소기업을 위한 가상 회의의 전체 가치에 액세스하는 방법

소기업은 대기업에 제공할 수 있는 자원을 제공하지 못할 수 있으며 몇 년 안에 상황이 내부적으로 어떻게 보일지 100% 확실하게 예측할 수 없습니다. 결국 그들은 여전히 ​​성장하고 있으며 현재의 경제 전망은 때때로 암울해 보입니다. 하지만 소기업이 제공할 수 있는 것은 직원들이 있는 곳에서 만날 수 있다는 것입니다.

안정적이고 강력하며 유연한 화상 회의 플랫폼은 많은 회의를 주최하지 않더라도 소기업에 매우 유용합니다. 가상 회의 소프트웨어의 기술은 모든 직원이 사용할 수 있는 분석, 작업 및 시간 관리, 작업 흐름 모니터링을 통합하도록 발전했습니다. 규모가 아무리 커지더라도 직원을 추가하고 지속 가능하고 지속 가능한 프로토콜을 확립하기 위해 발전하는 소기업을 위한 토대를 마련합니다.

다음은 중소기업이 이 핵심 비즈니스 도구를 구매할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 주요 고려 사항입니다.

안전한 보안

"Zoombombing"은 전 세계적으로 대부분의 작업 운영이 온라인으로 전환된 COVID-19 팬데믹 초기에 실행되는 농담이 되었습니다. 아이디어는 낯선 사람이 진행 중인 화상 통화를 해킹하여 참가자를 혼란스럽게 하고 트롤링할 수 있다는 것입니다. 무해한 성가심으로 시작된 것이 보안 위험으로 확대되어 Zoom에 상당한 비용이 들었습니다. 회사는 2021년에 8,500만 달러의 소송을 지불했습니다.

더 이상 화상 회의 소프트웨어가 최고 수준의 보안 표준을 준수하는 것을 용인할 수 없으며 대부분의 공급업체는 보호 게임을 강화했습니다. 2단계 인증을 지원하거나 요구하는 소프트웨어의 우선순위를 정하는 것부터 시작하십시오. 추가 단계를 도입하지만 개별 사용자가 소유한 여러 장치에 액세스하지 않고 사기꾼을 효과적으로 차단합니다. 일부 소프트웨어 공급업체는 자체 인증 소프트웨어를 제공하며 이 둘을 함께 사용하면 보안 노력이 간소화됩니다. 또한 최신 화상 채팅 소프트웨어의 대부분이 클라우드 기반이지만 물리적 데이터 센터를 운영하는 공급업체를 선호하여 해커가 뛰어넘을 수 있는 추가 후프를 추가하는 것이 좋습니다.

소프트웨어가 통화를 실행하는 사람에게 권한을 부여하면 많은 문제를 피할 수 있습니다. 호스트가 진행 중인 통화를 "잠금"할 수 있는 서비스를 찾으십시오. 이렇게 하면 초대를 받았거나 통화에 대한 링크를 얻도록 관리된 경우에도 새로운 사람이 입장할 수 없습니다. 가상 회의를 운영하는 사람들을 통해 화면 공유 및 녹화 요청을 라우팅하는 소프트웨어의 우선 순위를 지정하십시오.

영원히 함께

SaaS, 특히 자동화 기능의 발전 덕분에 회의 소프트웨어는 회의 자체 전후에 일어나는 일에 집중할 수 있습니다. 예를 들어 회사에서 웨비나를 주최하는 경우 소프트웨어를 통해 사용자는 초대를 사용자 정의하거나 사전 이벤트 설문 조사를 보낼 수 있으며 나중에 모든 참석자에게 자동으로 생성된 대화 내용을 이메일로 보낼 수 있습니다.

중소기업은 나머지 앱을 실행하는 동일한 공급업체의 회의 플랫폼에 투자하는 것을 고려해야 합니다. 이는 공급업체가 중앙 집중식 위치에서 문제를 모니터링할 수 있는 기능으로 인해 강화된 보안 수준을 포함하여 많은 이점을 제공합니다. 이 옵션은 또한 대부분의 화상 회의 소프트웨어에 내장된 분석 기능을 잠금 해제합니다. 위의 웨비나 예의 연장선에서 올바른 기술 솔루션은 회의가 완료되면 투표 결과나 슬라이드 데크에서 논의된 주요 인물과 같은 정보를 자동으로 가져와 일부 숫자를 처리하고 결과를 모든 참석자에게 보낼 수 있습니다. 직원. 후자의 수신자는 캘린더에 추가된 중요한 작업과 추적 스프레드시트에 포함된 핵심 숫자를 발견하게 될 것입니다. 이 모든 것은 서로 다른 소프트웨어가 서로 원활하게 통신하기 때문에 가능합니다.

소기업은 이 프로세스를 포기하고 가장 저렴한 솔루션을 제공하는 공급업체를 선택하고 싶을 수 있습니다. 진정한 비용 절감은 협업 앱 패키지로 번들로 제공되고 가격이 책정된 여러 관련 도구의 상호 운용성에서 비롯됩니다.

가깝거나 멀다

올바른 화상 회의 소프트웨어는 직원 경험에 놀라운 일을 합니다. 다른 응용 프로그램과 통합되면 직원은 일상 업무를 한 눈에 볼 수 있고 작업을 신속하게 조정하여 필요한 피벗을 실행할 수 있습니다. 또한 가상 회의 전에 의제를 배포하고 통화 중 가상 화이트보드를 허용하여 직원 시간을 최대화합니다.

그러나 강력한 회의 소프트웨어는 회사가 직원의 작업 방식을 이해하고 있다는 메시지를 보냅니다.

소기업은 모바일 구성 요소가 포함된 회의 소프트웨어의 우선 순위를 지정해야 합니다. 모든 기술 회사가 데스크톱 제품을 보완하기 위해 모바일 앱을 구축해야 하지 않을까요? 하지만 신뢰할 수 있는 회의 소프트웨어와 최신 기술을 지원하는 모바일 앱을 제공하는 공급업체를 찾기가 더 어렵습니다. 어떤 사람들이 생각하는 것보다. 또한 이 소프트웨어가 통합 시스템 내에서 작동하는 경우 모바일 회의도 작업 흐름을 안내하고 업데이트하는 데 유용한 데이터로 마이닝됩니다.

직원들은 이론적으로 전 세계의 소프트웨어에 참여하게 되므로 소기업에서는 감독자가 사후에 검토할 수 있도록 활동 로그를 유지 관리하는 기술을 사용하는 것이 중요합니다. 보안 위반이 발생하는 경우, 이는 발생한 일을 추적하고 성장 기간 동안 지속되도록 취약점을 패치하는 데 매우 귀중한 리소스가 될 수 있습니다.

가상 회의에 대한 표준 및 관행

소기업은 효율성을 염두에 두고 소프트웨어 제품군을 구축해야 합니다. 모든 규칙에 예외를 둘 수 있는 직원이 소수에 불과할 때 이 측면을 간과하기 쉽지만 회사가 성장하면 신입 직원, 특히 신입 관리자가 합류할 때 모범 사례를 확립하는 것이 중요해질 것입니다.

이 소프트웨어는 또한 선례를 만듭니다. 이제 중요한 일이 발생하면 직원들은 정보가 효과적으로 전달되고 전선이 교차될 경우 가상 종이 흔적이 남을 것이라는 사실을 알고 정보를 전파하기 위해 가상 회의를 열도록 장려됩니다.

가장 중요한 것은 화상 회의 소프트웨어가 소기업의 시간을 절약해 준다는 것입니다. 모든 규모의 기업은 어떤 대가를 치르더라도 보호해야 합니다.