프리랜스 디자인 비즈니스의 가장 지루한 부분을 간소화하는 방법

대부분의 프리랜서 창작자들은 한 가지 공통점을 가지고 있습니다. 바로 그 순간 창작 사업에 비창의적인 것들이 얼마나 많이 관련되어 있는지 깨달았다는 것입니다. 저에게는 첫 번째 클라이언트에 대한 과제를 마치고 아직 해야 할 '마무리 작업'이 얼마나 남았는지 깨닫고 나서였습니다.

프리랜스 디자이너가 된다는 것은 디자인 모자를 벗어서 회계사, 카피라이터, 영업 사원 등이 된다는 의미이기도 합니다. 모든 것을 스스로 실행하고 있으며 확실히 아웃소싱하고 도움을 받을 수 있지만 여전히 모든 것에 대한 확실한 이해가 필요합니다.

당신은 결국 보스입니다.

그리고 그 물건은 당신의 마음이 있는 곳이 아니며, 확실히 당신이 경력을 쌓고 싶었던 것도 아닙니다. 따라서 더 성공하고 숙련될수록 더 많은 클라이언트를 확보할수록 더 많은 관리자가 수행해야 하므로 작업할 수 있는 다른 디자인 프로젝트에서 시간을 빼앗는다는 것은 정말 안타까운 일입니다.

불행히도 관리, 마케팅 및 기타 비즈니스 부분에 최소한의 시간을 할애하는 것은 불가피합니다. 그러나 상황에 대한 진통제는 확실히 있습니다.

현명해지고 가능한 한 그 일에 시간을 적게 할애하는 방법을 찾아내 "디자인 동굴"에 점점 더 머물고 필수적인 관리 작업에 머리를 쏟을 수 있습니다.

부업 프리랜서로서 저는 엄청나게 똑똑하게 일할 수 밖에 없습니다. 나는 당신이 관련 될 수 있다고 확신합니다. 일주일에 10시간 정도만 비즈니스를 성장시킬 수 있을 때 인보이스 발행 소프트웨어에 1시간을 투자하는 것도 낭비처럼 느껴질 수 있습니다.

스마트하게 작업하고 지루한 작업을 간소화하는 가장 좋은 방법은 다음과 같습니다.

주목해야 할 4가지 유형의 합리화

모든 인생 꿀팁과 인생을 바꾸는 앱, 그리고 그 사이에 있는 모든 것 사이에 있는 모든 생산성 조언에 압도되기 쉽습니다. 일부 도구와 교사는 꽤 유혹적인 느낌이 나는 달콤한 약속을 합니다.

그러나 많은 사람들이 그것을 지나치게 복잡하게 만듭니다. 특히 이 전체 간소화를 처음 마스터할 때 작업을 단순하게 유지하는 것이 가장 좋습니다.

다음은 내가 스마트하게 일하는 4가지 범주라고 부르는 것입니다.

1. 다른 사람에게 아웃소싱

작업의 일부를 다른 사람에게 아웃소싱하는 것은 할 일 목록에서 마음에 들지 않는 일을 제거하는 아주 분명한 방법입니다. 이것은 가장 과감한 전술(단순히 시간을 절약하는 대신 작업을 완전히 절단)이므로 많은 시간을 절약할 수 있지만 더 비싼 방법 중 하나이기도 합니다.

시작하는 좋은 방법은 일반 가상 비서를 고용하여 당신을 방해하는 몇 가지 일을 처리하는 것입니다. 저는 Indigo Colton이 Freelance to Freedom 프로젝트에서 정의한 방식을 좋아합니다.

모든 디자이너가 툴킷에 포함해야 하는 13가지 브라우저 기반 도구

아, 브라우저 기반 앱. 자체 업데이트되는 견고한 소프트웨어입니다. 물건을 다운로드하는 데 어려움을 겪을 필요가 없습니다. 그리고 아마도 가장 환상적인 것은 선택한 앱이 모든 기기에서 액세스할 수 있다는 것입니다.

2. 앱을 사용하여 자동화

이것은 내가 개인적으로 가장 좋아하는 시간 절약 방법입니다. 기술은 이제 너무 똑똑해서 미쳤습니다. 그것이 우리를 위해 할 수 있는 모든 것을 하게 하십시오. 워크플로 자동화를 사용하면 프리랜스 관리자의 전체 단계 또는 단계를 건너뛸 수 있습니다. 또한 주로 에너지가 적게 들고 쉬운 작업이기 때문에 이 게시물에서 이야기할 관리자 항목에 특히 좋습니다.

훌륭한 인보이스 앱을 찾고 계십니까? 더 이상 보지 마세요.

3. 일괄 작업

몇 가지 공통점이 있거나 동일한 도구에서 수행되는 관리 또는 비창조적 작업을 가져와 함께 그룹화하고 단일 작업 또는 프로세스로 처리하기 시작합니다. Muse가 설명하는 것처럼 "이 방법은 프로젝트에서 다른 프로젝트로 이동할 때 항상 발생하는 광란의 기어 전환을 방지함으로써 생산성을 높일 수 있습니다."

이는 회의를 위한 전용일(또는 회의 없음)을 의미할 수 있습니다. 제목이 뜨는 대로 하는 대신 매일 정해진 시간에 모든 이메일, 송장 및 기타 발신 커뮤니케이션을 보낼 수도 있습니다. 할 일 목록에 자주 나타나는 작거나 짧은 작업은 몇 개의 더 큰 세션으로 일괄 처리하여 간소화할 수 있습니다.

4. 템플릿 만들기

템플릿은 프리랜스 디자인 비즈니스의 거의 모든 영역에서 사용할 수 있습니다. 디자인 프로세스의 템플릿 부분, 기본 계약 및 송장 템플릿, 기타 필수 요소가 있다고 확신합니다. 그러나 소셜 미디어 게시물, 이메일, 심지어 클라이언트 상담 전화와 같은 다른 용도도 많이 있습니다. 미리 준비된 답변을 항상 사용할 수 있는 것은 아니지만 "빈칸 채우기" 템플릿이나 프롬프트를 직접 생성하면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

이제 구체적인 내용을 살펴보겠습니다.

이메일 사용 시간 줄이기

이메일은 모든 전문가에게 가장 필요한 악 중 하나입니다. 고객과의 대화를 피할 수 있는 방법이 없으므로 이메일을 덜 사용하고 받은 편지함을 더 빨리 처리하는 방법을 찾는 데 집중해야 합니다.

자동 응답 사용

먼저, 새로운 고객 문의, FAQ 및 연락처 양식 제출과 같은 일반적인 유형의 이메일에 대한 자동 응답을 설정하십시오. 다른 사람들에게 같은 것을 계속해서 말하는 경우 자동 응답을 사용해야 합니다.

누군가의 질문에 응답하거나 추가 정보를 제공해야 하는 경우에도 이 자동 이메일은 사람들에게 더 많은 정보를 제공하고 응답할 시간을 벌어줍니다! 예를 들어 다음 단계에 대한 정보와 링크가 포함된 고객 접수 양식에 자동 응답을 연결할 수 있습니다.

당신은 여전히 ​​당신의 새로운 잠재 고객을 보러 가야 할 것이지만, 이것은 자동으로 나가기 때문에 그들에게 즉시 답장을 서두를 필요는 없습니다.

대부분의 연락처 양식에는 자동 응답 기능이 내장되어 있으며 CRM 또는 Zapier와 같은 도구를 사용하여 받은 편지함의 나머지 부분에 대해 설정할 수 있습니다.

미리 준비된 답변 템플릿 만들기

반복적이지만 응답을 자동화하기 위해 너무 많은 사용자 지정이 필요한 응답의 경우 편집하고 보낼 수 있는 이메일 템플릿을 만들어 몇 단계를 건너뜁니다.

잠재 고객에게 가용성이나 가격을 설명하는 것과 같은 이메일을 생각해 보십시오. 시기와 상황에 따라 다르지만 해당 이메일의 한 부분(실제 날짜 또는 가격)만 각 사람에게 맞춤설정하면 됩니다.

이것은 이메일 템플릿에 적합하다는 것을 의미합니다! 이는 CRM(나중에 설명), Gmail 미리 준비된 답변과 같은 기본 제공 도구 또는 Word 문서의 템플릿을 복사하여 새 이메일에 붙여넣기에서 만들 수 있습니다.

받은편지함 자동 필터링

Gmail이 자동으로 제공하는 '프로모션'과 같은 몇 가지 받은편지함 탭 이상을 말하는 것입니다. 실제로 이러한 기능을 끄고 이메일에 사용된 발신자, 제목 또는 단어를 기반으로 사물을 자동으로 다른 태그와 폴더로 이동하고, 이메일을 읽은 상태로 표시하는 등의 고급 규칙을 만들 수 있습니다. 다른 이메일 제공업체에도 유사한 기능이 있습니다.

이메일을 확인하기 위해 클라이언트 작업에서 한발짝 물러나야 할 때 중요한 이메일에 집중하고 싶을 것입니다. 고객, 잠재 고객, 파트너 등에 답하고 뉴스레터, 할인 프로모션 및 사람들의 냉담한 피칭으로 인해 주의가 산만해지기 전에 디자인으로 돌아가십시오.

협업 및 커뮤니케이션에 유용한 도구

세계화와 나날이 발전하는 기술 덕분에 원격 근무는 21세기 직장에서 화두입니다. 디자이너 팀은 더 이상 같은 사무실이나 같은 사무실에 있을 필요가 없습니다.

자동 업데이트 보내기

항상 내 마음을 놓쳤던 한 가지 작업은 매주 또는 중요 시점 업데이트를 클라이언트에게 보내는 것이 었습니다. 화요일 업데이트를 보내야 하는 클라이언트가 있는 경우 수요일 오전 12시 1분에 한 번 이상 클라이언트가 수신됩니다. 업데이트에 대해 의사소통하는 것은 중요하지만 특히 항상 업데이트를 요청하는 클라이언트의 경우 지루하게 느껴질 수도 있습니다.

이를 처리하는 가장 좋은 방법은 우수한 프로젝트 관리 및 협업 도구를 사용하는 것입니다. 이메일 알림 및 요약과 같은 기능이 있어 항목을 확인하고 파이프라인을 따라 제품을 옮기고 기타 "작업 완료" 항목을 고객에게 자동으로 알립니다. 모든 항목이 할 일 목록에서 지워진 후 이메일을 보낼 필요가 없습니다.

약속 스케줄러 사용

약속을 정하는 데 필요한 모든 앞뒤가 싫지 않습니까? "지금 시간이 있습니까?"와 같이 간단하지 않습니다. "예!" "엄청난!" 당신은 고객과 이메일을 주고받으며 일정을 비교하면서 양쪽 모두에게 적합한 시간을 찾기 위해 노력하고 있습니다.

대신, Acuity 또는 Calendly와 같은 간소화된 약속 예약 도구는 고객에게 귀하의 가용성을 표시하고 거기에서 귀하의 캘린더에 자리를 예약할 수 있도록 합니다. 너무 간단합니다.

더 짧은 시간에 신규 고객을 찾고 유치하세요.

자신을 마케팅하고 새로운 리드를 만드는 것은 또 다른 필요악입니다. 마케팅 없이는 새로운 고객을 확보할 수 없습니다. 그리고 그것이 작동하기 시작하면 누군가가 귀하의 서비스에 관심을 갖고 비용을 지불하는 데 더 많은 시간이 걸립니다. 다음은 합리화할 수 있는 부분입니다.

이메일 마케팅 시퀀스 생성

프리랜서 비즈니스를 위해 이미 이메일 마케팅을 사용하고 있어야 합니다. 그렇다면 매주 또는 매월 이메일 뉴스레터를 보내고 웹사이트에 무료 옵트인 제안이 있을 수 있습니다.

아직 "나를 고용" 양식을 작성하지 않은 구독자를 정보에 입각한 관심을 가진 리드로 전환하기 위해 이를 더욱 발전시킬 수 있습니다. 환영 순서를 사용하여 그들을 양육하고, 어떻게 도울 수 있는지 알려주고, 궁극적으로 "나를 고용해" 양식을 다시 게시하십시오.

스마트 연락처 양식 사용

WordPress 양식 플러그인: 귀하의 사이트에 가장 적합한 플러그인은 무엇입니까?

연락처 양식은 사이트에 이미 이메일 주소나 전화번호를 제공한 경우에도 사용자와 연결할 수 있는 좋은 방법입니다. 그들은 고객이 보낼 수 있기 때문에 매우 편리합니다 ...

웹사이트에서 "고용" 양식으로 바로 이동할 준비가 된 사람들은 이것이 원활한 클라이언트 온보딩 프로세스의 첫 번째 단계가 되기를 바랍니다. 즉, 고객 접수 프로세스의 다음 단계로 이동하는 데 필요한 모든 정보를 얻을 수 있을 만큼 충분히 상세한 문의 양식을 가지고 있어야 앞뒤가 바뀌는 것을 최소화하고 스트레스를 줄일 수 있습니다. 그리고 그것은 귀하의 사이트에 하나 이상의 문의 양식을 의미할 수 있습니다.

그러나 양식이 상세하면 다음 단계에 쉽게 연결할 수 있습니다. 예를 들어, 상세한 양식은 사용자 정의 이메일 시퀀스 또는 자동 응답 이메일로 이어질 수 있습니다.

소셜 미디어 프로모션 자동화 또는 일괄 처리

자신을 마케팅하기 위해 Facebook이나 Twitter에 뛰어드는 것은 시간 낭비일 수 있습니다. 먼저 실제 마케팅 작업에 소요되는 매일 또는 매주 시간이 있습니다. 그러나 작업을 마친 후, 주의가 산만하고 피드를 스크롤하기 시작한 후 네트워크에서 보내는 추가 시간이 있습니다.

MeetEdgar와 같은 도구를 사용하여 소셜 미디어 게시를 자동화하거나 매주 초에 모든 일정을 한 번에 예약하면 다시 일터로 돌아가 자신의 이름을 공개할 수 있습니다.

계약 및 온보딩에 CRM 사용

디자인 프로세스에는 많은 양식, 계약서 및 기타 문서가 포함될 수 있습니다. 예를 들어, 초기 계약, 송장, 승인 서명 양식 및 그 모든 것이 있습니다.

CRM을 사용하면 모든 진행 상황을 쉽게 추적할 수 있습니다. 최근 프리랜서 디자이너들에게 꽤 인기 있는 도구 중 하나는 Dubsado입니다. Dubsado는 창의적인 프리랜서와 소기업 소유자를 돕는 데 제품을 집중하고 있습니다.

드립 캠페인 만들기

Dubsado 또는 다른 도구와 같은 CRM을 사용할 때 고객에게 일련의 이메일을 보내는 것이 매우 쉽습니다. 이는 클라이언트 문서, 업데이트 등을 자동으로 전송한다는 점에서 이메일 마케팅 시퀀스와 다릅니다. 따라서 Adobe에서 물러나지 않고 뒤에서 관리가 이루어집니다.

지불

내가 말했던 그 순간을 기억하니? 나는 첫 번째 프리랜스 블로그 게시물 작성 및 편집을 막 마치고 실제로 내 돈을 보기 전에 해야 할 일이 많다는 것을 깨달았습니다. 그리고 더 나쁜 것은, 내가 그것을 할 때까지 다음 고객을 따라갈 수 없다는 것입니다. 내, 나는 먼 길을 왔습니다. 여기 당신이 합리화 할 수있는 방법도 있습니다.

자동 및 반복 송장 보내기

한 사람에게 둘 이상의 인보이스를 보내는 경우 모든 작업을 한 번에 처리할 수 있도록 가능한 모든 조치를 취해야 합니다. 대부분의 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하면 이 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다.

지불 일정을 미리 설정하고 그에 따라 자동 인보이스를 발행하도록 하거나, 진행 중인 클라이언트에 대해 반복 인보이스를 설정하거나, 인보이스 도구를 프로젝트 관리 도구에 연결하여 서로 동기화할 수 있습니다.

결제 알림 자동화

모든 고객이 열성적으로 제때에 지불할 수 있다면 좋겠지만 대부분의 프리랜서의 삶은 그렇지 않습니다. 대신, 우리는 그들에게 계속해서 다가오는 만기일에 대한 알림을 보내야 하고, 더 나쁜 경우에는 연체료를 추적해야 합니다.

아니면 우리는? 모든 CRM 및 인보이스 도구에 있는 명백한 기능은 아니지만 대부분은 설정한 결제 기한에 따라 트리거되는 자동 이메일 및 미리 알림을 설정할 수 있습니다.

수입 및 지출 추적

일단 급여를 받으면 축하할 때입니다. 부기 소프트웨어에 바로 뛰어들지 마십시오. 수입과 지출을 기록하는 것은 시간을 들여야 하는 일이 아닙니다.

소프트웨어를 은행 및 지불 카드에 연결하고 IFTTT 또는 Zapier를 통해 사용자 지정된 스프레드시트에 활동을 자동으로 기록할 수 있다면 주기적으로 로그인하여 재정을 정리하지 않고 검토만 할 수 있어야 합니다.

여기저기서 이 모든 간단한 컷을 만들면 잘라낼 수 없는 더 중요한 관리 작업에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 여기에서 5분, 거기에서 5분을 추가하면 매주 할 수 있는 디자인 시간이 최대 몇 시간까지 늘어납니다.

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