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집에서 화상 회의: 전문가가 되기 위한 팁

게시 됨: 2023-08-11

원격으로 일하는 사람들이 늘어나면서 집에서 화상 회의가 점점 보편화되고 있습니다.

일시적으로 재택근무를 하든, 영구적으로 재택근무를 하든, 사무실에서 화상 회의를 계획하든, 이러한 화상 통화 중에 가능한 한 전문적으로 벗어나는 것이 중요합니다. 다음은 이러한 커뮤니케이션 스타일을 최대한 활용하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.

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집에서 회의

집에서 회의할 때 해결해야 할 세 가지 영역이 있습니다.

• 전문적인 모습 – 비디오로 대화할 때 사람들이 가장 먼저 알아차리는 것 중 하나는 외모입니다. 빛, 소리, 옷차림 등 비주얼은 전문가처럼 보여야 합니다.
• 전문적으로 행동하기 – 화상 회의는 업무 관련 활동입니다. 그래서 집에 있더라도 사무실에 있을 때처럼 준비해야 합니다. 멀티태스킹을 하거나 자료를 찾기 위해 책상 주위를 뒤지는 것을 피하십시오. 가족과 대화해야 하거나 관련 없는 소음을 내야 하는 경우 음소거 기능을 사용하세요!
• 방해 요소 피하기 – 가족, 애완동물, 초인종을 배경으로 하는 화상 회의는 어려울 수 있습니다. 그러나 동료나 고객과 통화하는 동안 이러한 방해 요소를 제한하는 것이 중요합니다.

화상 통화에서 전문가처럼 보이기

화상 통화에서 전문가처럼 보이고 들리는 것은 환경을 제어하는 ​​것을 의미합니다. 개인적인 외모에 관한 것이 아닙니다. 또한 주변 환경에서 최상의 모양과 소리를 얻는 것입니다. 다음은 고려해야 할 가장 중요한 영역 중 일부입니다.

조명

아무도 동굴에 앉아 있는 것처럼 보이고 싶어하지 않습니다. 다음은 화상 통화를 위해 광원을 최적화하는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.

• 광원을 향하십시오: 뒤에서 빛이 비추면 배경은 밝아지지만 얼굴은 어두워집니다. 화상 통화 중인 사람들이 당신을 보고 싶어하므로 최상의 이미지를 위해 조명을 당신 앞에 놓거나 노트북을 창이나 램프 앞에 놓으십시오.
• 여러 조명 포함: 단일 광원으로 인해 회의 중에 산만해질 수 있는 수많은 그림자가 생길 수 있습니다. 가능하면 여러 개의 창문이 있는 방으로 가거나 머리 위 조명과 램프를 사용하여 여러 방향에서 빛을 비추십시오.
• 가능하면 자연광을 사용하십시오: 햇빛은 인공 조명보다 더 균일하고 덜 거친 것처럼 보이는 경향이 있습니다. 따라서 낮에 화상 회의를 하는 경우 자연 채광을 최대한 활용할 수 있도록 창문이 많은 공간을 찾으십시오.
• 링 라이트 고려: 때때로 자연광은 옵션이 아닙니다. 저녁에 화상 회의를 하거나 홈 오피스가 지하에 있는 경우 전용 광원이 도움이 될 수 있습니다. 링 라이트는 컴퓨터 바로 앞에서 최상의 균일한 시야를 제공합니다.
• 조명 테스트: 카메라에서 자신을 바라보는 것만으로도 조명이 더 필요한지 또는 방향을 바꿔야 하는지 판단하는 데 도움이 됩니다.

의류

화상 통화에서 차려입는 것은 직접 만나는 것만큼 중요하므로 가장 멋지게 보이도록 하세요. 다음은 적절하게 옷을 입는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.

• 체크 또는 핀스트라이프를 착용하지 마십시오: 화상 통화에서 이러한 패턴을 착용하면 움직임으로 인해 다른 참가자에게 방해가 될 수 있습니다.
• 중간 음영을 고수하십시오: 흑백은 사무실 환경에서 일할 때 전문적일 수 있지만 화상 통화의 조명 설정에 영향을 줄 수 있습니다. 예를 들어 카메라가 수많은 밝은 흰색을 감지하면 조정되어 화면의 나머지 부분이 더 어둡게 보일 수 있습니다.
• 비즈니스 캐주얼 복장: 대부분의 시간을 땀 흘리며 일하더라도 화상 통화에는 약간의 전문성이 필요합니다. 고객이나 동료를 직접 만날 때 입지 않으려면 입지 마십시오.
• 완전히 옷을 입으십시오: 사람들이 볼 수 있는 유일한 부분이 상반신만 입을 수 있기 때문에 상반신만 입고 싶은 유혹을 느낄 수 있습니다. 그러나 프레젠테이션 자료나 다른 것을 얻기 위해 일어나야 하는지는 알 수 없습니다. 안전을 위해 완전한 비즈니스 캐주얼 복장을 고수하십시오.
• 자신감을 느끼게 하는 옷을 입으세요: 전문성이 중요하긴 하지만, 여전히 편안하고 자신감 있는 느낌을 원합니다. 자유롭게 소통하고 회의 내용에 집중할 수 있는 아이템을 착용하세요.

카메라

카메라는 실제로 다른 참가자와 시각적으로 연결할 수 있게 해줍니다. 이 팁을 사용하여 원활한 연결을 보장하십시오.

• 카메라를 눈높이에 맞추십시오: 카메라를 아래나 위에 놓으면 비디오에 대해 이상한 각도를 만들 수 있습니다. 또한 화면이 눈높이에 있으면 화면에서 자신을 보는 대신 카메라를 실제로 들여다볼 가능성이 더 높아집니다.
• 올바른 위치 찾기: 이상적으로는 카메라가 머리와 어깨 또는 상반신을 보여야 합니다. 컴퓨터와 의자 배치를 실험하여 적절한 거리를 찾으십시오.
• 중립적인 배경 사용: 사무실 배경의 어수선한 잡동사니는 주의를 산만하게 하고 전문성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 깔끔해 보이고 잠재적으로 민감하거나 창피할 수 있는 것이 없는 장소를 찾으십시오.
• 가상 배경 고려: Zoom과 같은 일부 프로그램은 가상 배경을 사용할 수 있는 옵션을 제공하므로 스카이라인이나 선택한 다른 사진 앞에서 회의를 가질 수 있습니다. 이 기능이 작동하려면 일반 배경이 필요합니다. 참가자의 주의를 산만하게 하거나 비전문적으로 보이지 않는 경우에만 이 옵션을 사용해야 합니다.
• 제한 지연: 인터넷 연결에 많은 부담이 있는 경우 카메라가 때때로 움직임을 지연시키거나 멈출 수 있습니다. 통화 중에는 가능한 한 컴퓨터의 다른 탭을 닫고 다른 장치의 연결을 해제하십시오.

소리

공유할 차례가 되면 다른 참가자도 내 말을 들을 수 있어야 합니다. 이러한 팁은 메시지를 명확하게 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 소리 지연 주의: 때때로 통화 중에 소리가 지연되어 참가자가 동시에 말하려고 시도할 수 있습니다. 뛰어들어 다른 사람에게 말을 걸기 전에 말하고 싶다는 신호를 보내십시오.
• 마이크 구입 고려: 정기적으로 화상 통화를 하는 경우 컴퓨터의 내장 사운드가 품질 표준에 맞지 않을 수 있습니다. 별도의 마이크를 구입하여 컴퓨터에 연결하면 사람들이 내 말을 더 선명하게 들을 수 있습니다.
• 헤드폰 사용: 소리가 컴퓨터 스피커에서 나오는 경우 때때로 다시 마이크로 되돌아와 울림이 발생할 수 있습니다. 헤드폰을 사용하여 이를 피하십시오.
• 조용한 장소 찾기: 집이나 사무실의 어떤 부분은 다른 부분보다 더 조용할 가능성이 높습니다. 가능하면 추가 소음을 제한하기 위해 문이나 단열재가 있는 장소를 찾으십시오.
• 명확하게 말하기: 공유할 차례가 되면 대면 회의에서 하듯이 사람들이 명확하게 들을 수 있도록 발음하고 투사합니다.

회의 전에 카메라와 음질을 테스트하여 연결 상태가 좋은지 확인하세요. 이것은 특히 비전문적으로 보일 수 있는 통화 중 지연과 혼란을 방지합니다.

화상 통화에서 전문적으로 행동하기

적절한 화상 회의 에티켓을 따르면 회의가 더 원활하게 진행되고 무례하지 않게 됩니다.

전문성과 효율성을 유지하고 모든 사람의 시간을 최대한 활용하기 위해 다음 통화 시 이러한 요소를 염두에 두십시오.

집중하다

통화 중에 멀티태스킹하지 마십시오. 사람들은 당신을 볼 수 없더라도 당신이 주의를 기울이지 않을 때 분별할 수 있습니다.

많은 화상 회의 플랫폼에는 다른 창을 탐색할 때와 같이 적극적으로 참여하지 않을 때를 나타내는 기능이 있습니다. 주의를 기울이는 것은 존중을 보여줄 뿐만 아니라 적극적으로 기여하고 정보를 처리하고 있음을 보장합니다.

무음

음소거는 단순한 예의가 아니라 필수적입니다. 말을 하지 않을 때 마이크를 음소거하면 실수로 댓글이 방송되는 것을 방지할 수 있습니다.

이렇게 하면 전화벨이나 초인종과 같은 주변 환경의 배경 소음이 회의 흐름을 방해하지 않습니다. 음소거를 사용하면 모든 사람에게 통화의 선명도를 보호할 수 있습니다.

의제 사용

구조화된 회의는 효과적인 회의입니다. 의제는 토론을 위한 로드맵을 제공하여 참가자가 효율적으로 준비하고 참여할 수 있도록 합니다.

주최할 때 주요 주제의 개요를 작성하고 미리 공유하십시오. 이를 통해 모든 참석자가 준비된 상태로 오도록 하여 회의를 더욱 유익하게 만들고 기본 주제에서 벗어나는 것을 최소화합니다.

재료를 가까이에 두십시오

기대가 핵심입니다. 가상 회의에 참석할 때 모든 관련 자료를 정리하고 손이 닿는 곳에 두십시오. 이렇게 하면 특정 문서나 프레젠테이션 슬라이드를 찾기 위해 뒤섞일 때 중단과 어색한 일시 중지가 최소화됩니다.

체계적인 설정은 전문성을 발산하고 관련된 모든 사람에게 보다 원활한 통화 경험을 보장합니다.

화면 지우기

준비는 디지털 작업 공간으로 확장됩니다. 화면을 공유하려는 경우 관련 없는 탭과 애플리케이션을 닫아야 합니다.

메시징 앱이나 소프트웨어 업데이트에서 오는 모든 잠재적인 팝업 알림을 끕니다. 이 능동적인 접근 방식은 회의가 집중된 상태를 유지하고 참가자가 관련이 없거나 기밀 정보에 부주의하게 노출되지 않도록 보장합니다.

정시에

시간 엄수는 전문성에 대한 증거입니다. 화상 회의에 늦게 참여하면 다른 사람의 시간에 무례하거나 무관심하다는 무심코 메시지를 보내는 것입니다.

대면 회의에 늦게 들어가지 않는 것처럼 가상 회의에도 동일한 원칙이 적용됩니다. 시간 관리를 우선시하여 항상 신속하게 진행하십시오.

눈을 맞추다

가상 회의에는 고유한 문제가 있으며 그 중 하나는 진정한 연결을 유지하는 것입니다. 디지털 환경에서도 눈맞춤은 중요한 역할을 합니다.

자신의 비디오 피드를 보거나 옆길로 가고 싶은 충동을 억제하십시오. 특히 말할 때 카메라를 직접 바라보면 토론에 대한 참여와 관심이 강화됩니다.

화상 통화 중 주의 산만 피하기

원격 작업 환경은 화상 통화의 효율성과 전문성을 저해할 수 있는 다양한 잠재적 방해 요소를 도입합니다. 다음은 이에 대응하기 위한 몇 가지 일반적인 산만함과 전략입니다.

가족

자녀와 배우자가 사무실로 걸어들어오거나 밖에서 소란을 피울 수 있습니다. 가족 구성원이 궁금해하거나 도움이 필요한 것은 자연스러운 일이지만, 회의의 중요성을 그들에게 전달하는 것은 필수적입니다.

경계를 설정하고 미리 알려줌으로써 방해를 최소화하고 전문적인 분위기를 유지할 수 있습니다.

애완동물

털복숭이 친구들은 근무 시간 동안 훌륭한 동반자가 될 수 있지만 가상 회의의 중요성을 이해하지 못할 수도 있습니다. 열성적인 개가 짖거나 호기심 많은 고양이가 가장 부적절한 시간에 키보드를 가로질러 행진할 수 있습니다.

이러한 잠재적인 중단을 완화하려면 통화를 위한 조용하고 폐쇄된 공간을 찾는 것이 좋습니다.

그것이 가능하지 않은 경우 회의 중에 놀이 공간이나 장난감을 사용하도록 설정하거나 가족 구성원을 모집하여 다른 방에서 계속 참여할 수 있도록 고려할 수 있습니다.

야외 소음

교통 소음, 아이들 노는 소리, 간헐적인 초인종 소리 등 야외에서 나는 소리는 예측할 수 없고 방해가 될 수 있습니다.

일부 소음은 우리가 통제할 수 없지만 예방 조치를 취하면 그 영향을 크게 줄일 수 있습니다. 집에서 외부 소리의 영향을 가장 적게 받는 위치(뒤뜰을 향한 방이든 절연된 지하실이든)를 찾아보십시오.

두꺼운 커튼이나 창문 실링은 외부 소음을 더욱 감소시켜 통화가 전문적이고 중단되지 않도록 합니다.

전화기

끊임없는 연결의 시대에 휴대폰은 항상 알림, 문자 또는 전화로 윙윙거리고 있습니다. 커뮤니케이션에 필수적이지만 화상 통화 중에 주의를 분산시켜 해로울 수 있습니다.

휴대전화를 무음으로 설정하는 것 외에도 뒤집어 놓거나 완전히 다른 방에 두는 것을 고려해 보세요.

목표는 화상 통화에 완전히 몰입할 수 있는 공간을 만들고 당면한 대화에 대한 존중과 헌신을 보여주는 것입니다.

이메일

우리의 삶이 점점 더 디지털화되면서 수많은 이메일 알림, 팝업 또는 채팅 알림은 물리적인 방해만큼 주의를 산만하게 할 수 있습니다.

이러한 산만함은 주의를 산만하게 할 뿐만 아니라 화면을 공유하는 경우 다른 사람의 주의를 분산시킬 수도 있습니다.

전화를 걸기 전에 디지털 작업 공간을 깔끔하게 정리할 시간을 몇 분 할당하세요. 관련 없는 탭과 앱을 닫고 필요한 경우 중단을 유발할 수 있는 모든 애플리케이션에서 '방해 금지' 모드를 활성화합니다. 이는 생산적인 토론에 도움이 되는 디지털 환경을 조성합니다.

방문자

원격 작업 환경에서도 이웃, 친구 또는 대가족의 예기치 않은 방문이 발생할 수 있습니다. 이러한 선의의 드롭인은 화상 회의 약속을 인식하지 못할 수 있습니다.

재택근무 루틴을 주변 사람들과 공유하는 것이 좋습니다. 중요한 회의 중에 정중한 '방해 금지' 표지판이나 알림을 정문에 걸어두는 것을 고려하십시오.

그러한 경계를 설정함으로써 귀하의 직업적 계약이 마땅히 받아야 할 존중으로 취급되도록 보장합니다.

관련 없는 대화

회의의 효율성은 종종 여담으로 인해 손상됩니다. 가벼운 농담을 하거나 개인적인 일화를 공유하는 것은 인간의 본성이지만 균형을 유지하는 것이 중요합니다.

중재하는 경우 대화가 주제에서 벗어나면 대화를 부드럽게 원래대로 되돌립니다. 또한 통화 시작 또는 종료와 같이 캐주얼 채팅을 위한 특정 시간을 할당하여 핵심 의제가 손상되지 않도록 하면서 참가자들 사이에 동지애를 조성하는 것도 유용합니다.

화상 회의에서 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

화상 회의의 세계를 탐색하는 것은 특히 고려해야 할 요소가 너무 많기 때문에 다소 어려울 수 있습니다.

프로세스를 간소화하고 최상의 상태로 자신을 소개할 수 있도록 성공적인 화상 통화를 위해 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 강조한 비교표가 있습니다.

가끔 사용하든 매일 화상 통화를 하든 이 표는 가상 상호 작용을 전문적이고 생산적으로 유지하기 위한 편리한 빠른 참조 역할을 합니다.

결론

비디오로 집에서 회의하는 것은 소기업과 직원이 집에서 일하는 동안 연락을 유지할 수 있는 좋은 방법입니다.

이 팁을 사용하면 모든 세션에서 더 많은 성과를 거두면서 최고가 될 수 있고 더 전문적으로 보일 수 있습니다.

이미지: Depositphotos.com