통합 커뮤니케이션: 정말 재미있는 궁극의 가이드

눈을 감 으세요. 정말, 그냥 해. 이제 클라이언트의 음성 메일 메시지가 자동으로 채팅 앱에 메시지로 표시된 다음 자동으로 분석되어 CRM의 클라이언트 계정에서 작업으로 변환되는 세상을 상상해 보십시오. 그런 다음 팀에 작업을 할당하고 워크플로를 만드는 대신 관련 팀 구성원에게 작업이 할당되었다는 자동 알림을 받습니다.

우리가 사는 동안 세계 평화를 볼 가능성이 더 높겠죠?! 이제 눈을 뜨세요. 현실 확인, 통합 커뮤니케이션(UC)이 도래했으며 위에서 설명한 것과 같은 근무일은 여전히 ​​99.9%의 비즈니스에서 현실이 아니지만 머지않아 그렇게 될 것입니다. 하지만 그때까지 통합 커뮤니케이션 솔루션이 오늘날 우리 회사에 무엇을 제공할 수 있습니까?

첫째, 통합 커뮤니케이션이란 무엇입니까?

Gartner는 통합 커뮤니케이션(UC) 제품(장비, 소프트웨어 및 서비스)을 다음과 같이 정의합니다.

여러 엔터프라이즈 통신 방법의 대화식 사용을 용이하게 하는 것입니다. 여기에는 이러한 방법의 제어, 관리 및 통합이 포함될 수 있습니다. UC 제품은 통신 채널(미디어), 네트워크 및 시스템은 물론 IT 비즈니스 응용 프로그램과 경우에 따라 소비자 응용 프로그램 및 장치를 통합합니다.

UCC(Unified Communications and Collaboration)라고도 하는 이러한 솔루션은 동기식(예: 음성 통화 및 화상 회의)과 비동기식(이메일 및 문자 메시지) 모두의 비즈니스 커뮤니케이션을 통합하고 프로세스를 간소화하는 협업 도구를 제공하는 것을 목표로 합니다. 잘 통합된 UC 솔루션을 사용하면 장치, 위치, 비즈니스 응용 프로그램 및 (물론) 사람 간에 정보가 더 빠르고 효과적으로 흐를 수 있습니다. 지금까지 꽤 직설적이죠?! 더 깊이 가자.

통합 커뮤니케이션이 ME를 위해 할 수 있는 일

더 나은 의사 소통은 더 높은 생산성, 작업자 만족도 및 많은 시간과 비용 절약을 의미합니다. 최근 설문 조사에서 직원의 93%가 UC 도구 통합으로 생산성이 향상되었다고 보고했습니다. 또한 97%는 협업 개선, 88%는 더 빠른 문제 해결, 81%는 더 빠른 의사 결정을 보고했습니다 .

효율성 및 생산성 향상, 비용 절감, 더 나은 고객 서비스 제공, 관리 감소 및 모바일 인력 활성화 – 이러한 것들은 통합 커뮤니케이션의 이점 중 일부에 불과하지만 추구하는 이점처럼 들립니다. 통합 커뮤니케이션은 단일 공급자로부터 모든 비즈니스 커뮤니케이션 서비스를 가져와 원활하게 작동하도록 설정할 수 있는 것처럼 들립니다. 우리 귀에 음악처럼 들립니다!

그러나 UC 솔루션은 어떻게 직원 생산성과 비용 효율성을 증가시킬까요?

향상된 이동성 , 개선된 협업및최적화를통해.

1. 모바일 퍼스트

오늘날의 기업과 직원은 이동성이 높으며 모바일 솔루션을 요구합니다. 98%의 사용자가 원격 또는 공동 작업을 하는 상황에서 직원의 고가용성(사무실 안팎)은 기업 정보 리소스 및 애플리케이션의 교차 채널 가용성만큼 중요합니다.

통합 커뮤니케이션은 두 가지를 모두 고려하여 비용을 절감하고 직원 만족도와 유지율을 향상시킵니다. 이동성, 가용성, 접근성, 실시간 데이터, 향상된 사용자 경험, 개인 장치 소유권/BYOD(Bring Your Own Device) 및 시각적 콘텐츠(내장 카메라) 등 업무 공간 이동성에는 10가지 고유한 이점이 있습니다.

UC는 현재 인력의 생산성과 비용 효율성에 기여할 뿐만 아니라 원격 인재 풀을 활용하고 비정규직 직원과 공급업체를 참여시키는 등의 작업을 수행할 수 있도록 합니다. 그들에게 필요한 것은 인터넷 연결뿐이며 가급적이면 스마트폰입니다. 그리고 요즘 누가 없습니까?

전 세계 인력의 약 80%인 약 30억 명의 근로자가 매일 물리적 또는 책상 없는 작업을 수행하고 있습니다. 그리고 이러한 근로자들은 일반적으로 휴대전화를 가지고 일합니다. 이는 UC 솔루션의 일부로 직원 앱을 사용하여 커뮤니케이션을 간소화할 수 있는 특별한 기회를 제공합니다.

Skype, Facetime 또는 회사에서 선택한 UC 솔루션을 실행할 수 있는 핸드헬드 장치는 기존의 탁상 전화기 및 기타 비용이 많이 들고 구식인 인프라 및 장비(누군가 팩스 머신이라고?!)에 대한 비용 효율적이고 사용하기 쉬운 대안이 됩니다. 모든 것이 함께 번들로 제공되므로 귀하와 귀하의 직원은 하나의 작업을 수행하기 위해 12개의 도구에 의존할 필요가 없습니다.

대기업과 소기업 모두 잠재력을 보고 BYOD 전략을 빠르게 채택하여 기회를 활용하고 있습니다. 직원들은? 그것을 사랑해! 직원의 60%가 모바일 기술로 인해 생산성이 향상되었다고 말합니다! 또 다른 10명 중 4명(40%)은 그것이 그들의 창의성을 상승시킨다고 인정합니다. 기본적으로 도자기 왕좌에 앉아 휴대폰에 기발한 아이디어를 적는 사람은 당신뿐이 아닙니다.

2. 협력국가

우리는 당신에게 많은 통계를 제시했지만 아직 끝나지 않았습니다. 직원 공동 작업 개선은 미국 기업의 62%에서 가장 중요한 비즈니스 원동력이며, 이것이 일부 사람들이 UC를 통합 커뮤니케이션 및 공동 작업 솔루션(UCC)이라고 부르는 이유일 것입니다.

정보 전달은 분명히 비즈니스 필수 요소입니다. 그러나 그것은 과정의 1단계일 뿐입니다. 예를 들어, 저녁을 먹고 있는데 식사가 싱겁다면 "이 식사는 싱겁다"라는 문제만 전달하지는 않을 것입니다. 대신 문제와 해결책을 전달하고 작업을 할당합니다. “이 식사는 부드럽습니다. 스테이시, 소금 좀 건네주시겠어요?” 이것이 바로 협업 도구가 작동하는 방식입니다. 솔루션과 함께 문제를 제시한 다음 이를 추적 가능한 목표가 있는 더 작은 솔루션으로 세분화합니다.

UC 전략의 일부로 협업 도구를 도입하는 것은 이치에 맞을 뿐만 아니라 시간도 절약하고 불필요한 장비 구입도 줄여줍니다. 온라인 화상 회의에서 공유 화면은 프로젝터가 있는 회의실만큼 저렴하고 효과적입니다. 또한 화상 회의는 대면 회의보다 일정을 잡고 실행하기가 훨씬 쉽습니다. 특히 많은 직원이 멀리 떨어져 있거나 책상이 없는 경우 더욱 그렇습니다.

이메일을 보내고, 전화를 걸고, 게시판에 정보를 게시하는 것은 책상이 없는 직원, 도대체 모든 직원에게 연락하는 구식 방법입니다. 시장은 이미 여러분이 모든 직원을 뛰어넘어 도달할 수 있도록 존재하므로 눈을 뜨고 여러분, 비즈니스 및 직원에게 적합한 솔루션을 찾으십시오.

3. 유효성에 영향을 미침

통합 커뮤니케이션은 기본적으로 효과적인 인간 커뮤니케이션에 관한 것입니다. 그러나 자동화를 통해 많은 작업을 기계로 오프로드하거나 디지털 처리를 통해 더 쉽게 작업할 수 있습니다.

예를 들어, 언제 응답할지 불확실한 회사의 누군가를 파악하려고 시도하는 대신 선택한 UC 솔루션이 프레즌스 기능을 제공할 수 있으므로 찾고 있는 사람이 통화 가능한지 확인할 수 있습니다. 또는 기타 종사. 프레즌스 기능을 사용하는 회사의 절반 은 '반복 메시지 감소' 또는 '전화 태그'를 보고했으며 많은 직원이 주당 3시간 또는 연간 150시간을 절약했습니다 .

팩스를 기억하십니까? 그리고 그것들을 서버나 이메일의 파일이 아닌 종이 형태로 얻는 것이 얼마나 성가신 일이었습니까? 팩스 내용을 컴퓨터에 입력해야 했던 것을 기억하십니까? 이 비효율적이고 고풍스러운 의식은 UC와 함께 쓸모없게 되었으며 열대우림은 여러분에게 감사합니다.

그것은 빙산의 일각에 불과합니다. 통합 커뮤니케이션, 소셜 미디어 채널을 비디지털 채널과 상호 연결하고 더 빠른 의사 결정, 더 스마트한 작업 및 많은 시간 절약을 가능하게 하는 뛰어난 사용 사례는 무수히 많습니다.

그러나 옵션, 기능 및 애플리케이션이 너무 많으면 문제가 발생합니다.

소기업의 통합 커뮤니케이션 과제

통합 커뮤니케이션 플랫폼은 많은 것을 제공합니다. 전통적으로 UC 플랫폼은 복잡하고 느리게 움직이는 대규모 조직을 위해 만들어졌습니다. 일명 기업. 개발된 이러한 UC는 마찬가지로 복잡하고 난해했습니다. 관리할 현장 팀, 실행할 로컬 서버, 하드웨어, 소프트웨어 및 지원에 대한 상당한 금전적 투자를 요구했습니다.

클라우드 기술은 모든 것을 변화시켰고 소기업과 심지어 지역 기업에도 UC를 적합하게 만들었습니다. UC가 SME의 요구 사항에 맞게 발전함에 따라 IT 관리자와 비즈니스 소유자는 종종 성장통을 겪습니다.

오늘날 SME가 UC 솔루션을 선택하고 구현할 때 직면하는 문제 중 일부는 대기업과 대기업만 대상으로 했던 시절부터 시장에 남아 있던 "레거시" 문제라고 할 수 있습니다. 다른 것들은 SME 부문에 고유하며 SME 솔루션을 구현하기 위해 "엔터프라이즈" 사고방식을 선택할 때 종종 무시될 수 있습니다.

그렇다면 귀하와 통합 커뮤니케이션 천국 사이에 잠재적으로 무엇이 설 수 있습니까?

1. 높은 비용 – Jabra[PDF]의 설문 조사에 따르면 직원이 5,000명 이상인 회사의 73%가 비용을 UC 구현의 장애물로 꼽았습니다 .솔루션 자체는 가격이 그리 비싸지 않을 수 있지만 시스템을 실행하는 데 필요한 하드웨어, 지원 및 직원은 실제로 합산될 수 있습니다. 솔루션이 제공하는 사용자 인터페이스에 크게 영향을 받는 교육 비용은 말할 것도 없습니다.
2. 잘못된 UX(사용자 경험) – 조사 대상 직원의 71%가 고용주가 제공하는 커뮤니케이션 도구 중 일부만 사용합니다.그 이유를 물었을 때 3분의 1 이상이 조직에서 UC 플랫폼이 제공하는 일부 도구를 사용하는 방법을 몰랐다고 인정했습니다. 물론, UC 솔루션의 모든 뛰어난 기능에 대해 직원을 교육하는 데 많은 돈을 투자할 수 있지만 사용하기 쉬운 인터페이스가 없으면 비소프트웨어 개발자(정상 읽기) 사람들이 실제로 사용할 것이며 감히 사랑한다고 말할 수 있습니다. 소프트웨어 변기 아래로 .
3. 직원 저항 – 사람들은 변화를 좋아하지 않습니다.새로운 의사 소통 도구에 적응하고 새로운 습관을 개발하는 것은 충분히 어렵지만 사람들은 불안을 가지고 일합니다. 일부는 동료에게 자신의 가용성을 "발표"하는 것을 싫어합니다. 다른 사람들은 상사가 전화와 컴퓨터를 통해 자신을 염탐하고 있다고 생각하면서 완전히 편집증에 빠집니다 . 따라서 평가 및 선택 프로세스에 이들을 포함시키는 것이 중요하지만 그렇다고 해도 성공이 보장되지는 않습니다.
4. 상호 운용성 문제 – 오래된 레거시 시스템은 새로운 UC 솔루션과 제대로 작동하지 않습니다.그래서 때때로 상황을 더 효과적으로 만드는 대신 상황을 악화시키는 결과를 낳습니다. 고려해야 할 또 다른 문제는 대역폭 제한입니다. 사무실의 모든 직원이 사용하는 UC 시스템은 로컬 네트워크에 부담을 줄 수 있으며 UC 솔루션을 설정할 때 대역폭 요구 사항을 예측하기 어려운 경우가 많습니다.

SME 통합 커뮤니케이션의 현재와 미래

통합 커뮤니케이션은 더 이상 거물만을 위한 게임이 아닙니다. UCaaS(Unified Communications as a Service) 및 클라우드 기반 공급업체는 이제 모든 규모의 비즈니스에 경쟁력 있는 가격의 솔루션을 제공하고 있습니다.

수요도 부족하지 않습니다. "중소 기업의 대다수(86%)가 통신 요구 사항에 대한 가능한 솔루션으로 클라우드 기반 통합 커뮤니케이션(UC) 시스템의 사용을 고려하여 기존의 구내 기반 시스템을 대체하고 있습니다." [PDF].

클라우드 서비스의 빠르고 저렴한 배포가 중소기업에서 UC 채택의 주요 동인이라는 데는 의심의 여지가 없습니다. 그러나 우리가 상상하는 통합 커뮤니케이션 천국이 현실이 되기까지는 아직 갈 길이 멀다. 호환성 및 상호 운용성 문제는 공급업체 통합 및 API 통합 옵션을 통해 느리지만 확실하게 극복되고 있습니다.

또한 비즈니스와 공급업체는 UC 솔루션 구현의 가장 중요한 부분이 비즈니스에 진정으로 도움이 되도록 보장하는 것임을 이해하기 시작했습니다. 이는 비즈니스 요구 사항에 대한 철저한 평가, 구현에 대한 직원 참여, 더 나은 사용자 인터페이스를 통해서만 도달할 수 있습니다.

SME를 위한 UC의 미래는 밝으며 여전히 문제가 있지만 대부분의 비즈니스에서 현명한 결정이라는 것은 분명합니다.

직원이 200명 이상인 현장 서비스 회사가 어떻게 Connecteam을 일상적인 내부 통신 및 참여에 활용하는지 들어보십시오!