범 사례

대부분의 반복 소프트웨어에는 효과적인 시스템을 만드는 데 도움이 되는 표준 조치가 이미 마련되어 있습니다. 그러나 청구 시기 및 지불을 가장 잘 보호하는 방법과 같은 몇 가지 측면은 완벽한 지불 시스템을 만들고 귀하와 고객 모두에게 이익이 되는 투명한 시스템을 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.

몇 가지 팁을 염두에 두고 소프트웨어를 최대한 활용하십시오. 이는 청구 주기를 더욱 간소화하는 데 도움이 됩니다.

1. 인보이스 타이밍

회사에는 다양한 지불 주기가 있습니다. 어떤 회사는 월초를 선호하지만 다른 회사는 직원과 공급업체에 월말에 지불하는 경우가 많습니다. 해당 지역의 표준에 따라 청구 주기를 조정해야 합니다.

반복 청구서는 건전한 지불 루틴을 설정하는 것이므로 자연스러운 지불 방식에 따라 지불을 계획하면 비즈니스에 도움이 됩니다. 고객은 귀하를 사내 지불의 연장선으로 볼 가능성이 높습니다.

2. 반복 청구에 대한 서면 확인을 항상 받으십시오.

반복 송장 발행은 고객의 신용 카드 정보 및 기타 세부 정보를 사용합니다. 이 외에도 정기적으로 청구하기 위해 고객으로부터 서면 동의를 받았는지 확인하십시오.

주요 계약이 청구 기간을 포함할 수 있지만 재무 정보 사용에 대한 서면 동의가 있으면 나중에 분쟁을 피할 수 있습니다.

또한 돈을 인출할 시기, 기간 및 합의된 지불을 언급해야 합니다.

3. 일회성 작업을 계약에 반영

반복 송장은 일반적으로 번들 패키지에 사용되지만 때로는 주어진 달에 고객을 위해 일회성 작업을 수행하게 될 수도 있습니다.

이를 서면 계약에 포함해야 합니다. 여기에서 고려해야 할 두 가지 사항이 있습니다. 하나, 같은 결제 수단을 사용할 것인가? 둘째, 일회성 작업은 구독 서비스와 함께 청구됩니다.

반복 인보이스가 귀하의 비즈니스에 적합하도록 설정되어 있습니까?

전자 상거래 플랫폼이든 소프트웨어 회사이든 상관없이 반복 송장 시스템은 모든 비즈니스에 적합합니다. 정기적인 서비스를 제공하는 회사에 가장 적합합니다.

지불 프로세스를 자동화하고 속도를 높이고 귀하와 고객 모두에게 이익이 되는 좋은 방법입니다. 이는 비용을 계획하고 고객의 지불 일정을 수립하는 데 도움이 되어 연체료 및 기타 비용을 피할 수 있습니다.

다음은 반복 청구 시스템에서 상당한 이점을 얻을 수 있는 몇 가지 비즈니스 유형입니다.

• 디지털 마케팅 대행사와 같은 월간 서비스를 제공하는 회사는 게시물 수 또는 콘텐츠 대상이 고정되어 있습니다.
• 소프트웨어 및 기계의 유지 보수와 같은 지원을 제공하는 월간 유지 보수 회사.
• 월별 교육 또는 학습 워크샵을 제공하는 기업. 이는 일반적으로 정기적인 간격으로 제공되는 고정된 수의 세션입니다.
• 라이선스 요금 또는 월간 요금제로 구독 기반 서비스 또는 번들을 제공하는 소프트웨어 회사.

반복 송장의 가장 좋은 점은 유연하고 필요에 맞게 조정할 수 있다는 것입니다. 예를 들어, 계절적 비즈니스가 있거나 고객에 대한 서비스를 중단하는 경우 반복 청구서를 일시 중지하고 돌아오면 다시 시작하기만 하면 됩니다.

프리랜서이든 소규모 비즈니스이든 상관없이 반복 청구 시스템은 건전한 지불 습관을 확립하는 좋은 방법입니다. 지불을 보호할 뿐만 아니라 정기적으로 인보이스를 발행하는 데 도움이 됩니다. 고객에게 지불에 대해 알리고 싶은 경우 반복 청구서와 동시에 반복 이메일을 보내는 것은 쉽습니다.

마감 중

반복 청구 시스템은 지불 후 실행을 피하고 건전한 지불 루틴을 만드는 좋은 방법입니다. 시간을 절약하고 실수를 줄이며 비즈니스를 위한 건전한 현금 흐름을 만드는 데 도움이 됩니다.

고객이 비용을 계획하는 데 도움이 되며 지불에 대한 후속 요청이 줄어들어 귀하와 더 나은 업무 관계로 이어집니다. 시스템에서 지불을 위해 사전 승인이 필요하기 때문에 지불을 확신하는 데에도 도움이 됩니다.

소프트웨어에 따라 송장 발행 일정을 생성할 수 있습니다. 템플릿을 만들고 소프트웨어가 세부 정보를 채우도록 하십시오. 그런 다음 시계처럼 고객에게 청구서를 자동으로 보냅니다.

고객의 재정 정보 사용에 대한 서면 허가를 받았는지 확인하십시오. 지불 주기를 중심으로 인보이스 발행 일정을 계획하는 것도 효과적인 시스템을 만드는 데 도움이 됩니다. 그래서, 당신은 무엇을 기다리고 있습니까? 지금 시스템을 설정하십시오!

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