Salesforce Sharepoint 통합 – 이점, 프로세스 및 과제

빠르게 변화하는 비즈니스 세계에서 다양한 자체 보완 기술과 플랫폼의 통합은 더 이상 추세가 아니라 필수입니다. 이 기사에서는 두 거대 기술 기업인 Salesforce와 SharePoint 간의 시너지 효과 창출에 대한 미묘한 차이를 자세히 설명합니다. SharePoint의 강력한 문서 관리 기능과 Salesforce의 고객 관계 관리를 결합함으로써 기업은 엄청난 수준의 공동 작업과 생산성을 실현하는 데 한 걸음 더 다가갈 수 있습니다.

Salesforce SharePoint 통합을 구축할 계획이지만 프로세스가 제공하는 이점과 프로세스에서 발생할 수 있는 문제에 대해 확신이 없는 경우 여기에서 질문에 대한 답변을 얻을 수 있습니다.

[또한 읽기: Salesforce 통합 솔루션 – 주요 이점, 기능 및 접근 방식]

Salesforce와 SharePoint 통합이 꼭 필요합니까?

Salesforce는 문서 업로드 및 유지 관리 기능을 제공하지만 제한 사항이 없습니다. 생산성에 영향을 미치기 전에 이 문제를 해결하기 위해 기업에서는 문서를 저장하고 전사적 공동 작업을 관리하기 위한 SharePoint와 같은 문서 기반 공동 작업 시스템을 찾기 시작합니다.

그러나 이러한 통합이 정말로 필요한가? 프로세스를 Salesforce로 제한하면 다음과 같은 일이 발생합니다.

1. 파일 크기 – Salesforce에는 문서를 업로드할 수 있는 두 가지 옵션, 즉 최대 25MB의 데이터를 업로드할 수 있는 "첨부 파일"과 최대 2GB의 데이터 업로드가 가능한 "파일"이 제공됩니다. 이보다 큰 데이터 크기의 데이터 할당 및 문서 관리는 플랫폼의 다중 테넌트 아키텍처로 인해 시간이 지남에 따라 스토리지 비용을 직접적으로 증가시키고 시스템 성능을 저하시킬 수 있습니다.
2. 문서 접근성 및 개인정보 보호 – Salesforce 문서를 Salesforce가 아닌 사용자와 공유하는 것은 공개 URL을 통해서만 가능합니다. 그러나 문서가 공개적으로 공유되기 때문에 GDPR 준수 및 기타 데이터 보안법과 관련된 문제가 발생합니다. 이에 대한 해결책은 Salesforce가 아닌 사용자를 위한 추가 라이선스를 얻는 것입니다. 이는 비용이 많이 드는 일이 될 수 있습니다.
3. 실시간 동기화 – 사용자의 로컬 드라이브에서 변경된 내용은 Salesforce 파일과 자동으로 동기화되지 않으며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 사용자가 가질 수 있는 유일한 옵션은 파일을 업로드/다운로드한 다음 새 버전으로 바꾸는 것입니다.

이 시나리오에서는 SharePoint가 그림에 나오지 않지만 기업에서 Salesforce와 SharePoint를 모두 사용하지만 통합되지 않는 또 다른 이벤트가 있을 수 있습니다. 해당 접근 방식과 관련된 문제는 다음과 같습니다.

1. 결함 있는 프로세스 – 공급업체, 고객 및 파트너의 계약은 동일한 승인 프로세스를 중심으로 진행되므로 SharePoint와 같은 하나의 워크플로 관리 솔루션 내에서 자동화되는 경향이 있습니다. 이제 계약 승인과 관련하여 Salesforce 사용자는 CRM에서 SharePoint로 또는 그 반대로 전환해야 합니다.
2. 결함이 있는 팀 협업 – 고객 기록이 Salesforce에 저장되는 동안 협업은 SharePoint와 Salesforce 모두에서 이루어집니다. 결과적으로 Salesforce 사용자는 팀과 연락을 유지하기 위해 시스템 간을 전환하는 데 시간을 낭비하는 경향이 있습니다.
3. 문서 복제 – Salesforce와 SharePoint의 통합이 부족하여 발생하는 또 다른 문제는 영업팀이 일반적으로 팀이나 고객과 공유해야 할 때마다 SharePoint에서 문서를 다운로드한 다음 Salesforce에 업로드해야 한다는 것입니다. 이 프로세스는 종종 두 시스템에서 문서 중복으로 이어져 파일 버전 혼란으로 이어집니다.
4. 콘텐츠 폐기 – 영업 팀은 Salesforce에서 SharePoint 파일의 링크를 복사할 수 있지만 Salesforce 글로벌 검색에서 해당 링크를 미리 보거나 찾을 수도 없습니다. 결과적으로 고객 커뮤니케이션에 도움이 될 수 있는 콘텐츠가 SharePoint 라이브러리에 묻혀 있게 됩니다.

이제 SharePoint와 Salesforce 통합이 없을 때 발생하는 부작용을 살펴보았으므로 통합 단계로 이동하기 전에 통합을 구축함으로써 얻을 수 있는 가시적인 이점을 살펴보겠습니다.

SharePoint 및 Salesforce 통합의 주요 이점은 무엇입니까?

Salesforce와 통합된 SharePoint 문서 관리 시스템은 데이터 처리를 효율적으로 관리하는 동시에 서비스 팀과 영업 팀 간의 협업을 개선하려는 기업에 막대한 이점을 제공합니다. CRM으로서의 Salesforce와 문서 관리 및 파일 저장 플랫폼으로서의 SharePoint의 결합된 기능은 서로를 완벽하게 보완합니다.

향상된 팀 협업

SharePoint와 Salesforce 통합은 영업 및 서비스 팀뿐만 아니라 마케팅 및 법률과 같은 다른 영역 간의 협업을 향상시킵니다. 이를 예를 통해 살펴보겠습니다.

시나리오 1 – 영업 임원과 콘텐츠 작성자가 고객 제안서를 작성하는 임무를 맡고 있다고 상상해 보세요. Salesforce와 SharePoint 통합을 통해 작성자의 문서에 대해 영업 임원이 변경한 내용이 문서 액세스 권한이 있는 모든 팀 구성원이 볼 수 있도록 실시간으로 반영됩니다. 이렇게 하면 모든 사람이 같은 내용을 공유하고 버전 제어 위험이 줄어듭니다.

시나리오 2 – 법무팀이 SharePoint에 저장된 계약을 검토한 후 승인하면 영업 임원이 Salesforce에서 해당 변경 사항을 즉시 확인할 수 있습니다. 이는 고객과 중요한 업데이트를 공유할 때 영업팀이 최신 정보를 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.

문서 보안

Salesforce SharePoint 통합을 통해 기업은 HIPAA 및 GDPR 등과 같은 규정 준수 법률을 준수하는 데 도움이 되는 팀, 역할 및 권한 수준과 같은 SharePoint의 강력한 보안 기능에 액세스할 수 있습니다. 플랫폼에는 특정 파일에 대해 만료 날짜를 설정할 수 있는 또 다른 기능이 함께 제공됩니다. 이렇게 하면 타사 공급업체가 만료 날짜 이후에 파일에 액세스할 수 없게 됩니다.

분석 및 보고

SharePoint Salesforce 통합은 두 플랫폼에서 제공되는 데이터를 결합하여 판매 성과, 문서 사용 및 고객 상호 작용에 대한 통찰력을 얻을 수 있으므로 간편한 분석 및 보고 기능을 보장합니다. 예를 들어 SharePoint Online 보고 및 감사 도구를 사용하면 팀은 영업 프로세스에서 자주 액세스하는 문서를 분석하여 거래 마감이나 고객 문제 해결에 가장 큰 영향을 미친 리소스에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.

[또한 읽어보십시오: 비즈니스를 위한 데이터 과학 및 분석에 대한 전체 가이드]

더 나은 로드 밸런싱

Salesforce와 SharePoint 통합의 주요 이점 중 하나는 로드 균형 조정이 향상된다는 것입니다. 두 플랫폼을 개별적으로 사용하면 시스템에 많은 로드가 발생하여 가동 중지 시간이 늘어나고 성능이 저하됩니다. 그러나 통합을 통해 두 플랫폼 간에 데이터와 파일을 공유할 수 있어 로드 밸런싱이 향상되고 중복 및 여러 복사본 유지 관리로 인한 리소스 낭비가 발생하지 않습니다.

이 네 가지는 Salesforce 및 SharePoint 통합과 관련된 높은 수준의 이점일 뿐입니다. 일상적인 프로세스 및 워크플로 수준에서 외부 공유 제어, 향상된 데이터 관리, 향상된 생산성 및 확장성과 같은 몇 가지 다른 이점이 표면화됩니다.

그러나 조직에서 이러한 이점을 목격할 가능성은 전적으로 Salesforce SharePoint 통합을 얼마나 잘 수행하는지에 달려 있습니다. 해당 섹션으로 이동하기 전에 프로세스의 성공을 보장할 수 있는 4가지 기본 원칙을 간략하게 살펴보겠습니다.

SharePoint Salesforce 통합의 기본 원칙

오늘날의 디지털 경제에서 성공적인 통합은 효과적이고 효율적인 조직을 구축하는 데 매우 중요한 역할을 합니다. 귀하의 회사가 이를 달성할 수 있도록 하려면 몇 가지 지침 원칙을 따라야 합니다.

1. 데이터 상주 – 데이터가 미리 지정된 지리적 경계(생성 위치, 액세스 위치, 저장 위치) 내에 있는지 확인해야 합니다. 이는 개인 정보 보호 및 데이터 저장에 관한 규정 준수를 준수해야 할 때 더욱 중요해집니다.
2. 보안 – SharePoint Salesforce 통합은 보안을 최우선 순위로 유지해야 합니다. 두 플랫폼 모두 강력한 보안 알고리즘을 갖추고 있지만 파일 접근성 권한과 사용 추적에 주의를 기울여야 합니다. [또한 읽어보십시오: 클라우드 애플리케이션 보안: 클라우드에서 데이터 보호]
3. 데이터 아키텍처 – 통합 프로세스를 최대한 활용하려면 사용하는 데이터가 논리적으로 구성되고 구조화되어야 합니다. 이는 일반적으로 Salesforce와 SharePoint 모두에서 관련 데이터 포인트에 레이블 지정, 분류 및 연결로 구성됩니다.
4. 데이터 공유 – 데이터를 잘 정리하고 저장한 후 다음 단계는 액세스 및 배포를 계획하는 것입니다. 이 문제를 해결하기 위해 SharePoint에는 문서에 만료 날짜 추가, 문서에 액세스한 사람을 보고 추적하는 대시보드 등과 같은 일련의 기능이 제공됩니다.

이제 논의된 Salesforce SharePoint 통합 원칙을 통해 두 플랫폼을 연결하는 방법과 준비해야 할 제한 사항이 있는지 프로세스를 살펴보겠습니다.

Salesforce와 SharePoint 통합의 단계별

Salesforce에서 SharePoint로의 통합 프로세스를 진행하면 일반적으로 Files Connect 사용, 사용자 정의 통합 도구 만들기, 타사 플랫폼을 사용하여 두 플랫폼 연결이라는 세 가지 옵션이 제공됩니다.

여기서 세 가지 옵션을 모두 살펴보겠습니다.

Salesforce Files Connect SharePoint 방법

1. Salesforce AppExchange를 열고 "Files Connect"를 검색하세요. 그런 다음 "지금 받기" 버튼을 클릭하여 설치를 시작하세요.
2. 설치 후에는 이제 Salesforce 설정 메뉴의 "권한 집합" 섹션으로 이동하고 "파일 연결"을 선택하여 권한을 부여해야 합니다. 여기에서 파일 보기, 편집, 삭제 기능과 같은 필요한 사용자 권한을 할당할 수 있습니다.
3. 그런 다음 "인증 공급자"로 이동하고 "파일 연결"을 선택하여 인증 공급자를 설정합니다. 여기에서 인증 유형, 액세스 권한이 부여된 사용자 등 필요한 설정을 생성하고 관리할 수 있습니다.
4. 그런 다음 SharePoint 계정을 구성해야 합니다. "SharePoint" 섹션으로 이동한 다음 "Files Connect"를 선택합니다. 이제 로그인 자격 증명, SharePoint URL 등 필요한 정보를 입력할 수 있습니다.
5. 이제 개발된 애플리케이션을 구성할 차례입니다. 이를 위해서는 Salesforce 설정 메뉴의 "개발" 섹션으로 이동한 다음 "파일 연결"을 선택하세요. 이제 여기에서 통합 유형, 시스템 간에 공유할 데이터 등 필요한 설정을 구성할 수 있습니다.
6. Salesforce와 Sharepoint 통합의 다음 중요한 단계는 Salesforce Files Connect 도구를 설정하는 것입니다. Salesforce 메뉴의 "설정" 섹션으로 이동하여 "Files Connect"로 이동합니다. 이제 통합 유형, 시스템 간에 공유할 데이터 등의 설정을 구성할 수 있습니다.
7. Salesforce SharePoint 통합의 마지막 단계는 두 플랫폼 간의 링크를 구축하는 것입니다. 이를 설정하려면 Salesforce 설정 메뉴의 "외부 데이터 소스" 섹션으로 이동하여 "Files Connect"로 이동하세요. 이 시점에서 통합 유형, 시스템 간에 공유할 데이터 등의 설정을 쉽게 구성할 수 있습니다.

이것이 Salesforce와 SharePoint 통합의 가장 많이 적용되는 형태이지만 제한된 외부 시스템 지원, 업로드 옵션 없음, 권한 제어 없음, 외부 공유의 복잡성, 대기 시간, 검색 제한 등 Files Connect에는 몇 가지 걱정스러운 제한 사항이 있습니다.

타사 Salesforce - SharePoint 통합 애플리케이션

여러 타사 커넥터는 Files Connect 제한 사항을 해결하는 것을 목표로 합니다. Files Connect와 이들 간의 비교를 표 형식으로 살펴보겠습니다.

사용자 정의 SharePoint Salesforce 통합 도구

Salesforce와 SharePoint 온라인 통합을 수행할 때 기업이 일반적으로 선택하는 마지막 옵션은 사용자 정의 도구를 구축하는 것입니다. Appinventiv와 같은 소프트웨어 개발 서비스 제공업체와 협력하면 Files Connect 및 타사 소프트웨어의 모든 복잡성과 제한 사항을 해결하는 맞춤형 통합에 필요한 기술 세트를 얻을 수 있습니다.

이제 Salesforce와 SharePoint 통합을 계획할 때 일반적으로 얻을 수 있는 세 가지 옵션을 알았으므로 선택한 통합 모델에 관계없이 발생할 수 있는 몇 가지 일반적인 문제에 대비하고 싶었습니다.

SharePoint Salesforce 통합과 관련하여 일반적으로 발생하는 문제와 이를 극복하는 방법

SharePoint와 Salesforce를 통합하는 것은 두 개의 대규모 플랫폼을 결합하는 기술이 부족한 많은 기업에게 복잡한 여정이 될 수 있습니다.

데이터 마이그레이션

Salesforce에서 SharePoint로 또는 그 반대로 데이터를 마이그레이션하는 것은 매우 복잡하고 시간이 많이 걸리는 작업일 수 있습니다. 기업에서는 데이터가 중복이나 정확성 오류 없이 적절하게 형식화되고 구성되고 마이그레이션되었는지 확인해야 하기 때문입니다. 이 문제를 극복하기 위해 타사 데이터 마이그레이션 도구를 사용하거나 전문적인 데이터 마이그레이션 서비스를 고용하여 접근 방식을 지원할 수도 있습니다.

데이터 보안

성공적인 Salesforce SharePoint 통합의 핵심은 중요한 데이터를 철저하게 보호하고 승인된 사용자에게만 액세스를 제한하는 것입니다. 방화벽, 암호화, 액세스 제어와 같은 보안 기능을 적용하여 이 문제를 해결하는 것이 좋습니다.

맞춤화

Files Connect 경로를 택할 때 통합과 그 결과를 사용자 정의하는 것은 매우 어렵습니다. 하나의 부족으로 인해 기업은 타사 솔루션을 사용하거나 맞춤형 통합 도구를 구축하는 데 도움이 되는 소프트웨어 개발 회사와 협력하게 됩니다.

이를 통해 Salesforce SharePoint 통합의 다양한 측면을 모두 살펴보았습니다. 빠른 요약을 위해 Salesforce 문서 관리 기능만으로는 어떻게 성장하는 비즈니스의 요구 사항을 충족할 수 없는지에 대한 기반과 그 이유를 다루었습니다. 다음으로 통합의 몇 가지 주요 이점, 두 가지를 결합할 때 얻을 수 있는 옵션의 세부 사항, 마지막으로 직면할 수 있는 과제를 살펴보았습니다.

Salesforce Sharepoint 통합에 Appinventiv가 어떻게 도움을 줄 수 있습니까?

Appinventiv에서는 모든 비즈니스 성장 팀이 보다 생산적이고 결과 지향적인 솔루션, 즉 Salesforce와 SharePoint 통합이 약속하는 솔루션을 찾고 있다는 것을 알고 있습니다. 그러나 이러한 통합에서도 맞춤형 솔루션을 사용하면 몇 가지 명백한 제한 사항을 해결할 수 있습니다. 이것이 바로 우리의 전문성이 발휘되는 곳입니다.

우리는 통합 부족으로 인해 발생하는 기본적이고 일상적인 문제를 이해하는 기술 노하우와 비즈니스 감각을 갖추고 있으며, 이를 해결할 뿐만 아니라 두 플랫폼의 기능을 기반으로 구축할 수 있는 기술 솔루션도 보유하고 있습니다.

두 가지 강력한 비즈니스 소프트웨어를 결합하기 위한 보다 효과적인 맞춤형 통합 솔루션을 찾으려면 지금 통합 전문가에게 문의하세요.

자주 묻는 질문

Q. Salesforce는 SharePoint와 유사합니까?

A. Salesforce에는 일부 문서 관리 기능이 있지만 본질적으로 CRM 플랫폼입니다. 반면, SharePoint의 주요 판매 포인트는 문서 관리 및 저장 시스템이라는 점입니다.

Q. Salesforce SharePoint 통합의 이점은 무엇입니까?

A. Salesforce와 SharePoint의 통합과 관련된 몇 가지 이점이 있습니다. 주요 내용은 다음과 같습니다.

• 향상된 팀 협업
• 문서 보안
• 분석 및 보고
• 더 나은 로드 밸런싱
• 외부 공유 제어
• 더 나은 데이터 관리
• 생산성 향상
• 더 높은 확장성 등.

Q. Files Connect가 두 플랫폼을 연결하는 유일한 옵션인가요?

A. Files Connect가 가장 많이 사용되는 통합 방법이지만 이것이 유일한 방법은 아닙니다. 타사 통합 도구를 사용하거나 통합 기능이 있는 사용자 정의 플랫폼을 생성할 수도 있습니다.